Katarzyna Bełdowska

Pytanie: W postępowaniu unijnym na dostawę tuszy i tonerów zamawiający wymagał, aby w specyfikacji asortymentowo-cenowej wykonawcy wskazali nazwę producenta, model oraz numer katalogowy oferowanych produktów – tak, by możliwa była jednoznaczna weryfikacja zgodności oferty z wymaganiami. Wykonawca w kilku pozycjach (dotyczących m.in. bębnów i taśm) podał jedynie nazwę wykonawcy i numer katalogowy, bez wskazania wymaganego modelu. Czy można przyjąć, że obowiązek jednoznacznego opisania oferty, tak by możliwa była jej weryfikacja, spoczywa na wykonawcy? Czy w tej sytuacji zamawiający może odrzucić ofertę z powodu braku możliwości potwierdzenia zgodności asortymentu z opisem przedmiotu zamówienia – a jeśli tak, to na podstawie którego przepisu ustawy Pzp?

Nowelizacja przepisów Pzp związanych z cyberbezpieczeństwem, obowiązująca od 3 kwietnia 2026 r., wprowadziła nowe przesłanki odrzucenia ofert określone w art. 226 ust. 1 pkt 17 i 19 ustawy Pzp. W praktyce oznacza to, że zamawiający muszą nie tylko prawidłowo badać oferty, ale przede wszystkim odpowiednio przygotować dokumenty zamówienia – w tym SWZ i projektowane postanowienia umowy.

Nowe przepisy ustawy Pzp obowiązujące od 3 kwietnia 2026 r. istotnie zmieniły sposób badania ofert w postępowaniach obejmujących rozwiązania ICT. Zamawiający muszą dziś nie tylko prawidłowo zastosować nowe przesłanki odrzucenia ofert z art. 226 ust. 1 pkt 17 i 19 ustawy Pzp, lecz także odpowiednio przygotować SWZ, aby w ogóle możliwa była ich weryfikacja. Sprawdź praktyczną checklistę krok po kroku: od identyfikacji zamówienia w obszarze ICT, przez właściwe zapisy w dokumentach zamówienia, aż po prawidłową ocenę ofert i wybór podstawy prawnej odrzucenia.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje konieczność wystawiania faktur w KSeF dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 000 000 zł. Względem pozostałych podmiotów obowiązek wszedł w życie 01.04.2026 r. (z zastrzeżeniem ustawowych wyłączeń i szczególnych przypadków). Warto zatem zadbać o odpowiednie w tym zakresie zapisy projektowanych postanowień umowy stanowiących załącznik do SWZ. Zaproponowane postanowienia SWZ: odwołują się do przepisów powszechnie obowiązujących jako źródła obowiązku (lub braku obowiązku) wystawiania faktur w KSeF po stronie wykonawcy, określają jednoznacznie „moment doręczenia” faktury i początek biegu terminu płatności dla obu kanałów (KSeF i poza KSeF), przewidują tryb awaryjny na wypadek awarii/niedostępności KSeF, oraz wprowadzają obowiązek złożenia przez wykonawcę oświadczenia (deklaracji) co do aktualnego reżimu fakturowania wraz z obowiązkiem jego aktualizacji w razie zmiany okoliczności. Wskazane zapisy należy dostosować do sytuacji podmiotowej danego zamawiającego i specyfiki danego świadczenia.  Niektóre założenia przyjęte przy projektowaniu wzoru zapisów: przewidziano w nich rozwiązania wariantowe – zarówno dla wykonawców zobowiązanych do KSeF, jak i tych, którzy w dacie wystawienia faktury mogą wystawiać ją poza KSeF (odroczenie / wyłączenia ustawowe / tryby szczególne); PEF dopuszczony został jako kanał B2G do przekazywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, przy czym korzystanie z PEF nie zastępuje KSeF, w zakresie, w jakim do danej faktury ma zastosowanie obowiązek jej wystawienia w KSeF; inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne w PEF zostały wyłączone; wyjątek: PEF dopuszczony jest wyłącznie jako kanał przekazywania załączników do faktury;  wprowadzono obowiązki informacyjne o udostępnieniu faktury w PEF oraz o nadaniu numeru KSeF wyłącznie w celu usprawnienia obiegu dokumentów po stronie zamawiającego (bez wpływu na datę doręczenia faktury w KSeF). Wzór pozostaje aktualny na 1 kwietnia 2026 r.Skorzystaj też z wzoru oświadczenia wykonawcy o właściwym dla niego reżimie fakturowania (KSEF / poza KSEF).

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje konieczność wystawiania faktur w KSeF dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 000 000 zł. Względem pozostałych podmiotów obowiązek zaczął być aktualny od 01.04.2026 r. (z zastrzeżeniem ustawowych wyłączeń i szczególnych przypadków). Nowe regulacje obejmują także relacje handlowe między zamawiającym i wykonawcami. Zalecamy wdrożenie poniższego oświadczenia, z uwagi na fakt, że w 2026 roku równolegle funkcjonują różne, prawnie dopuszczalne kanały fakturowania, a zamawiający musi znać deklarowany przez wykonawcę kanał, aby prawidłowo zorganizować odbiór faktur i dotrzymać terminów płatności. Ujednolica ono informacje wymagane przed zawarciem umowy (reżim KSeF, dane kontaktowe, rachunek), dzięki czemu: • usprawnia procedurę przygotowania umowy oraz • umożliwia wprowadzenie do jej treści postanowień adekwatnych do sytuacji podatkowej wykonawcy.  Informacje dotyczące konieczności złożenia oświadczenia należy zawrzeć w części SWZ, w której uregulowano formalności, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Udostępnione wzory są aktualne na dzień 1 kwietnia 2026 r. Skorzystaj także z wzoru postanowień SWZ w zakresie KSEF.

Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ) to obowiązkowe oświadczenie składane wraz z ofertą w postępowaniach unijnych. Potwierdza ono, że wykonawca spełnia warunki udziału i nie podlega wykluczeniu. Formularz można wypełnić w narzędziu eESPD lub w wersji edytowalnej – kluczowe jest poprawne wskazanie podstaw wykluczenia, kwalifikacji oraz podpisanie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zamawiający, którzy chcą wspomóc wykonawców w przygotowaniu rzetelnej i korzystnej oferty, często przygotowują gotowy do wypełnienia formularz JEDZ a następnie załączają go do SWZ. Mimo, że nie jest to ich obowiązek, to warto podjąć ten wysiłek i wyjść naprzeciw potencjalnym oferentom. W ten sposób zamawiający minimalizują ryzyko błędów i braków w JEDZ. Wykonawca ma możliwość (ale nie obowiązek) skorzystania z tak przygotowanego formularza. Może także użyć narzędzia ESPD i od początku samodzielnie przygotować dokument. W artykule znajdziesz wskazówki, jak krok po kroku sporządzić edytowalny wzór JEDZ dla wykonawców.

Zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy Pzp, zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert,udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Postępowania realizowane poniżej progu 170 000 zł to w praktyce jedne z najczęściej prowadzonych zakupów w jednostkach sektora finansów publicznych. Choć zamówienia te są wyłączone spod stosowania ustawy Pzp, nie oznacza to dowolności w ich prowadzeniu. Wręcz przeciwnie – to właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się błędy, które mogą skutkować zarzutami naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub zakwestionowaniem wydatku. Dlatego przygotowaliśmy kompleksowy wzór zapytania ofertowego, który możesz od razu wykorzystać w swojej jednostce – niezależnie od tego, czy realizujesz dostawę, usługę czy roboty budowlane.

Pytanie: Wykonawca złożył informację KRK w postaci pliku PDF, który podpisał swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Plik ten jest wizualizacją elektronicznego dokumentu pobranego bezpośrednio z platformy – rejestru Ministerstwa Sprawiedliwości. Na wizualizacji jest informacja: „Dokument elektroniczny podpisany przez (imię i nazwisko), Ministerstwo Sprawiedliwości, wniosek (numer) z dnia 2021-XX-XX”. Czy taki dokument jest prawidłowy?

Platforma e-Zamówienia jest bezpłatnym narzędziem komunikacji elektronicznej między zamawiającym a wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Jej funkcjonalności umożliwiają przeprowadzenie całego przetargu – od ogłoszenia zamówienia po wybór oferty. Zanim możliwe będzie logowanie się w systemie https://ezamowienia.gov.pl/pl/ należy najpierw zarejestrować konto użytkownika – wykonawcy lub zamawiającego. Dopiero po właściwym procesie rejestracji można skorzystać z dostępnych funkcjonalności platformy e-Zamówienia. W artykule piszemy o tym, jak krok po kroku zarejestrować się na platformie, jakie trudności często pojawiają się na tym etapie i jak je rozwiązać. W kolejnej części opracowania przeczytasz, jak dokonywać na platformie poszczególnych działań w toku postępowania. Polecamy także drugą część opracowania: „Platforma e-Zamówienia – instrukcja użytkowania funkcjonalności dla zamawiających i wykonawców” (LINK).