Andrzela Gawrońska-Baran

Pytanie: Mam wątpliwości związane z zapisem w siwz i w umowie dotyczące płatności uzależnionej od podpisania umowy z ARMiR. W 2019 roku będę musiał przeprowadzić postępowanie na dostawę powyżej unijnych progów. Problem w tym, że umowa gwarantująca wypłatę środków z projektu często jest podpisywana w ostatniej chwili, gdy praktycznie narybek węgorza, który jest podmiotem zakupu i procedury, powinien być wpuszczony do rzek (wiosną). Czy poniższe zapisy są do przyjęcia i chronią w jakiś sposób mój instytut przed nieprawidłowościami? „Należność uregulowana będzie przelewem na konto bankowe dostawcy nr ………………………………………. w ciągu 7 dni po dniu wpływu na rachunek bankowy Zamawiającego dotacji celowej, udzielonej Zamawiającemu przez .................... na zadanie »...........................«” lub „Podpisanie umowy z Wykonawcą będzie uzależnione od podpisania umowy związanej z dotacja celową i otrzymaniem środków”. Czy w przypadku bardzo późno podpisanej umowy mogę przeprowadzić procedurę z wolnej ręki, mimo świadomości że taki zakup narybku węgorza będzie mnie czekał tak czy inaczej w marcu? Producentów tego narybku jest nie więcej niż dwóch w Polsce.

Jeżeli postępowanie dotyczy zamówienia o wartości równej progom unijnym lub od nich większej i zostało wszczęte począwszy od 18 października 2018 r., a więc jest objęte „pełną” elektronizacją, obowiązują w nim nowe reguły wypełnienia przez wykonawców obowiązków dokumentacyjnych. O tym jak w nowej „elektronicznej” rzeczywistości skutecznie potwierdzać wymogi zamawiającego opisane dokumentacją postępowania oraz na co zwrócić uwagę i o czym pamiętać, oceniając oferty, piszemy w cyklu kolejnych 3 Tematów tygodnia. W poniższym artykule przeczytasz o tym, jak kwestie kopii i oryginałów dokumentów reguluje aktualne rozporządzenie w sprawie dokumentów i o czym w związku z tym trzeba pamiętać.

Pytanie: Czy zamawiający ma obowiązek załączyć do siwz wzór formularza JEDZ w wersji edytowalnej (.doc) bądź wstępnie wypełnionej w serwisie ESPD przez zamawiającego i udostępnionej w formacie .xml na stronie internetowej zamawiającego? Czy wystarczający będzie zapis w siwz, że wykonawca do sporządzenia JEDZ może: 1)      skorzystać z elektronicznego narzędzia wypełnienia JEDZ – ESPD (elektroniczne narzędzie wypełniania JEDZ dostępne jest pod adresem https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=pl) lub 2)      wykorzystać edytowalny formularz JEDZ sporządzony w formacie .doc, stanowiący załącznik do siwz?

Pytanie: Złożyłem ofertę w formie elektronicznej zgodnie z wszystkim zaleceniami z siwz. Problem polega na tym, że pliku z ofertą nie da się odszyfrować, mimo poprawnych komunikatów o zaszyfrowaniu i właściwym przesłaniu ich do organizatora przetargu. Według tego co ustaliłem, plik z ofertą nie wpłynął do miniPortalu (a jedynie do organizatora przetargu) i stąd brak możliwości jego odszyfrowania. Wyskakuje wówczas komunikat „brak zaszyfrowanych plików”. Organizator chce odrzucić ofertę, ponieważ jest nieczytelna. Czy jest to prawidłowe działanie? Jak wykonawca może się teraz bronić?

Pytanie: Realizujemy zamówienie z dziedzin obronności i bezpieczeństwa (przetarg ograniczony zgodnie z art. 47 i nast. w związku z art. 131h ustawy Pzp). W odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie o zamówieniu wpłynął jeden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Biorąc pod uwagę art. 131j ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp, w związku z faktem iż liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest zbyt niska, aby zapewnić rzeczywistą konkurencję (tj. mniej niż 3), zawiesiliśmy postępowanie i ponownie opublikowaliśmy ogłoszenie, w wyniku którego nie otrzymaliśmy żadnych, dodatkowych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Czy w świetle powyższego oraz zapisów art. 131j ust. 3 ustawy Pzp, tj.: „W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, zamawiający zaprasza do udziału w postępowaniu wszystkich wykonawców, którzy odpowiedzieli na pierwsze lub drugie ogłoszenie o zamówieniu i spełniają warunki udziału w postępowaniu” zamawiający może zaprosić do dalszego udziału w postępowaniu wykonawcę, który złożył wniosek o dopuszczenie w ramach opublikowanego po raz pierwszy ogłoszenia, mimo, iż konkurencja, o której mowa w art. 131j ust. 1 ustawy Pzp, nie została zachowana?

Pytanie: Spółka wynajmuje od zamawiającego zobligowanego do stosowania ustawy Pzp nieruchomość gruntową. Na wynajętej powierzchni zamierza wybudować halę produkcyjną za własny kredyt, ale jej poręczycielem ma być zamawiający – właściciel gruntu. Rekompensatą za wybudowany budynek będzie obniżony czynsz najmu. Spółka samodzielnie wybierze wykonawcę zamówienia na roboty budowlane i podpisze z nim umowę. Czy w takim przypadku do wyboru wykonawcy robót należy stosować ustawę Pzp?

Pytanie: Po przeprowadzeniu przetargu nieograniczonego poniżej progów unijnych na „Dostawę, montaż i uruchomienie dwóch mikro instalacji fotowoltaicznych o łącznej mocy 59,7 kW” zamawiający podpisał umowę z wykonawcą. Z jej zapisów wynikało, że: „1. Dostawa urządzeń, ich montaż oraz uruchomienie nastąpi do 31 października 2018 r., natomiast zgłoszenie instalacji do operatora sieci najpóźniej do 9 listopada 2018 r. 2. Wykonawca musi dokonać odbioru końcowego po zakończeniu całości robót i zgłoszeniu instalacji do operatora sieci, informując pisemnie zamawiającego o tym fakcie najpóźniej 7 dni przed planowanym terminem”. W dniu 26 października 2018 r. wykonawca złożył zamawiającemu pismo informujące, o tym że zakończył prace instalacyjno-montażowe i przeprowadził próbny rozruch instalacji zakończony sukcesem. Ponadto wskazał, że do 31 października 2018 r. dokona pomiarów elektrycznych i ostatecznie uruchomi instalację. W dniu 30 października 2018 r. oświadczył jednak pisemnie, że ze względu na warunki pogodowe nie może bezpiecznie przeprowadzić pomiarów. Podniósł, że jako pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom bezpieczne warunki pracy a wykonanie pomiarów elektrycznych działającej instalacji wymaga bezwietrznych i bezdeszczowych warunków pogodowych w celu wyeliminowania ryzyka porażenia. Argumentował, że są to okoliczności, których nie był w stanie przewidzieć. Następnie 5 listopada 2018 r. poinformował zamawiającego, że w związku z ustaniem niekorzystnych warunków pogodowych przeprowadził tego dnia prace pomiarowe, i że na 13 listopada 2018 r. zaplanował odbiór końcowy wykonanych prac (zgodnie z zapisem umowy nakazującym poinformowanie zamawiającego o odbiorze minimum 7 dni przed nim). Czy zamawiający powinien uznać, że wykonawca nie dotrzymał obydwu terminów, bo przeprowadził tylko próbny rozruch instalacji do 31 października 2018 r.? Czy ewentualnie przy zapisie wynikającym z umowy zawartej pomiędzy wykonawcą a zamawiającym o treści „Na podstawie art. 144 ustawy Pzp zamawiający dopuszcza (pod warunkiem uzyskania jego pisemnej zgody) możliwość zmiany postanowień w zakresie terminu wykonania zamówienia w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie zamówienia? Powyższa zmiana musi zostać dokonana w formie aneksu podpisanego przez obie strony. »Siła wyższa« oznacza zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia mimo dochowania należytej staranności” można zmienić termin wykonania zamówienia stosownym aneksem, odstępując od wymierzenia kar umownych?

Pytanie: W postępowaniu na usługi społeczne dotyczące sporządzania posiłków poniżej 750.000 zł wykonawca jako ofertę przysłał tylko formularz ofertowy zawierający cenę brutto. Zamawiający wymagał w ogłoszeniu o zamówieniu dołączenia do oferty innych załączników w postaci np.: zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wykazu zrealizowanych usług. Jednym z wymaganych załączników był formularz cenowy zawierający ceny jednostkowe za dany posiłek (całodobowy, podwieczorek, kolacje itp.) oraz VAT. Wykonawca nie dołączył formularza cenowego do oferty. Czy podlega on uzupełnieniu? Drugi z wykonawców w oświadczeniu o braku podstaw do wykluczenia zaznaczył, że jest w trakcie procedury ustalania układu ratalnego z ZUS, ale nie dołączył w tym zakresie żadnego zaświadczenia z ZUS. Jak postąpić w takiej sytuacji? Czy wezwać go do uzupełnienia tego dokumentu? Czy jeżeli nie zostanie on dostarczony, trzeba odrzucić ofertę? W ogłoszeniu przewidziano możliwość uzupełnienia dokumentów.

Oświadczenia tradycyjne i elektroniczne. E-dokumenty urzędowe. Potwierdzania za zgodność z oryginałem. Wyjątki od komunikacji elektronicznej

Pytanie: Czy zawiadomienie prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wszczęciu postępowania w trybie z wolnej ręki, o którym mowa w art. 67 ust. 2 ustawy Pzp, musi być skierowane do prezesa UZP również przy użyciu środków komunikacji elektronicznej i opatrzone podpisem elektronicznym? Czy wymóg ten, zgodnie z brzmienie art. 10a ustawy Pzp, faktycznie odnosi tylko do komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą?