Pytanie: Czy naprawa samochodów powinna być realizowana w ramach umowy po przeprowadzeniu postępowania o zamówienie, skoro istnieje problem z jej dokładnym oszacowaniem?

Pytanie: Prowadzę postępowanie o udzielenie zmówienia publicznego w trybie podstawowym według art. 275 pkt 2 ustawy Pzp (tzn. z możliwością negocjacji). Czy jeżeli w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu wpłynie oferta bądź oferty o cenie znacząco przekraczającej środki finansowe przewidziane w budżecie, tj. np. o 100.000 zł, mogę zrezygnować z negocjacji z wykonawcami? Czy wolno mi z góry założyć, że żaden wykonawca nie złoży oferty dodatkowej niższej o tak znaczną kwotę? Czy w tej sytuacji mogę od razu unieważnić postępowanie na podstawie art. 255 pkt 3 ustawy Pzp? Czy w SWZ dla przejrzystości postępowania w trybie podstawowym prowadzonym według art. 275 pkt 2 ustawy Pzp należy przewidzieć sytuacje, w których wolno rezygnować z fakultatywnych negocjacji? Czy jeżeli SWZ nie określałaby okoliczności rezygnacji z negocjacji, to mimo to mogę od nich odstąpić na zasadzie uznaniowości (tak jak wskazałam wcześniej)?

Pytanie: Postępowanie jest dofinansowane z PROW. W skład zamówienia wchodzą roboty budowlane oraz dostawy (montaż windy zewnętrznej). Wobec tego zamawiający podzielił je na roboty budowlane i dostawy, gdyż ich odbiorcą jest różna grupa wykonawców. Na roboty budowlane wpłynęły trzy oferty z cenami: 112.200 zł netto, 2. 149.593,50 zł netto, 3. 230.000 zł netto. Wartość szacunkowa zamówienia to kwota 123.231,74 zł netto. W związku z tym zamawiający przeprowadził zapytanie ofertowe do 30.000 euro a teraz chce wybrać ofertę. W naszej opinii szacowanie przeprowadzono rzetelnie i z należytą starannością na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Czy jednak w związku z cenami złożonych ofert nie powinniśmy przeprowadzić przetargu nieograniczonego a zapytanie ofertowe unieważnić? Mamy ofertę, która nie przekracza 30.000 euro. Postępowanie jest prowadzone zgodnie ze „starą” ustawą Pzp.

Pytanie: Czy zamawiający w dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia może ograniczyć komunikację z uczestnikami procedury tylko do platformy zakupowej, na której ją prowadzi, ograniczając pozostałe formy np. poczty elektronicznej? Czy jeżeli zamieści takie zapisy w dokumentacji zamówienia, to w przypadku np. przesłania wyjaśnień rażąco niskiej ceny za pomocą poczty elektronicznej, będzie mógł pozostawić je bez rozpoznania jako złożone w niewłaściwy sposób?

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Zasady współpracy konsorcjantów oraz ich prawa i obowiązki w trakcie realizacji zamówienia warto uregulować w umowie. 

Pytanie: Zamawiający przygotowuje postępowanie z zastosowaniem prawa opcji. W zakresie realizacji zamówienia chce przewidzieć następujące możliwości: 1)     realizacja zamówienia podstawowego w pełnej wysokości, 2)     realizacja zamówienia podstawowego oraz opcji, 3)     niewykupienie pełnej wartości zamówienia podstawowego. Na gruncie uchylonej ustawy Pzp UZP wskazał w opinii, iż „instytucja prawa opcji zakłada, że zamawiający każdorazowo określa minimalny poziom zamówienia, który zostanie na pewno zrealizowany, co pozwala wykonawcom na rzetelne i właściwe dokonanie wyceny oferty, wskazując jednocześnie dodatkowy zakres, którego realizacja jest uzależniona od wskazanych w kontrakcie okoliczności i stanowi uprawnienie zamawiającego, z którego może, ale nie musi on skorzystać”. Nowa ustawa Pzp w art. 433 pkt 4 stanowi, iż „Projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać: możliwości ograniczenia zakresu zamówienia przez zamawiającego bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron”. Czy zamawiający przewidując w postępowaniu możliwość zastosowania prawa opcji, może jednocześnie zastrzec w umowie (zgodnie z pkt 3) niewykupienie pełnej wartości zamówienia podstawowego (bez prawa opcji), ograniczając go do poziomu np. 50%?

Pytanie: Oferta zaszyfrowana na miniPortalu bez uprzedniego jej podpisu została przesłana jako załącznik dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem zaufanym przez platformę e-PUAP (wewnątrz dokumentu przekazano ofertę). W SWZ znajdował się zapis, że ofertę należy złożyć, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym lub osobistym oraz że sposób złożenia oferty, w tym jej zaszyfrowania, opisano w Instrukcji użytkownika dostępnej na stronie: miniportal.uzp.gov.pl. Czy tak złożona oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp?

Pytanie: Wykonawca wniósł w przetargu nieograniczonym ofertę na dwa zestawy. Na zestaw nr 1 złożył formularz cenowy popisany przez osobę uprawnioną wraz z pieczątką firmy. W odniesieniu do zestawu nr 2 formularz cenowy został zaparafowany, ale brak na nim pieczątki. Zamawiający na podstawie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp wezwał wykonawcę do złożenia wyjaśnień, do kogo należy podpis złożony na formularzu cenowym na zestaw nr 2. Wyjaśnienia wpłynęły do zamawiającego mailem następnego dnia po wyznaczonym terminie. Czy zamawiający powinien przyjąć wyjaśnienia wykonawcy złożone po terminie, w których napisano, że formularz cenowy na zestaw nr 2 popisała ta sama uprawniona osoba, co na zestaw nr 1?

Pytanie: Od 1 kwietnia 2021 r. musimy rozpocząć realizację zamówienia na świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych, rehabilitacji i pielęgnacji (według rozporządzenia ministra polityki społecznej z 22 września 2005 r. w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych) w ramach zapewnienia trwałości projektu. Zamówienie oszacowaliśmy wspólnie i chcemy podzielić je na 2 części. Umowy będą podpisane 1 kwietnia 2021 r. z terminem obowiązywania do 31 lipca 2023 r. Wartość umów to ok. 800.000 zł. W tym roku, zgodnie z planem, na przełomie października i listopada musimy także przeprowadzić postępowanie na świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi (umowa na rok, świadczenie usług od 2 stycznia do 31 grudnia 2022 r. – według tego samego rozporządzenia). Wszystkie 3 rodzaje usług mają zachowaną tożsamość podmiotową i przedmiotową. Dodatkowo we wrześniu 2021 roku konieczne będzie postępowanie na świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi na kwotę około 115.000 zł, na okres do 31 grudnia 2021 r., gdyż wyczerpie nam się wartość umowy na realizację tych usług w 2021 roku. W sumie w 2021 roku mamy do przeprowadzenia trzy postępowania na świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych (według cytowanego wyżej rozporządzenia) oraz jedno postępowanie (powyżej progów unijnych na ok. 3.000.000 zł) na świadczenie podstawowych usług opiekuńczych na 2 lata z terminem obowiązywania umowy od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2023 r. Świadczenie podstawowych usług opiekuńczych na 2 lata zamierzamy oszacować osobno z uwagi brak tożsamości przedmiotowej. Nie mamy natomiast pewności, czy postępowanie na rehabilitację i pielęgnację na okres 2,5 roku oszacować wspólnie z zamówieniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi na 1 rok oraz jaką procedurę zastosować do usług w kwocie 115.000 zł.

Postępowanie od strony zamawiającego muszą prowadzić osoby bezstronne i obiektywne. Aby potwierdzić, że tak jest w rzeczywistości, składają w postępowaniach oświadczenia o bezstronności z art. 56 Pzp z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Ustawodawca wskazuje pisemną postać oświadczenia. Czy wobec tego akceptowalne będzie również oświadczenie w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Dodatkowo zwrot użyty w art. 56 ust. 1 oraz 3 „osoby mogące wpłynąć na wynik tego postępowania” jest bliżej nieokreślony. Czy chodzi tu o osoby np. osoby opiniujące dokumenty lub te które je zatwierdzają? Czy będą to również pracownicy, którzy zapoznają się z warunkami zamówienia czy projektem umowy? Są to dokumenty sporządzane przed wszczęciem postępowania, ale zawierające opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału czy kryteria oceny ofert. Czy takimi osobami będą również członkowie rady nadzorczej, którzy w związku z art. 17 ust. 2 ustawy o zasadach zarządzania mieniem państwowym, zgadzają się na zawarcie umów z wykonawcami? Czy biorąc pod uwagę, że udzielaniem zamówień zajmuje się ściśle określone grono osób, można zbiorczo i z góry pozyskać oświadczenia do przewidzianych postępowań, które mają odbyć się w danym roku? Między innymi na te pytania odpowiadamy w opracowaniu.