Zbliża się termin przekazania do Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Obowiązek sprawozdawczy za 2025 rok należy wykonać do 1 marca 2026 roku. Polecamy Twojej uwadze krótki, praktyczny warsztat o tym, jak przygotować sprawozdanie i przekazać je we właściwy sposób prezesowi UZP.

Formularz ofertowy stanowi jeden z najważniejszych dokumentów składanych przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W tym miejscu wykonawca deklaruje  swoją gotowość realizacji zamówienia na określonych przez zamawiającego warunkach.

Po otwarciu ofert zamawiający staje przed praktycznym dylematem: czy dalsza korespondencja z wykonawcami – w szczególności wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych, wyjaśnienia treści oferty, omyłek czy rażąco niskiej ceny – może być prowadzona za pośrednictwem poczty elektronicznej, czy też całość postępowania musi być kontynuowana wyłącznie na platformie e-Zamówienia. Kluczowe znaczenie ma w tym zakresie treść ogłoszenia oraz SWZ, które zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych określają dopuszczalne środki komunikacji elektronicznej i wyznaczają ramy, w jakich zamawiający powinien konsekwentnie prowadzić postępowanie.

Jak w praktyce stosować zasadę łącznego szacowania wartości zamówień, gdy zamawiający równolegle realizuje kilkuletni projekt współfinansowany ze środków UE oraz dokonuje zakupów z budżetu własnego? Wątpliwości pojawiają się zwłaszcza wtedy, gdy tożsame dostawy – takie jak drewno czy materiały elektryczne – planowane są w różnych latach, częściowo poza projektem, a częściowo w jego ramach. Czy zamówienia przewidziane na rok 2026 należy sumować z planowanymi wydatkami projektowymi na rok 2028, a następnie odpowiednio z kolejnymi latami realizacji projektu? Ustawa Prawo zamówień publicznych ani wytyczne funduszowe nie dają wprost jednoznacznej odpowiedzi, dlatego kluczowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie momentu szacowania, zakresu przewidywalności potrzeb oraz ocena, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy z odrębnymi zamówieniami w rozumieniu Pzp. Kwestie te omawiamy na przykładzie konkretnego case study.

Odstąpienie nie następuje za błahe przewinienia i z całą pewnością pierwszym podmiotem, który poweźmie wiedzę o zaistnieniu przesłanek do odstąpienia od umowy przez zamawiającego będzie wykonawca.

Gdy zamawiający wzywa do udzielenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów dotyczących wyliczenia ceny oferty, to obowiązkiem wykonawcy, jako profesjonalisty biorącego udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jest zadośćuczynienie temu wezwaniu.

Ogólnikowa i mało precyzyjna argumentacja odwołującego nie spotka się z akceptacją ze strony Izby.  

Wejście w życie od 1 lutego 2026 r. Krajowego Systemu e-Faktur rodzi istotne wątpliwości po stronie zamawiających realizujących umowy zawarte w trybach krajowych i unijnych, których wykonanie oraz rozliczenia finansowe przypadają na rok 2026. W praktyce wiele z tych umów przewiduje tradycyjny sposób doręczania faktur – papierowy lub e-mailowy – bez jakichkolwiek odniesień do KSeF ani Platformy Elektronicznego Fakturowania. Powstaje zatem pytanie, czy w związku z ustawowym obowiązkiem stosowania KSeF zamawiający może aneksować obowiązujące umowy i wprowadzić postanowienia dotyczące elektronicznego fakturowania, a jeżeli tak – czy taka zmiana mieści się w granicach dopuszczalnych, nieistotnych modyfikacji umowy w rozumieniu art. 454 ustawy Prawo zamówień publicznych.

W oparciu o złożone wyjaśnienia cen zamawiający może zyskać podstawy do stwierdzenia, że wykonawcy przyjęli do wyceny rozwiązania pozostające w sprzeczności z wymaganiami dokumentacji postępowania, a jeżeli tak, to może to prowadzić do odrzucenia ofert jako niezgodnych z SWZ.

Czy zamawiający może wszcząć postępowanie na zakup energii elektrycznej z dużym wyprzedzeniem i np. zawrzeć umowę w styczniu 2026 roku, a jednocześnie określić rozpoczęcie jej obowiązywania pół roku później, po wygaśnięciu aktualnego kontraktu? Tego rodzaju wątpliwości pojawiają się szczególnie przy zamówieniach o charakterze ciągłym, gdzie kluczowe znaczenie ma zapewnienie nieprzerwanej dostawy oraz uwzględnienie realiów danego rynku. Prawo zamówień publicznych nie wprowadza ograniczeń czasowych co do momentu wszczęcia postępowania, jednak takie działanie wymaga prawidłowego ukształtowania dokumentacji postępowania oraz jednoznacznego określenia daty rozpoczęcia świadczenia.