Pytanie: Gmina została zmuszona do unieważnienia przetargu na wybór wykonawcy odbioru odpadów komunalnych w 2020 roku z uwagi na fakt, że cena jedynej oferty znacznie przewyższała jej możliwości finansowe. Zamówienie przekracza progi unijne i było realizowane w reżimie prawnym „starej” ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (czyli przed wejściem w życie zmian we wrześniu 2019 roku). Potrzebujemy teraz trochę czasu na opracowanie zasad i przygotowanie nowej procedury przetargowej z uwzględnieniem reguł zmienionej ustawy. Zakładamy, że wszczęcie kolejnego przetargu nastąpi na początku grudnia i najpóźniej do końca stycznia uda nam się podpisać umowę z wykonawcą. Termin obowiązywania aktualnej umowy na świadczenie usług odbioru odpadów upływa 31 grudnia 2019 r. W siwz oraz w ogłoszeniu o przetargu poprzedzających zawarcie umowy na 2019 rok znajduje się zapis dotyczący usług dodatkowych na tzw. usługi powtórzeniowe w wysokości maksymalnie 20% wartości umowy na 2019 rok, w sytuacji gdy z powodu przedłużającej się procedury wyboru wykonawcy usług na 2020 rok nie uda się w odpowiednim terminie podpisać nowej umowy. Usługi dodatkowe według założeń wskazanych w siwz miałyby być zlecone w trybie z wolnej ręki zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Umowa, biorąc pod uwagę szacunkową wartość zamówienia − mogłaby być zawarta maksymalnie na miesiące styczeń-luty 2020 r. − czas, w którym zamawiający prawdopodobnie wybierze nowego wykonawcę. Czy w świetle art. 6d ust. 1a ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach można tak zrobić? Chodzi o zapis mówiący, że wójt może udzielić zamówienia na odbiór odpadów w trybie przetargu. Czy nasze zamówienie dodatkowe zabezpieczające teren gminy od zalania lawiną nieodbieranych śmieci wskutek braku wyboru wykonawcy usług może być zlecone w trybie z wolnej ręki?

Pytanie: Zamawiający prowadzi przetarg nieograniczony na usługę „Zielona szkoła − 15-dniowy (14 osobodni) śródroczny turnus dla uczniów klas III szkół podstawowych” przy zastosowaniu rozliczenia na podstawie ceny jednostkowej za osobodzień brutto. W terminie składania ofert wpłynęło 8 ofert. Jeden z wykonawców w formularzu ofertowym określił cenę jednostkową osobodnia brutto na kwotę 1.630 zł. W załączonym do oferty „Opisie oferowanej usługi” (dokument niewymagany przez zamawiającego) kwota 1.630 zł jest określona jako cena brutto od osoby za cały pobyt – 15 dni/14 noclegów. Czy zamawiający może poprawić złożoną ofertę na podstawie art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp? Czy ewentualna korekta nie nosiłaby znamion istotnych zmian w treści oferty? Zarówno cena, jak i ranking złożonych ofert po ewentualnej poprawie ulegnie zmianie: 1)      z ostatniego 8 miejsca oferta wejdzie na miejsce 2, 2)      cena oferty zostanie zmieniona o 92% (z ceny 1.630 zł na 116,42 zł).

Pytanie: Co należy zrobić, gdy wybrany w przetargu wykonawca rezygnuje z realizacji prac budowlanych przed ich zakończeniem?

Pytanie: Realizujemy projekt unijny skierowany do osób z niepełnosprawnościami (dzieci, oraz ich rodziców i opiekunów). Na początku przeanalizowaliśmy szczegółowo budżet oraz przeprowadziliśmy analizę pod kątem tożsamości czasowej, podmiotowej i przedmiotowej zamówień. Jednak po kilku miesiącach realizacji projektu pojawiły się wątpliwości, czy prawidłowo podzieliliśmy zamówienia, tj. usługi psychologiczne. W projekcie mamy psychologa, który w jednym zadaniu wykonuje diagnozę potrzeb i potencjału uczestników, w kolejnych dwóch zadaniach świadczy wsparcie i poradnictwo psychologiczne. Usługi (którym przypisaliśmy ten sam kod CPV) połączyliśmy w jedno zamówienie − jego wartość nie przekroczyła 50.000 zł netto (nie obowiązywała nas zasada konkurencyjności, a jedynie rozeznanie rynku). W projekcie mamy również tzw. spotkania tematyczne (średnio 4h w miesiącu) skierowane do rodziców. Polegają one na szkoleniu, informowaniu, warsztatach tematycznych − zajęciach prowadzonych przez różnych specjalistów „dobieranych” do potrzeb beneficjentów (może to być szkolenie pierwszej pomocy, warsztaty radzenia sobie ze stresem, efektywnej komunikacji albo problematyki sytuacji prawnej osoby z niepełnosprawnością intelektualną). Liczba godzin tych zajęć jest także dostosowywana do potrzeb uczestników − trudno z wyprzedzeniem wskazać, ile łącznie godzin z danego zakresu będzie potrzebnych. W ciągu realizacji projektu okazało się, że mamy zapotrzebowanie na warsztaty, których tematyka mieści się w kompetencjach psychologa (komunikacja interpersonalna). Zapotrzebowanie na ten rodzaj zajęć spowoduje, że wartość wszystkich usług psychologicznych przekroczy 50.000 zł. Nie wiemy, czy usługi psychologa prowadzącego spotkania tematyczne powinniśmy łączyć z pozostałymi usługami psychologicznymi (i zlecić je w ramach zasady konkurencyjności), czy nie? A co z innymi specjalistami realizującymi tę formę (np. seksuologiem, lekarzem, prawnikiem)? Może jednak w tej sytuacji nie jest spełnione kryterium tożsamości czasowej, ponieważ nie mieliśmy na początku i nie mamy w dłuższej perspektywie czasowej wiedzy, jakiego rodzaju specjalista będzie potrzebny (nie można oszacować wartości zamówienia, ani podać rodzaju/czasu/wymiaru, w jakim będzie realizowana usługa)? Z kolei, gdybyśmy mieli udzielać zamówień etapami (w częściach), to biorąc pod uwagę usługi psychologa, można by to zrobić, ale inni specjaliści prowadzący spotkania tematyczne nie będą już według nas spełniali kryterium tożsamości podmiotowej (są to osoby o innych kompetencjach). Reprezentuję stowarzyszenie − nie obowiązuje nas ustawa Pzp, ale wytyczne unijne, które nakładają obowiązek stosowania tego samego rozumowania przy podziale zamówień, jak dla podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp.

Pytanie: Od kwietnia realizujemy projekt edukacyjno-promocyjny na zlecenie jednego z ministerstw. Jego akceptacja i płatności podzielone są na etapy, które kończą się spisaniem protokołu odbioru i wystawieniem FV na jej podstawie. Ze względu na oszustwo jednego z podwykonawców (zgłoszone do prokuratury) i wynikające z niego przesunięcie w terminach wystąpiliśmy pisemnie do zleceniodawcy o przedłużenie 1. etapu realizacji zamówienia o dwa tygodnie (miał się kończyć 30 września). Nie wpływało to w żaden sposób na realizację kolejnych etapów, które zostały skończone o czasie (kolejno 30 października i 30 listopada) ani całego projektu. Nasza prośba o przedłużenie wynikała z chęci uniknięcia kar wpisanych w umowie. Osoba wskazana w umowie do reprezentowania zleceniodawcy wyraziła mailowo zgodę na wydłużenie etapu, o którym mowa. Został on zakończony w przesuniętym terminie, spisano protokół odbioru bez wad. Podpisały go obie strony i na jego podstawie wystawiliśmy FV, która została przyjęta. Po około 3 tygodniach otrzymaliśmy płatność, pomniejszoną o dwa tygodnie kary umownej wraz z „korektą” protokołu − nowym dokumentem, w którym widniała informacja o dwutygodniowym opóźnieniu w wykonaniu prac (nie było słowa o tym, że wcześniej otrzymaliśmy zgodę na wydłużenie etapu). Na „nowym” protokole widnieje informacja, że poprzedni protokół uznaje się za nieważny. W umowie z ministerstwem nie ma postanowienia o możliwości wystawiania korekt protokołów, czy anulowania tych już raz podpisanych. Jak to wygląda w świetle prawa?

Pytanie: Czy poniższe zapisy umowy obciążające wykonawcę bez względu na przyczynę awarii mogą być zgodnie z prawem stosowane w umowie przetargowej? Wynika z nich, że jeśli dojdzie do jakichkolwiek problemów przy użyciu produktów wykonawcy, zamawiający obciąży odpowiedzialnością wykonawcę i zerwie z nim umowę. Oto, jak brzmią zapisy: „§ 1. W przypadku złożenia oferty równoważnej wykonawca oświadcza, że dostarczane towary dokładnie odpowiadają opisowi przedmiotu zamówienia. 2. Wykonawca przyjmuje na siebie odpowiedzialność za uszkodzenia sprzętu powstałe w wyniku używania zaoferowanego i dostarczonego sprzętu równoważnego. 3. W sytuacji, gdy dostarczone równoważne materiały spowodują awarie sprzętu i autoryzowany serwis producenta sprzętu wyda opinię, że przyczyną awarii jest dostarczony towar, koszty naprawy sprzętu obciążą Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów naprawy sprzętu w ww. przypadku. 4. W przypadku dostarczenia towarów nieodpowiadających dokładnie opisowi przedmiotu zamówienia (niebędących równoważnymi), wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec zamawiającego w wysokości poniesionej szkody i utraconych korzyści oraz za roszczenia osób trzecich skierowane przeciwko zamawiającemu. 5. Niezależnie od powyższej odpowiedzialności, w przypadku określonym ust. 4, wykonawca zapłaci zamawiającemu karę umowną w wysokości 25% wartości zakwestionowanych towarów, nawet jeżeli zamawiający ani osoba trzecia nie ponieśli szkody lub nie udowodnili ani nie uprawdopodobnili jej poniesienia, na podstawie przesłanego przez zamawiającego protokołu niezgodności potwierdzonego przez specjalistę laboranta. 6. W przypadku określonym w ust. 4 zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy bez wypowiedzenia. Wówczas niezależnie od roszczeń, o których mowa w ust. 3, 4 lub 5 wykonawca zwróci zamawiającemu wartość wszelkich świadczeń, uiszczonych przez zamawiającego na podstawie niniejszej umowy. 7. Jednocześnie wykonawca oświadcza, że jest świadomy odpowiedzialności karnej, wynikającej z art. 297 Kodeksu karnego, za przedkładanie fałszywych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów albo nierzetelnych, pisemnych oświadczeń dotyczących okoliczności mających istotne znaczenie dla uzyskania zamówienia publicznego”.

Osoby, które wykonują czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, ponoszą prawną odpowiedzialność za błędy, niedopatrzenia i zaniechania. Odpowiedzialność dotyczy także zamawiającego jako instytucji czy inaczej podmiotu. Poniżej ważne informacje związane z tym zagadnieniem. Szczegóły publikujemy w cyklu 3 artykułów.

Z dwóch poprzednich części artykułu dowiedziałeś się, jak odpowiada zamawiający jako podmiot oraz jak kształtuje się odpowiedzialność osób, które wykonują czynności w przetargu a jednocześnie podlegają regułom dyscypliny finansów publicznych. W poniższym opracowaniu – ostatniej już części artykułu dotyczącego odpowiedzialności za błędy w przetargach − publikujemy najważniejsze informacje dotyczące odpowiedzialności kierownika zamawiającego oraz osób, którym powierzył on wykonywanie swoich obowiązków w postępowaniu.

Pytanie: Formularz cenowy składa się z pozycji, w których podaje się cenę jednostkową za roboczogodzinę i liczbę roboczogodzin. W trakcie wykonywania zamówienia w zależności od rodzaju prac określa się wynagrodzenie przeliczane zgodnie z ogólnopolskim katalogiem pracochłonności lub normami zakładowymi. Przykładowo w zleceniu wskazuje się do wykonania 2 hektary porządkowania powierzchni, dla której katalog przewiduje np. 12 roboczogodzin na 1 ha. Zatem wynagrodzenie wynosi 2 x 12 x stawka z formularza cenowego. Nie wszystkie prace zakontraktowane przez zamawiającego są opisane w katalogu ogólnopolskim i w takim przypadku zamawiający przewidział zastosowanie norm zakładowych, których jednak nie wskazał w siwz, mimo, że określił, iż zarówno ogólnopolski katalog pracochłonności jak i normy zakładowe znajdują się w załączniku nr 2 do specyfikacji. Zamawiający tam jednak normy zakładowe, wskazując tylko krajowe. Zauważyłem to po otwarciu ofert. Nie wiadomo zatem, jak będzie wyliczane wynagrodzenie za prace „zakładowe”. Czy po poinformowaniu zamawiającego o zauważonych błędach, zajdą przesłanki do unieważnienia przetargu? Brak jest istotnych danych co do sposobu wyliczania przyszłych wynagrodzeń, opis przedmiotu zamówienia nie został więc sporządzony z należytą starannością. Na jakie przepisy ustawy Pzp należy się powołać?

Odpowiedzialności za uchybienie przepisom ustawy Pzp, które stanowi czyn kwalifikowany jako naruszenie dyscypliny finansów publicznych, podlegają osoby, które – działając w strukturze zamawiającego – są winne kwestionowanego działania lub zaniechania. Sankcja w takim przypadku może przybrać wymiar finansowy, ale nie tylko. Sprawdź, co grozi osobom, które popełniły błędy w postępowaniach stanowiące jednocześnie czyn naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Polecam Ci także pierwszą część artykułu na temat odpowiedzialności zamawiającego jako instytucji w przypadku naruszenia przepisów ustawy Pzp: Zobacz, jak zamawiający odpowiada za naruszenie przepisów ustawy Pzp (cz. I).