Pytanie:
Zamawiający, polska instytucja kultury, zawarł z zagraniczną instytucją kultury umowę na koprodukcję wydarzenia artystycznego – przedstawienia teatralnego, które wystawiane będzie w latach 2022–2024 w Warszawie i Tokio. W umowie koprodukcyjnej strony umówiły się, że strona japońska zorganizuje transport (w tym transport drogą morską) na trasie Warszawa – Tokio – Warszawa dla wszystkich elementów fizycznych składających się na produkcję (np. scenografia, rekwizyty, kostiumy itd.). Strona polska zobowiązała się do zwrotu połowy kosztów transportu, które na tę chwilę szacowane są na wartość przekraczającą 130.000 zł netto. W związku z powyższym, czy strona polska (zamawiający) może dokonać zwrotu kosztów na podstawie zawartej umowy (umowa koprodukcyjna, która znajduje się poza obszarem zamówień publicznych) i wystawionego przez stronę japońską wniosku o płatność? Czy niezbędne jest jednak ujęcie powyższego wydatku (zwrotu kosztów) w określoną procedurę? Strona polska nie podpisuje w tym zakresie ani umowy z określonym wykonawcą w zakresie transportu, ani nie prowadzi postępowania w celu wyboru określonego Wykonawcy. Ten obowiązek jest to stronie japońskiej.
