Kryteria oceny ofert w Prawie zamówień publicznych – opis kryteriów, ocena ofert w praktyce

• Kryteria oceny ofert powinny być ściśle powiązane z przedmiotem danego zamówienia i jego różnymi aspektami oraz etapami cyklu życia, ale nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, takich jak jego wiarygodność finansowa czy techniczna. Decyzje dotyczące oceny ofert muszą bazować wyłącznie na cechach związanych z samym zamówieniem, a nie z jego dostawcą.
• Kryteria oceny ofert dzielimy na cenowe i pozacenowe. Te drugie można dalej klasyfikować na jakościowe, społeczne, środowiskowe, innowacyjne oraz kontraktowe i osobowe, odnoszące się bezpośrednio do sposobu realizacji zamówienia i kwalifikacji personelu.
• Warunki udziału w postępowaniu mają na celu weryfikację zdolności wykonawców do realizacji zamówienia, natomiast kryteria oceny ofert służą do wyboru najkorzystniejszej oferty pod względem stosunku ceny do jakości oraz innych cech przedmiotu zamówienia. Nie dotyczą one właściwości wykonawcy, a cech oferowanego produktu lub usługi.
• Kryteria oceny ofert należy sformułować precyzyjnie, aby uniknąć subiektywizmu i zapewnić równą ocenę wszystkich ofert. Istotne jest dokładne określenie, jak będą przydzielane punkty za spełnienie poszczególnych kryteriów, zarówno tych mierzalnych, jak i niemierzalnych.
• Przedmiotowe środki dowodowe dotyczące parametrów punktowanych (np. jakości) co do zasady składa się wraz z ofertą. Uzupełnienie jest możliwe tylko wtedy, gdy zamawiający przewidział taką procedurę w dokumentach zamówienia/ogłoszeniu (art. 107 ust. 2 Pzp) i dotyczy sytuacji, gdy dokument nie został złożony albo jest niekompletny (a nie „merytorycznej zmiany” treści). Brak dokumentu lub brak dodatkowych parametrów może skutkować brakiem punktów, natomiast zasady odrzucenia oferty zależą od tego, czy zamawiający powiązał dany poziom jakości z wymaganiami minimalnymi oraz jak opisał procedurę w SWZ.
• Cena w ramach kryterium oceny ofert może być oceniana nie tylko jako całkowity koszt zamówienia, ale także poprzez analizę cen jednostkowych czy marż, w zależności od specyfiki i potrzeb zamawiającego. Ważne jest, aby zamawiający zdecydował, czy ocena będzie dotyczyła wyłącznie ceny podstawowej, czy maksymalnej ceny uwzględniającej opcjonalny zakres zamówienia.
• Ustawodawca wymienia przykłady pozacenowych kryteriów oceny ofert, takie jak jakość, aspekty społeczne i środowiskowe, innowacyjność, czy warunki realizacji zamówienia. Stosowanie tych kryteriów jest obligatoryjne w określonych sytuacjach, takich jak np. dialog konkurencyjny czy partnerstwo innowacyjne, a także w przypadku zamówień twórczych/artystycznych o niejednoznacznie określonym rezultacie.
• W artykule znajdziesz przykłady właściwie skonstruowanych przykładowych kryteriów oceny ofert takich jak: kryterium jakości technicznej i dodatkowej funkcjonalności, kryterium skróconego terminu wykonania zamówienia, kryterium gwarancji i jakości oraz kryterium doświadczenia personelu wykonawcy.

FAQ: kryterium oceny ofert – najczęstsze pytania 
1. Co to jest kryterium oceny ofert w Pzp?
To zasada punktowania ofert, według której zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą: na podstawie ceny lub kosztu (samodzielnie albo łącznie z innymi kryteriami) oraz – opcjonalnie – kryteriów jakościowych/pozacenowych powiązanych z przedmiotem zamówienia.

2. Czym kryteria oceny ofert różnią się od warunków udziału w postępowaniu?
Warunki udziału służą weryfikacji zdolności wykonawcy do realizacji zamówienia (wstępna selekcja). Kryteria oceny ofert służą porównaniu ofert wykonawców, którzy warunki spełnili, i wyborowi oferty najkorzystniejszej.

3. Czy kryteria oceny ofert mogą dotyczyć wykonawcy (np. jego sytuacji finansowej albo doświadczenia firmy)?
Co do zasady nie. Kryteria muszą odnosić się do przedmiotu zamówienia i cech oferty, a nie do właściwości wykonawcy (te bada się poprzez warunki udziału). Wyjątkiem są kryteria dotyczące organizacji, kwalifikacji lub doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć istotny wpływ na jakość wykonania.

4. Czy „doświadczenie wykonawcy” może być kryterium oceny ofert?
Z reguły nie – doświadczenie firmy jest elementem warunków udziału, a nie kryteriów punktowanych. Jeżeli zamawiający chce premiować kompetencje, robi to przez kryteria dotyczące personelu dedykowanego do realizacji (w zakresie dopuszczalnym przez Pzp).

5. Jak opisać kryterium oceny ofert, żeby było „nieuznaniowe”?
Najlepiej przez: mierniki i skalę (np. progi, poziomy jakości), jasne zasady przypisania punktów lub wzór i wskazanie dokumentów/danych składanych z ofertą. Uznaniowość najczęściej pojawia się wtedy, gdy nie da się odtworzyć, za co konkretnie przyznano punkty.

6. Czy cena może być jedynym kryterium oceny ofert?
Tak, ale u części zamawiających publicznych obowiązuje ograniczenie: cena jako jedyne kryterium (albo o wadze >60%) jest dopuszczalna, gdy w opisie przedmiotu zamówienia określono wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów zamówienia.

7. Jakie są przykładowe kryteria pozacenowe dopuszczalne w Pzp?
Najczęściej spotykane to: jakość (parametry, funkcjonalność), aspekty społeczne i środowiskowe, innowacyjność, organizacja/kwalifikacje personelu, serwis i warunki dostawy/realizacji. Zawsze trzeba wykazać ich związek z przedmiotem zamówienia.

8. Jak wygląda temat przedmiotowych środków dowodowych składanych na potwierdzenie kryteriów oceny? Czy można je uzupełniać?
Jeżeli dany przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu cech/kryteriów określonych w opisie kryteriów oceny ofert, to nie stosuje się wezwania do uzupełnienia z art. 107 ust. 2 Pzp. Zamawiający może natomiast żądać wyjaśnień treści takich dokumentów.

9. Co się dzieje, gdy wykonawca nie złoży dokumentu wymaganego do uzyskania punktów w kryterium jakości?
Najczęściej skutkiem jest 0 punktów w danym kryterium (a nie automatyczne odrzucenie oferty) – chyba że SWZ wiąże dany parametr z wymaganiem minimalnym (wtedy wchodzi w grę odrzucenie z innych podstaw). Kluczowe jest, jak zamawiający rozdzielił „minimum” (OPZ) od „premiowania” (kryteria).

Polecamy Twojej uwadze także webinar Portalu ZP prowadzony przez dr Andrzelę Gawrońską-Baran: Kryteria oceny ofert – przykłady, dobre i złe praktyki