Pytanie: Czy zamawiający może żądać kart katalogowych produktu po ocenie ofert przy zastosowaniu art. 24aa ustawy Pzp od wykonawcy najkorzystniej ocenionego czy też trzeba ich wymagać już na etapie składania ofert od każdego wykonawcy? Jak to zapisać siwz?

Pytanie: Zamawiający − podmiot prowadzący działalność kulturalną, udzielając zamówienia na podstawie art. 4d ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, ma obowiązek, zgodnie z art. 37d ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, zamieścić na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o udzieleniu zamówienia, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia. Powyższy przepis nie precyzuje natomiast okresu udostępniania informacji w BIP, zarówno minimalnego jak i maksymalnego. Również przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz rozporządzenia z 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej, nie regulują kwestii tego, jak długo takie dane mają być przetwarzane. Mając natomiast na uwadze przepisy rozporządzenia o ochronie danych (RODO) a w szczególności zasadę ograniczenia czasowego, przechowywanie informacji w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których one dotyczą, nie powinno trwać dłużej niż to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Zgodnie z opinią otrzymaną przez zamawiającego od jednostki nadrzędnej, przy ustalaniu czasu zamieszczania danych osobowych w BIP w postępowaniach z zakresu działalności kulturalnej należy posiłkować się terminem ich przechowywania w Biuletynie Zamówień Publicznych, który określa prezes Urzędu Zamówień Publicznych, na podstawie art. 11 ust. 6b ustawy Pzp. Niestety zamawiający nie może dotrzeć do przedmiotowych informacji. Jaki okres udostępniania powyższych informacji w BIP powinien przyjąć zamawiający, ze względu na fakt, że informacje te zawierają dane osobowe wykonawcy, któremu zostało udzielone zamówienie (artysty)?

Pytanie: W postępowaniu wpłynęły dwie oferty. W terminie związania ofertą zamawiający wybrał  ofertę wykonawcy A. Termin na wniesienie odwołania upływał 25 listopada 2019 r. W dniu 22 listopada 2019 r. mijał termin związania ofertą przedłużony już raz przez wykonawców w odpowiedzi na wniosek zamawiającego zgodny z art. 85 ust. 2 ustawy Pzp. Wykonawca A w dniu upływu terminu związania ofertą oświadczył, że nie przedłuży tego terminu na kolejny okres. Wykonawca B przedłużył termin i w ostatnim dniu terminu na wniesienie odwołania odwołał się na wybór oferty wykonawcy A. Jednocześnie wykonawca A złożył kolejne oświadczenie, że nie przystąpi do zawarcia umowy i że był gotowy do jej podpisania tylko do 22 listopada 2019 r. Czy w zaistniałej sytuacji (uchylenie się wykonawcy A od zawarcia umowy), mając na uwadze, że wniesienie odwołania zawiesza bieg terminu związania ofertą, zamawiający może w okresie zawieszenia tego terminu dokonać czynności z art. 94 ust. 3 ustawy Pzp (wybrać z pozostałych ofert ofertę najkorzystniejszą bez przeprowadzania jej badania i oceny, tj. w tym przypadku ofertę wykonawcy B)? Czy musi czekać z tą czynnością na rozstrzygnięcie KIO?

Pytanie: Zamierzamy wszcząć postępowanie na sukcesywną dostawę odzieży roboczej i ochronnej i zastanawiamy się, jak oszacować zamówienie. Czy wskazany zakup należy zaliczyć do zamówień powtarzających się okresowo? Czy możemy skorzystać z art. 34 ustawy Pzp? Mam wątpliwości, ponieważ ubrań BHP nie da się zamówić jedną dostawą. Z uwagi na rotację pracowników nie jestem w stanie przewidzieć, jakiego rozmiaru odzieży będę w danej chwili potrzebować. Spełniona jest więc przesłanka braku możliwości skumulowania zamówienia i jego wykonania jednorazowo bez szkody dla zamierzonego. Jak zatem potraktować te zakupy?

Pytanie: Jak zgodnie z prawem w przypadku robót dodatkowych (z roszczeń wykonawcy) − weryfikować kosztorys dla prac nieuwzględnionych w nakładach KNR? Jak weryfikować ofertę podwykonawcy, którą  przedstawia nam wykonawca? Jak dla robót wycenianych indywidualnie  przyjmować narzuty zgodnie z prawem?

Pytanie: Postępowanie wygrała firma zagraniczna, która wystawi fakturę w kwocie netto równej kwocie brutto (bez VAT). Podobnie było w ofercie − kwota netto była równa kwocie brutto. Zamawiający musi samodzielnie naliczyć i odprowadzić do urzędu skarbowego VAT. Czy w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia w Biuletynie ZP w punkcie IV.6 jako cenę wybranej oferty podajemy wartość netto (z formularza oferty) czy kwotę powiększoną o VAT, który będziemy musieli samodzielnie naliczyć?

Pytanie: Zamówienie dotyczy badań naukowych (służących wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji masowej zwiększającej rentowność rynkową lub pokrywającą koszty badań bądź rozwoju) i przekracza próg unijny. Zamawiający ma zamiar udzielić zamówienia na podstawie art. 469 ustawy z 20 lipca 2018 r. − Prawo o szkolnictwie wyższym. W siwz zawarto zapis: „Podane przy odczynnikach w opisie przedmiotu zamówienia nazwy odczynników określają wymagany przez zamawiającego standard. Zamawiający nie dopuszcza możliwości oferowania rozwiązań równoważnych w zakresie odczynników chemicznych, ponieważ służą one do realizacji działalności naukowo-badawczej”. Zamawiający określił w opisie przedmiotu zamówienia wykaz odczynników chemicznych, podając nazwy własne produktów oraz numery katalogowe producenta będące przedmiotem zamówienia. Nie może nabyć produktów równoważnych, bo wszelkie różnice pomiędzy zamawianymi a równoważnymi produktami powodują, że są one bezużyteczne do kontynuacji prac naukowo-badawczych. Odczynniki o nieznacznie zmienionym składzie lub o takim samym składzie a wyprodukowane przez innego producenta wpływają na jakość prowadzonego badania. Dopuszczenie równoważności może także generować dodatkowe koszty związane z powtarzaniem wyników lub wręcz ich utratą. Czy zamawiający może wobec tego zawrzeć powyższe zapisy w siwz? Są one podyktowane tym, że jest to kontynuacja badań rozpoczętych w 2015 roku. Z uwagi na kontynuację badań i konieczność porównywania wyników oznaczeń dla próbek na przestrzeni kilku lat niezbędne jest stosowanie wskazanych odczynników i materiałów odniesienia od tego samego producenta przez cały okres badań.

Pytanie: Zamawiający zwrócił się do wykonawcy o złożenie wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny. W wezwaniu wskazał, że wykonawca musi udowodnić prawdziwość podanych w ofercie elementów cenotwórczych, powinien też wyjaśnić, co spowodowało obniżenie ceny, jak również w jakim stopniu wskazany czynnik wpłynął na jej obniżenie. Dodatkowo zamawiający poinformował, że wyjaśnienia powinny być poparte stosownymi dowodami. Wykonawca złożył stosowne wyjaśnienia, w których nawiązuje do wieloletniej współpracy z dostawcą sprzętu, która pozwoliła mu uzyskać bardzo wysoki rabat. Wykonawca do wyjaśnień załączył dowód w postaci oświadczenia producenta, z którego ma wynikać wysokość udzielonego rabatu. Oświadczenie jest napisane w języku angielskim (bez tłumaczenia). Wynika z niego jedynie, że wykonawca jest autoryzowanym przedstawicielem producenta sprzętu, brak jest jakichkolwiek informacji o wysokości rabatu. Czy zamawiający może brać pod uwagę oświadczenie producenta złożone w języku angielskim? Czy wezwać wykonawcę do ponownego złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny?

Pytanie: Gmina prowadzi przetarg nieograniczony na wybór wykonawcy kampanii promocyjnej projektu dotyczącego zagospodarowania cieków wodnych. Jednym z elementów kampanii będzie dostawa gadżetów ekologicznych dla uczestników warsztatów i pikników. Zamawiający zamieścił w treści siwz opisy gadżetów i jednym z nich są „zabawki drewniane, edukacyjne modele zwierząt − gatunki rodzime; materiał: drewno, wymiary minimalne figurek dł. 12 cm x wys. 12 cm; szer. 1,2 cm, gatunki rodzime, np. niedźwiedź, dzik, ryś, jeleń, sowa, itp.”. Jeden z wykonawców, który złożył najkorzystniejszą ofertę, zaproponował dostawę puzzli drewnianych z nadrukami wizerunków dzikich zwierząt rodzimych zamiast zabawek drewnianych. Puzzle te mają być wykonane z drewnianej ekosklejki. W siwz zamawiający umieścił zapis: „Sporządzona oferta musi być zgodna z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w załączniku nr 6 oraz w załączniku nr 7 do siwz. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia, w jakimkolwiek zakresie nastąpiło wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę lub wskazanie norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy Pzp, Zamawiający dopuszcza oferowanie materiałów lub rozwiązań równoważnych w stosunku do wskazanych w tym opisie pod warunkiem, że zagwarantują one należytą realizację i jakość zlecanych usług/dostaw. Zasady oceny rozwiązań równoważnych obowiązujące w niniejszym postępowaniu obejmują zakres badania i oceny ofert, gdzie niewypełnienie wszystkich elementów tego opisu może być podstawą do odrzucenia oferty. Wykonawca wprowadzając rozwiązanie równoważne, ma obowiązek opisania danego szczegółu oferty z wykazaniem w treści oferty spełnienia wymagań rozwiązania równoważnego przyjętego przez Zamawiającego w tym postępowaniu (w formie załącznika do oferty). Zasady oceny rozwiązania równoważnego będą także obowiązywać w trakcie realizacji umowy, gdzie w przypadku zamiaru wprowadzenia w trakcie realizacji umowy (przez Wykonawcę lub przez Zamawiającego) rozwiązania równoważnego przewidzianego zapisami niniejszej siwz − będą stanowiły między innymi o tym, czy Zamawiający może dopuścić rozwiązania równoważne czy też nie. Oferowanie rozwiązań równoważnych do wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia wymaga dodatkowo wykazania, że oferowane rozwiązanie równoważne ma parametry techniczno-eksploatacyjno- użytkowe nie gorsze niż wymagane przez Zamawiającego. Ciężar wykazania spełnienia tych wymagań leży po stronie Wykonawcy w składanej ofercie lub jeżeli ten przypadek ma miejsce w trakcie realizacji umowy − w chwili zaistnienia konieczności dokonania takiej zmiany. W przypadku zastosowania zasad wskazanych powyżej w trakcie realizacji umowy, mogą one wystąpić, pod warunkiem że zmiany te nie będą wpływać na oferowany w ofercie przedmiot zamówienia i efekt zakreślony niniejszą siwz. Mogą to być przypadki korzystne dla Zamawiającego. Obowiązkiem strony wnoszącej o takie rozwiązanie równoważne jest uzasadnienie tego przypadku w formie pisemnej. Nie mogą one jednak zmienić istotnych elementów oferty czy umowy, przykładowo: wydłużenie terminu realizacji umowy, podwyższenie wynagrodzenia czy też zmiana harmonogramu realizacji w stosunku do tego wymaganego siwz”. Czy zamawiający może uznać proponowane przez wykonawcę puzzle drewniane z wizerunkami zwierząt za rozwiązanie równoważne w stosunku do oczekiwanych przez zamawiającego zabawek (figurek) drewnianych, czy też powinien odrzucić ofertę jako niezgodną z treścią siwz?

W przypadku oferty składanej przez konsorcjum wykonawcy mogą wnieść wspólnie jedno wadium lub każdy z nich może złożyć odrębną gwarancję. W tym drugim przypadku zdarza się, że w treści gwarancji brak jest informacji o tym, że jest ona wniesiona w imieniu całego konsorcjum. Powstaje wówczas wątpliwość, czy gwarancja wystawiona tylko na jednego członka konsorcjum skutecznie zabezpiecza ofertę całego konsorcjum. Sprawdź, co na ten temat sądzi Krajowa Izba Odwoławcza (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 25 marca 2019 r., sygn. akt KIO 392/19).