Zamawiający może unieważnić prowadzone postępowanie, jeśli wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. KIO daje zamawiającym wyraźną wskazówkę, aby zmiany strategii działalności zamawiającego lub jego organów nadrzędnych czy choćby samego procesu analitycznego w strukturach zamawiającego, który zmierza do takich zmian, uwzględniać w dokumentacji prowadzonego postępowania. W ten sposób można zabezpieczyć zarówno swój interes, jak i wykonawców przed niepotrzebnymi sporami. 

Zamawiający powinien podać faktyczne okoliczności poprawek dokonanych w ofercie odwołującego z zastosowaniem art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. W pierwszej kolejności zamawiający powinien zidentyfikować treść siwz, z którą treść oferty wykonawcy jest niezgodna, i wskazać, na czym ta niezgodność polega. Jeżeli bowiem siwz nie zawiera treści, z którą treść oferty wykonawcy pozostaje niezgodna, to odpada przyczyna, która uzasadniałaby ingerencję zamawiającego w ofertę wykonawcy. W sytuacji gdy wykonawca ocenia, że złożył ofertę zgodną co do treści z siwz, a zamawiający nie wskazuje, na czym dostrzeżone przez niego niezgodności polegają, nie sposób oczekiwać, aby wyraził zgodę na zmianę treści oferty. To z kolei – w konsekwencji – pozbawia go szans na uzyskanie zamówienia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 1 lutego 2021 r., sygn. akt KIO 3445/20).

Urząd Zamówień Publicznych opublikował na swojej stronie WWW rekomendacje zatytułowane „Udzielanie zamówień publicznych na dostawę zestawów komputerowych”. Autor skoncentrował się w nich na aspektach technicznych, które są niezwykle istotne przy sporządzaniu opisu przedmiotu zamówienia oraz szacowaniu wartości zamówienia. W artykule przedstawiamy w skrócie główne wskazówki wynikające z blisko 40 stron rekomendacji. Więcej szczegółów – w tym przykładowy opis wymagań dla urządzenia komputerowego – znajdziesz w oryginalnym dokumencie opublikowanym na www.uzp.gov.pl.

Od kierownika jednostki sektora finansów publicznych można i należy wymagać takiej znajomości przepisów dotyczących działalności tej jednostki, aby mógł realizować zadania bez naruszenia prawa. Jest to aktualne nawet wówczas, gdy pewne okoliczności utrudniłyby mu prawidłowe realizowanie tych zadań. Ustawodawca przywiązuje do poprawnego sporządzania sprawozdań budżetowych istotną wagę. Ewentualny fakt, że sprawozdanie było przygotowywane w sprawie nie przez kierownika jednostki, nie zwalniał go z konieczności weryfikacji poprawności i terminowości przedłożonego dokumentu (orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z 12 października 2020 r., sygn. akt BDF1.4800.89.2019).

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego cechuje się dość wysokim formalizmem. Niemniej jednak, jak słusznie określa judykatura m.in. w wyroku Sądu Okręgowego w Gliwicach z 23 lutego 2007 r. (sygn. akt X Ga 23/07/za) „Formalizm postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie jest celem samym w sobie, a ma na celu realizację zasad Pzp. Stąd przy wykładni i stosowaniu przepisów ustawy należy brać pod uwagę cel ustawy”. Skład orzekający podkreślił, że z uwagi na profesjonalny charakter działalności wykonawcy obowiązuje go podwyższona staranność, o której mowa w art. 355 § 2 kc. Owa staranność obejmuje również czynności podejmowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, które charakteryzuje się wysokim stopniem sformalizowania. Postępowanie zamawiającego natomiast nie może być nigdy utożsamiane z niepotrzebnym formalizmem (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 8 stycznia 2021 r., sygn. akt KIO 3274/20).

Samo ustalenie, że dana wiadomość została zamawiającemu przesłana, i domniemanie, że był to dokument wadialny o treści takiej samej jak przesłany ponownie po terminie składania ofert, nie jest równoznaczne z odzyskaniem samej wiadomości, jak też złożeniem wadium. Nie można uznać, że fakt iż adresat nie otrzymał wiadomości na wskazany adres e-mail, oznacza, że prawidłowy był dokument złożony po terminie składania ofert (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 8 stycznia 2021 r., sygn. akt KIO 3380/20).

Urząd Zamówień Publicznych wydał zalecenia dotyczące prowadzenia postępowania na miniPortalu i korzystania z funkcjonalności Platformy e-Zamówienia. Część zamawiających próbuje prowadzić elektroniczne procedury na częściowo oddanej do testowania Platformie e-Zamówienia. Tymczasem rejestracja na platformie, jak informuje UZP, ma na razie charakter jedynie techniczny. 

Zamawiający w wezwaniu do wyjaśnienia wysokości zaoferowanej ceny wyraźnie żądał wskazania m.in. cenników cenotwórczych oraz dowodów. Wykonawca powinien odpowiedzieć na wszystkie szczegółowe pytania zamawiającego, jak też powołać się na te dotyczące go okoliczności, które ustawodawca wskazał w art. 90 ust. 1 ustawy Pzp. Ma także obowiązek przedstawić je w taki sposób, aby jasno wynikało z nich, jak została skalkulowana cena oferty. Powinien też zapewnić zamawiającego, że kalkulacja jest pełna, rzetelna i że umożliwia należyte wykonanie zamówienia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z  28 grudnia 2020 r.; sygn. akt KIO 3126/20). 

Otwarcie ofert jest czynnością faktyczną, jednorazową i niepowtarzalną. Co za tym idzie, nieotworzenie jednej z ofert nie może być naprawione w ponownej procedurze otwarcia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 29 grudnia 202 r. sygn. akt KIO 3204/20).

Wadium wniesione w postaci gwarancji przez lidera konsorcjum jest prawidłowe. Przemawia za tym solidarna odpowiedzialność wykonawców za świadczenie niepodzielne, jakim jest realizacja obowiązku zawarcia umowy. Potwierdza to również okoliczność, w której lider konsorcjum w zakresie tego obowiązku wskazany został do reprezentowania konsorcjum przed zamawiającym. Kierując się stanowiskiem prezentowanym w uchwale Sądu Najwyższego z 15 lutego 2018 r. (sygn. akt IV CSK 86/17), Izba uznała, iż wykładnia zapisów gwarancji pozwala przyjąć, że obejmuje ona wszystkie przyczyny, za które odpowiedzialność ponosi zlecający gwarancję (wymienione w treści gwarancji) – wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2 grudnia 2020 r. (sygn. akt KIO 3025/20).