Krzysztof Hodt

Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych w wyrokach KIO budzi istotne wątpliwości praktyczne zarówno wśród zamawiających, jak i wykonawców. Czy możliwe jest wezwanie do uzupełnienia karty katalogowej, jeśli nie zawiera ona informacji niezbędnych do oceny zgodności oferty z wymaganiami SWZ? Analiza rozbieżnych stanowisk Krajowej Izby Odwoławczej oraz opinie UZP wskazują, że granice dopuszczalności takiego uzupełnienia bywają płynne i zależą od konkretnego stanu faktycznego. Na przykładzie pewnego case study omawiamy możliwe interpretacje i przeważające stanowiska doktryny na rynku w tej kwestii.

Lipiec 2025 r.  Rozumienie i skuteczne zarządzanie tajemnicą przedsiębiorstwa stanowi ważny element w procesach przetargowych, zapewniając równowagę pomiędzy transparentnością a ochroną prywatnych interesów gospodarczych. Nasz warsztat to zbiór niezbędnych wskazówek w tym temacie zarówno dla wykonawców jak i zamawiających. 

Pytanie: Czy stanowiłoby naruszenie przepisów Pzp zlecenie wykonania dokumentacji projektowej remontu budynku X wykonawcy zewnętrznemu, a równocześnie zlecenie dokumentacji projektowej remontu budynku Y własnemu pracownikowi w ramach stosunku pracy (w formie nagrody)? Łączna wartość zamówień przekracza 130.000 zł netto i mają one jednorodny charakter.

Zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający ma obowiązek na bieżąco sporządzać protokół postępowania o udzielenie zamówienia Pzp. Dokument ten odzwierciedla przebieg całej procedury i stanowi jeden z podstawowych elementów dokumentacji zamówienia publicznego. W artykule przedstawiamy, jakie informacje obligatoryjnie powinny znaleźć się w protokole, w jakiej formie może być on prowadzony oraz w jaki sposób należy go udostępniać – również z uwzględnieniem ochrony danych osobowych. Wyjaśniamy także, które dokumenty stanowią jego załączniki oraz jak wygląda procedura zwrotu planów, projektów i modeli złożonych wraz z ofertą. Na końcu znajdziesz odnośniki do wzorów formularzy wymaganych w różnych trybach postępowania.

Pytanie: Czy w trybie podstawowym z możliwością negocjacji po otwarciu ofert należy udostępniać informację z ich otwarcia i publikować kwoty wszystkich złożonych ofert, w tym również tych, z którymi zamawiający przewiduje negocjacje? Czy też takie dane należy ujawnić dopiero po zakończeniu negocjacji?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie na sukcesywną dostawę wyrobów medycznych z podziałem na cztery części zamówienia. W jednej z części tj. sukcesywna dostawa pomocniczych wyrobów medycznych wymagane było złożenie oferty na papier do EKG. Oferty złożyło dwóch wykonawców, jeden – ze stawką VAT 8%, natomiast drugi – ze stawką VAT 23%. Wykonawca, który złożył ofertę z 8% VAT, zasugerował, że oferta, która zawiera 23% VAT, jest nieprawidłowa i powinna zostać odrzucona. Jego zdaniem według powszechnie dostępnych informacji prawidłowa stawka dla papierów EKG to 8%, gdyż wyrób podlega rejestracji w urzędzie Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych, co oznacza, że to wyrób medyczny, a te opodatkowane są VAT 8%. Zamawiający wezwał wykonawcę (który zaoferował produkt ze stawką VAT 23%) do wyjaśnień i uzyskał odpowiedź, że dostawca podjął decyzję o zakończeniu produkcji i sprzedaży wyrobów medycznych, a asortyment sprzedawany jest jako produkt standardowy (jako papier, a nie produkt medyczny) objęty 23% stawką VAT, co potwierdził producent papieru EKG po wezwaniu do wyjaśnień. Czy w tym przypadku zamawiający powinien uznać wyjaśnienia wykonawcy za prawidłowe i dokonać wyboru oferty ze stawką 23%, gdyż jest najkorzystniejsza? Czy jednak ofertę należy odrzucić?

Pytanie: W postępowaniu krajowym wykonawca złożył ofertę w terminie składania ofert wraz z pełnomocnictwem udzielonym osobie upoważnionej w sprawach i czynnościach dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Raport z wyniku weryfikacji dokumentów wykazał pod plikiem pełnomocnictwa status weryfikacji: „Certyfikat zweryfikowano warunkowo pozytywnie – certyfikat wygasł. Brak znacznika czasu uniemożliwia stwierdzenie, czy podpis elektroniczny był ważny w momencie jego składania”. Ponadto w raporcie są inne następujące informacje: „Typ podpisu: Kwalifikowany podpis elektroniczny Data złożenia podpisu: 2023-04-14 15:07:35 (+02:00) Złożony przez: ......... Wystawca certyfikatu: CN=Centrum Kwalifikowane EuroCert,O=EuroCert Sp. z o.o.,C=PL,organizationIdentifier=VATPL-9512352379 Numer seryjny: ......... Ważny od: 2020-07-22 10:13:50 (+02:00) Ważny do: 2023-07-22 10:13:50 (+02:00)”. Czy w związku z powyższym oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp?

Pytanie: Waloryzacja na roboty budowlane jest obowiązkowa dla umów zawartych na okres dłuższy niż 6 miesięcy. Planujemy ogłosić postępowanie na roboty budowlane z terminem realizacji wynoszącym 5 miesięcy od dnia przekazania terenu budowy, jednak umowa zostanie zawarta kilka miesięcy wcześniej przed dniem przekazania. Jak zatem należy liczyć okres, na jaki została zawarta umowa? Czy za początkowy termin uznajemy dzień przekazania terenu budowy i liczymy okres 5-miesięczny? Czy też za początkowy termin należy uznać dzień zawarcia umowy przez strony i liczyć ten czas jako dłuższy niż 6 miesięcy, a zatem zawrzeć zapisy dotyczące waloryzacji?

Pytanie: Zamawiający opisał przedmiot zamówienia, używając nazw własnych oprogramowania i dopuszczając jednocześnie możliwość złożenia oferty na oprogramowanie równoważne. Czy w odniesieniu do zaoferowania oprogramowania równoważnego dopuszczalne są zapisy SWZ: „Dodatkowo w przypadku zaoferowania oprogramowania równoważnego w poszczególnych zadaniach, wykonawca wliczy w cenę ofertową wszelkie koszty, jakie zamawiający musi ponieść w związku ze zmianą oprogramowania, w tym koszty związane z zainstalowaniem, wdrożeniem oraz przeprowadzeniem szkolenia w zakresie obsługi danego oprogramowania: a) w zadaniu nr 1 – dla grupy użytkowników liczącej minimum 10 pracowników zamawiającego, przeprowadzone w siedzibie zamawiającego oraz trwające minimum 8 godzin, b) w zadaniu nr 2 – dla grupy użytkowników liczącej minimum 10 pracowników zamawiającego, przeprowadzone w siedzibie zamawiającego oraz trwające minimum 40 godzin, c) w zadaniu nr 3 – dla grupy użytkowników liczącej minimum 10 pracowników zamawiającego, przeprowadzone w siedzibie zamawiającego oraz trwające minimum 8 godzin. Podczas szkolenia użytkowników musi zostać przekazana niezbędna wiedza w zakresie poprawnego użytkowania oprogramowania w obrębie poszczególnych modułów wskazanych w SWZ. Zakres szkoleń musi obejmować praktyczną obsługę wszystkich funkcjonalności oprogramowania”?

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów w ofercie stanowi istotny instrument umożliwiający zamawiającemu eliminowanie błędów formalnych lub niekompletności w złożonych ofertach. Artykuł 128 ust. 1 ustawy Pzp daje wykonawcom „drugą szansę” na skorygowanie dokumentów, które nie spełniają wymagań postępowania. W artykule omówimy, w jakich sytuacjach zamawiający ma obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów, jak precyzyjnie wskazać braki oraz kiedy wezwanie może zostać pominięte. Wyjaśnimy również, jakie konsekwencje niesie za sobą niewłaściwe stosowanie tej procedury oraz jakich błędów unikać przy formułowaniu wezwania do uzupełnienia. To wszystko w świetle praktycznych przykładów i najnowszych orzeczeń KIO, które kształtują interpretację tego przepisu. Dzięki temu artykułowi poznasz kluczowe zasady związane z tym obowiązkiem zamawiającego oraz poznasz najnowsze stanowiska orzecznicze w tej sprawie. Na początku opracowania znajdziesz tabelę, w której przygotowaliśmy zestawienie wyroków KIO w temacie uzupełnienia oferty wraz z tezami, sygnaturami i linkami do oryginalnej treści.