Pytanie: Prowadzimy przetarg nieograniczony poniżej progów unijnych z zastosowaniem procedury odwróconej. Przedmiotem zamówienia jest dostawa zestawów komputerowych. Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia określił minimalne wymagania dla kupowanego sprzętu. Najwyżej oceniony wykonawca dostarczył zamawiającemu dokumenty, które potwierdzają spełnianie wymagań siwz (w których wskazał m.in. nazwy, model, typ oferowanych urządzeń). Zamawiający wybrał jego ofertę jako najkorzystniejszą. Przed zawarciem umowy wykonawca poinformował zamawiającego, że zaoferowany procesor będący elementem całości przedmiotu zamówienia, ze względu na sytuację związaną z pandemią COVID-19, jest nieosiągalny. W zamian proponuje inny, który parametrami spełnia wymagania określone w siwz. Jak powinien postąpić zamawiający? 1. Nie wyrazić zgody na zmianę, gdyż oferta wykonawcy nie podlega zmianie i dążyć do zawarcia umowy? 2. Dopuścić zmianę procesora na inny spełniający wymagania dokumentacji (na jakiej ewentualnie podstawie?) i: a) zawrzeć umowę opartą na pierwotnej ofercie wykonawcy, a następnie podpisać aneks do umowy? b) zawrzeć od razu umowę na podstawie zmienionej oferty?

Pytanie: Przygotowujemy przetarg nieograniczony w formule zaprojektuj i wybuduj. Wartość szacunkowa zamówienia wynosi w przybliżeniu 1,7 mln zł. Chcielibyśmy, aby wykonawca wykazał, że posiada środki finansowe lub zdolność kredytową na realizację zamówienia oraz że jest ubezpieczony od OC w zakresie prowadzonej działalności. W jaki sposób powinniśmy określić wysokość środków, które ma posiadać wykonawca (tzn. jego poziom zdolności kredytowej) oraz kwotę ubezpieczenia, aby nie spotkać się z zarzutem, że postawiony warunek jest wygórowany?

Pytanie: Od marca br. nie mogę wybrać wykonawcy ze względu na duże przekroczenie kwoty przeznaczonej na zamówienie. Artykuł 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp stanowi, że zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższa ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza za przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że może on zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty. Niestety nie mamy więcej środków na to zamówienie. W związku z tym podpisuję umowę na następny miesiąc, aby obsłużyć mieszkańców w zakresie odbioru odpadów. W międzyczasie ogłaszam kolejny, trzeci już przetarg bez rezultatu. Jak długo mogę podpisywać umowy miesięczne lub na inny okres na odbiór i zagospodarowanie odpadów na terenie gminy?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie na platformie zakupowej. Czy dokumentacja postępowania musi być archiwizowana w systemie platformy czy zamawiający powinien pobierać dokumenty i rejestrować je w kancelarii? W instytucji jest zasada rejestrowania i przekazywania między sobą w systemie informatycznym pism wchodzących i wychodzących. Czy w takiej sytuacji zamawiający pomimo elektronizacji powinien prowadzić także tradycyjną teczkę postępowania?

Pytanie: Czy w zamówieniu na usługi społeczne o wartości mniejszej niż 750.000 euro udzielanym na podstawie art. 138o ustawy Pzp, składanie ofert może się odbyć za pośrednictwem e-maila, a oferta może być przesłana w formie skanu?

Wykonawca może odmówić podpisania umowy na warunkach zaproponowanych w ofercie, ale musi zdawać sobie sprawę z konieczności zatrzymania w takiej sytuacji wniesionego przez niego wadium. Odmowa podpisania umowy powinna być wyraźna i jasna.  

Pytanie: Jakie formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy należy dopuścić, jeżeli umowa jest zawierana przez strony w formie elektronicznej? Jakie techniczne wymogi powinny być spełnione dla poszczególnych form zabezpieczenia?

Temat poruszony w niniejszym opracowaniu dotyczy możliwości wniesienia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej w przypadku procedury na usługi społeczne i inne szczególne usługi prowadzonej przez zamawiającego na podstawie art. 138o ustawy Pzp. Zdania w tej materii są podzielone i każda ze stron dyskusji ma dobre argumenty na poparcie swego stanowiska. To zagadnienie prawne nie zostało poddane dogłębnej analizie ani w orzecznictwie, ani w doktrynie. Nie rozstrzyga go również treść uzasadnienia rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy Pzp i niektórych innych ustaw, która wprowadziła przepisy art. 138g–138s ustawy Pzp. W artykule prezentujemy rozbieżne stanowiska w tym temacie wraz z powołaniem się na orzecznictwo KIO oraz opinie UZP.

Pytanie: Wykonawca w dwóch miejscach oferty wpisał różne oferowane okresy gwarancji. Gwarancja stanowi jedno z kryterium oceny ofert. W formularzu ofertowym określił dłuższy 60-mies. okres gwarancji (odczytany podczas sesji otwarcia ofert). W formularzu parametrów technicznych wpisano krótszy czas gwarancji w przypadku dwóch elementów (podzespołów) wchodzących w skład urządzenia: karta sieciowa – 24 miesiące gwarancja producenta oraz moduł zarządzania – 36 miesięcy Basic. Czy w takiej sytuacji należy wezwać wykonawcę do wyjaśnień czy odrzucić ofertę (na jakiej ewentualnie podstawie)? Czy może trzeba poprawić różnicę jako oczywistą omyłkę pisarską (lub inną omyłkę)?

Pytanie: Wykonawca w przetargu nieograniczonym na dostawy rękawic ochronnych złożył z ofertą  wadium w postaci gwarancji bankowej, która zawiera w swojej treści sformułowanie: „Niniejsza gwarancja jest ważna tylko w stosunku do pierwotnej oferty złożonej przez zleceniodawcę”. Czy jeżeli w wyniku aukcji elektronicznej, którą zamawiający przewidział w ramach przedmiotowego postępowania, wykonawca obniży ceny w stosunku do tych określonych w ofercie z dnia otwarcia za poszczególne zadania, z których składa się postępowanie, to należy odrzucić jego ofertę w zakresie tych zadań na podstawie art.  89 ust. 1 pkt 7b ustawy Pzp? W wyroku z 10 lipca 2009 r. (sygn. akt KIO 703/09, KIO 709/09) Izba nie zgodziła się z odwołującym, który twierdził, że zapisy w gwarancji wadialnej wystawionej przez bank o treści „Niniejsza gwarancja jest ważna tylko w stosunku do pierwotnej oferty złożonej przez zleceniodawcę” powodują wadliwość takiego wadium dla oferty, która została uzupełniona bądź wyjaśniona przez wykonawcę po wcześniejszym wezwaniu przez zamawiającego. Izba powołała się na definicję oferty zawartej w art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego i argumentowała, że dokonanie w toku postępowania takich czynności jak poprawienie oczywistych omyłek czy uzupełnienie oferty po wezwaniu nie powoduje utraty „pierwotności” oferty. W treści uzasadnienia nie wspomniano natomiast, czy oferta utraci swoją „pierwotność” na skutek zmiany ceny po aukcji elektronicznej.