Stosowanie ustawy Pzp W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Pytanie: W jaki sposób udzielić zamówień, aby zapewnić akredytacje, stanowiska komentatorskie, zakwaterowanie w wiosce medialnej na Igrzyskach Olimpijskich Tokio 2020, jeżeli: zasady i wytyczne postępowania w tym zakresie narzuca MKOl, dla spraw związanych z organizacją igrzysk prawem właściwym jest prawo szwajcarskie, a warunki ubiegania się o akredytacje, zakwaterowanie i stanowiska komentatorskie, usługi techniczne itd., które są niezbędne, by móc realizować relacje z tych igrzysk podlegają postanowieniom Karty Olimpijskiej oraz Wymogów Operacyjnych umowy pomiędzy MKOl i Miastem − Gospodarzem? Te postanowienia nie przewidują takich procedur jak określone w dyrektywie czy ustawie Pzp.

Pytanie: Zamawiający zamierza udzielić zamówienia konsorcjum spółek zależnych na podstawie art. 136 ustawy Pzp. Czy wszystkie podmioty wchodzące w skład tego konsorcjum są zobowiązane spełnić warunki, o których mowa w art. 136 ust. 1 ustawy Pzp? Czy też wystarczające jest spełnienie ww. przesłanki wyłącznie przez lidera konsorcjum, przy założeniu, że pozostali bądź niektórzy konsorcjanci jej nie spełnią? Ponadto, biorąc pod uwagę przedstawioną przez UZP opinię, zgodnie z którą „brak jest możliwości podzlecania podmiotom trzecim w całości lub w znacznej części przez przedsiębiorstwa powiązane z zamawiającym sektorowym realizacji zadań powierzonych przedsiębiorstwu powiązanemu przez zamawiającego sektorowego na podstawie art. 136 ust. 1 ustawy Pzp”, czy możliwe jest podzlecenie znacznej części zamówienia przez członków konsorcjum przy założeniu, iż lider konsorcjum samodzielnie spełnia powierzone mu zadanie i nie zleca go innym, niepowiązanym podmiotom zewnętrznym (np. lider wykona samodzielnie 40% wartości umowy, a pozostali dwaj członkowie konsorcjum, którzy powinni zrealizować po 30% wartości zadania, zlecą podmiotom trzecim znaczną część każdego z powierzonych im odpowiednio zadań)?

Pytanie: Do projektu na przebudowę drogi współfinansowanego z funduszy unijnych RPO w ramach promocji projektu przed rozpoczęciem robót należy zakupić tablice informacyjne. Zaplanowana na nie kwota to 5.000 zł brutto. Czy musimy do tego zakupu opracować osobny regulamin do 30.000 euro dotyczący wydatkowania środków unijnych zgodnie z wytycznymi? W naszej jednostce od 2014 roku funkcjonuje wewnętrzny regulamin zakupów do 30.000 euro. Procedura rozeznania rynku obowiązuje nas od wartości 20.000 zł netto. Czy w tej sytuacji zrealizować zakup bez rozeznania rynku i zapytania ofertowego publikowanego na stronie internetowej?  Beneficjenci (zamawiający) zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Pzp przy wydatkowaniu środków unijnych o wartości od 20.000 zł powinni, co do zasady, stosować się do wymagań określonych w wytycznych zakresie kwalifikowalności wydatków. Beneficjenci (zamawiający) zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Pzp przy wydatkowaniu środków unijnych o wartości od 20.000 zł powinni, co do zasady, stosować się do wymagań określonych w wytycznych zakresie kwalifikowalności wydatków.    

Pytanie: Czy do Pracowniczych Planów Emerytalnych należy stosować zamówienia publiczne?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie na zamówienie usług monitoringu i zwalczania szkodników w budynkach, o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. W zapytaniu ofertowym wymagał, aby złożona oferta zawierała wypełniony i podpisany przez upoważnionego przedstawiciela firmy „Formularz ofertowy” (Załącznik nr 1), zawierający w szczególności oferowaną cenę (brutto) oraz ceny jednostkowe brutto za elementy wymienione w rozdziale VII punkt 1. Jednocześnie w ww. formularzu zamawiający wymagał podania cen brutto za m.in. następujące elementy wchodzące w skład usługi: monitoring i zwalczanie szkodników w budynku hotelu (za okres 11 miesięcy), dezynsekcję i deratyzację 2 razy w roku w budynkach. Zamawiający dopuścił możliwość złożenia oferty pocztą, kurierem, w swojej siedzibie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Nie wymagał, aby oferty złożone e-mailem były opatrzone certyfikowanym podpisem elektronicznym. W toku postępowania w odpowiedzi na pytanie wykonawcy zamawiający zmienił formularz ofertowy, poprzez zmianę wymogu wyceny następującego elementu: „cena za przeprowadzenie deratyzacji 2 razy w roku w budynkach” (wykreślono dezynsekcję). Jest to zgodne z projektem umowy pierwotnie załączonym do zapytania ofertowego. Wykonawcy złożyli oferty na poprawionym formularzu, za wyjątkiem jednego, który zaoferował najniższą cenę. Wykonawca ten złożył ofertę (jeszcze przed dokonaniem zmian przez zamawiającego) na niezmienionym formularzu, podając cenę za przeprowadzenie w budynkach dezynsekcji i deratyzacji 2 razy w roku. Jakie dalsze kroki powinien podjąć zamawiający w stosunku do oferty z najniższą ceną? Czy należy ją odrzucić jako niespełniającą wymogów? Czy można „dopytać” wykonawcę o cenę za usługę wyłącznie deratyzacji (bez dezynsekcji) w budynkach 2 razy w roku i na tej podstawie dokonać zmiany ceny ofertowej? Ponadto jedna z ofert złożona elektronicznie nie została w ogóle podpisana – brak podpisu oraz brak imienia i nazwiska w treści wiadomości e-mail, brak podpisu oraz brak imienia i nazwiska osoby składającej ofertę na formularzu oferty. Czy należy ją odrzucić? Inna  oferta złożona w siedzibie zamawiającego została opatrzona jedynie pieczęcią imienną właściciela firmy i nie została w żadnym miejscu własnoręcznie podpisana. Jak ją potraktować?

Pytanie: Co zrobić w sytuacji, gdy zaistnieje pilna potrzeba udzielenia zamówienia np. na usługi transportowe tj. przewozu osób w związku z jakimś nieplanowanym i nagłym wydarzeniem na kwotę 2.000 zł netto? W planie zamówień publicznych ujęte są zamówienia dotyczące transportu (ponad 30 zamówień), których łączna wartość przekracza 30.000 euro netto (w tym dwa na kwotę ok. 150 tys. zł netto każde – ogłoszenie o zamówieniu zaplanowane dopiero na listopad), a pozostałe na niewielkie kwoty (po kilka tys. zł netto)? Jak uzasadnić pilną potrzebę udzielenia zamówienia? Na jakiej podstawie prawnej można zlecić takie zamówienie? Czy wystarczy, że w regulaminie wewnętrznym urzędu zawrzemy określony zapis? Czy to nie naruszy przepisów ustawy Pzp i ustawy o finansach publicznych? Czy takie zamówienie sumować z ww. zamówieniami czy traktować odrębnie?

Pytanie: Przedmiotem zamówienia jest sprzedaż biletów przez zamawiającego operatorowi celem ich sprzedaży podróżnym przez operatora w automatach biletowych po cenach nominalnych. Zamawiający będzie sprzedawać bilety operatorowi a operator kupować je od zamawiającego z określonym upustem. Celem rozliczenia zamówienia zamawiający będzie wystawiać operatorowi faktury na wartość sprzedanych biletów według cen nominalnych (cena sprzedaży dla podróżnych) pomniejszonych o wysokość upustu. Czy w takim przypadku występuje zamówienie publiczne w rozumieniu art. 2 pkt 13 ustawy Pzp?

Pytanie: Realizujemy projekt z dofinansowaniem unijnym dotyczący m.in. transportu uczniów. Według wniosku unijnego transport będzie dotyczyć dowozu dzieci z zajęć dodatkowych, które odbywają się na miejscu w szkołach tzw. zajęcia pozalekcyjne. W ramach projektu przewidziany jest też transport na zewnątrz tj.: na zajęcia, które odbędą się np.: na uniwersytetach przyrodniczych. Jesteśmy gminą i mamy własną jednostkę organizacyjną w postaci gminnego zakładu gospodarki komunalnej, która świadczy m.in. usługi transportu. Czy możemy zlecić naszej jednostce organizacyjnej wykonywanie usługi dowozu dzieci na zajęcia pozalekcyjne na miejscu (dodam, iż dowozimy także dzieci do szkół)? Nasza jednostka dysponuje autobusami i mogłaby obciążać szkoły za transport uczestników projektu notą księgową zgodnie ze stawką do 1 km. Natomiast transport dzieci na zewnątrz realizowałby podmiot wybrany w postępowaniu. Czy wówczas do wartości zamówienia na transport wliczam też wartość dowozu dzieci realizowany przez naszą jednostkę?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie zapytania ofertowego zgodnie z wewnętrznym regulaminem udzielania zamówień publicznych do 30.000 euro. W wyznaczonym terminie wpłynęły 3 oferty. Każda z nich opiewa na kwotę powyżej 30.000 euro: oferta nr 1 – cena netto równa cenie brutto (zwolnienie z VAT) wynosi 135.730 zł, oferta nr 2 – cena netto równa cenie brutto (zwolnienie z VAT) wynosi 150.010 zł, oferta nr 3 – cena netto wynosi 136.430 zł cena brutto 147.344,40 zł. Wartość szacunkową ustalono na podstawie kwoty wykonanej usługi w latach 2017–2018 zwiększoną o 10%. Wyniosła ona 127.400,00 zł, czyli 29.547,51 euro. Jak należy postąpić w analizowanym przypadku? Czy dokonać wyboru oferty i podpisać umowę z wykonawcą, który spełni warunki udziału w postępowaniu i którego oferta otrzyma największą liczbę punktów, czy jednak unieważnić zapytanie ofertowe i przeprowadzić procedurę przetargową?

Pytanie: Realizujemy zamówienie z dziedzin obronności i bezpieczeństwa (przetarg ograniczony zgodnie z art. 47 i nast. w związku z art. 131h ustawy Pzp). W odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie o zamówieniu wpłynął jeden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Biorąc pod uwagę art. 131j ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp, w związku z faktem iż liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest zbyt niska, aby zapewnić rzeczywistą konkurencję (tj. mniej niż 3), zawiesiliśmy postępowanie i ponownie opublikowaliśmy ogłoszenie, w wyniku którego nie otrzymaliśmy żadnych, dodatkowych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Czy w świetle powyższego oraz zapisów art. 131j ust. 3 ustawy Pzp, tj.: „W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, zamawiający zaprasza do udziału w postępowaniu wszystkich wykonawców, którzy odpowiedzieli na pierwsze lub drugie ogłoszenie o zamówieniu i spełniają warunki udziału w postępowaniu” zamawiający może zaprosić do dalszego udziału w postępowaniu wykonawcę, który złożył wniosek o dopuszczenie w ramach opublikowanego po raz pierwszy ogłoszenia, mimo, iż konkurencja, o której mowa w art. 131j ust. 1 ustawy Pzp, nie została zachowana?