PRZETARG NIEOGRANICZONY

Przetarg nieograniczony i tryb podstawowy bez negocjacji to dwie otwarte, najczęściej używane w zamówieniach publicznych procedury. Tryb podstawowy właściwy jest dla zamówień krajowych, przetarg nieograniczony jedynie dla zamówień unijnych.

Przetarg nieograniczony to tryb udzielania zamówienia publicznego, w którym – zgodnie z art. 132 ustawy Pzp – każdy zainteresowany wykonawca może złożyć ofertę w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Ustawodawca nie przewiduje konieczności wykazania jakichkolwiek przesłanek uzasadniających wybór tego trybu – zamawiający może z niego skorzystać swobodnie, pod warunkiem zachowania odpowiednich progów wartości zamówienia.

Przetarg nieograniczony charakteryzuje się brakiem etapu kwalifikacyjnego – oferty mogą składać wszyscy, bez wcześniejszego wniosku o dopuszczenie do udziału.

W tym trybie zamawiający publikuje ogłoszenie o zamówieniu, a następnie prowadzi postępowanie zgodnie z przepisami ustawy, analizując oferty pod względem formalnym i merytorycznym. To otwartość i prostota tej procedury sprawiają, że przetarg nieograniczony jest wybierany zarówno przez administrację publiczną, jak i instytucje realizujące inwestycje współfinansowane ze środków unijnych i jest bardzo powszechny.

W przeciwieństwie do trybów ograniczających konkurencję np. negocjacji bez ogłoszenia czy zamówienia z wolnej ręki zamawiający nie musi uzasadniać wyboru procedury przetargu nieograniczonego – wystarczające jest spełnienie warunku wartościowego oraz przygotowanie dokumentacji zgodnie z przepisami ustawy.

Wybór tego trybu powinien być jednak poprzedzony przeprowadzeniem analizy potrzeb i wymagań, o której mowa w art. 83 ustawy Pzp. Analiza ta jest obligatoryjna dla zamawiających publicznych i ich zamówień powyżej progów unijnych i stanowi jeden z kluczowych elementów etapu przygotowania postępowania. Jej celem jest m.in. weryfikacja zasadności udzielenia zamówienia oraz określenie najbardziej adekwatnego trybu.

Przykład zastosowania tryby nieograniczonego:

• Zamówienie na budowę infrastruktury drogowej o wartości 16 mln zł netto – zastosowanie trybu przetargu nieograniczonego w ramach procedury unijnej.
• Dostawa systemu IT dla ministerstwa o wartości 1 mln euro – zastosowanie trybu przetargu nieograniczonego z uwagi na przekroczenie progu unijnego.

Procedura udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego została szczegółowo uregulowana w dziale II ustawy Pzp i obejmuje szereg etapów, których zachowanie jest obligatoryjne dla każdego zamawiającego. Oto podstawowy przebieg postępowania – od przygotowania dokumentacji aż po wybór najkorzystniejszej oferty.

1. Analiza potrzeb i wymagań

Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie analizy potrzeb i wymagań (art. 83 Pzp). Zamawiający ustala m.in. zasadność udzielenia zamówienia, przewidywany ryb udzielenia zamówienia, możliwość podziału zamówienia na części, a także orientacyjną wartość zamówienia dla różnych wariantów. Analiza ta jest obowiązkowa w przypadku postępowań unijnych.

2. Opis przedmiotu zamówienia

Na podstawie art. 99–103 Pzp zamawiający dokonuje szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, posługując się jednoznacznymi i zrozumiałymi kryteriami technicznymi. Opis powinien umożliwić wykonawcom przygotowanie ofert bez konieczności dodatkowych wyjaśnień.

3. Szacowanie wartości zamówienia

Zgodnie z art. 28–36 Pzp zamawiający dokonuje oszacowania wartości zamówienia netto. Wartość ta determinuje, czy możliwe jest zastosowanie trybu przetargu nieograniczonego (czyli czy zostały osiągnięte progi unijne).

4. Przygotowanie dokumentu zamówienia (SWZ)

Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ) to kluczowy dokument w przetargu nieograniczonym. Jej zawartość reguluje art. 134 Pzp i obejmuje m.in. opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału, kryteria oceny ofert, przedmiotowe i podmiotowe środki dowodowe, termin składania ofert oraz wzór umowy.

5. Ogłoszenie o zamówieniu

Ogłoszenie przekazywane jest Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej celem publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (art. 86 Pzp). Od momentu przekazania ogłoszenia liczone są terminy obowiązujące w postępowaniu, w tym termin składania ofert.

6. Udostępnienie dokumentacji postępowania

Równolegle z publikacją ogłoszenia, zamawiający ma obowiązek zapewnić bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania (art. 133 Pzp).

7. Zadawanie pytań do SWZ i modyfikacje dokumentów

Wykonawcy mają prawo zadawać pytania dotyczące treści SWZ (art. 135 Pzp), a zamawiający musi udzielić odpowiedzi w ustawowych terminach. Możliwe jest również wprowadzanie modyfikacji dokumentów zamówienia przed upływem terminu składania ofert (art. 137 Pzp).

8. Składanie i otwarcie ofert

Oferty składane są wyłącznie w formie elektronicznej (art. 63 Pzp) a zatem z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Otwarcie ofert następuje automatycznie, bez udziału wykonawców, zgodnie z terminem wskazanym w SWZ.

9. Ocena i wybór oferty najkorzystniejszej

Zamawiający dokonuje oceny ofert na podstawie kryteriów określonych w SWZ, stosując m.in. model klasyczny lub odwrócony (art. 139 Pzp). W razie potrzeby wzywa do uzupełnienia dokumentów, wyjaśnień lub potwierdzenia spełnienia warunków.

10. Zawiadomienie o wyborze i zawarcie umowy

Po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający publikuje informację o wynikach postępowania, a następnie zawiera umowę z wykonawcą – nie wcześniej niż po upływie ustawowego terminu od ogłoszenia wyników (art. 264 Pzp).

Specyfikacja Warunków Zamówienia to kluczowy dokument w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego. Jej przygotowanie i publikacja są obowiązkiem zamawiającego i warunkiem skutecznego wszczęcia procedury. Zakres wymaganych informacji reguluje szczegółowo art. 134 ustawy Pzp.

SWZ musi być przygotowana w sposób jednoznaczny, kompletny i zrozumiały, tak aby każdy wykonawca mógł prawidłowo przygotować ofertę. Ustawodawca przewidział wiele obowiązkowych elementów, które powinny się w niej znaleźć. Najważniejsze z nich to:

1. Opis przedmiotu zamówienia

Zamawiający musi dokładnie określić, co zamawia – np. roboty budowlane, dostawy, usługi – zgodnie z art. 99–103 Pzp. Opis powinien być klarowny i oparty na zdefiniowanych wymaganiach jakościowych, technicznych lub eksploatacyjnych.

2. Warunki udziału w postępowaniu

SWZ musi zawierać informacje o warunkach udziału w postępowaniu (jeśli są stawiane), takich jak np. zdolność techniczna, ekonomiczna lub zawodowa. W postępowaniu unijnym informacja o warunkach jest obligatoryjnym elementem SWZ, nawet jeśli nie są one stosowane.

3. Kryteria oceny ofert

Zamawiający wskazuje, według jakich kryteriów będzie oceniał złożone oferty – np. cena, termin realizacji, jakość, koszty eksploatacji. Kryteria muszą być mierzalne, przejrzyste i zgodne z zasadą proporcjonalności.

4. Wzór umowy, projektowane postanowienia umowy

Projektowane postanowienia umowy muszą być załącznikiem do SWZ. Powinny one precyzować zakres świadczenia, warunki realizacji, kary umowne, terminy i inne kluczowe aspekty kontraktu (art. 431–448 Pzp).

5. Termin składania ofert

SWZ musi zawierać konkretną datę i godzinę składania ofert – zgodnie z przepisami art. 138 ustawy Pzp. Termin nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, chyba że spełnione są warunki do jego skrócenia (np. zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia).

6. Termin związania ofertą

Zamawiający wskazuje w SWZ termin, przez jaki oferta wiąże wykonawcę i zobowiązuje go do zawarcia umowy na wskazanych w niej warunkach (w razie wyboru jego oferty). Dla przetargu nieograniczonego w procedurze unijnej jest to maksymalnie 90 dni, a przy dużych zamówieniach – do 120 dni.

7. Wadium (jeśli wymagane)

Choć jego stosowanie jest fakultatywne, zamawiający może przewidzieć obowiązek wniesienia wadium. SWZ musi wówczas określać jego wysokość (maksymalnie 3% wartości zamówienia), termin i formę wniesienia.

8. Podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe

SWZ musi zawierać wykaz dokumentów wymaganych od wykonawcy – np. oświadczenie JEDZ, referencje, certyfikaty. W procedurze unijnej podmiotowe środki dowodowe są obowiązkowe, aby sprawdzić brak podstaw wykluczenia z postępowania (art. 124 pkt 1 Pzp).

9. Odwrócony model badania i oceny ofert (jeśli stosowany)

Zamawiający może przewidzieć tzw. model odwrócony (art. 139 ust. 1 Pzp), zgodnie z którym weryfikacja osoby wykonawcy następuje dopiero po ocenie ofert – dotyczy to wyłącznie postępowań unijnych.

10. Środki komunikacji elektronicznej

Zgodnie z art. 63 Pzp, zamawiający musi określić formę i sposób porozumiewania się z wykonawcami, wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące składania dokumentów drogą elektroniczną.

• Wszelkie wymagania i dokumenty muszą być jasno opisane – nieprecyzyjna SWZ może prowadzić do odwołań i unieważnień. Nieprecyzyjne zapisy będą następnie interpretowane na korzyść wykonawców, co potwierdza orzecznictwo KIO np. wyrok z 12 lutego 2025 r. (sygn. akt KIO 182/25)
• Jeśli przewiduje się możliwość uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych, należy to wyraźnie zaznaczyć w SWZ (art. 107 ust. 2 Pzp).
• Wzór SWZ warto zaopatrzyć w checklistę dla wykonawców dokumentów, które muszą złożyć – zwiększa to szansę na kompletne oferty.

W przetargu nieograniczonym obowiązują precyzyjne regulacje dotyczące terminów składania ofert oraz udzielania wyjaśnień treści SWZ. Ich przestrzeganie ma kluczowe znaczenie dla zachowania transparentności postępowania oraz zapewnienia równego dostępu wykonawców do zamówienia.

Zgodnie z art. 138 ustawy Pzp, w przetargu nieograniczonym zamawiający musi wyznaczyć konkretną datę składania ofert. Termin ten jest liczony od dnia przekazania ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, a nie od dnia rzeczywistej publikacji ogłoszenia.

Minimalny termin składania ofert wynosi:

• 35 dni – w przypadku standardowego przetargu unijnego,
• 30 dni – jeżeli składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
• 15 dni – gdy zachodzą pilne okoliczności (uzasadniona potrzeba skrócenia terminu) lub w przypadku wcześniejszej publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego, które spełnia określone wymogi opisane w przepisach.

Warto pamiętać, że skrócenie terminu musi być należycie uzasadnione w dokumentacji postępowania.

Wykonawcy mają prawo zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ (art. 135 Pzp). W odpowiedzi na taki wniosek zamawiający jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi:

• najpóźniej na 6 dni przed upływem terminu składania ofert, lub
• najpóźniej na 4 dni, jeśli termin składania ofert został skrócony do minimum 15 dni (w trybie pilnym).

Aby zamawiający był zobowiązany do udzielenia odpowiedzi, wniosek musi wpłynąć najpóźniej:

• 14 dni przed terminem składania ofert, lub
• 7 dni przed terminem, w przypadku skróconego terminu.

Termin do zadawania pytań liczony jest od pierwotnej daty składania ofert – jego ewentualne przedłużenie nie wpływa na ten bieg terminu.

Zamawiający musi zadbać o udokumentowanie przekazania ogłoszenia do publikacji w Dz.Urz. UE, ponieważ to ten moment wyznacza punkt startowy dla wszystkich kluczowych terminów w postępowaniu.

Dodatkowo, wszelkie odpowiedzi, modyfikacje i wyjaśnienia udzielane w toku procedury muszą być:

• niezwłocznie publikowane na stronie internetowej postępowania,
• dostępne dla wszystkich wykonawców, bez konieczności logowania czy rejestracji.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego zamawiający może, ale nie musi, przewidzieć obowiązek wniesienia wadium. Obowiązkowe natomiast są określone zasady w zakresie podmiotowych środków dowodowych, których celem jest potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia wykonawcy.

Zgodnie z art. 97 ustawy Pzp, wadium może być wymagane, niezależnie od wartości zamówienia. Jeżeli zamawiający zdecyduje się je zastosować, obowiązkowo musi:

• wskazać w SWZ wysokość wadium (maksymalnie 3% wartości zamówienia),
• określić formy wniesienia wadium, dopuszczalne zgodnie z przepisami (np. gotówka, gwarancje bankowe, ubezpieczeniowe),
• wskazać termin wniesienia i zwrotu wadium,
• sprecyzować przypadki zatrzymania wadium (np. wycofanie oferty po terminie).

Brak wniesienia wadium, gdy jest ono wymagane, skutkuje odrzuceniem oferty jako niezgodnej z przepisami ustawy. Wadium nie można uzupełnić, tak jak np. dokumentów podmiotowych.

W trybie przetargu nieograniczonego zamawiający ma obowiązek żądania podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia (art. 124 pkt 1 Pzp).

Przykładowe dokumenty to:

• odpis z KRS lub CEIDG,
• zaświadczenia z urzędu skarbowego i ZUS,
• zaświadczenie o niekaralności.

Z kolei dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu nie muszą być wymagane, nawet jeśli zamawiający postawił warunki. To od decyzji zamawiającego zależy, czy zażąda jedynie oświadczenia JEDZ czy też będzie wymagać dodatkowych podmiotowych środków dowodowych np. wykazu wykonanych usług/robót czy dokumentów potwierdzających zdolność techniczną lub zawodową.

Zgodnie z art. 128 Pzp, zamawiający może wezwać wykonawcę do:

• uzupełnienia brakujących dokumentów, oświadczeń itp.,
• złożenia wyjaśnień.

Możliwość uzupełniania przedmiotowych dokumentów dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy zamawiający ją przewidział w SWZ – bez takiego zapisu procedura uzupełnienia nie jest dopuszczalna. Przy tym należy podkreślić, że procedura uzupełnienia nie jest możliwa (nawet jeśli ją przewidziano), jeśli przedmiotowe środki dowodowe służą potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

W przetargu nieograniczonym, jako jednej z procedur przewidzianych dla zamówień unijnych, zamawiający zobowiązany jest do zachowania określonych wymogów formalnych – zarówno w zakresie organizacji zespołu przetargowego, jak i formy prowadzenia komunikacji z wykonawcami.

Zgodnie z art. 53 ustawy Pzp, komisja przetargowa musi być powołana, jeśli wartość zamówienia:

• osiąga progi unijne, lub
• je przekracza.

W takiej sytuacji komisja jest zespołem pomocniczym zamawiającego, który odpowiada m.in. za:

• ocenę ofert,
• analizę formalną dokumentacji,
• rekomendację wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania,
• sporządzenie protokołu z postępowania.

W skład komisji muszą wchodzić osoby posiadające wiedzę i doświadczenie adekwatne do przedmiotu zamówienia i rodzaju procedury. Przewodniczący komisji odpowiada za nadzór nad prawidłowym przebiegiem prac zespołu.

Od 1 stycznia 2021 r. obowiązuje pełna elektronizacja zamówień publicznych – również w trybie przetargu nieograniczonego. Na podstawie art. 63 ustawy Pzp, komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcą odbywa się wyłącznie:

• za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej,
• z zachowaniem formy elektronicznej dokumentów (np. podpis kwalifikowany, zaufany, osobisty – zależnie od rodzaju dokumentu).

Niektóre obowiązki zamawiającego w zakresie elektronizacji:

• wskazanie w SWZ środków komunikacji elektronicznej (np. Platforma e-Zamówienia lub komercyjna dedykowana platforma),
• określenie wymagań technicznych i organizacyjnych,
• zapewnienie bezpłatnego, nieograniczonego dostępu do dokumentacji postępowania online,
• określenie składania ofert i oświadczeń w formie elektronicznej pod rygorem nieważności.

W postępowaniach unijnych ofertę należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej, z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zamawiający może – a czasem wręcz musi – wprowadzać zmiany w treści SWZ lub ogłoszenia o zamówieniu. Modyfikacje te są ściśle uregulowane i mogą wpływać na bieg postępowania, w szczególności na termin składania ofert.

Zamawiający może dokonać zmiany dokumentów zamówienia w dowolnym momencie przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że:

• zmiana jest uzasadniona (np. wynikiem wyjaśnień treści SWZ, błędem technicznym, zmianą budżetu),
• informacja o modyfikacji zostanie niezwłocznie opublikowana na stronie internetowej postępowania,
• zmieniona treść dokumentów będzie dostępna na takich samych zasadach, jak pierwotna wersja.

Zmiany ogłoszenia przekazanego do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE) muszą być dokonane formalnie – poprzez sprostowanie, ogłoszenie zmiany lub dodatkowych informacji.

Zgodnie z art. 90 ust. 3 Pzp, jeżeli zmiana ogłoszenia prowadziłaby do istotnej zmiany charakteru zamówienia, zamawiający zobowiązany jest unieważnić postępowanie (art. 256 Pzp).

Do takich sytuacji zaliczamy m.in.:

• znaczną zmianę zakresu przedmiotu zamówienia,
• zmianę głównych kryteriów oceny ofert,
• modyfikację warunków udziału, które mogą wpłynąć na konkurencję.

Każda zmiana treści SWZ lub ogłoszenia musi być:

• udostępniona na stronie internetowej postępowania,
• opatrzona datą publikacji i zakresem modyfikacji,
• przekazana wykonawcom w sposób jednoznaczny i kompletny.

Prowadzenie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego wymaga ścisłego przestrzegania przepisów ustawy Pzp oraz zachowania transparentności i równego traktowania wykonawców. Mimo jasno określonych obowiązków proceduralnych, w praktyce zamawiający i wykonawcy nadal popełniają błędy, które mogą prowadzić do unieważnienia postępowania, odwołań lub wykluczenia z udziału. Poniżej przedstawiamy najczęstsze uchybienia i sposoby ich unikania.

1. Nieprawidłowy opis przedmiotu zamówienia

• Zbyt ogólny lub niejednoznaczny opis może utrudnić przygotowanie ofert.
• Stosowanie nazw własnych bez „lub równoważnych” może naruszać zasadę uczciwej konkurencji.

Zawsze opieraj się na art. 99–103 Pzp i stosuj parametry techniczne lub funkcjonalne.

2. Niespójność pomiędzy SWZ a ogłoszeniem

• Niezgodność treści może prowadzić do wątpliwości interpretacyjnych i konieczności modyfikacji.

Sprawdź dokumenty pod kątem spójności jeszcze przed publikacją ogłoszenia.

3. Błędne określenie warunków udziału lub kryteriów oceny

• Warunki muszą być proporcjonalne i możliwe do spełnienia, a kryteria mierzalne i jednoznaczne.

Unikaj warunków „szytych na miarę” – mogą zostać skutecznie zakwestionowane przez KIO.

4. Nieuwzględnienie obowiązkowych elementów SWZ

• Brak informacji o terminie związania ofertą, środkach dowodowych lub wymaganiach komunikacyjnych.

Używaj checklist zgodnych z art. 134 Pzp przy każdej publikacji dokumentacji.

5. Niedostosowanie terminu składania ofert

• Zbyt krótki termin (lub nieuzasadnione skrócenie) może być podstawą do wniesienia odwołania.

W przypadku skrócenia terminu – dokumentuj przesłanki „pilnej potrzeby”.

1. Brak podpisu elektronicznego lub błędna forma dokumentów

• Oferty bez kwalifikowanego podpisu są nieważne.

Sprawdź wymagania w SWZ i upewnij się, że wszystkie pliki są poprawnie podpisane.

2. Niekompletna oferta (brak załączników, oświadczeń, dokumentów)

• Braki formalne mogą skutkować odrzuceniem, jeśli zamawiający nie przewidział ich uzupełniania.

Korzystaj z checklist i czytaj dokładnie wszystkie załączniki do SWZ.

3. Wysyłka oferty po terminie

• Termin składania ofert jest nieprzekraczalny, a oferty złożone po czasie (nawet i kilkanaście sekund czy minut) nie podlegają otwarciu.

Zaplanuj wysyłkę z odpowiednim wyprzedzeniem, uwzględniając możliwość przeciążeń systemu.

Jak unikać błędów?

• U zamawiającego: wdrożenie wewnętrznych procedur i wzorców dokumentów.
• U wykonawcy: dokładna analiza SWZ, korzystanie z obsługi prawnej lub specjalistycznych narzędzi do obsługi zamówień publicznych.
• Wspólnie: otwarta komunikacja w fazie pytań i wyjaśnień oraz bieżące monitorowanie zmian w dokumentacji.

Przetarg nieograniczony to uniwersalna i przejrzysta procedura udzielania zamówień publicznych, przeznaczona dla zamówień o wartości przekraczającej progi unijne. W trybie tym oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Stosowanie tego trybu jest uzasadnione zwłaszcza wtedy, gdy:

• przedmiot zamówienia został szczegółowo opisany,
• zamawiający chce umożliwić udział jak najszerszemu kręgowi wykonawców,
• nie istnieje potrzeba wcześniejszej selekcji kandydatów,
• kluczowe znaczenie ma otwartość postępowania i konkurencyjność ofert.

Dzięki swojej transparentności, prostocie i zgodności z zasadą uczciwej konkurencji, przetarg nieograniczony pozostaje podstawowym wyborem w postępowaniach unijnych, szczególnie w inwestycjach publicznych, projektach infrastrukturalnych oraz zakupach z dofinansowaniem środkami UE.

Zobacz także: PRZETARG OGRANICZONY, TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, URZĄD PUBLIKACJI UNII EUROPEJSKIEJ, DZIENNIK URZĘDOWY UNII EUROPEJSKIEJ (Dz.U. UE TED)