Pytanie: Zamawiający zamierza przeprowadzić postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki na zakup licencji i wsparcia dla posiadanego oprogramowania rejestrującego, powołując się na przesłankę wynikającą z art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp (tj. dostawy, mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze). Ze specyfiki uzasadnienia trybu wynika, że kupujemy konkretne licencje (podając nazwy własne), udowadniając, że nie ma produktów alternatywnych w tym równoważnych. Natomiast w ustawa Pzp wskazuje w art. 29, że przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję oraz poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. Jak w kontekście ww. sytuacji zamawiający ma opisać przedmiot zamówienia? Czy jest tutaj możliwe wskazanie nazw własnych bez określenia równoważności (bo jej nie ma)?

Pytanie: Szpital jako zamawiający zawarł z wykonawcą umowę na unieszkodliwianie odpadów medycznych za kwotę 1,80 zł za 1 kg. Umowa została zawarta na okres od 30 lipca 2018 r. do 30 listopada 2020 r. Natomiast już pod koniec września wyczerpała się maksymalna nominalna wartość umowy. Postępowanie przetargowe zostanie wszczęte w najbliższym czasie. Rozstrzygnięcie nastąpi najprawdopodobniej pod koniec października. Czy do tego czasu można z aktualnym wykonawcą zawrzeć aneks przedłużający umowę do końca października 2020 roku, nieprzekraczający swoją wartością 10% wartości umowy? Problem polega na tym, że wykonawca nie wyraża zgody na dotrzymanie dotychczasowej ceny i życzy sobie kwotę 3,80 za 1 kg.

Pytanie: Zamawiający (jednostka samorządu terytorialnego) przygotowuje przetarg nieograniczony poniżej progów unijnych na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych. Poprzednio po przeprowadzonym przetargu w tej samej kwocie zamówienie zostało zlecone wykonawcy, który po kilku miesiącach realizacji umowy odmówił jej dalszego wykonywania. Doprowadziło to do rozwiązania kontraktu z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Zamawiający udzielił zamówienia z wolnej ręki na okres potrzebny do przygotowania i przeprowadzenia kolejnego przetargu nieograniczonego poniżej progów unijnych. Jak w tej sytuacji i na jaki okres moglibyśmy ewentualnie udzielić zamówienia na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych na wypadek przedłużającej się procedury przetargowej (np. w razie ewentualnych odwołań), kiedy np. niemożliwe będzie udzielenie zamówienia i zawarcie umowy po przetargu w terminie zakreślonym w dokumentacji jako początkowy? Czy na etapie przygotowywania dokumentacji wolno wprowadzić jakieś zapisy zabezpieczające zamawiającego w takim przypadku? Co się stanie, jeśli z uwagi na przedłużającą się procedurę przetargową upłynie początkowy zakreślony w dokumentacji termin realizacji zamówienia? Czy możliwe jest wprowadzenie zmian w dokumentacji w tym zakresie, a jeśli tak, to jak poprawnie to zrobić?

Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Pzp. Wybór ten poprzedza wiele czynności dokonywanych przez zamawiającego. Od momentu otwarcia ofert zamawiający realizuje swoje obowiązki ustawowe i ocenia skuteczność realizacji obowiązków wykonawców. Musi podjąć wiele decyzji i ocenić prawidłowość dokumentów oraz oświadczeń składanych przez wykonawców, m.in. pod kątem ich aktualności. Prawidłowa ocena zamawiającego ma w tym aspekcie wpływ zarówno na losy postępowania, jak i w konsekwencji na jego wynik.

Pytanie: Czy zamawiający może w trakcie realizacji zamówienia zgodzić się na zmniejszenie zabezpieczenia należytego wykonania umowy? Nie było to przewidziane w pierwotnych warunkach umowy. Wykonawca w piśmie powołuje się na epidemię i utratę płynności finansowej w związku z zaistniałą sytuacją ekonomiczną polskich przedsiębiorstw. Zmniejszenie zabezpieczenia należytego wykonania umowy pozwoli wykonawcy odzyskać część wpłaconej kaucji od firmy ubezpieczeniowej, od której pozyskał gwarancję wadialną.

Pytanie: Ogłosiliśmy przetarg na roboty budowlane o wartości poniżej progów unijnych w tradycyjnej formie. Wymagamy w nim wadium w kwocie 13.000 zł. Ze względu na pandemię wyznaczyliśmy dłuższy termin składania ofert. Wpłynęło pytanie do siwz: „Czy poręczenie wadium z uwagi na obecną sytuację panującej epidemii może być wystawione jako dokument elektroniczny”? Ze względu na to że nie dopuszczamy ofert elektronicznych, nie chcemy wyrażać na to zgody. Mamy bowiem wątpliwości, za pomocą jakiego narzędzia moglibyśmy dopuścić teraz samo złożenie elektronicznego wadium? Bo przecież przesłanie go pocztą e-mail nie będzie możliwe? Co możemy zrobić?

Pytanie: Zamawiający zamierza zlecić usługi polegające na uzyskaniu decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach dla realizacji przedsięwzięć inwestycyjnych. Czy wartość opłat administracyjnych (np. koszty uzyskania decyzji, wypisy z rejestru gruntów, koszty map ewidencyjnych) powinna być włączona do szacunkowej wartości zamówienia? Czynności wykonawcy związane z przygotowaniem i uzyskaniem decyzji wyceniono na 50.000 zł. Koszt opłat administracyjnych wynosi 500.000 zł. Ponadto czy umowa: powinna przedmiotowo obejmować oba powyższe zakresy i będą one stanowiły wynagrodzenie wykonawcy, czy powinna być skonstruowana tak, że czynności wykonawcy to przedmiot umowy a koszty opłat administracyjnych będzie ponosił bezpośrednio zamawiający do właściwych organów i nie stanowi to wartości ani przedmiotu umowy?

Pytanie: Prowadzę postępowanie w progach krajowych na usługi, które mają być realizowane przez kilka miesięcy. Czy wykonawca w celu poświadczenia należytego wykonania umowy realizowanej w siedzibie zamawiającego, jest zobligowany do złożenia referencji w takim samym postępowaniu prowadzonym na kolejny okres przez tego samego zamawiającego? Doświadczenie stanowiło kryterium oceny ofert o wadze 10% i dokumenty dotyczące kryteriów nie podlegały pod art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Czy można uznać, że referencje służą potwierdzeniu, iż wykazywane zamówienie zostało należycie zrealizowane, a w sytuacji gdy zamawiający ma już wiedzę w tej materii, składanie takich referencji nie jest konieczne?

Wyjaśnianie kwestii rażąco niskiej ceny w ofercie wykonawcy ma wielopłaszczyznowe znaczenie. Jest istotne z punktu widzenia samego wykonawcy, który ubiega się o realizację zamówienia, gdyż zaniechanie podjęcia wyjaśnień lub ich niewystarczające sformułowanie powoduje odrzucenie oferty i blokuje możliwość realizacji zamówienia. Ważne jest również dla zamawiającego, który musi brać pod uwagę prawidłową realizację przedmiotu zamówienia w sposób realistyczny i bezproblemowy. Ciężar dowodu w kwestii ewentualności wystąpienia w ofercie rażąco niskiej ceny został tak ukształtowany, aby wykonawca broniący swej oferty mógł rzeczywiście zrealizować swój cel, a zamawiającemu daje możliwość zyskania pewności co do rzetelności wykonawcy. Sprawdź, jak ocenić jakość i wiarygodność złożonych przez wykonawcę wyjaśnień co do rażąco niskiej ceny oraz jak przygotować takie wyjaśnienia – jeśli jesteś wykonawcą.

Pytanie: Przygotowujemy się do wszczęcia postępowania w formule zaprojektuj-wybuduj. Warunkiem udziału w postępowaniu jest wymóg, aby wykonawca dysponował do realizacji zamówienia projektantem, który przygotował minimum jedną dokumentację. Chcemy natomiast punktować tych wykonawców, którzy dysponują projektantami o większym doświadczeniu w tym zakresie. Czy wobec tego określając jako jedno z kryteriów oceny ofert – dodatkowe doświadczenie projektanta – możemy żądać, aby wraz z ofertą i oświadczeniem na temat wykonanych przez projektanta dokumentacji wykonawca załączył również dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie? Czy poniższy zapis jest dopuszczalny? „Celem uzyskania punktów w kryterium doświadczenie zawodowe projektanta w ofercie należy: 1)     wpisać imię i nazwisko projektanta branży gazowej, 2)     podać informację nt. wykonanych przez wskazanego projektanta dokumentacji projektowych, obejmujących budowę instalacji gazu LPG w okresie ostatnich 5 lat, 3)     załączyć dokumenty potwierdzające wykonanie przez projektanta wykazanych dokumentacji projektowych (referencje, opinie, zaświadczenia złożone w oryginale lub kopii poświadczonej z oryginałem). Zamawiający zastrzega, że brak którejkolwiek z tych trzech informacji będzie skutkować przyznaniem 0 punktów w przedmiotowym kryterium. Dokumenty potwierdzające doświadczenie projektanta, które wykonawca składa wraz z ofertą celem uzyskania punktów w kryterium „jakość – doświadczenie projektanta” nie podlegają uzupełnieniu.