Pytania do SWZ – jak je zadawać i jak przygotować wyjaśnienie treści SWZ

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SWZ) powinna w sposób kompletny i jednoznaczny określać zasady prowadzonego przetargu. W praktyce jednak wykonawcy często mają wątpliwości, które wymagają dodatkowych wyjaśnień.

Pytania do SWZ pełnią więc podwójną rolę:

• umożliwiają wykonawcom prawidłowe przygotowanie oferty,
• chronią zamawiającego przed zarzutem braku przejrzystości postępowania i niejednoznaczności postanowień dokumentacji.

Zgodnie z art. 135 i art. 284 Pzp, wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ.

W przetargu nieograniczonym zamawiający musi udzielić odpowiedzi na pytania do SWZ, jeżeli pytanie wpłynęło w odpowiednim terminie tj. najpóźniej:

• 14 dni przed terminem składania ofert – standardowo,
• 7 dni przed upływem terminu składania ofert – w przypadku skróconych terminów (art. 138 ust. 2 pkt 2 Pzp).

Zamawiający musi udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż:

• 6 dni przed upływem terminu składania ofert,
• 4 dni przed upływem terminu składania ofert – w przypadku procedur przyspieszonych.

W trybie podstawowym zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert albo ofert.

• Brak odpowiedzi w terminie – zamawiający musi przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do zapoznania się wykonawców z wyjaśnieniami.
• Przedłużenie terminu składania ofert – nie wpływa na termin składania pytań do SWZ. Wykonawcy nie zyskują nowego uprawnienia do zadawania pytań.
• Pytania po terminie – zamawiający nie ma obowiązku odpowiadać ani wydłużać terminu, choć może to zrobić dobrowolnie, jeżeli uzna, że jest to zasadne dla efektywności postępowania.

Zamawiający zapewnia przejrzystość postępowania:

• publikując pytania do SWZ wraz z odpowiedziami na stronie internetowej prowadzonego postępowania,
• a w przypadku gdy część SWZ nie jest publikowana online (art. 133 ust. 2 i 3 oraz art. 280 ust. 2 i 3 Pzp) – przekazuje je bezpośrednio wykonawcom.

Źródło pytania nie może być ujawnione.

Oprócz klasycznych pytań pisemnych, Pzp przewiduje też instytucję zebrania wykonawców (art. 136 i art. 285 Pzp). To dodatkowa forma wyjaśniania treści SWZ, która może usprawnić komunikację i ujednolicić rozumienie warunków zamówienia.

Z naszego webinaru dowiesz się m.in.:

1. Po co są pytania do SWZ?
2. Jak pytać, by otrzymać konkretną odpowiedź?
3. Jak odpowiadać jako zamawiający, żeby nie narazić się na unieważnienie postępowania?
4. Orzecznictwo KIO i stanowiska UZP – czy pytania mogą być podstawą unieważnienia postępowania lub odwołania?

• Odpowiedzi na zapytania wykonawców dotyczące treści SWZ (TP wariant I)
• Wniosek o wyjaśnienie treści SWZ