umowa o zamówienie publiczne

  Co to jest koncyliacja i mediacja – sposoby polubownego rozwiązania sporów między stronami umowy

Co to jest koncyliacja i mediacja – sposoby polubownego rozwiązania sporów między stronami umowy

Co to jest koncyliacja? To nic innego jak próba polubownego rozwiązania sporu, w której zasadniczą rolę odgrywa koncyliator – to on proponuje możliwe rozwiązania i przygotowuje projekt ugody, strony nie biorą czynnego udziału w tym etapie. Z kolei w mediacji mediator jako osoba trzecia jedynie pomaga rozwikłać spór, to strony szukają możliwych rozwiązań i wypracowują porozumienie. Ustawa Pzp z 11 września 2019 r. wprowadziła do zamówień publicznych możliwość zawierania ugód w drodze pozasądowych metod rozwiązywania sporów – głównie koncyliacji i mediacji. Istotne jest to, że rozwiązania znajdują zastosowanie dopiero w razie konfliktów powstałych na etapie realizacji umowy. Nie jest natomiast możliwe stosowanie jakichkolwiek polubownych metod w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. UZP wydał obszerne opracowanie na temat zasad stosowania nowych instrumentów prawnych w praktyce. Poniżej zestawienie najistotniejszych wskazówek dla stron kontraktu o zamówienie publiczne.

W tym artykule
  • Koncyliacja a mediacja – obie instytucje służą polubownemu rozwiązywaniu sporów, ale różnią się rolą stron. W mediacji to strony wypracowują porozumienie z pomocą mediatora, natomiast w koncyliacji koncyliator samodzielnie proponuje rozwiązanie i przygotowuje projekt ugody.
  • Polubowne metody rozwiązywania sporów w zamówieniach publicznych można stosować wyłącznie na etapie realizacji umowy. Nie ma możliwości prowadzenia mediacji ani koncyliacji w toku postępowania o udzielenie zamówienia.
  • Jeśli chodzi o warunki dopuszczalności przeprowadzenia mediacji bądź koncyliacji, konieczne jest istnienie sporu o charakterze majątkowym, w którym jedna ze stron formułuje roszczenia. Dodatkowo musi istnieć prawna możliwość zawarcia ugody oraz złożenie wniosku o wszczęcie postępowania polubownego.
  • Jeżeli stroną jest jednostka sektora finansów publicznych, zawarcie ugody wymaga spełnienia przesłanek z art. 54a ustawy o finansach publicznych. Wykonawcy takich ograniczeń nie mają.
  • Mediacja i koncyliacja w Sądzie Polubownym przy Prokuratorii Generalnej RP kosztują co do zasady 5.000 zł plus VAT. Dla porównania arbitraż kosztuje 10.000 zł lub 5% wartości przedmiotu sporu, a opłaty sądowe w sądzie powszechnym sięgają nawet 200.000 zł.
  • Mediacja może być wszczęta na podstawie umowy, wniosku jednej ze stron lub skierowania przez sąd. Mediator pomaga stronom w znalezieniu rozwiązania, postępowanie jest niejawne, a ugoda po zatwierdzeniu przez sąd zyskuje moc prawną wyroku.
  • Koncyliację inicjuje się na wniosek strony lub skierowanie przez sąd. Strony nie uczestniczą w niej czynnie, a koncyliator analizuje dokumenty i przedstawia propozycję rozwiązania, którą strony mogą przyjąć, zmodyfikować lub odrzucić.
  • Podmioty dobrze przygotowane merytorycznie częściej decydują się na mediację, gdzie aktywnie negocjują. Natomiast strony bez zaplecza prawnego wybierają koncyliację, powierzając koncyliatorowi przygotowanie możliwych rozwiązań sporu.
Przepisy Pzp a kształtowanie postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego

Przepisy Pzp a kształtowanie postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego – 5 ważnych wskazówek

Umowa Pzp to fundament każdej transakcji w zamówieniach publicznych. Jej zapisy muszą być zgodne z ustawą, ale także chronić interesy stron. Określenie terminu realizacji, zasady wynagrodzenia, kary umowne czy zakres odpowiedzialności wykonawcy – to kluczowe aspekty, które mogą wpłynąć na przebieg wykonywania kontraktu. Sprawdź, jakie zapisy są obowiązkowe, czego unikać i jak zabezpieczyć się przed sporami.

W tym artykule
  • Określenie terminu realizacji umowy Pzp – Zgodnie z art. 436 pkt 1 Pzp, termin realizacji zamówienia powinien być wskazany w jednostkach czasu, np. dniach czy tygodniach. Wskazanie konkretnej daty kalendarzowej może prowadzić do wzrostu kosztów po stronie wykonawcy, który w obliczu niepewności kalkuluje dodatkowe ryzyka kontraktowe.
  • Regulacje dotyczące wynagrodzenia wykonawcy – Umowa Pzp musi precyzyjnie określać formę wynagrodzenia (ryczałtowe lub kosztorysowe) oraz sposób jego wypłaty. W przypadku umów trwających ponad 12 miesięcy obowiązkowe są płatności etapowe, a brak jednoznacznych zapisów w umowie może skutkować problemami z rozliczeniami.
  • Kary umowne w umowie Pzp – Zamawiający jest zobowiązany do określenia maksymalnej łącznej wysokości kar umownych, które mogą być naliczone. Brak takiego ograniczenia może prowadzić do sporów, a w skrajnych przypadkach sądy uznają wygórowane kary za nieważne lub nieegzekwowalne.
  • Odpowiedzialność wykonawcy za realizację zamówienia – Przepisy Pzp chronią wykonawców przed nadmierną odpowiedzialnością, zakazując np. nakładania kar za opóźnienia niezawinione przez wykonawcę. Zamawiający nie może też przypisać wykonawcy odpowiedzialności za błędy w dokumentacji projektowej, jeśli to on sam dostarczył tę dokumentację.
  • Zakres zamówienia i jego ograniczenie – Zamawiający nie może dowolnie zmniejszać zakresu zamówienia bez wskazania minimalnej wartości świadczenia stron. Brak takich zapisów w umowie Pzp może prowadzić do sytuacji, w której wykonawca ponosi straty, nie mogąc dochodzić roszczeń za niewykorzystaną część kontraktu.
  Zmiana umowy PZP 2025 – katalog przesłanek

Zmiana umowy PZP 2025 – katalog przesłanek

Często w trakcie realizacji umowy pojawiają się nieprzewidziane okoliczności, które powodują, że współpraca na dotychczasowych zasadach jest niemożliwa bądź nieopłacalna. Wówczas konieczna jest zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego. Aby jednak móc tego dokonać, należy spełnić ustawowe warunki. Sprawdź wykaz przesłanek zmiany umowy dopuszczonych ustawą Pzp w czytelnej tabeli. Jeśli modyfikacje nie są możliwe lub strony nie zgadzają się na nie, od umowy można odstąpić. Katalog takich okoliczności przytaczamy na końcu artykułu.

W tym artykule
  • Zamawiający zawsze może przewidzieć w umowie możliwość przyszłej zmiany umowy. W tym celu powinien zawrzeć w kontrakcie jasne, precyzyjne i jednoznaczne postanowienia umowne. Muszą przy tym określać kilka ważnych elementów.
  • Zmiana umowy o wykonanie zamówienia publicznego w okolicznościach nieprzewidywalnych jest możliwa, gdy wartość każdej kolejnej zmiany nie przekracza 50% pierwotnej wartości umowy, oraz zmiana nie modyfikuje charakteru umowy.
  • Do umowy zawsze wolno wprowadzać zmiany o nieistotnym charakterze. Przy czym art. 455 ustawy Pzp zawiera definicję zmiany, którą można uznać za nieistotną.
  • Umowę można także zmienić wówczas, gdy zmiany są niskowartościowe i nie przekraczają 10% wartości umowy w przypadku usług bądź dostaw oraz 15% w odniesieniu do robót budowlanych.

Zmiana zakresu przedmiotowego umowy PZP – kiedy i na jakich warunkach jest dopuszczalna?

Pytanie:

Czy możliwa jest zmiana umowy w zakresie zmiany części zakresu przewidzianego do wykonania w ramach zamówienia na inny – tożsamy z pierwotnym zakresem zamówienia, w sytuacji gdy zamawiający nie przewidział takiej możliwości w SWZ? Na podstawie umowy na roboty budowlane zawartej w czerwcu 2022 roku wykonawca realizuje zamówienie w formule „zaprojektuj i wybuduj”. Zadanie jest finansowane z Polskiego Ładu. Z uwagi na wytyczne BGK odnośnie do finansowania inwestycji oraz ryzyko utraty dofinansowania w przypadku nierozstrzygnięcia postępowania na cały zakres inwestycji wynikającej z promesy zamawiający, prowadząc postępowanie o udzielenie tego zamówienia, nie zdecydował się na podział zamówienia na części, a w ramach zamówienia przewidziane jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych odnoszących się do 8 różnych odcinków dróg. W grudniu 2024 roku upłynie termin wykonania zadania. Istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo, że zakres zamówienia objęty umową nie zostanie w pełni zrealizowany z uwagi na to, że w odniesieniu do jednej z dróg nie będzie możliwe uzyskanie pozwolenia na budowę. Zamawiający nie przewidział możliwości ograniczenia zakresu zamówienia czy zmiany umowy polegającej na realizacji robót zamiennych. Czy istnieje możliwość wprowadzenia zmiany umowy zgodnej z przepisami Prawa zamówień publicznych, która pozwoli na:

  • ograniczenie zakresu realizowanej inwestycji z powodu braku możliwości realizacji jednej z dróg bądź
  • wprowadzenie robót zamiennych polegających na przebudowie drogi o tej samej długości i powierzchni w miejscowości Y w zamian za niemożliwy do wykonania zakres zamówienia polegający na przebudowie drogi w miejscowości X?