W praktyce zamówień publicznych zagadnienie równoważności ofert to temat, z którym problemy mają zarówno zamawiający, jak i wykonawcy. Jedną z trudności, z jakimi na co dzień mierzą się podmioty zobowiązane do stosowania procedur wynikających z ustawy Pzp, jest brak możliwości bezpośredniego, a nawet pośredniego wskazania konkretnych danych identyfikujących nabywany produkt takich jak marka czy znak towarowy. Jest to dopuszczalne w ramach wyjątku a przy tym obwarowane szczególnymi wymogami jak np. konieczność dopuszczenia równoważnych rozwiązań w składanych ofertach. W drugiej części artykułu dotyczącego tego zagadnienia przedstawiamy kolejne wyroki, w których rozstrzygany jest problem opisu przedmiotu zamówienia w zgodzie z ustawą Pzp. Polecam Twojej uwadze także pierwszą część artykułu: Znaki towarowe i marka produktu w opisie przedmiotu zamówienia – wskazówki z orzecznictwa, cz. I

Ustawa Pzp dopuszcza jako opcję możliwość stosowania w ramach opisu przedmiotu zamówienia znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę. Jednak, aby strzec uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, wyjątek ten został obwarowany omówionymi w opracowaniu warunkami. Jednym z nich jest konieczność dopuszczenia w postępowaniu ofert równoważnych.

Pytanie: Jesteśmy instytutem badawczym. Czy jeśli w przetargu nieograniczonym z podziałem na części z umową ramową, po terminie składania ofert nikt ich nie złoży, mamy możliwość podpisania umowy z wykonawcą w trybie z wolnej ręki? Całkowita kwota postępowania przekracza progi unijne.

Pytanie: Wykonawca przekształcił jednoosobową działalność gospodarczą na spółkę z o.o. Spółka z o.o. dołącza do oferty referencje otrzymane wcześniej na działalność jednoosobową. Czy zamawiający powinien je uznać? Czy dodatkowo wykonawca powinien dołączyć do oferty wyjaśnienie lub dokumenty potwierdzające przekształcenie w spółkę z o.o.?

Pytanie: Zgodnie z wyrokiem Sądu w Olsztynie IX Ca 807/17 w postępowaniach na usługi społeczne poniżej progów (art. 138o ustawy Pzp) odwołanie przysługuje od czynności wymienionych w art. 180 ust. 2 ustawy Pzp, tj. wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę, określenia warunków udziału w postępowaniu, wykluczenia odwołującego z postępowania, odrzucenia jego oferty, opisu przedmiotu zamówienia oraz wyboru najkorzystniejszej oferty. Jak w praktyce policzyć termin na wniesienie odwołania od wyboru najkorzystniejszej oferty, skoro art. 138o ustawy Pzp nie nakłada obowiązku publikowania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty a jedynie informacji o udzieleniu zamówienia?

Pytanie: W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości powyżej progów unijnych zamawiający, działając na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy Pzp, wzywa wykonawcę do złożenia wykazu wykonanych usług. Zgodnie z § 14 rozporządzenia w sprawie dokumentów zamawiający wskazał, że wykaz należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii tego dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zamawiający dopuścił porozumiewanie się stron w postępowaniu również przy pomocy poczty elektronicznej. Wykonawca przysłał wypełniony formularz wykazu (w formacie doc., w którym zamawiający zamieścił go na swojej stronie internetowej) pocztą elektroniczną, na wskazany przez zamawiającego adres e-mail w postaci załącznika. Na formularzu tym wykonawca podpisał się (na klawiaturze) imieniem i nazwiskiem osoby, która reprezentuje wykonawcę. Czy tak przesłany dokument należy potraktować jako złożony prawidłowo w rozumieniu przepisów rozporządzenia (tzn. oryginał w postaci dokumentu elektronicznego)? Czy wykonawca wybierając komunikację za pośrednictwem skrzynki ePUAP i dostępnego tam formularza do komunikacji, ma obowiązek podpisywania dokumentów składanych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu? Czy musi to robić za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Pytanie: Jak postąpić z ofertą, w której popełniono wiele omyłek tzw. innych (art. 87 ust. 1 pkt 3) możliwych do poprawy, ale liczba korygowanych pozycji kosztorysowych stanowi ok. 14% całej oferty? Czy można je uznać za nieistotne? Korekta dotyczy branży, dla której w przedmiarze występuje 400 pozycji kosztorysowych. Wykonawca błędnie wyliczył 269 pozycji (nie zastosował wskaźników do poszczególnych pozycji kosztorysowych). Wartościowo może to być nieistotne w stosunku do całej oferty, ale liczba pozycji kosztorysowych do poprawy wydaje się istotna. Czy ofertę należy odrzucić?

Pytanie: Załóżmy, że przedmiot zamówienia rozliczamy na podstawie cen jednostkowych np. tona, kilometr, godzina − nie znając dokładnie wielkości całego zamówienia a szacując i określając w ofercie przewidywaną (zakładaną) ilość szacunkową. Wymagamy, by wykonawca wycenił cenę jednostkową a następnie mnożymy ją przez zakładaną przez nas ilość. Taką kwotę chcemy później wpisać do umowy, ale rozliczać się przy tym jednostkowo według faktycznych ilości. Wobec tego nie przewidując prawa opcji (gdyż nie znamy gwarantowanej ilości minimalnej i maksymalnej a jedynie zakładamy szacunek ilościowy określony wcześniej w formularzu ofertowym), podpisujemy umowę do wartości zabezpieczonych środków w budżecie, po przekroczeniu której umowa ulega rozwiązaniu. Czy możemy ewentualnie zastrzec w umowie, że ilości mogą ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu np. ze względu na faktyczne potrzeby i zabezpieczenie środków w budżecie? Czy umowa musi zwierać łączną cenę zobowiązania czy też może opierać się na cenie jednostkowej? Podsumowując − zamawiający nie przewiduje prawa opcji, czy też umowy ramowej, nie zna dokładnie ilości, której będzie potrzebować w trakcie realizacji zamówienia, przewiduje ją tylko w ofercie zgodnie ze swoim szacunkiem określonym z należytą starannością. Co należy w tej sytuacji wpisać w umowie i jakie trzeba przewidzieć zmiany, aby nie naruszyć zasady uczciwej konkurencji i ewentualnie dyscypliny finansów publicznych?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę paliwa w procedurze krajowej. Wykonawca z najkorzystniejszą ofertą przedstawił wstępne oświadczenie o samodzielnym spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (m.in. posiadanie stacji benzynowych). Jednak już w odpowiedzi na wezwanie z art. 26 ust. 2 ustawy Pzp złożył m.in. wykaz stacji, wpisując jako podstawę dysponowania „umowa z podmiotem zewnętrznym”. Zamawiający wezwał wykonawcę do uzupełnienia dokumentów z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp i złożenia wykazu potwierdzającego samodzielne spełnianie warunków udziału w postępowaniu (posiadanie stacji). W odpowiedzi wykonawca oświadczył, że dysponuje stacjami na podstawie umowy z innym podmiotem. Załączył oświadczenie podmiotu do oddania do dyspozycji stacji i ten sam co poprzednio wykaz stacji. Czy zamawiający jest zobowiązany zatrzymać mu wadium na podstawie art. 46 ust. 4a. ustawy Pzp i w świetle  uchwały Sądu Najwyższego o sygn. akt III CZP 27/17?

Pytanie: W publikowanym siwz zamówienie podzielono na dwie części. Załączniki ofertowe zostały przygotowane w plikach pdf oraz dodatkowo dwa w formacie excel (dla każdej części jeden − w celu ułatwienia wykonania cennika). Jeden z plików excel zawierał bąd. Czy jakakolwiek omyłka w treści, która znajduje się w pliku excel, może być powodem unieważnienia jednej z części przetargu? Dodam, iż są dwie oferty − szacunek wzrósł o ok. 25% do roku poprzedniego, zakres czynności został zaś znacząco pomniejszony. W ubiegłym roku postępowanie wygrała firma, która zaoferowała 450.000 zł, podczas gdy zamówienie oszacowano na 240.000 zł. Jak powstał wyższy szacunek w tym roku? Zamówienie dotyczy konserwacji i utrzymania obiektów rekreacyjnych, głównie placów zabaw.