Opis przedmiotu zamówienia W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Pytanie: Czy zamawiający w postępowaniu na świadczenie usługi zdalnego odczytu liczników ciepła może wymagać w warunkach udziału w postępowaniu posiadania certyfikatu systemu bezpieczeństwa informacji zgodnego z ISO 27001?

Pytanie: Zamawiający udzielił zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę i montaż kolektorów słonecznych dla mieszkańców. Instytucja finansująca prosi o wskazanie, gdzie w opisie przedmiotu zamówienia zawarto wymagania w zakresie dostosowania projektu do potrzeb wszystkich użytkowników, w tym zapewnienia dostępności dla osób niepełnosprawnych wynikających z art. 29 ust. 5 ustawy Pzp. Zamawiający nie uwzględnił takich wymagań w siwz oraz w opisie przedmiotu zamówienia, którym de facto są prace instalacyjne w budynkach mieszkalnych (mieszkańców gminy). Czy jest to błąd?

Pytanie: Zamawiający w siwz w przetargu nieograniczonym zamieścił następującą uwagę: „Zamawiający starał się opisać przedmiot zamówienia w sposób najbardziej zrozumiały dla wykonawcy. Ewentualnie użyte nazwy własne obrazują jedynie rozwiązania, wyznaczając cechy elementów wchodzących w skład przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne tym opisywanym przez zamawiającego, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, spełniają wymagania zamawiającego”. Zamawiający w formularzu asortymentowo-cenowym przedstawił następujące pozycje: a)      przyprawa do zup w płynie typu Knorr, Winiary, b)      śnieżka śmietana dr Oetker. Jeden z wykonawców przedstawił w formularzu asortymentowo-cenowym, który stanowi załącznik do oferty, artykuły żywnościowe, które posiadają następujące informacje do ww. pozycji: Ad. a) przyprawa do zup w płynie − producent mr cook, Ad. b) śnieżka śmietana − producent emix. Do powyższej sytuacji (rozbieżności w zakresie producentów) odniósł się jeden ze współoferentów. Mając na uwadze zapis siwz, zamawiający jest zdania, że wykonawcy mogą zawrzeć w swoich ofertach wszystkie produkty równoważne lub dokładnie takie, jakie wskazał zamawiający, opisując asortyment, bez względu na to, czy użyto wyrazu „typu”. Czy zamawiający ma rację? Czy zamawiający musi odpisywać współoferentowi, który ma ww. uwagi do jednej z ofert, mimo że zamawiający nie zgadza się z uwagą?

Pytanie: Prowadzę postępowanie w progach krajowych na dostawę odczynników. Przedmiot ten ma służyć kontynuacji prac badawczych i w związku z tym nie dopuszczam równoważności oferowanych odczynników. Dodatkowo zależy mi m.in. na przechowywaniu przedmiotu zamówienia we właściwych warunkach podczas transportu i dostawy. Czy w związku z tym mogę wymagać w treści siwz, by odczynniki pochodziły od wyłącznego dystrybutora na Polskę?

Pytanie: Zamawiający prowadzi przetarg nieograniczony z zastosowaniem procedury odwróconej zgodnie z art. 24aa ustawy Pzp. Udzielając odpowiedzi na zapytania dotyczące treści siwz, potwierdził, że wymaga, aby wykonawca składając ofertę, oświadczył, jaką wersję bazy danych oferuje i podał jej producenta. Wykonawca X złożył ofertę jednak bez wymaganego oświadczenia. Czy wolno je uzupełnić na etapie oceny ofert? Zamawiający wymagał także w siwz, aby wykonawca wraz z ofertą przedłożył uzupełniony dokument o nazwie „Parametry oferowanego sprzętu”, w którym to miała się znaleźć pełna nazwa producenta oraz nazwa, typ i model urządzenia. Wykonawca uzupełnił dokument, podając parametry oferowanego urządzenia, jednak w miejscu gdzie należało wskazać nazwę, typ i model urządzenia, brak jest informacji o modelu. Czy można go uzupełnić na etapie składania ofert?

Pytanie: Prowadzimy przetarg na roboty budowlane (z wynagrodzeniem kosztorysowym) dotyczący modernizacji obiektu. Zamawiający nie ma środków finansowych na sfinansowanie całości prac określonych w dokumentacji projektowej. Czy istnieje możliwość ogłoszenia przetargu nieograniczonego na wykonanie inwestycji przy publikacji całości dokumentacji oraz wyceny przez wykonawcę całego zakresu, z zastrzeżeniem, że 6 z 50 wszystkich zakresów robót (branż przedmiarowych) będzie zlecone a tym samym płatne w 25%? Umowa zostanie zawarta z uwzględnieniem pomniejszonej wartości dla tych 6 zakresów.

Pytanie: Zamówienie dotyczy badań naukowych (służących wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji masowej zwiększającej rentowność rynkową lub pokrywającą koszty badań bądź rozwoju) i przekracza próg unijny. Zamawiający ma zamiar udzielić zamówienia na podstawie art. 469 ustawy z 20 lipca 2018 r. − Prawo o szkolnictwie wyższym. W siwz zawarto zapis: „Podane przy odczynnikach w opisie przedmiotu zamówienia nazwy odczynników określają wymagany przez zamawiającego standard. Zamawiający nie dopuszcza możliwości oferowania rozwiązań równoważnych w zakresie odczynników chemicznych, ponieważ służą one do realizacji działalności naukowo-badawczej”. Zamawiający określił w opisie przedmiotu zamówienia wykaz odczynników chemicznych, podając nazwy własne produktów oraz numery katalogowe producenta będące przedmiotem zamówienia. Nie może nabyć produktów równoważnych, bo wszelkie różnice pomiędzy zamawianymi a równoważnymi produktami powodują, że są one bezużyteczne do kontynuacji prac naukowo-badawczych. Odczynniki o nieznacznie zmienionym składzie lub o takim samym składzie a wyprodukowane przez innego producenta wpływają na jakość prowadzonego badania. Dopuszczenie równoważności może także generować dodatkowe koszty związane z powtarzaniem wyników lub wręcz ich utratą. Czy zamawiający może wobec tego zawrzeć powyższe zapisy w siwz? Są one podyktowane tym, że jest to kontynuacja badań rozpoczętych w 2015 roku. Z uwagi na kontynuację badań i konieczność porównywania wyników oznaczeń dla próbek na przestrzeni kilku lat niezbędne jest stosowanie wskazanych odczynników i materiałów odniesienia od tego samego producenta przez cały okres badań.

Pytanie: Czy w przypadku przedmiotu zamówienia, jakim jest wykonanie muralu w ramach projektu dofinansowanego ze środków UE, polegającego na promocji województwa, należy go zakwalifikować jako roboty budowlane (grupa 45.44, klasa Malowanie i szklenie, która obejmuje malowanie fasad, wg. rozporządzenia ministra rozwoju z 26 lipca 2016 r. w sprawie wykazu robót budowlanych) czy jako usługę (kod CPV 92312000 usługi artystyczne)? Zamówienie będzie skierowane do artystów a nie do firm budowlanych.

Pytanie: Gmina prowadzi przetarg nieograniczony na wybór wykonawcy kampanii promocyjnej projektu dotyczącego zagospodarowania cieków wodnych. Jednym z elementów kampanii będzie dostawa gadżetów ekologicznych dla uczestników warsztatów i pikników. Zamawiający zamieścił w treści siwz opisy gadżetów i jednym z nich są „zabawki drewniane, edukacyjne modele zwierząt − gatunki rodzime; materiał: drewno, wymiary minimalne figurek dł. 12 cm x wys. 12 cm; szer. 1,2 cm, gatunki rodzime, np. niedźwiedź, dzik, ryś, jeleń, sowa, itp.”. Jeden z wykonawców, który złożył najkorzystniejszą ofertę, zaproponował dostawę puzzli drewnianych z nadrukami wizerunków dzikich zwierząt rodzimych zamiast zabawek drewnianych. Puzzle te mają być wykonane z drewnianej ekosklejki. W siwz zamawiający umieścił zapis: „Sporządzona oferta musi być zgodna z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w załączniku nr 6 oraz w załączniku nr 7 do siwz. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia, w jakimkolwiek zakresie nastąpiło wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę lub wskazanie norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy Pzp, Zamawiający dopuszcza oferowanie materiałów lub rozwiązań równoważnych w stosunku do wskazanych w tym opisie pod warunkiem, że zagwarantują one należytą realizację i jakość zlecanych usług/dostaw. Zasady oceny rozwiązań równoważnych obowiązujące w niniejszym postępowaniu obejmują zakres badania i oceny ofert, gdzie niewypełnienie wszystkich elementów tego opisu może być podstawą do odrzucenia oferty. Wykonawca wprowadzając rozwiązanie równoważne, ma obowiązek opisania danego szczegółu oferty z wykazaniem w treści oferty spełnienia wymagań rozwiązania równoważnego przyjętego przez Zamawiającego w tym postępowaniu (w formie załącznika do oferty). Zasady oceny rozwiązania równoważnego będą także obowiązywać w trakcie realizacji umowy, gdzie w przypadku zamiaru wprowadzenia w trakcie realizacji umowy (przez Wykonawcę lub przez Zamawiającego) rozwiązania równoważnego przewidzianego zapisami niniejszej siwz − będą stanowiły między innymi o tym, czy Zamawiający może dopuścić rozwiązania równoważne czy też nie. Oferowanie rozwiązań równoważnych do wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia wymaga dodatkowo wykazania, że oferowane rozwiązanie równoważne ma parametry techniczno-eksploatacyjno- użytkowe nie gorsze niż wymagane przez Zamawiającego. Ciężar wykazania spełnienia tych wymagań leży po stronie Wykonawcy w składanej ofercie lub jeżeli ten przypadek ma miejsce w trakcie realizacji umowy − w chwili zaistnienia konieczności dokonania takiej zmiany. W przypadku zastosowania zasad wskazanych powyżej w trakcie realizacji umowy, mogą one wystąpić, pod warunkiem że zmiany te nie będą wpływać na oferowany w ofercie przedmiot zamówienia i efekt zakreślony niniejszą siwz. Mogą to być przypadki korzystne dla Zamawiającego. Obowiązkiem strony wnoszącej o takie rozwiązanie równoważne jest uzasadnienie tego przypadku w formie pisemnej. Nie mogą one jednak zmienić istotnych elementów oferty czy umowy, przykładowo: wydłużenie terminu realizacji umowy, podwyższenie wynagrodzenia czy też zmiana harmonogramu realizacji w stosunku do tego wymaganego siwz”. Czy zamawiający może uznać proponowane przez wykonawcę puzzle drewniane z wizerunkami zwierząt za rozwiązanie równoważne w stosunku do oczekiwanych przez zamawiającego zabawek (figurek) drewnianych, czy też powinien odrzucić ofertę jako niezgodną z treścią siwz?

Pytanie: Zamawiający w siwz na roboty budowlane zawiera następujący zapis dotyczący równoważności: „W przypadku wystąpienia w którymkolwiek załączniku do siwz nazw producenta produkty te można zastąpić równoważnymi (nie gorszymi). Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego produkty spełniają wymagania określone przez zamawiającego. Za rozwiązania równoważne zamawiający uzna takie rozwiązania, które umożliwiają uzyskanie efektu założonego przez zamawiającego za pomocą innych rozwiązań technicznych. Za rozwiązania równoważne nie można uznać rozwiązania identycznego (tożsamego), a jedynie takie, które w porównywanych cechach wskazuje dokładnie tę samą lub bardzo zbliżoną wartość użytkową. Poprzez wskazanie nazw producenta, znaków towarowych, norm, aprobat czy systemów odniesienia zamawiający miał na celu określenie minimalnych parametrów jakościowych i cech użytkowych, jakim muszą odpowiadać towary, aby spełnić wymagania stawiane przez zamawiającego i stanowią wyłącznie wzorzec jakościowy przedmiotu zamówienia. Poprzez zapis dotyczący minimalnych wymagań parametrów jakościowych, zamawiający rozumie wymagania towarów zawarte w ogólnie dostępnych źródłach, katalogach, stronach internetowych producentów itp. Operowanie przykładowymi nazwami producenta ma jedynie na celu doprecyzowanie poziomu oczekiwań zamawiającego w stosunku do określonego rozwiązania”. Powyższy zapis zamieszczono z uwagi na fakt, że np. w projekcie budowlanym często występuje konkretna nazwa producenta i urządzenia. Czy powyższy zapis spełnia wymagania ustawy Pzp co do wymogu opisu równoważności?