ocena ofert

Czy w ramach kryteriów wolno oceniać koncepcję realizacji zamówienia przygotowaną dla danego postępowania?

Pytanie:

Zamawiający zamierza wszcząć postępowanie na dostawę materiałów promocyjnych z podziałem na 5 zadań. W opisie przedmiotu zamówienia komórka merytoryczna zawarła zapis „Dotyczy zadań: 1, 3, 4, 5 – wykonawca musi dołączyć do oferty:

  • forma pisemna oferty: grafikę wydrukowaną w formacie A4,
  • forma elektroniczna oferty: grafikę w pdf zaprojektowaną wg wytycznych zamawiającego, opierając się na Systemie Identyfikacji Wizualnej Lotniczej Akademii Wojskowej,

w celu umożliwienia zamawiającemu oceny przedmiotu zamówienia w kryterium projekt graficzny”.

Powyższe byłoby następnie poddane ocenie jako kryterium oceny oferty z wagą 30% – zgodność z Księgą Systemu Identyfikacji Wizualnej (SIW) zamawiającego:

  • 0 pkt – jeśli wykonanie w przesłanej grafice zostanie ocenione jako nieodpowiednie, niespełniające standardów SIW,
  • 15 pkt – w przypadku przeciętnej/dostatecznej zgodności przesłanej grafiki z SIW oraz przeciętnej formy opracowania graficznego,
  • 30 pkt – jeśli wykonanie przesłanej grafiki będzie spełniało wszystkie wymogi SIW i wytyczne zamawiającego oraz nie będzie zastrzeżeń co do umiejętności zastosowania Księgi Marki i kadrowania zdjęć przez grafika kreatywnego.

Dokładne wytyczne co do zaprojektowania po jednej grafice dla zadania 1, 3, 4 i 5 są określone w odrębnym załączniku dołączonym do postępowania przetargowego (załącznik nr 6 do siwz). Z powyższego i z wyjaśnień komórki merytorycznej wynika, że wykonawca musiałby wytworzyć coś, co jeszcze nie istnieje i to tylko na potrzeby tego postępowania. Stanowiłoby to potem część przedmiotu zamówienia. Nie jest to klasyczna próbka czegoś, co już wyprodukowano. Czy w świetle przepisów prawa, a zwłaszcza § 13 rozporządzenia w sprawie dokumentów, zamawiający może w ogóle żądać dostarczenia takiej grafiki, po to aby potem poddać ją ocenie na etapie składania ofert? Poza powyższymi zapisami komórka merytoryczna nie wskazała kryteriów tej oceny. Czy kryterium w tej postaci jest zgodne z przepisami prawa?

Koncepcja realizacji zamówienia może stanowić kryterium oceny ofert. Wydaje się, że zastosowanie takiego kryterium jest uzasadnione i racjonalne, w sytuacji gdy realizacja zamówienia jest związana z pewnym „twórczym aspektem”, którego nie można uregulować w pełni w dokumentacji postępowania poprzez zredagowanie prostych i jednoznacznych wymogów. Koncepcja odnosząca się do sposobu realizacji konkretnego zamówienia, będzie ze swej natury tworzona na potrzeby danego postępowania i w zgodzie z wytycznymi zamawiającego, tym samym nie jest to część już gotowego „tworu”.

Kryterium jakkolwiek dopuszczalne i możliwe do wprowadzenia, nie zostało jednak doprecyzowane przez zamawiającego i z całą pewnością nie może być zastosowane w postępowaniu w przedstawionej postaci.

Czy kryterium jakości można oceniać na podstawie próbek i projektów złożonych z ofertą?

Pytanie:

Zamawiający przygotowuje postępowanie krajowe na dostawę materiałów promocyjnych. Czy w celu oceny ofert może żądać, żeby wykonawcy złożyli z ofertami zrobione specjalnie na potrzeby postępowania zgodnie z wytycznymi siwz projekty graficzne i próbki materiałów? Zapisy w siwz brzmią: „Wartość punktowa w kryterium projekt graficzny (P) będzie oceniana na podstawie przesłanego razem z ofertą projektu graficznego. Wykonawca powinien zaprojektować grafikę według wytycznych zamawiającego, opierając się na Systemie Identyfikacji Wizualnej Lotniczej Akademii Wojskowej. Dokładne wytyczne co do zaprojektowania po jednej grafice dla zadania 1, 3, 4 i 5 są określone w odrębnym załączniku dołączonym do postępowania przetargowego (załącznik nr 6 do siwz). Ocena punktowa zostanie dokonana subiektywnie i niezależnie przez 3 osoby na karcie oceny jakości. Liczby punktów w poszczególnych kryteriach przyznanych przez osoby dokonujące oceny, będą zsumowane, a następnie zostanie wyliczona średnia stanowiąca podstawę do wyliczenia końcowej oceny oferty”. Czy takie zapisy są zgodne z przepisami ustawy Pzp?

Zamawiający może wymagać złożenia z ofertą projektów graficznych i próbek materiałów wykonanych specjalnie na potrzeby postępowania, które następnie oceni w ramach kryterium pozacenowego.

Zgodnie z art. 91 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp kryterium oceny ofert mogą być m.in. właściwości estetyczne. Ocena tego kryterium możliwa jest po obejrzeniu przykładowych egzemplarzy (próbek) elementów będących przedmiotem zamówienia. Zamawiający może zatem wymagać złożenia wraz z ofertą projektów graficznych i próbek materiałów wykonanych specjalnie na potrzeby postępowania.

Ocena aktualności dokumentów składanych na wezwanie z art. 26 ust. 1 i 2 ustawy Pzp

Pytanie:

Czy jeżeli proszę o złożenie dokumentów na podstawie art. 26 ust. 1 lub 2, to z ich treści musi wynikać, że na dzień składania ofert spełniam warunki udziału w postępowaniu? Przykładowo – wykonawca składa oświadczenie, że nie zalega z płaceniem podatków oraz innych należności, oświadczenie wydane jest 8 kwietnia 2020 r. (jest to data na złożenie oświadczenia), termin składania ofert upłynął 3 kwietnia 2020 r.

Czy jeśli na oświadczeniu jest tylko data 8 kwietnia 2020 r., to zamawiający może przyjąć je za prawidłowe? Z opinii UZP, które znalazłam, wynika że wstępne oświadczenia wskazują, iż wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu i że pozostałe dokumenty nie muszą wskazywać daty składania ofert. Zastanawiają mnie jednak zaświadczenia np.: wydane przez  ZUS czy urząd skarbowy. Czy z treści dokumentu musi wynikać, że wykonawca nie zalega z opłatami na 3 kwietnia 2020 r.? A jeśli dokument potwierdza okoliczność, że wykonawca nie zalega z opłatami na dzień wezwania tj.: 20 kwietnia 2020 r., to czy dokument mogę przyjąć?

Pojęcia aktualności dokumentów w rozumieniu art. 26 ust. 1 i 2 ustawy Pzp nie należy utożsamiać z datą ich wystawienia. Ważne jest, aby z otrzymanych przez zamawiającego dokumentów, wynikały aktualne na dzień ich złożenia informacje dotyczące wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona. W opisanych w pytaniu okolicznościach dokument z ZUS lub US nie musi wskazywać na datę otwarcia ofert, ma być aktualny na dzień jego złożenia.

Zamawiający wskazał w siwz błędną stawkę VAT – jak ocenić oferty?

Pytanie:

Prowadzę przetarg nieograniczony o wartości poniżej progów unijnych na remont mieszkania. Formularz ofertowy wskazuje, że wykonawca ma podać cenę ryczałtową brutto oferty oraz że: „Przedmiot umowy objęty jest stawką VAT 23 % lub (………%)*. W przypadku, gdy wykonawca uprawniony jest do stosowania innej stawki podatku, należy przekreślić wpisane 23%, a w wykropkowane miejsce wpisać właściwą stawkę i w załączniku do oferty uzasadnić jej zastosowanie”.

W postępowaniu złożono cztery oferty. Dwóch wykonawców podało cenę ryczałtową brutto oferty z zaznaczeniem, że obliczyli ją z uwzględnieniem stawki VAT wynoszącej 8%, a nie 23% i uzasadnieniem: „Stawka VAT na podstawie PKOB 1130 na obiekty mieszkalne wynosi 8%”. W dwóch pozostałych ofertach wykonawcy nie podali innej stawki niż wskazana przez zamawiającego w siwz tj. 23%, w związku z tym z treści ofert wynika, że przy obliczeniu ceny zastosowali VAT 23%. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedmiot zamówienia powinien być objęty 8% VAT (obiekty mieszkalne).

Czy w sytuacji, w której to zamawiający zapisem w formularzu ofertowym błędnie zasugerował wykonawcom, że przedmiot zamówienia jest objęty 23% stawką VAT, należy:

1)      przyjąć, że postępowanie jest obarczone wadą i je unieważnić,

2)      wezwać wykonawców, którzy nie wskazali w ofercie innej stawki niż 23%, do złożenia wyjaśnień treści oferty, w zakresie faktycznej stawki podatku, jaką uwzględnili przy wyliczeniu ceny ryczałtowej brutto oferty,

3)      pozostawić sprawę stawki VAT bez wyjaśnienia, przyjmując, że przy rozliczeniu ryczałtowym nie funkcjonuje pojęcie „błąd w obliczeniu ceny” z uwagi na brak weryfikacji sposobu wyliczenia tej ceny?

Zakładając, że prawidłowa będzie droga z punktu nr 2, to czy w przypadku uzyskania od wykonawców odpowiedzi, z której będzie wynikać, że zaoferowana cena ryczałtowa brutto została obliczona z uwzględnieniem stawki 23% VAT, należy odrzucić te oferty, czy unieważnić procedurę?