Opis przedmiotu zamówienia W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Pytanie: Planujemy zlecić w przetargu wykonanie dokumentacji projektowej na przebudowę węzłów cieplnych. Dostawca ciepła uzależnia akceptację projektu od wskazania w nim konkretnych nazw produktów, które mają być użyte do przebudowy. Obawiam się, że dostawca ciepła nie zgodzi się także na użycie równoważnych produktów. Jak w tej sytuacji powinien postąpić zamawiający?

Pytanie: Zamawiający ma zainstalowany system producenta X, do którego posiada oprogramowanie wraz z licencjami. W związku potrzebą zwiększenia pakietu licencji (liczby zmiennych) niezbędny jest zakup kolejnych określonych licencji do funkcjonującego oprogramowania. Nie istnieją żadne inne alternatywne licencje pasujące do tego systemu, jednak ich dostawców (wykonawców) może być wielu. Czy w opisie przedmiotu można użyć nazwy produktu, nie wskazując jednocześnie, że zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne (gdyż po prostu takich nie ma)?

Pytanie: Udzielam zamówienia o wartości powyżej 30.000 euro w trybie przetargu nieograniczonego. Czy mogę określić cenę oferty jako cenę jednej roboczogodziny wykonania usługi i zawrzeć umowę do zabezpieczonej w planie kwoty, jaką zamierzam przeznaczyć na wykonanie zamówienia? Opis przedmiotu zamówienia wskazuje jedynie szacunkową liczbę  roboczogodzin a ceną oferty jest cena za jedną roboczogodzinę. Rozliczenie będzie odbywać się w odniesieniu do faktycznie wypracowanych roboczogodzin.

Pytanie: Zamawiający posiada kilka samolotów szkolno-treningowych jednego typu i chce pozyskać kolejne. Ze względów logistycznych zasadne jest dysponowanie ujednoliconą flotą. Personel techniczny i latający jest przeszkolony do eksploatacji i obsługi danego typu samolotów, szkolenie studentów na różnych statkach powietrznych byłoby niezgodne z metodyką szkolenia i stanowiłoby zagrożenie związane z eksploatacją samolotu, wprowadzenie kolejnego typu samolotu powodowałoby potrzebę posiadania innych części zamiennych, co zwiększyłoby wydatki na części oraz wymagałoby zwiększenia powierzchni magazynowych, kolejny typ samolotu podrażałby też koszty obsługi CAMO. Czy zamawiający, przeprowadzając kolejne postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego powyżej progów unijnych na zakup samolotów, może zawrzeć w opisie przedmiotu zamówienia następujące zapisy: 1)       w przypadku złożenia oferty na dostawę samolotu innego niż jest obecnie eksploatowany u zamawiającego (tutaj zamawiający wymienia samoloty jakie posiada), wykonawca przeprowadzi przeszkolenie teoretyczne i praktyczne 2 pilotów, w celu uzyskania przez nich uprawnień na dany typ samolotu; 2)       w przypadku złożenia oferty na dostawę samolotu innego niż jest obecnie eksploatowany u zamawiającego (tutaj zamawiający wymienia samoloty jakie posiada), wykonawca przeszkoli teoretycznie personel techniczny (CAMO – zarządzanie i AMO – obsługi) oraz praktycznie w celu uzyskania przez niego uprawnień na dany typ samolotu?

Pytanie: Zamawiający prowadzi przetarg nieograniczony na usługę utrzymania czystości w formie przetargu nieograniczonego. Wykonawca zwrócił się do zamawiającego z wnioskiem o odstąpienie od zastosowania art. 29 ust. 3a ustawy Pzp dotyczącego wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w realizacji zamówienia. Prośbę  uzasadnia trudnościami w dostępie do usług lekarzy z zakresu medycyny pracy oraz innych lekarzy, którzy na mocy specustawy mogą wydać zaświadczenie o dopuszczeniu do pracy (ważne przez 30 dni od zniesienia stanu epidemii).

Pytanie: Realizujemy projekt aktywizacji zawodowej współfinansowany z EFS. W ramach projektu zaplanowano 30 staży zawodowych. Przed rozpoczęciem stażu uczestnik musi zostać skierowany na badania lekarskie z zakresu medycyny pracy, jednak zamawiający nie wie, ile osób skorzysta ze stażu (ponieważ wynika to z indywidualnego planu działania uczestnika). W jaki sposób należy opisać przedmiot zamówienia, aby nie narazić się na konsekwencje finansowe i prawne? Czy możemy użyć sformułowania „przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług medycznych z zakresu medycyny pracy dla maksymalnie 30 osób. Zamawiający zastrzega, że liczba osób jest szacunkowa i może ulec zmianie w trakcie realizacji usługi”? Czy musimy wskazywać, jakie badania należy wykonać, skoro na poziomie przygotowania postępowania nie wiemy, na jakie stanowiska i w jakiej branży odbędą się staże? Ponadto to lekarz na podstawie skierowania decyduje, jakie badania zlecić zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Czy musimy wskazywać minimalny zakres usług? Czy wystarczy zaznaczyć maksymalne wartości, z zastrzeżeniem, że zamawiający zapłaci tylko za faktyczną liczbę przeprowadzonych badań? Postępowanie będzie prowadzone zgodnie z art. 138o ustawy Pzp.

Pytanie: W projekcie budowlanym podano znaki towarowe np. wełna Rockwool Toprock gr 30 cm bez jednoczesnego dopuszczenia równoważności. W siwz znajduje się jedynie zapis: „Jeśli w dokumentacji przetargowej (w tym technicznej), wskazano nazwę handlową firmy, towaru lub produktu, zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne zgodne z danymi technicznymi i parametrami zawartymi w dokumentacji. Jako równoważne należy rozumieć rozwiązania charakteryzujące się parametrami nie gorszymi od wymaganych w siwz. Nazwą własną jest ta, pod którą oznaczany przez nią przedmiot występuje (lub występowałby) zarówno w Polsce, jak i w innych krajach. W razie opisania przedmiotu zamówienia za pomocą norm, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów odniesienia, zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez zamawiającego. Jeżeli zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym w dokumentacji, ale nie podaje minimalnych parametrów, które by tę równoważność potwierdzały – wykonawca jest zobowiązany zaoferować produkt o właściwościach zbliżonych, nadający się funkcjonalnie do potrzebnego zastosowania (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 14 października 2013 r., sygn. akt KIO 2315/13)”. Takich wskazań w siwz podano co najmniej kilkanaście. Przedmiot zamówienia jest współfinansowany ze środków UE. Czy mimo ogólnodostępności tych materiałów budowlanych zapis będzie niezgodny z ustawą Pzp?

Pytanie: Czy jako zamawiający sektorowy możemy narzucić wykonawcy obowiązek wizji lokalnej w postępowaniu na budowę sieci ciepłowniczej? Przy realizacji projektu korzystamy z pieniędzy unijnych. Postępowanie dotyczy zamówienia o wartości powyżej 50.000 zł a poniżej 5.350.000 euro.

Pytanie: Jako zamawiający sektorowy (spółka komunalna ze 100% udziałem gminy, produkcja i dystrybucja ciepła) udzielamy zamówień do wartości progów unijnych na podstawie wewnętrznego regulaminu. Dokument ten wskazuje m.in.: „Zamawiający nie może opisywać przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję”. Czy wobec tego, jest możliwe, aby kupując tusze i tonery, wymagać, by część z nich stanowiła oryginały? Dotychczasowe doświadczenia pokazują, że korzystanie z zamienników negatywnie wpływa na urządzenia i skraca okres ich użytkowania.

Pytanie: Prowadzimy przetarg nieograniczony na dostawę wyposażenia do pracowni dydaktycznych. Przedmiot zamówienia jest obszerny i różnorodny. Zawiera ok. 150 pozycji − poczynając od maszyn obrabiarek i komputerów, na małych śrubkach kończąc. Czy zamawiający, w celu sprawdzenia oferty wykonawcy, może poprzestać na jego oświadczeniu, że zaoferował sprzęt (wyposażenie) zgodne z dokumentacją? Czy należy żądać od wykonawcy kart zaoferowanych produktów na potwierdzenie spełnienia wymagań zawartych w opisie? Czy jeżeli zamawiający posiadając karty produktu, stwierdzi niezgodność ze swoim opisem, to poprzez wyjaśnienie treści złożonej oferty, wykonawca może zmienić daną pozycję wyposażenia na odpowiadającą opisowi? Przykładowo wykonawca zaoferował patelnię o średnicy 20 cm firmy Hendi za 150 zł, natomiast z opisu wynika, że średnica tej patelni powinna wynosić 30 cm. Czy wyjaśniając ofertę, wykonawca może zaproponować patelnię o średnicy 30 cm innej firmy i droższą? Czy musi to być w razie czego przedmiot tej samej firmy i w tej samej cenie tylko o odpowiedniej średnicy? Czy przez zmianę produktu zmieni się treść oferty?