zamówienie publiczne

13

Błędy w zamówieniach publicznych ujawniane podczas kontroli – przegląd przypadków i praktyczne wnioski

Październik 2025 r. 

Uczestnicy szkolenia zyskają praktyczną i aktualną wiedzę opartą na rzeczywistych przypadkach nieprawidłowości ujawnianych podczas kontroli zamówień publicznych. Przeanalizowane sytuacje pozwolą lepiej zrozumieć najczęstsze źródła błędów oraz ich skutki prawne i finansowe.

Korzyści dla Ciebie:

  1. Dowiesz się, na co zwracają uwagę kontrolujący: lepiej przygotujesz się do potencjalnych kontroli i zwiększysz pewność i sprawność w prowadzeniu procedur przetargowych 
  2. Otrzymasz przegląd rzeczywistych przypadków nieprawidłowości z przeprowadzonych już kontroli: łatwiej zidentyfikujesz działania obarczone ryzykiem naruszenia przepisów i będziesz mógł podjąć wcześniej odpowiednie środki zaradcze
  3. Poznasz konsekwencje najczęstszych błędów: ograniczysz ryzyko korekt finansowych czy zwrotu środków unijnych

Dla kogo?

Dla zamawiających – szczególnie z sektora finansów publicznych – którzy przygotowują się do kontroli lub chcą usprawnić dokumentację i uniknąć powtarzających się błędów.

Dla wykonawców – którzy chcą lepiej rozumieć obowiązki zamawiających i świadomie uczestniczyć w procedurach.

Czy zamawiający może wydłużyć termin realizacji zamówienia w zawartej umowie w czasie jej trwania? Jeśli tak to na jakiej podstawie?

Zmiana terminu realizacji umowy PZP

Czy zamawiający może wydłużyć termin realizacji zamówienia w zawartej umowie w czasie jej trwania? Jeśli tak to na jakiej podstawie?

Przepisy Pzp a kształtowanie postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego

Przepisy Pzp a kształtowanie postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego – 5 ważnych wskazówek

Umowa Pzp to fundament każdej transakcji w zamówieniach publicznych. Jej zapisy muszą być zgodne z ustawą, ale także chronić interesy stron. Określenie terminu realizacji, zasady wynagrodzenia, kary umowne czy zakres odpowiedzialności wykonawcy – to kluczowe aspekty, które mogą wpłynąć na przebieg wykonywania kontraktu. Sprawdź, jakie zapisy są obowiązkowe, czego unikać i jak zabezpieczyć się przed sporami.

W tym artykule
  • Określenie terminu realizacji umowy Pzp – Zgodnie z art. 436 pkt 1 Pzp, termin realizacji zamówienia powinien być wskazany w jednostkach czasu, np. dniach czy tygodniach. Wskazanie konkretnej daty kalendarzowej może prowadzić do wzrostu kosztów po stronie wykonawcy, który w obliczu niepewności kalkuluje dodatkowe ryzyka kontraktowe.
  • Regulacje dotyczące wynagrodzenia wykonawcy – Umowa Pzp musi precyzyjnie określać formę wynagrodzenia (ryczałtowe lub kosztorysowe) oraz sposób jego wypłaty. W przypadku umów trwających ponad 12 miesięcy obowiązkowe są płatności etapowe, a brak jednoznacznych zapisów w umowie może skutkować problemami z rozliczeniami.
  • Kary umowne w umowie Pzp – Zamawiający jest zobowiązany do określenia maksymalnej łącznej wysokości kar umownych, które mogą być naliczone. Brak takiego ograniczenia może prowadzić do sporów, a w skrajnych przypadkach sądy uznają wygórowane kary za nieważne lub nieegzekwowalne.
  • Odpowiedzialność wykonawcy za realizację zamówienia – Przepisy Pzp chronią wykonawców przed nadmierną odpowiedzialnością, zakazując np. nakładania kar za opóźnienia niezawinione przez wykonawcę. Zamawiający nie może też przypisać wykonawcy odpowiedzialności za błędy w dokumentacji projektowej, jeśli to on sam dostarczył tę dokumentację.
  • Zakres zamówienia i jego ograniczenie – Zamawiający nie może dowolnie zmniejszać zakresu zamówienia bez wskazania minimalnej wartości świadczenia stron. Brak takich zapisów w umowie Pzp może prowadzić do sytuacji, w której wykonawca ponosi straty, nie mogąc dochodzić roszczeń za niewykorzystaną część kontraktu.
Centrum Usług Wspólnych a przetargi

Udzielanie zamówień publicznych przez Centrum Usług Wspólnych CUW

Centrum Usług Wspólnych (CUW) to podmiot realizujący wspólną obsługę finansową, administracyjną oraz organizacyjną, w szczególności dla jednostek organizacyjnych gminy, powiatu lub województwa. W ramach powierzonych zadań CUW wykonuje m.in. obsługę jednostek w zakresie zamówień publicznych, w szczególności poprzez przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o zamówienia publiczne, udzielanie zamówień publicznych, zawieranie umów ramowych na rzecz poszczególnych zamawiających lub grup zamawiających. CUW umożliwia zatem centralizację zakupów. W odniesieniu do działalności CUW w obszarze obsługi zamówień publicznych na rzecz obsługiwanych przez tę jednostkę zamawiających, pojawiają się liczne dylematy interpretacyjne, w tym m.in. w kwestii doboru właściwego sposobu powierzenia zadań, szacowania zamówień, planowania zakupów czy sprawozdawczości. Niniejszy tekst systematyzuje te zagadnienia.

W tym artykule
  • Centrum Usług Wspólnych jest to podmiot zapewniający wspólną obsługę m.in. finansową i administracyjną określonym jednostkom podległym. W ten sposób można ograniczyć np. koszty obsługi księgowości, kadr czy płac, zwiększając efektywność poprzez lepsze wykorzystanie zasobów do realizacji zadań.
  • Centra Usług Wspólnych (CUW) są tworzone na mocy ustaw samorządowych, w tym art. 10a ustawy o samorządzie gminnym, art. 6a ustawy o samorządzie powiatowym i art. 8c ustawy o samorządzie województwa. Przepisy te umożliwiają gminom, powiatom i województwom zapewnienie wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej dla podległych jednostek.
  • CUW mogą wspierać jednostki organizacyjne zaliczane do sektora finansów publicznych, takie jak instytucje kultury czy inne osoby prawne powołane do realizacji zadań publicznych.
  • Zakres obowiązków CUW oraz jednostek obsługiwanych określa organ stanowiący samorządu terytorialnego (rada gminy, rada powiatu lub sejmik województwa). Z kolei instytucje kultury oraz inne podmioty mogą dołączyć do wspólnej obsługi po podpisaniu odpowiednich porozumień z organem wykonawczym (np. wójtem czy zarządem powiatu).
  • Choć CUW mogą wspierać zamawiających w ramach zamówień publicznych, ich status prawny nie pozwala na automatyczne przejęcie roli zamawiającego. Uchwała o utworzeniu CUW nie zastępuje regulacji ustawy Pzp. W związku z tym CUW musi działać na podstawie pełnomocnictwa lub porozumienia z jednostką zamawiającą.
  • CUW mogą pełnić różne role w postępowaniach, takie jak pełnomocnik zamawiającego, centralny zamawiający czy podmiot realizujący wspólne zamówienia. Niemniej jednak decyzje o zakresie działań CUW w zamówieniach publicznych muszą wynikać z aktów władczych organu wykonawczego lub zawartych porozumień.
  • CUW mogą przygotowywać postępowania zakupowe w imieniu zamawiających, ale każdy zamawiający odpowiada za własne plany postępowań i – co do zasady – szacowanie wartości zamówień. W przypadku centralnego zamawiającego to CUW sporządza sprawozdanie. Niezależnie od roli, szczegółowy zakres czynności CUW powinien być wyraźnie określony w pełnomocnictwach lub aktach władzy organów wykonawczych.
Plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych 2024

Plan postępowań o udzielenie zamówień i budżet 2025 według ustawy Prawo zamówień publicznych

Zamawiający ma obowiązek opublikować plan postępowań nie później niż 30 dni od daty przyjęcia budżetu lub planu finansowego na dany rok finansowy. W artykule przypominamy o miejscu publikacji planu, którym jest Biuletyn Zamówień Publicznych i obowiązku jego aktualizacji zgodnie z Prawem zamówień publicznych oraz o zasadach przygotowywania tego dokumentu. Publikujemy też zestaw pytań naszych Czytelników wraz z wyjaśnieniami ekspertów na temat sporządzania planu.

Preferencje dla płatników technicznych będą kontynuowane

Jak uregulować w umowie PZP możliwość zwiększenia i zmniejszenia zamówienia?

Co może zrobić zamawiający, który chciałby mieć prawo zarówno zwiększenia ilości zamawianego towaru jak i jej zmniejszenia w stosunku do wartości szacunkowej zamówienia? Czy prawo opcji jest tutaj właściwym rozwiązaniem? Sprawdź w wyjaśnieniu.

Czy różne grupy leków wolno zamawiać w osobnych procedurach?

Pytanie:

Zamawiający zaplanował w planie zamówień publicznych pozycję „sukcesywna dostawa leków” do udzielenia w przetargu nieograniczonym w procedurze unijnej. W wyniku potrzeby zakupu części leków w innym kwartale odbyło się już jedno postępowanie (sukcesywna dostawa leków stosowanych w leczeniu gruźlicy lekoopornej), zgodnie z oszacowaną wartością tego zamówienia w procedurze unijnej. Niebawem powinno zostać wszczęte kolejne postępowanie na sukcesywne dostawy leków (wszelkie pozostałe leki stosowane w szpitalu), ale zawierające już inny rodzaj produktów leczniczych/asortymentu. Szacowanie wartości tej części zamówienia wskazuje na jej wartość poniżej progu unijnego. Czy zamawiający może w opisanej sytuacji zastosować procedurę krajową – zgodnie z aktualnie oszacowaną wartością zamówienia i może dokonać stosownej zmiany w planie zamówień? Czy proponowany podział może być argumentowany w tym przypadku brakiem tożsamości czasowej i przedmiotowej (są to zupełnie inne rodzaje leków, z różnym przeznaczeniem)?

Termin związania ofertą w Prawie zamówień publicznych 2024: prawo i praktyka dla zamawiających i wykonawców

Termin związania ofertą w Prawie zamówień publicznych 2024: prawo i praktyka dla zamawiających i wykonawców

Termin związania ofertą to czas, w którym wykonawca ma obowiązek zawrzeć z zamawiającym umowę na warunkach określonych w złożonej ofercie. Termin ten – zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych – musi wskazać w dokumentach zamówienia sam zamawiający. Czyni to, podając konkretną datę, w której mija TZO. W artykule piszemy o tym, jakie terminy związania ofertą obowiązują w postępowaniach unijnych a jakie w krajowych oraz jakie są reguły przedłużania tego terminu. Dodatkowo przeczytasz 5 case studies, które rozwiązują problemy zamawiających i wykonawców w tym obszarze.

W tym artykule
  • Jeżeli termin związania ofertą już upłynął, zamawiający nie ma podstaw, aby podejmować czynności zmierzające do jego przywrócenia. Wybór oferty powinien zostać poprzedzony procedurą z art. 252 ust. 2 ustawy Pzp.
  • Z brzmienia art. 307 ust. 2 Pzp nie wynika możliwość ograniczenia kręgu wykonawców, do których zamawiający skieruje wezwanie o przedłużenie terminu związania ofertą, wyłącznie do wykonawców biorących udział w negocjacjach.
  • Zamawiający powinien wezwać do przedłużenia terminu związania ofertą wszystkich wykonawców, którzy w dniu wezwania ubiegają się o udzielenie zamówienia w tym postępowaniu.
  • Jeśli zamawiający pomylił się z określeniem terminu związania ofertą, powinien zmienić w tym zakresie ogłoszenie o zamówieniu, wskazując prawidłową datę związania ofertą (art. 271 ust. 1 ustawy Pzp) oraz dokonać analogicznej zmiany SWZ (art. 286 ust. 1 ustawy Pzp). Jeśli zmiana ogłoszenia i SWZ polega na wskazaniu wcześniejszej daty terminu związania ofertą a nie późniejszej w stosunku do właściwego terminu, wydaje się że nie wywoła to po stronie wykonawców konieczności dokonania nowych czynności, które sprawią, że ich oferta będzie ważna.
  • W przypadku, gdy wykonawca na wezwanie zamawiającego nie przedłużył terminu związania ofertą, wadium należy zwrócić mu najpóźniej w terminie 7 dni od upływu pierwotnego terminu związania.

Gminna samorządowa instytucja kultury jako zamawiający

Pytanie:

Czy prawidłowe jest określenie jako strony umowy o zamówienie publiczne zamawiającego w ten sposób: „Umowa zawarta pomiędzy: Gminą C. reprezentowaną przez Burmistrza zwanego dalej „Zamawiającym” działającą w imieniu własnym oraz swoich jednostek organizacyjnych. Odbiorcy: (...) Ośrodek Kultury i Sportu”. Ośrodek Kultury i Sportu posiada osobowość prawną i w załączniku do umowy, gdzie wskazano wykaz punktów poboru energii, widnieje jako nabywca i odbiorca ze wskazanym NIP. W ocenie wykonawcy każda jednostka kultury, np. Ośrodek Kultury i Sportu, która posiada osobowość prawną, powinna zawrzeć umowę w swoim imieniu. Czy takie określenie zamawiającego jest prawidłowe, przy czym gmina powinna wykazać się stosownym pełnomocnictwem od jednostki instytucji kultury do tego, aby przeprowadzić w jej imieniu postępowanie?

Czy usługa pośrednictwa w obrocie nieruchomościami podlega ustawie Pzp?

Pytanie:

Zamawiający zamierza nabyć nieruchomość za granicą. Wcześniej chce zawrzeć umowę na usługę wsparcia przy zakupie nieruchomości z pośrednikiem w obrocie nieruchomościami (m.in. w zakresie wytypowania nieruchomości dostępnych na rynku, negocjacji ceny zakupu). Czy usługa pośrednictwa w zakupie nieruchomości, którą opłaca sprzedający nieruchomość a nie zamawiający, stanowi zamówienie publiczne? Czy można taką usługę z racji braku definicyjnego elementu odpłatności umowy w zamówieniu publicznym realizować bez stosowania ustawy Pzp?

Formularz Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia

Formularz Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ) – co to jest, jak go wypełniać?

Wykonawcy, którzy biorą udział w przetargach, muszą od razu z ofertą złożyć wstępne oświadczenie, w którym potwierdzają, że spełniają postawione warunki udziału w postępowaniu i nie podlegają wykluczeniu z niego. W przypadku zamówień o większych wartościach tzw. unijnych oświadczenie składa się na formularzu JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia). Kiedy według ustawy Prawo zamówień publicznych trzeba złożyć JEDZ? Czy zawsze trzeba podpisać JEDZ kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Jak złożą JEDZ wykonawcy, którzy biorą wspólnie udział w postępowaniu? Odpowiedzi na pytania znajdziesz w artykule. Sprawdź praktyczne aspekty dotyczące tego oświadczenia.

W tym artykule
  • JEDZ czyli Jednolity Europejski Dokument Zamówienia to specjalny formularz, w którym wykonawca oświadcza, że spełnia warunki udziału w postępowaniu, jakie zamawiający postawił w przetargu oraz który stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia w zakresie wskazanym przez zamawiającego. Formularz ma taką samą formę w każdym kraju unijnym. Jego wzór ustanawia rozporządzenie wykonawcze Komisji.
  • UZP udostępnia na stronie internetowej nieodpłatne narzędzie wspierające zamawiających i wykonawców w stosowaniu standardowego formularza JEDZ w postępowaniach.
  • Formularz internetowy można wypełnić, wydrukować i przesłać zamawiającemu wraz z ofertą. Jeśli postępowanie prowadzone jest drogą elektroniczną, formularz ESPD może zostać zapisany przez wykonawcę na dysku lokalnym lub innym nośniku danych, wyeksportowany i przekazany elektronicznie.
  • Najpierw zamawiający przygotowuje JEDZ w zakresie, w jakim żąda jego uzupełnienia (może go następnie wygenerować w takiej postaci). Następnie wykonawcy wypełniają pola wskazane przez zamawiającego w formularzu bezpośrednio na stronie portalu Urzędu Zamówień Publicznych i podpisują go kwalifikowanym podpisem elektronicznym https://espd.uzp.gov.pl. Inny podpis nie jest dopuszczalny, z uwagi na to, że w procedurach unijnych wymaga się jedynie podpisu kwalifikowanego.
  • JEDZ nie zawiera treści oferty. Z tego powodu można go uzupełniać i wyjaśniać.
  • Jeśli ofertę składa konsorcjum, wówczas JEDZ musi złożyć każdy z wykonawców.
  • JEDZ złoży także podwykonawca w zakresie w jakim zamawiający go weryfikuje.
  • Obowiązkowo formularz przedstawi podmiot trzeci, na którego zasoby powołuje się wykonawca.

Jak opisać w protokole postępowania czynność powtórzoną przez zamawiającego z własnej inicjatywy?

Pytanie:

Czy czynność powtórzona samodzielnie przez zamawiającego, bez wystąpienia procedury odwoławczej oraz niewynikająca z zaleceń pokontrolnych, stanowi podstawę do uzupełnienia punktu 27 protokołu postępowania?

Wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne możliwe także bez pozwolenia na budowę

Pytanie:

Prowadzę postępowanie na zamówienie poniżej progów unijnych. Zamawiający uzyskał pozwolenie na budowę, aby przeprowadzić modernizację budynku według sporządzonego projektu. W międzyczasie otrzymał informację, że projekt musi zostać zmieniony o budowę dodatkowej klatki schodowej. Czy można ogłosić przetarg na modernizację na podstawie „starego” pozwolenia na budowę oraz zawrzeć w SWZ dodatkowe informacje dotyczące klatki schodowej, mimo iż wiadomo, że konieczne będzie nowe pozwolenie na budowę? Jak w tym przypadku określić termin związania ofertą? Co, jeśli okaże się, że nie zdążymy podpisać umowy w terminie związania ofertą, bo np. nie uzyskamy finalnego pozwolenia? Czy można wtedy unieważnić przetarg?

Jak w praktyce policzyć termin standstill?

Pytanie:

Po ogłoszeniu o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeśli w postępowaniu mieliśmy więcej niż jedną ofertę, czekamy 10 dni do czasu podpisania umowy. Dziś 21.05 opublikowałam ogłoszenie o wyborze wykonawcy. Kiedy najwcześniej można podpisać umowę? Czy uwzględniać tutaj dni robocze?

Czy zamówienia podobnego można udzielić, przedłużając podstawową umowę?

Pytanie:

Czy poniższy zapis umowny można zastosować do art. 214 ust.1 pkt 7 ustawy Pzp? Moją wątpliwość budzi wykorzystanie tego przepisu, aby przedłużyć umowę na kolejny rok. Czy wolno tak zrobić? Umowa brzmi: „Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp. Udzielenie zamówienia na usługi wskazane w ust. 1 na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy nastąpi, pod warunkiem należytego wykonania umowy przez wykonawcę, wynikającego m.in. z braku naliczania kar umownych. Wartość tak udzielonego zamówienia będzie wynosić do 100% wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 1” [§ 6 ust. 1 umowy dotyczy ceny za realizację zamówienia za 24 miesiące].

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.