Krzysztof Hodt

Rynek zamówień publicznych w Polsce stoi u progu fundamentalnej zmiany. Dotknie ona każdego zamawiającego, który planuje wszcząć po 1 stycznia 2026 r. postępowanie na zamówienia unijne. Nowelizacja ustawy – Prawo zamówień publicznych z 25 lipca 2025 r., znacząco rozszerza obowiązki związane ze sporządzaniem analizy potrzeb i wymagań (ANR). Dotychczas analiza pełniła głównie funkcję organizacyjną i przygotowawczą, ukierunkowaną na efektywność planowania. W odpowiedzi na chroniczny problem zbyt małej liczby składanych ofert, który negatywnie wpływa zarówno na poziom cen, jak i jakość realizowanych zamówień, ustawodawca nadał ANR wymiar strategiczny. Analiza potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. ma świadomie kształtować warunki zamówienia w taki sposób, aby zwiększyć liczbę potencjalnych wykonawców i zachęcić ich do udziału w postępowaniu. Obowiązek ten polega na konieczności zbadania wpływu planowanego zamówienia na konkurencyjność już na etapie rozeznania rynku. Kluczowe jest również wskazanie w samej analizie, jakie konkretnie warunki zamówienia – obejmujące m.in. opis przedmiotu, kryteria oceny ofert czy wymagania dotyczące realizacji – zamawiający zastosuje, aby podnieść konkurencyjność postępowania. Nowe regulacje mają przeciwdziałać schematycznemu sporządzaniu tego dokumentu. Wymuszają bardziej odpowiedzialne i wszechstronne przygotowywanie postępowań, co w założeniu ma prowadzić do bardziej otwartego rynku zamówień publicznych.

zasady szacowania wartości zamówienia, tryby i metody udzielania zamówień o wartości poniżej 170 000 zł, zasady dokumentowania postępowania, zasady stosowania rozeznania rynku, zapytań ofertowych oraz zakupów bezpośrednich, obowiązki i odpowiedzialność osób uczestniczących w udzielaniu zamówień. Celem regulaminu jest zapewnienie jednolitej polityki zakupowej jednostki oraz minimalizacja ryzyka naruszenia przepisów związanych z dyscypliną finansów publicznych. Szczegóły dotyczące tego, jak tworzyć regulamin publikujemy tutaj: Regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej 170.000 zł - wskazówki jako go przygotować

Od 1 stycznia 2026 r. ustawę Pzp stosujemy do zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 170 000 zł. W przypadku zamówień poniżej wskazanej wartości, automatycznie pojawia się pytanie, na podstawie jakich reguł należy przeprowadzić procedurę tego rodzaju zakupów. Odpowiednie zasady i organizacja procesu powinny wynikać z wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej progu ustawowego. Zmiana progu ustawowego stosowania ustawy Pzp w 2026 roku to dobry moment, aby zaktualizować wewnętrzne regulaminy nie tylko w kontekście progu, ale także innych określonych w nich zasad proceduralnych. W artykule przeczytasz o tym, jak krok po kroku przygotować regulamin udzielania zamówień poniżej 170 000 zł. Udostępniamy także link do gotowego wzoru dokumentu. Oprócz wskazówek, jak sporządzić regulamin udzielania zamówień, w opracowaniu znajdziesz także pełną treść regulaminu. Plik Word z edytowalnym regulaminem, który łatwo dostosujesz do własnych potrzeb, znajdziesz tutaj: wzór Regulaminu zamówień poniżej 170.000 zł. Skorzystaj z gotowego szablonu.

Zgłoszenie podwykonawcy – wzór i prawidłowa treść tego dokumentu – ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa rozliczeń i uniknięcia zarzutu naruszenia art. 462 ustawy Pzp. W tekście wyjaśniamy, kiedy wykonawca ma obowiązek zgłosić podwykonawcę w trakcie realizacji umowy, w jakiej formie i z jakimi elementami powinno zostać sporządzone zgłoszenie, jakie dokumenty zamawiający może żądać wraz ze zgłoszeniem oraz jakie są skutki realizowania części zamówienia przez niezgłoszonego podwykonawcę. Przedstawiamy również praktyczny schemat (wzór) zgłoszenia podwykonawcy, który można dostosować do własnej umowy i specyfiki zamówienia.

Wzór zgłoszenia podwykonawcy pomoże wykonawcy prawidłowo dopełnić obowiązków wynikających z art. 462 ustawy Pzp, w szczególności przy robotach budowlanych i usługach realizowanych pod bezpośrednim nadzorem zamawiającego. Dokument obejmuje m.in.: dane identyfikujące podwykonawcę, oznaczenie części zamówienia powierzanej do realizacji oraz informacje o przedstawicielach podwykonawcy, a w przypadku robót budowlanych – uwzględnia schemat przekazania projektu umowy o podwykonawstwo do akceptacji zamawiającego oraz złożenia kopii zawartej umowy. W opisie/komentarzu do wzoru wskazano także przykładowe dokumenty, jakich może żądać zamawiający wraz ze zgłoszeniem (np. oświadczenia o braku podstaw wykluczenia, odpis z KRS), a także zasady zmiany podwykonawcy udostępniającego zasoby oraz podstawowe skutki niezgłoszenia podwykonawcy realizującego część zamówienia. Dzięki temu wzorowi łatwiej ograniczysz ryzyko zarzutu naruszenia art. 462 Pzp oraz konsekwencji umownych po stronie wykonawcy.

Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych wzrośnie ze 130.000 zł do 170.000 zł. Dla zamawiających oznacza to konieczność aktualizacji regulaminów i zasad udzielania zamówień podprogowych. Warto jednak pamiętać, że do postępowań wszczętych jeszcze w 2025 roku stosujemy obecnie obowiązujący próg 130.000 zł. W praktyce – jeśli np. zamawiający planuje zakup żywności i uruchomi procedurę przed 1 stycznia 2026 r. – powinien działać według aktualnego regulaminu, nawet gdy umowę podpisze w 2026 roku. Dopiero zamówienia wszczęte po tej dacie będą mogły korzystać z nowego limitu.

Pytanie: Gmina planuje zakup dwóch maszyn w ramach środków obrony cywilnej – koparki oraz ładowarki. Koparka ma służyć obsłudze i zabezpieczeniu sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, natomiast ładowarka ma być wykorzystywana do prac związanych z drogami i usuwaniem zniszczeń w budynkach. Obie maszyny mają charakter budowlany i mogą być zakupione u jednego wykonawcy oraz w tym samym czasie, jednak będą wykorzystywane do różnych celów i zadań. Jak w tej sytuacji prawidłowo oszacować wartość zamówienia – łącznie czy odrębnie dla każdej maszyny? Czy dopuszczalne byłoby odrębne szacowanie i potraktowanie zakupu koparki jako zamówienia sektorowego, udzielonego w trybie uproszczonym właściwym dla tego rodzaju zamówień? Łączna wartość obu maszyn to ok. 2 mln zł, czyli wartość zbliżona do progu unijnego, a środki muszą zostać wydatkowane i zamówienie zrealizowane do połowy grudnia bieżącego roku.

W postępowaniach wykonawcy często zastrzegają część dokumentów jako tajemnicę przedsiębiorstwa. Co jednak w sytuacji, gdy zamawiający uzna takie zastrzeżenie za nieskuteczne – czy wystarczy poinformować o tym dopiero przy wyborze najkorzystniejszej oferty, czy należy zrobić to wcześniej? Praktyka pokazuje, że niezwłoczne powiadomienie wykonawcy pozwala uniknąć ryzyka sporów i daje pewność co do skutecznego odtajnienia dokumentów.

Przepis art. 7 pkt 21 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych definiuje roboty budowlane jako wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, określonych w załączniku II do dyrektywy 2014/24/UE, w załączniku I do dyrektywy 2014/25/UE oraz objętych działem 45 załącznika I do rozporządzenia (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV), lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego.

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie podstawowym bez negocjacji. Jednym z załączników do SWZ był formularz cenowy – kosztorys przygotowany w formacie Excel. Zamawiający wskazał w dokumentach, że nie dopuszcza katalogów elektronicznych. Złożyłem w ofercie formularz cenowy jako uzupełniony plik Excel. Oferta została prawidłowo podpisana. Czy w takim przypadku oferta będzie odrzucona?