Kryteria oceny ofert: Jak zwiększyć swoje szanse?

Przez lata w zamówieniach publicznych dominowało jedno kryterium – cena. Choć wciąż pozostaje ona istotnym elementem, nowelizacje Prawa zamówień publicznych (PZP) położyły znacznie większy nacisk na kryteria jakościowe. Zamawiający są zobowiązani do stosowania również innych, pozacenowych kryteriów oceny ofert, które pozwalają wybrać rozwiązanie najbardziej korzystne pod względem ekonomicznym i jakościowym.

Zignorowanie tych dodatkowych aspektów to jeden z najczęstszych błędów wykonawców. Skupiając się wyłącznie na minimalizacji ceny, tracą oni cenne punkty w innych obszarach, co w efekcie prowadzi do przegranej, nawet jeśli ich oferta była najtańsza. Profesjonalne przygotowanie do przetargu wymaga zatem szczegółowej analizy wszystkich kryteriów wskazanych w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ).

Przeczytaj również: Zarządzanie ryzykiem prawnym w korporacjach – skuteczne strategie prawne

Aby skutecznie konkurować, należy precyzyjnie zidentyfikować, co zamawiający będzie oceniał i jaką wagę przypisuje poszczególnym elementom. Najczęściej spotykane kryteria pozacenowe to:

• Jakość: Może dotyczyć parametrów technicznych oferowanych produktów, zastosowanych technologii czy materiałów. Wykonawca musi udowodnić, że jego rozwiązanie przewyższa minimalne wymagania.
• Termin realizacji: Zaoferowanie krótszego terminu wykonania zamówienia niż maksymalny dopuszczony przez zamawiającego może przynieść dodatkowe punkty.
• Okres gwarancji i serwisu: Dłuższy okres gwarancji świadczy o pewności co do jakości produktu lub usługi i stanowi dla zamawiającego dodatkową wartość.
• Doświadczenie personelu: W przetargach na usługi kluczowe może być doświadczenie i kwalifikacje osób, które będą realizować zamówienie. Warto przedstawić zespół ekspertów o udokumentowanych kompetencjach.
• Aspekty środowiskowe lub społeczne: Coraz częściej pojawiają się kryteria promujące rozwiązania ekologiczne lub zatrudnienie osób z grup defaworyzowanych.

Analizując SWZ, należy zwrócić uwagę nie tylko na samą listę kryteriów, ale również na ich wagi procentowe. To one pokazują, na czym zamawiającemu zależy najbardziej. Oferta musi być zoptymalizowana tak, aby uzyskać jak najwyższą łączną liczbę punktów, a niekoniecznie maksymalną w każdej pojedynczej kategorii.

Przeczytaj również: Zamówienia publiczne a rynek MŚP – jak zwiększyć swoje szanse na sukces?

Gdy już znamy kryteria i ich wagi, możemy przystąpić do strategicznego budowania oferty. Ten proces wymaga staranności i precyzji.

1. Analiza możliwości: Realistycznie oceń, w których obszarach Twoja firma może zaoferować więcej niż konkurencja. Czy jest to skrócenie terminu, wydłużenie gwarancji, a może zaoferowanie bardziej zaawansowanej technologii?
2. Kalkulacja kosztów: Każdy dodatkowy atut (np. dłuższa gwarancja) wiąże się z pewnymi kosztami. Należy je dokładnie skalkulować i uwzględnić w cenie oferty, tak aby zachować jej rentowność.
3. Dokumentacja to podstawa: Wszystkie deklarowane w ofercie parametry jakościowe, terminy czy uprawnienia muszą być poparte odpowiednimi dokumentami. Brak wymaganego załącznika lub oświadczenia może prowadzić do odrzucenia nawet najlepszej merytorycznie oferty.
4. Jasna i precyzyjna prezentacja: Oferta powinna być napisana w sposób klarowny, aby zamawiający nie miał wątpliwości co do jej treści. Wszelkie atuty należy wyraźnie podkreślić i opisać, odnosząc je bezpośrednio do kryteriów oceny.

Poruszanie się w gąszczu przepisów bywa skomplikowane, a błędy formalne mogą zaprzepaścić szansę na zdobycie kontraktu. Dlatego wsparcie ekspertów, dla których prawo zamówień publicznych we Wrocławiu https://kancelariailt.pl/specjalizacje-prawo/prawo-zamowien-publicznych/ i innych miastach jest codzienną praktyką, staje się nieocenioną pomocą. Nasz zespół oferuje kompleksowe wsparcie na każdym etapie postępowania. Pomagamy w analizie dokumentacji przetargowej, identyfikacji ryzyk oraz przygotowaniu oferty w sposób, który maksymalizuje szanse na wygraną. Zapewniamy, że wszystkie elementy formalne będą zgodne z wymogami, co pozwoli Państwu skupić się na merytorycznym aspekcie oferty.

Wygrana w przetargu publicznym jest wynikiem strategii, staranności i doskonałego zrozumienia oczekiwań zamawiającego. Skupienie się wyłącznie na cenie to droga donikąd. Kluczem jest inteligentne balansowanie między wszystkimi kryteriami oceny i przygotowanie oferty, która jest nie tylko konkurencyjna cenowo, ale przede wszystkim najlepsza jakościowo. Nasza kancelaria ILT jest gotowa, aby wspierać Państwa w tym procesie, dostarczając niezbędnej wiedzy i doświadczenia. Zapraszamy do kontaktu, aby omówić, jak możemy pomóc Państwa firmie skutecznie rywalizować o publiczne kontrakty.