zmiana umowy

Jak uzasadnić w trakcie kontroli zmianę umowy poprzez wydłużenie terminu jej realizacji z uwagi na brak dostaw?

Podpisaliśmy umowę 21 czerwca 2021 r. na robotę budowlaną związaną z placami zabaw. W trakcie realizacji wykonawca przedstawił nam prośbę o wydłużenie terminu realizacji ze względu na to, że nie jest w stanie pozyskać części materiałów. Jako dowód złożył dokumenty od producenta. W projekcie umowy mamy zapis, że zamawiający przedłuży termin realizacji, jeśli nastąpi okoliczność niezależna od zamawiającego i wykonawcy. Jako przykład podano różne sytuacje, ale nie wskazano konkretnie opóźnień w dostawie materiałów budowlanych. W tym czasie obowiązywała również specustawa covidowa. Czy możemy powołać się na jej art. 15r i w ten sposób wydłużyć termin? W umowie nie mamy zapisu, który powołuje się na ustawę covidową, ale czy samo obowiązywanie tej ustawy nie wystarczy? Jak odpowiedzieć organom kontrolnym, które pytają nas, na jakiej podstawie został zawarty aneks.

Jak zmienić umowę, bez organizacji nowego postępowania – opinia UZP

W jednym z najnowszych opracowań Urząd Zamówień Publicznych przypomina, w jakich okolicznościach wolno aneksować umowę w sprawie zamówienia publicznego bez konieczności przeprowadzania procedury udzielenia zamówienia publicznego. Omawia w nim trzy przesłanki zmiany umowy zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 oraz art. 455 ust. 2 ustawy Pzp. Przedstawiamy skrót najważniejszych informacji zawartych w opinii.

Justyna Rek-Pawłowska
20 kwietnia 2022 r.
Nowości

W niektórych sytuacjach pojawi się obowiązek przygotowania raportu z realizacji zamówienia.

Zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego 2022

Często w trakcie realizacji umowy pojawiają się nieprzewidziane okoliczności, które powodują, że współpraca na dotychczasowych zasadach jest niemożliwa bądź nieopłacalna. Wówczas konieczna jest zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego. Aby jednak móc tego dokonać, należy spełnić ustawowe warunki. Sprawdź przesłanki zmiany umowy zgodnie ze starą lub nową ustawą Pzp. Jeśli modyfikacje nie są możliwe lub strony nie zgadzają się na nie, umowę można rozwiązać.

W tym artykule

Zamawiający zawsze może przewidzieć w umowie możliwość przyszłej zmiany umowy. W tym celu powinien zawrzeć w kontrakcie jasne, precyzyjne i jednoznaczne postanowienia umowne. Muszą przy tym określać kilka ważnych elementów.
Zmiana umowy w okolicznościach nieprzewidywalnych jest możliwa, gdy wartość każdej kolejnej zmiany nie przekracza 50% pierwotnej wartości umowy, oraz zmiana nie modyfikuje charakteru umowy.
Do umowy zawsze wolno wprowadzać zmiany o nieistotnym charakterze. Przy czym art. 455 ustawy Pzp zawiera definicję zmiany, którą można uznać za nieistotną.
Umowę można także zmienić wówczas, gdy zmiany są niskowartościowe i nie przekraczają 10% wartości umowy w przypadku usług bądź dostaw oraz 15% w odniesieniu do robót budowlanych.

O zmianach umowy piszemy także w artykułach:

Katarzyna Bełdowska
6 kwietnia 2022 r.
Top tematy

Zmiana umowy na usługi sprzątania zawartej w 2020 roku

Pytanie:

Zamawiający udzielił w grudniu 2020 roku zamówienia publicznego na usługi sprzątania w porządku prawnym ustawy z 29 stycznia 2004 r. Wynagrodzenie wykonawcy ma charakter ryczałtowy. Obecnie – z uwagi na potrzeby zamawiającego ze względów organizacyjnych – chce on skorzystać z art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp i zmienić umowę, zachowując tożsamość przedmiotu zamówienia. Zmiana – jedyna dotychczas – jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy Pzp i jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. Czy uzgadniając z wykonawcą wynagrodzenie za zakres objęty zmianą, zamawiający może uwzględnić aktualne zmiany cen na rynku i ewentualnie w jakim zakresie?

Zmiana wynagrodzenia wykonawcy w umowie o zamówienie publiczne – kiedy jest możliwa?

Szczególnie dziś – w obliczu dynamicznego i niestabilnego wzrostu cen na rynku robót budowlanych, usług i dostaw, zamawiający powinien zadbać o zapisy umowy o zamówienie publiczne w zakresie waloryzacji czy zmiany wynagrodzenia. Sprawdź, jakie postanowienia zastosować w związku z tym w dokumentacji postępowania m.in. w SWZ i projekcie umowy z wykonawcą. Przeczytaj też, kiedy zachodzi konieczność zmiany ceny i w jaki sposób ją przeprowadzić. W artykule publikujemy przykładowe zapisy o waloryzacji wynagrodzenia w umowie na zamówienie publiczne. Możesz je zastosować np. w odniesieniu do cen paliwa, gazu, energii elektrycznej, materiałów i urządzeń.

W tym artykule

Postanowienia umowne, które bazują na art. 439 ustawy Pzp, muszą określać m.in. poziom zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, który uprawnia strony umowy do żądania zmiany wynagrodzenia. Poziom zmiany można ustalić, zarówno wskazując konkretną kwotę, jak i określając procent. Zmiana obejmuje sytuacje, gdy cena (lub koszt realizacji zamówienia) się zwiększy, jak i te, w których się zmniejszy. Jeżeli w wyniku sytuacji gospodarczej cena danego materiału (lub koszt związany z realizacją zamówienia) będzie powyżej lub poniżej ustalonej kwoty (lub wartości procentowej), to spełni się pierwsza z przesłanek zmiany ceny.
UZP wskazał, że aby móc zastosować klauzulę waloryzacyjną, nie wystarczy, że zmieni się cena materiałów lub kosztów. Niezbędne jest także ustalenie wpływu takiej zmiany użytych do realizacji zamówienia materiałów lub kosztów na ustalone w umowie wynagrodzenie za jego wykonanie.
Problemem dla zamawiającego i wykonawcy może być przypadek, gdy umowa nie przewidywała waloryzacji (np. z uwagi na to, że dotyczyła dostawy lub była zawarta na okres krótszy niż 12 miesięcy), a wykonawca wnioskuje do zamawiającego o podwyżkę wynagrodzenia w związku np. ze wzrostem cen paliwa. Najczęściej swoją prośbę wykonawca motywuje właśnie gwałtowną i niespodziewaną podwyżką cen lub kosztów realizacji zamówienia. W takiej sytuacji można rozważyć zmianę umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp.

O zmianie umowy i waloryzacji wynagrodzenia piszemy także tutaj:

Krzysztof Hodt
21 marca 2022 r.
Top tematy

Na jaką maksymalną kwotę można zmienić umowę?

Pytanie:

Czy maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, o której mowa w art. 439 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp, obejmuje zmiany wynagrodzenia, określone w art. 436 pkt 4 lit. b ustawy Pzp?

Czym się kierować, zmieniając umowę na zamówienie zawartą w 2020 roku?

Pytanie:

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie zawarło z wykonawcą umowę na prowadzenie poradnictwa psychologicznego dla osób dorosłych. Zadanie będzie realizować od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. w wymiarze 3 dyżurów w miesiącu po 3 godziny każdy (łącznie 108 godzin). W związku z powstałymi oszczędnościami na tym zadaniu, PCPR chciałoby zwiększyć liczbę dyżurów w miesiącu – z 3 na 4. Czy można zmienić zakres umowy i zwiększyć wynagrodzenie wykonawcy o stawkę podaną w ofercie? Czy nie naruszy to zasad uczciwej konkurencji? Ani umowa z wykonawcą, ani zapytanie ofertowe nie przewidywało żadnych zmian kontraktowych. Czy PCPR powinno w tej sytuacji rozpisać nowe postępowanie?

Umowę o zamówienie można zmienić jedynie w granicach określonych przepisami prawa

Artykuł 144 ustawy Pzp z 2004 roku wprowadził generalną zasadę niezmienności umów w sprawie zamówień publicznych. Formułował jednocześnie katalog okoliczności, w których po spełnieniu określonych warunków zmiana umowy była dopuszczalna. Strony umowy o wykonanie zamówienia publicznego mogą zatem zmodyfikować ją m.in. na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp z 2004 roku (uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z 22 września 2021 r., sygn. akt KIO/KD 17/21).

Agata Hryc-Ląd
10 listopada 2021 r.
Nowości

Czy możliwa jest zmiana podmiotowa w umowie o zamówienie publiczne?

Pytanie:

Realizujemy umowę z konsorcjum firm (lider + partner) na usługi cateringowe. W trakcie realizacji umowy do umowy wprowadzony został podwykonawca, co zostało uregulowane stosownym aneksem do umowy. W trakcie realizacji umowy zostaliśmy poinformowani, że nastąpiło zarejestrowanie połączenia spółek podwykonawca + lider w trybie art. 492 § 1 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych. Z otrzymanych informacji od podwykonawcy cały majątek lidera (spółka przejmowana) został przeniesiony na spółkę podwykonawcy (spółka przejmująca). Podwykonawca w wyniku pełnego następstwa prawnego przejął cały majątek lidera i wszedł we wszystkie prawa i obowiązki wynikające ze wszystkich stosunków prawnych, w tym umów zawartych przez lidera, a dotychczasowa cała działalność lidera jest kontynuowana w ramach spółki podwykonawcy (obecnego lidera) i w oparciu o skumulowane zasoby majątkowe. Z dniem połączenia spółka lidera utraciła byt prawny. Potwierdzeniem faktu połączenia jest wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS dla partnera (obecnego lidera). Proszę o odpowiedź, czy zamawiający może kontynuować realizację umowy na dotychczasowych zasadach po zawarciu stosownego aneksu zmieniającego lidera konsorcjum, czy podjąć inne działania (jeśli tak, to jakie)?

Jak uzasadnić możliwość zmiany umowy zgodnie z przesłanką dopuszczającą rozszerzenie jej zakresu?

Pytanie:

Podpisaliśmy umowę, której przedmiotem było wykonanie wystawy stałej w obiekcie muzealnym, w skład której wchodziło m.in.:

wykonanie, dostawa, montaż i uruchomienie wszystkich elementów wyposażenia, scenografii wystaw materiałów,
wykonanie elementów wystroju wnętrz (sufit podwieszany i posadzki),
wykonanie indywidualnych elementów wystroju wnętrz,
wykonanie i instalacja wraz z uruchomieniem scenariuszy (filmów, animacji i prezentacji multimedialnych, gier edukacyjnych i nagrań dźwiękowych),
opracowanie i zakup (dostawa) oprogramowania do zarzadzania treścią, sprzętem, urządzeniami audiowizualnymi i technicznymi, oświetleniem oraz instalacjami ekspozycyjnymi wraz z ich instalacją, uruchomieniem i testami,
zakup, dostawa i montaż sprzętu multimedialnego.

Zamawiający sporządził protokół konieczności, w którym uzasadnia konieczność wykonania aplikacji mobilnej oraz wykonanie strony internetowej i w związku z tym, uważa, że zawarcie aneksu do obowiązującej umowy na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp jest możliwe.

Nowe usługi objęte aneksem to:

uruchomienie domeny powiązanej i kompatybilnej ze stroną główną Muzeum – Zamku (obecnie w przebudowie),
przygotowanie autorskiego, responsywnego szablonu graficznego strony (może być to personalizacja/modyfikacja istniejącego szablonu) – projekt powinien nawiązywać do stylu aplikacji na wystawie,
CMS,
2 wersje językowe (polski, angielski) oraz audiodeskrypcja dla materiałów wideo,
przygotowanie witryny zoptymalizowanej pod kątem pozycjonowania SEO,
zabezpieczenie przed atakami z zewnątrz,
umieszczenie 5 filmów na stronie ok. 1 min każdy,
zapewnienie utrzymania oraz wsparcia informatycznego wraz z aktualizacją (5 lat),
hosting (5 lat) itp.

Zamawiający wskazuje, iż zlecenie zamówienia aplikacji i strony internetowej obecnemu wykonawcy jest uzasadnione względami ekonomicznymi i terminem realizacji. Wykonanie zadań polegających na opracowaniu i wykonaniu aplikacji wynikających z treści i formy przekazu będącej zakresem zamówienia realizowanego przez inny podmiot byłoby możliwe dopiero po zakończeniu realizacji wystaw. Tymczasem podmiot wykonujący wystawy może zrealizować te zadania równolegle.

Aktualny wykonawca nie potrzebuje również dodatkowego czasu na zapoznanie się z projektem i efektami realizacji wystaw. Zbędne są ponadto dodatkowe uzgodnienia między wykonawcami. Niniejsze uzasadnienie analogicznie dotyczy również wykonania strony internetowej wystaw. Zdaniem zamawiającego przedmiotowa zmiana jest dopuszczalna w świetle:

art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, bo wartość zamówienia w wysokości 217.000 zł netto nie przekracza 10% wartości wynagrodzenia wykonawcy określonego w umowie i jest mniejsza od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, oraz
art. 144 ust. 2a ustawy Pzp – ponieważ nie zmienia ogólnego charakteru umowy (rozumianego jako zmiana przedmiotu lub rodzaju pierwotnego zamówienia).

Zmiana ta wyłącznie rozszerza zakres świadczeń wykonawcy o świadczenia podobne do części przedmiotu zamówienia podstawowego, gdyż projektowanie i tworzenie stron internetowych oraz aplikacji to czynności bardzo zbliżone do projektowania i tworzenia programów, aplikacji i treści multimedialnych. Czy takie rozszerzenie przedmiotu zamówienia i aneksowanie umowy jest uprawnione na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp?

Czy wolno zmienić umowę, modyfikując płatność z jednorazowej na ratalną?

Pytanie:

Prowadzimy przetarg nieograniczony zgodnie z przepisami starej ustawy Pzp, na przedmiot zamówienia, którym są kursy. W istotnych postanowieniach umowy przewidzieliśmy płatność po zrealizowaniu całego kursu. Trwa on jednak ponad rok i wykonawca wolałby płatność miesięczną bądź kwartalną. Czy aktualnie zamawiający może w przypadku tego jednego kursu zmienić sposób płatności w istotnych postanowieniach umowy np. na miesięczny lub kwartalny, mimo wcześniejszych zapisów?

Kiedy wolno zmienić w umowie technologię prac w stosunku do PFU?

Pytanie:

W zeszłym roku podpisaliśmy umowę na wykonanie zastawki w obszarze Natura 2000 w trybie „zaprojektuj i wybuduj”. Otrzymaliśmy do konsultacji pierwszą część, która obejmuje projekt budowlany i inną potrzebną dokumentację. W związku z tym, że zaprojektowane urządzenie wodne oraz zakres prac budowlanych różni się od tego, który był przedmiotem zamówienia, wezwaliśmy wykonawcę do wyjaśnień. Okazało się, że zmiany są konieczne ze względów technicznych. Największą zmianą jest zastąpienie zastawki faszynowo-kamiennej drewniano-kamienną. Oprócz tego pojawiły się dodatkowe prace typu brukowanie, wymiana przepustu, zmiana długości konserwacji rowu. Czy tak duże modyfikacje można wprowadzić aneksem? Dodam, że to postępowanie było procedowane w trybie niekonkurencyjnym. Ponadto wykonawca zwrócił uwagę, że prace będą musiały być przeprowadzone na większej liczbie działek, niż przewidywaliśmy.

Kiedy zmiana umowy z uwagi na COVID-19?

Pytanie:

Zamawiający nie zakładał przedłużenia realizacji umowy, nie przewidział tego w ogłoszeniu i siwz. Umowę podpisano po przeprowadzonym przetargu nieograniczonym. Czy w obecnej sytuacji, z powodu pandemii, można wydłużyć realizację umowy, jeśli pierwotnie nie było to w niej zaplanowane?

Jak ocenić, czy zmiana umowy w sprawie zamówienia jest możliwa?

Pytanie:

Zamawiający zawarł umowę w sprawie zamówienia publicznego, której przedmiotem jest remont 6 budynków stanowiących jedno zadanie inwestycyjne. Zamówienie nie było podzielone na części. Przedmiot umowy ma być zrealizowany w 2 etapach. Etap pierwszy obejmuje remont 3 budynków, drugi – 3 kolejnych. Termin realizacji etapu II zaczyna swój bieg po odebraniu etapu I. Wynagrodzenie będzie płatne odrębnie za każdy z nich. W toku realizacji etapu I strony chciałyby zmienić umowę poprzez dodanie do etapu I remontu jednego z budynków, który miał być wyremontowany w ramach etapu II (zwiększenie zakresu przedmiotu umowy w etapie I i zmniejszenie zakresu w ramach etapu II). W związku z tą zmianą wykonawca otrzymałby wyższe wynagrodzenie za etap I o kwotę wynagrodzenia za remont czwartego budynku, natomiast za etap II wykonawca otrzymałby pomniejszone wynagrodzenie o kwotę dodaną do wynagrodzenia za etap I. Całkowite jego wynagrodzenie nie ulegnie jednak zmianie. Czy taka zmiana ma charakter nieistotnej w rozumieniu art. 144 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp? Jeżeli jest to istotna zmiana, to czy byłaby możliwa na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, jeżeli wynagrodzenie wykonawcy za czwarty budynek nie przekroczy 15% wartości umowy? Czy dopuszczalna byłaby zmiana terminu wykonania etapu I w związku z dodaniem do tego etapu jeszcze jednego budynku do remontu (wówczas termin realizacji całej umowy się przesunie, ponieważ etap II rozpocznie się po odbiorze etapu I)? Zamawiający nie przewidział powyższych zmian w umowie.

Podkreślić należy, że to czy dana zmiana umowy ma charakter istotny, ocenia się zazwyczaj w każdym przypadku indywidualnie, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności faktyczne i prawne.

Stosownie do art. 144 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zmiany, niezależnie od ich wartości, nie są istotne w rozumieniu ust. 1e.

Andrzela Gawrońska-Baran
9 października 2020 r.
Zmiana umowy

Czy wolno zmienić umowę po upływie terminu jej obowiązywania – sprawdź opinię UZP

Sam fakt, że aneks zmieniający umowę w sprawie zamówienia zawarto po upływie umownego (pierwotnego) terminu przewidzianego na wykonanie zamówienia nie oznacza, że zmiana umowy jest niezgodna z art. 353¹ Kodeksu cywilnego lub z art. 144 ust. 1 pkt 1–6 ustawy Pzp, ani w inny sposób niedopuszczalna. Zamawiający może zatem zmienić umowę o zamówienie publiczne po upływie terminu na wykonanie przedmiotu świadczenia, pod warunkiem, że zmiana ta będzie zgodna z treścią art. 144 ust. 1 ustawy Pzp. Takie wnioski wynikają z opinii prawnej UZP pt. „Dopuszczalność zmiany umowy o zamówienie publiczne po upływie umownego terminu wykonania zamówienia” opublikowanej w najnowszym Informatorze UZP nr 2/2020.