Powiat chce powierzyć szpitalowi przeprowadzenie przetargu – kto odpowiada za zamówienie i jego skutki?

Starostwo otrzymało dotacje od gmin na zakup sprzętu medycznego do szpitala powiatowego. Ze względu na charakter zamówienia starosta chciałby powierzyć przygotowanie i przeprowadzenie procedury szpitalowi, w taki sposób, aby to szpital odpowiadał w pełni za jej prawidłowość. W jaki sposób formalnie może być dokonane powierzenie, by szpital ponosił w razie czego konsekwencje swoich uchybień przy realizacji czynności? Kto będzie zatwierdzał SWZ oraz wynik przetargu?

Wedle przepisów ustawy Pzp, zamawiający może powierzyć przygotowanie i przeprowadzenie postępowania szpitalowi. W takiej sytuacji, niezbędne będzie udzielenie stosownego pełnomocnictwa dyrektorowi szpitala.

Niemniej, pełnomocnik ponosi odpowiedzialność tylko w określonych przypadkach i w granicach umocowania (w tym przejmuje odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w zakresie czynności, które wykonuje na podstawie pełnomocnictwa). Starostwo nie traci przy tym statusu zamawiającego. Tym samym, formalnie odpowiedzialność za prawidłowe wydatkowanie środków publicznych pochodzących w tym przypadku z dotacji, spoczywać będzie wciąż na zamawiającym.

Zamawiający może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia lub organizację konkursu, w ramach pomocniczych działań zakupowych, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej (art. 37 ust. 2 ustawy Pzp).

Pomocnicze działania zakupowe polegają w szczególności na:

1)       zapewnieniu infrastruktury technicznej umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień lub zawieranie umów ramowych;

2)       doradztwie dotyczącym planowania, przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub organizacji konkursu;

3)       przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia;

4)       przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiającego.

Ustawodawca wskazuje, że podmioty, które realizują pomocnicze działania zakupowe w zakresie przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiającego mają działać jako pełnomocnicy zamawiającego.

Podmioty, które przygotowują postępowanie, nie muszą natomiast być pełnomocnikami, co nie oznacza, że takiej możliwości nie ma.

Jeżeli powierzone zostanie szpitalowi przygotowanie i przeprowadzenie postępowania na podstawie pełnomocnictwa, i taka czynność będzie wynikała z pełnomocnictwa, dyrektor szpitala (na którego imiennie zostanie wystawione pełnomocnictwo), będzie mógł wówczas podpisać i SWZ i zatwierdzić wynik postępowania.

W przypadku naruszenia dyscypliny finansów publicznych osoba zobowiązana lub upoważniona do działania w imieniu podmiotu publicznego lub prywatnego, który oferuje pomocnicze działania zakupowe na rynku, któremu kierownik zamawiającego powierzył przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub przeprowadzenie konkursu, podlega odpowiedzialności za to naruszenie, jeżeli zamawiający jest jednostką sektora finansów publicznych (art. 4 ust. 2 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).

Tym samym, w przypadku powierzenia, o którym mowa, dojdzie do przejęcia odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Z żadnego przepisu nie wynika jednak, że nastąpi przeniesienie odpowiedzialności za postępowanie w ogóle tj. np. za prawidłowe wydatkowanie dotacji.

Tym samym, czynności podejmowane na podstawie pełnomocnictwa są wiążące dla zamawiającego i traktowane jako działania samego zamawiającego, o ile mieszczą się w granicach umocowania.

Podmiot realizujący pomocnicze działania zakupowe nie nabywa statusu zamawiającego. Konsekwencją tego są m.in. obowiązki zamawiającego w zakresie:

• sporządzenia i przekazania prezesowi UZP corocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, w którym uwzględnia również informację o zamówieniach udzielonych w jego imieniu przez pełnomocnika (jednostkę organizacyjną zamawiającego lub osobę trzecią),
• zamieszczenia ogłoszenia o ewentualnej zmianie umowy,
• zamieszczenia ogłoszenia o wykonaniu umowy,
• przechowywania dokumentacji postępowania oraz
• sporządzenia raportu z realizacji zamówienia, a także
• rozliczenia przyznanej dotacji.

Ustawa Pzp nie przewiduje mechanizmu, wedle którego zamawiający mógłby niejako zrzec się swojego statusu na rzecz innego podmiotu i w ogóle nie ponosić odpowiedzialności za wydatkowane środki pochodzące np. z dotacji.