Prawo zamówień publicznych

1. Co to jest analiza potrzeb i wymagań?

Analiza potrzeb i wymagań to obowiązkowy dokument przygotowywany przed wszczęciem postępowania unijnego. Po nowelizacji Pzp ma ona nie tylko porządkować planowanie zamówienia, lecz także świadomie kształtować jego warunki, tak aby zwiększyć liczbę potencjalnych wykonawców i poprawić konkurencyjność postępowania.

2. Do jakich postępowań stosuje się nowe zasady analizy potrzeb i wymagań?

Nowe zasady analizy potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. stosuje się wyłącznie do postępowań wszczynanych od 1 stycznia 2026 r. Do postępowań wszczętych wcześniej oraz analiz sporządzonych przed tą datą stosujemy dotychczasowe przepisy.

Jeżeli zatem analiza potrzeb i wymagań została w całości przygotowana do 31 grudnia 2025 r., to nie ma potrzeby uzupełniania jej o elementy, które nie obowiązywały w momencie jej przygotowania. Jeżeli natomiast przygotowanie analizy zostało rozpoczęte w grudniu 2025 roku i jest kontynuowane w 2026 roku (dokument nie został ostatecznie sporządzony), wówczas rekomendujemy uwzględnienie w nim wymagań obowiązujących po 1.01.2026 r.

3. Jaki jest główny cel zmian dotyczących analizy potrzeb i wymagań?

Celem zmian jest zwiększenie liczby ofert w postępowaniach, wzmocnienie realnej konkurencji oraz poprawa jakości wydatkowania środków publicznych. Analiza potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. ma stać się narzędziem strategicznym, a nie tylko formalnym załącznikiem do dokumentacji.

4. Co musi uwzględniać analiza potrzeb i wymagań po nowelizacji Pzp?

Analiza potrzeb i wymagań od stycznia 2026 roku musi uwzględniać wpływ planowanego zamówienia na konkurencyjność już na etapie rozeznania rynku. Powinna także wskazywać, jakie konkretne warunki zamówienia – w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, warunki udziału i postanowienia umowy – zamawiający zastosuje, aby podnieść konkurencyjność postępowania.

5. Na jakim etapie sporządza się analizę potrzeb i wymagań?

Analizę potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. sporządza się na etapie przygotowania postępowania, równolegle z rozeznaniem rynku. Jej ustalenia powinny realnie wpływać na treść ogłoszenia, SWZ/OPZ, warunków udziału i projektowanych postanowień umowy.

6. Jakie przykłady warunków zamówienia podnoszą konkurencyjność postępowania?

Ustawodawca wskazuje m.in.: unikanie nadmiernie szczegółowych wymagań technicznych, ustalanie realnych i proporcjonalnych warunków udziału, stosowanie kryteriów jakościowych zamiast wyłącznego kryterium ceny, wyznaczanie odpowiednio długich terminów składania ofert oraz elastyczne podejście do podziału zamówienia na części. Elementy te powinny być opisane w analizie potrzeb i wymagań po 1.01.26 r.

7. Czy trzeba aktualizować analizy potrzeb i wymagań sporządzone przed 1.01.26 r.?

Nie, przepisy przejściowe nie nakazują aktualizacji analiz sporządzonych przed 1 stycznia 2026 r. dla postępowań wszczętych przed tą datą. Nowe wymagania dotyczą tylko analiz sporządzanych dla postępowań wszczynanych po 1.01.26 r.

8. Jakie praktyczne znaczenie ma analiza potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. dla zamawiających?

W praktyce analiza potrzeb i wymagań po 1 stycznia 2026 r. wymusza dokładniejsze planowanie zakupów oraz lepsze rozeznanie rynku. Zamawiający będzie rozliczany nie tylko z formalnego sporządzenia dokumentu, ale z tego, czy warunki zamówienia rzeczywiście sprzyjają konkurencji i dostępowi większej liczby wykonawców do postępowania.

• Nowelizacja Pzp z 9 lipca 2025 r. dostosowuje polskie przepisy do orzecznictwa TSUE. Wykonawcy z państw trzecich spoza UE i GPA nie mają zagwarantowanego prawa dostępu do rynku unijnego.
• Do tej pory zamówienia publiczne były otwarte dla wszystkich wykonawców, z wyjątkami wynikającymi z prawa UE. Od 9 września 2025 r. obowiązuje zasada odwrotna – domyślne wykluczenie podmiotów z państw trzecich, chyba że zamawiający dopuści ich udział.
• Art. 16a nakazuje równe traktowanie tylko wobec wykonawców z UE i państw objętych GPA lub innymi umowami międzynarodowymi o równym i wzajemnym dostępie do zamówień publicznych. Nowy art. 16b daje zamawiającemu możliwość określenia, czy i w jakim zakresie dopuści podmioty spoza tych porozumień.
• Zmiany obejmują wszystkie zamówienia publiczne – zarówno powyżej, jak i poniżej progów unijnych. Wyłączone są tylko zamówienia bagatelne oraz zamówienia w obronności i bezpieczeństwie.
• Oferty lub wnioski wykonawców z państw trzecich mają być obligatoryjnie odrzucane, jeśli nie zostali oni dopuszczeni w SWZ. Dotyczy to również konsorcjów mieszanych oraz podmiotów udostępniających potencjał.
• Od 9 września 2025 r. ceny ofert podmiotów z państw trzecich nie będą brane pod uwagę przy wyliczaniu średniej w mechanizmie badania rażąco niskiej ceny. To może wpływać na wynik arytmetyczny i częstotliwość wezwań.
• Wykonawcy z państw trzecich nieobjętych umowami zostali wyłączeni z prawa do odwołań do KIO i innych środków prawnych. Kontrowersje budzi sytuacja konsorcjów, gdzie udział takiego partnera z państwa trzeciego może pozbawić prawa do odwołania całe konsorcjum.
• Nowe przepisy wymagają od zamawiających wprowadzenia jasnych postanowień umownych dotyczących podwykonawców z państw trzecich. Brak takich klauzul może skutkować problemami w kontroli umowy i ryzykiem naruszeń w toku realizacji.
• Zamawiający muszą umieć sprawdzić, czy dane państwo jest objęte GPA/umową międzynarodową w zakresie równego i wzajemnego dostępu do zamówień publicznych. Pomocne są narzędzia Komisji Europejskiej, choć wymagają one ostrożnej interpretacji.
• W postępowaniach wszczętych przed 9 września br. stosuje się dotychczasowe przepisy, ale oferty z państw trzecich mogą być już odrzucane. To tworzy sytuację dwutorową, która może budzić wątpliwości co do pewności prawa.

Cel i zakres Pzp – Prawo zamówień publicznych zapewnia przejrzyste i konkurencyjne wydatkowanie środków publicznych. Procedury obejmują cały cykl: od ogłoszenia, przez ofertowanie, aż po wybór wykonawcy i zawarcie umowy.

Kiedy stosujemy ustawę – do postępowań o wartości od 130 000 zł (do 31.12.2025 r.), a od 01.01.2026 r. od 170 000 zł. Zakupy poniżej progów realizuje się na podstawie regulaminów wewnętrznych zamawiającego.

Podstawy prawne i rozporządzenia – postępowania prowadzi się według ustawy z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych (m.in. regulujących dokumenty elektroniczne, środki dowodowe).

Strony postępowania – zamawiającym jest – co do zasady – podmiot publiczny (także niektóre podmioty prywatne lub sektorowe), a wykonawcą może być przedsiębiorca, konsorcjum, a nawet osoba fizyczna. Dopuszczalne jest korzystanie z podwykonawców i zasobów podmiotów trzecich.

Zasady Pzp – fundamentalne reguły to równe traktowanie i uczciwa konkurencja, przejrzystość, proporcjonalność, efektywność, bezstronność, jawność oraz pisemność i język polski. Ich naruszenie otwiera drogę do środków ochrony prawnej.

Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) – musi być jednoznaczny, wyczerpujący i oparty na normach, CPV oraz obiektywnych parametrach jakościowo-funkcjonalnych. Wskazanie znaków towarowych jest wyjątkowe i wymaga klauzuli „lub równoważny” oraz podania kryteriów równoważności.

Progi unijne i publikacja ogłoszeń – zamówienia powyżej progów unijnych prowadzi się w bardziej sformalizowanych trybach; ogłoszenia trafiają do TED, a krajowe do BZP. Wyszukiwanie ułatwiają kody CPV i plany postępowań zamawiających.

Tryby udzielenia zamówienia – dla progów unijnych: m.in. przetarg nieograniczony/ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne, a wyjątkowo negocjacje bez ogłoszenia i z wolnej ręki. W krajowych – tryb podstawowy (3 warianty) jest zawsze dostępny, inne tryby to m.in. partnerstwo innowacyjne, procedura z wolnej ręki – po spełnieniu przesłanek.

SWZ/OPiW, ogłoszenie – dokumenty zamówienia oraz ogłoszenia określają warunki udziału, kryteria, wymagane środki dowodowe, projekt umowy i terminy.

Elektronizacja, badanie ofert i wadium – cały proces udzielenia zamówienia publicznego toczy się elektronicznie (platformy zakupowe), a oferty składa się z wykorzystaniem właściwego podpisu (kwalifikowany w unijnych, osobisty bądź zaufany w krajowych). Zamawiający bada i ocenia oferty, koryguje oczywiste omyłki, wzywa do uzupełnień, a wadium co do zasady podlega zwrotowi – przepada przy uchylaniu się wykonawcy lub braku wymaganych dokumentów.