ocena ofert

Jak technicznie przebiega badanie i ocena ofert – kolejność wypełniania dokumentów

Pytanie:

Prowadzimy postępowanie na roboty budowlane w trybie podstawowym. W ofertach poprawiliśmy omyłki rachunkowe, zbadaliśmy, czy oferty zawierają RNC itd., a następnie stworzyliśmy kartę badania oferty oraz kartę indywidualnej oceny ofert (dla każdego członka komisji przetargowej). Po utworzeniu tego rankingu wezwaliśmy wykonawcę X nr 1 w rankingu do złożenia podmiotowych środków dowodowych. Wykonawca X nie złożył dokumentów (na wezwanie z art. 274 i 128 ustawy Pzp) – jego oferta podlega odrzuceniu. Następnie stworzyliśmy:

  • drugą kartę indywidualnego badania ofert, gdzie dodano przesłanki odrzucenia wykonawcy X wraz z propozycją uzasadnienia prawnego i faktycznego odrzucenia oferty oraz
  • nową kartę indywidualnej oceny ofert już bez wykonawcy X.

Wezwaliśmy wykonawcę Y (który ma w rankingu nr 2 – 100 pkt) do złożenia dokumentów, ale on również będzie podlegał odrzuceniu.

Stworzyliśmy trzecią kartę badania ofert, uwzględniającą przesłanki odrzucenia wykonawcy X i wykonawcy Y oraz nowy ranking ofert, już bez wykonawcy Y. Czy nasze działania są prawidłowe? Czy jednak powinna być utworzona jedna karta indywidualnego badania oferty już na końcu postępowania (uwzględniająca wersję ostateczną rozstrzygnięcia postępowania – czyli wskazująca podstawy odrzucenia dla wykonawców X i Y) i jeden ranking (ocena ofert), który również zostanie stworzony na końcu postępowania (czyli bez punktacji dla wykonawcy X i Y)? Jak w praktyce odbywa się ocena i badanie ofert?

Błędy w niewymaganej do wypełnienia części JEDZ – jak ocenić ofertę?

Pytanie:

Zamawiający w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego przewidział m.in. warunek dotyczący sytuacji ekonomicznej lub finansowej: „Niniejszy warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości: co najmniej 5.000.000 PLN (słownie: pięć milionów złotych). Wykonawcy byli zobligowani do złożenia JEDZ wraz z ofertą (zamawiający zastosował procedurę odwróconą). Dodatkowo w SWZ znalazły się zapisy: „Do oferty Wykonawca dołącza oświadczenie potwierdzające na dzień składania ofert, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w rozdziale VIII SWZ. Wskazane oświadczenie tymczasowo zastępuje wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdziale X SWZ” oraz „Zamawiający dopuszcza, aby wypełniając JEDZ, Wykonawca ograniczył się do wypełnienia sekcji α (»Ogólne oświadczenie dotyczące wszystkich kryteriów kwalifikacji«) w części IV (»Kryteria kwalifikacji«) dokumentu JEDZ. W tej sytuacji Wykonawca nie musi wypełniać żadnej z pozostałych sekcji w części IV dokumentu JEDZ”.

Wykonawca, który złożył ofertę najkorzystniejszą, wypełnił dokument JEDZ sekcja α udzielając odpowiedzi TAK. Następnie wypełnił dalsze rubryki rozdziału IV, gdzie błędnie wpisał kwotę warunku (zamiast 5.000.000 wskazał 2.000.000 zł).

Z uwagi na to, że zamawiający nie wymagał wypełnienia pól rozdziału IV, licząc od A, a tylko sekcji α, nie zażądał także poprawionego dokumentu JEDZ, czy też złożenia dodatkowych wyjaśnień. Następnie wykonawca ten został wezwany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, z których zgodnie z oświadczeniem sekcji α wynikało, że spełnia warunek udziału w postępowaniu w ww. zakresie. Obecnie mamy kontrolę Komisji Europejskiej, która twierdzi, że oferta tego wykonawcy powinna zostać odrzucona. Czy faktycznie tak jest?

Kryterium oceny ofert w Prawie zamówień publicznych

Kryteria oceny ofert – opis kryteriów, ocena ofert w praktyce

Do obowiązków zamawiającego na etapie przygotowania postępowania należy dobór właściwych kryteriów oceny ofert, określenie ich znaczenia oraz opisanie sposobu oceny ofert z zastosowaniem każdego z nich. Dobór odpowiednich kryteriów to wyzwanie dla zamawiających. Te wybrane bowiem, nie dość że muszą być związane z przedmiotem zamówienia, to dodatkowo sposób ich zastosowania musi zostać precyzyjnie opisany. Innymi słowy kryteria oceny ofert muszą zostać opisane w sposób jednoznaczny, tak by dawać wykonawcom już w terminie składania ofert wiedzę, jaką ocenę uzyskają w kryterium ceny i punktowanych elementów pozacenowych. W artykule piszemy o tym, jak formułować kryteria w praktyce. Znajdziesz w nim konkretne przykłady opisów oraz oceny ofert.

W tym artykule
  • Kryteria oceny ofert powinny być ściśle powiązane z przedmiotem zamówienia i jego różnymi aspektami oraz etapami cyklu życia, ale nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, takich jak jego wiarygodność finansowa czy techniczna. Decyzje dotyczące oceny ofert muszą bazować wyłącznie na cechach związanych z samym zamówieniem, a nie z jego dostawcą.
  • Kryteria oceny ofert dzielimy na cenowe i pozacenowe. Te drugie można dalej klasyfikować na jakościowe, społeczne, środowiskowe, innowacyjne oraz kontraktowe i osobowe, odnoszące się bezpośrednio do sposobu realizacji zamówienia i kwalifikacji personelu.
  • Warunki udziału w postępowaniu mają na celu weryfikację zdolności wykonawców do realizacji zamówienia, natomiast kryteria oceny ofert służą do wyboru najkorzystniejszej oferty pod względem stosunku ceny do jakości oraz innych cech przedmiotu zamówienia. Nie dotyczą one właściwości wykonawcy, a cech oferowanego produktu lub usługi.
  • Kryteria oceny ofert muszą być sformułowane precyzyjnie, aby uniknąć subiektywizmu i zapewnić równą ocenę wszystkich ofert. Istotne jest dokładne określenie, jak będą przydzielane punkty za spełnienie poszczególnych kryteriów, zarówno tych mierzalnych, jak i niemierzalnych.
  • Dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów kryterialnych powinny być przedstawione przez wykonawców razem z ofertą i nie podlegają uzupełnieniu. Oferty, które nie prezentują dodatkowych parametrów, nie powinny być automatycznie odrzucane. Wykonawca, który nie złoży przedmiotowych dokumentów potwierdzających kryterium jakości, nie uzyska dodatkowych punktów. Jego oferta jednak wciąż będzie poczytywana jako skutecznie złożona. Inne reguły mogą natomiast wynikać z dokumentacji przetargowej.
  • Cena może być oceniana nie tylko jako całkowity koszt zamówienia, ale także poprzez analizę cen jednostkowych czy marż, w zależności od specyfiki i potrzeb zamawiającego. Ważne jest, aby zamawiający zdecydował, czy ocena będzie dotyczyła wyłącznie ceny podstawowej, czy maksymalnej ceny uwzględniającej opcjonalny zakres zamówienia.
  • Ustawodawca wymienia przykłady pozacenowych kryteriów oceny ofert, takie jak jakość, aspekty społeczne i środowiskowe, innowacyjność, czy warunki realizacji zamówienia. Stosowanie tych kryteriów jest obligatoryjne w określonych sytuacjach, takich jak np. dialog konkurencyjny czy partnerstwo innowacyjne, a także w przypadku zamówień twórczych/artystycznych o niejednoznacznie określonym rezultacie.
  • W artykule znajdziesz przykłady właściwie skonstruowanych opisów kryteriów oceny ofert takich jak: kryterium jakości technicznej i dodatkowej funkcjonalności, kryterium skróconego terminu wykonania zamówienia, kryterium gwarancji i jakości, kryterium doświadczenia personelu wykonawcy.
  Pozacenowe kryteria oceny ofert o mierzalnym charakterze – metody oceny ofert

Pozacenowe kryteria oceny ofert o mierzalnym charakterze – metody oceny ofert

Przepisy ustawy Pzp wymuszają na wielu zamawiających odejście od dyktatu kryterium ceny. Nie wystarczy jednak samo wykorzystanie pozacenowych kryteriów oceny ofert, niezbędne jest także ustalenie ich wagi (znaczenia) na odpowiednim poziomie. To niejednokrotnie wymaga od zamawiającego poprzedzenia czynności opisu pozacenowych kryteriów oceny ofert właściwą analizą i symulacją, aby sprawdzić, czy pozwalają one na wybór rzeczywiście najkorzystniejszej oferty, a nie tylko najlepszej na „pierwszy rzut oka”. Poniżej przedstawiamy sposoby oceny ofert w ramach pozacenowych kryteriów mierzalnych takich jak np. okres gwarancji czy termin dostawy.

W tym artykule
  • Ustawa Pzp zobowiązuje zamawiających do wykraczania poza cenę na etapie oceny ofert, wymagając od nich stosowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego również kryteriów pozacenowych. Kluczowe przy udzielaniu zamówienia jest ustalenie wagi kryteriów oceny ofert i ich opis. Tylko wówczas zamawiający będzie mógł wybrać ofertę faktycznie najkorzystniejszą a nie jedynie pozornie korzystną. 
  • Możliwość zastosowania ceny jako kryterium o wadze powyżej 60% jest dla niektórych zamawiających obwarowana ustawowymi warunkami. 
  • Zamawiający posiadają szeroką swobodę w wyborze kryteriów pozacenowych, takich jak kryteria jakościowe, właściwości estetyczne, aspekty społeczne, czy doświadczenie personelu. Ustawa nie narzuca ich zamkniętego katalogu, umożliwiając dobór kryteriów najlepiej oddających potrzeby zamawiającego. Jednak nie mogą one odnosić się bezpośrednio do właściwości wykonawcy.
  • W kontekście doboru kryteriów, zamawiający mogą stosować formuły arytmetyczne dla kryteriów mierzalnych, takie jak „mniej – lepiej” czy „więcej – lepiej”, zależnie od preferowanych przez nich wartości. Alternatywnie, mogą określić sposób przyznawania punktów opisowo, co wymaga szczególnej precyzji, aby zachować obiektywizm oceny w zakresie kryteriów.
  • Aby uniknąć niejednoznaczności, zamawiający powinni jasno określić już w specyfikacji warunków zamówienia, co zrobią, w przypadku braku podania wymaganej wartości w ofercie lub wskazania wartości poza zakresem punktowanym. Może to być przykładowo przyjęcie wartości domyślnej, przyznanie minimalnej liczby punktów, lub odrzucenie oferty.

Brak części III sekcji D w JEDZ z winy zamawiającego – jak ocenić oferty w przetargu?

Pytanie:

Zamawiający przeprowadził postępowanie w trybie unijnym. Jako załącznik do SWZ  przygotował JEDZ/ESPD w formie elektronicznej przy wykorzystaniu elektronicznego narzędzia do wypełniania JEDZ/ESPD. Tworząc formularz, zamawiający nie oznaczył, czy stosuje krajowe podstawy wykluczenia. Brak zaznaczenia pola „Podstawy wykluczenia o charakterze wyłącznie krajowym” w serwisie eESPD spowodował, że po wygenerowaniu formularza JEDZ/ESPD, formularz nie zawierał części III sekcji D. Wybrany wykonawca złożył JEDZ na formularzu zamawiającego, w związku z czym nie przedstawił oświadczenia w zakresie krajowych podstaw wykluczenia.

W trakcie oceny oferty zamawiający nie dostrzegł swojego błędu i braku w JEDZ wykonawcy. Wykonawca nie został także wezwany do uzupełnienia. Złożył natomiast na wezwanie oświadczenie o aktualności informacji zawartych w JEDZ m.in. w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp w związku z brakiem orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego. Ofertę wykonawcy wybrano jako najkorzystniejszą.

Czy doszło do naruszenia ustawy Pzp mającej wpływ na wynik postępowania? Czy w sytuacji barku w JEDZ/ESPD części III sekcji D późniejsze złożenie przez wykonawcę oświadczenia o aktualności informacji zawartych w JEDZ, można uznać za potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia w pełnym zakresie?