Współpraca z wykonawcą W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Pytanie: W 2017 roku w trybie przetargu nieograniczonego zawarto umowę na dostawę energii elektrycznej. Zgodnie z siwz kontrakt podpisano na 24 miesiące. W siwz, wyjaśnieniach i umowie został określony szacunkowy wolumen MWh, zaznaczono jednak, że jest to wartość szacunkowa. Po 18 miesiącach realizacji umowy określony w umowie wolumen prawdopodobnie zostanie osiągnięty a tym samym zostanie wypłacone wynagrodzenie określone w ofercie. W siwz oraz umowie nie przewidziano prawa opcji. Czy umowa ulegnie zakończeniu w momencie osiągnięcia szacunkowej ilości MWh czy strony powinny zawrzeć porozumienie o jej rozwiązaniu czy może po prostu umowa będzie trwała do ostatniego dnia 24-miesięcznego terminu jej realizacji?

Pytanie: Zamawiający chce promować poza granicami kraju wyprodukowany przez swojego pracownika film, aby ten został zakwalifikowany do nominacji w prestiżowym festiwalu w USA. Umowa zostanie zawarta z polską firmą pośredniczącą w realizacji kampanii promocyjnej, która będzie wykonywała zamówienie przy udziale amerykańskiej agencji. Zasadniczą sprawą jest to, że aby zrealizować kampanię, zamawiający musi wykonawcy zapłacić (podobnie jak przy czasopismach zagranicznych). Kampania promocyjna powinna bowiem rozpocząć się już teraz. Z całości działań promocyjnych wykonawca jest zobowiązany przedstawić sprawozdanie (załączyć linki, zdjęcia, informacje z czasopism itp.). Istotne jest także, że agencja ta będzie działać adekwatnie do zainteresowania odbiorców, czasem zorganizuje więcej a czasem mniej pokazów spotkań, wystąpień czy wywiadów itp. Problematyczna jest kwestia płatności środków przed pełną realizacją promocji tzn. na zasadzie przedpłaty. Zamówienie nie przekracza 30.000 euro. Jakie zapisy dotyczące płatności powinny obowiązywać w umowie? Środki na realizację zadania będą pochodzić z dotacji.

Pytanie: Mamy podpisaną umowę sprzedaży energii elektrycznej (wykonawca był wybrany w trybie przetargu nieograniczonego) z terminem realizacji do 31 grudnia br. W związku ze wzrostem cen energii elektrycznej na giełdzie wykonawca od czerwca br. monituje nas – powołując się na wystąpienie nadzwyczajnej zmiany stosunków – o rozwiązanie umowy lub podwyższenie ceny za 1 kWh energii. Kategorycznie nie zgadzaliśmy się na powyższe, jednak obecnie sytuacja się zmieniła, w związku z faktem że o ile wyrazilibyśmy zgodę na podwyższenie ceny jednostkowej kWh energii elektrycznej, to zmiana ta byłaby mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie i nie przekraczałaby kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 – czyli zaistniałaby okoliczność z art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Obawiamy się, że wykonawca po prostu przestanie nam dostarczać energię elektryczną i zostaniemy automatycznie przerzuceni na rezerwę, gdzie ceny energii są bardzo wysokie. Cena zaproponowana przez wykonawcę jest bardzo korzystna w stosunku do cen, jakie teraz funkcjonują na rynku – ale o ok. 40% wyższa od naszej ceny przetargowej. Nawet jeżeli przeprowadziłabym w trybie pilnym przetarg nieograniczony z ewentualną opcją dostawy energii w tym roku (po rozwiązaniu obowiązującej umowy) to jestem przekonana, że uzyskana cena będzie przewyższała tę zaproponowaną przez wykonawcę. Czy zgoda na propozycję wykonawcy i podpisanie aneksu nie jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych?

Pytanie: Wykonawca po podpisaniu umowy poinformował, że zaoferowany model drukarki jest niedostępny i wniósł o zmianę umowy, oferując inny model, spełniający wymagania zamawiającego, posiadający dodatkowe funkcjonalności, w cenie podanej w ofercie i umowie. Czy można przyjąć, że jest to zmiana nieistotna i podpisać aneks z wykonawcą?

Pytanie: Czy zmiana wartości umowy przy spełnieniu przesłanek z art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp może równocześnie wydłużać termin realizacji świadczenia tożsamej usługi? Umowa nie przewidywała zmiany terminu realizacji usługi.

Pytanie: Postępowanie dotyczy zamówienia przeprowadzonego na podstawie art. 138o ustawy Pzp. W projekcie umowy, która była załącznikiem do ogłoszenia o zamówieniu, znajduje się zapis: „Zamawiający zastrzega, iż w przypadku pisemnej rezygnacji ze szkolenia uczestnika projektu przed rozpoczęciem kursu, wynagrodzenie za danego uczestnika nie zostanie wypłacone, natomiast w przypadku rezygnacji uczestnika w trakcie realizacji kursu, wynagrodzenie za danego uczestnika zostanie pomniejszone proporcjonalnie”. W dniu rozpoczęcia szkolenia na szkolenie nie stawiły się 2 z 5 skierowanych na nie osób. Wykonawca ponosi koszty stałe: koszt sali, koszt trenera oraz zmienne: catering, koszt materiałów szkoleniowych, koszt egzaminu. Czy możemy uznać, że wynagrodzenie wykonawcy będzie pomniejszone tylko o koszty zmienne? Koszt wynajmu sali jest taki sam niezależnie od liczby osób na szkoleniu. W ofercie złożonej przez wykonawcę został wskazany tylko koszt za godzinę szkolenia bez podziału na koszty zmienne i stałe. Szkolenie jest realizowane dla osób bezrobotnych w ramach projektu współfinansowanego ze środków UE. W ogłoszeniu o zamówieniu zostały zawarte zapisy: „W przypadku zaistnienia sytuacji związanej z potrzebą dokonania stosownych zmian w umowie w celu właściwej realizacji zamówienia publicznego zastrzega się możliwość dokonania niniejszych zmian w drodze aneksu do umowy. Zakres zmian może dotyczyć: a)      okresu i harmonogramu realizacji umowy, b)      ostatecznej liczby godzin do zrealizowania, c)      ostatecznej liczby uczestników, d)      zwiększenia wartości zamówienia w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonego w umowie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i miejsca realizacji zajęć, z przyczyn uwzględniających potrzeby prawidłowej realizacji projektu”. Szkolenie trwa a wykonawcy bardziej opłaca się zrezygnować i zapłacić karę umowną, niż kontynuować usługę za 3/5 wynagrodzenia.