tryb z wolnej ręki

Przedmiotem postępowania jest aktualizacja oprogramowania wraz z usługą wsparcia. Aktualizacja dotyczy oprogramowania zamawiającego wykorzystywanego w bieżącej działalności od 2019 roku. W najbliższych latach nie planujemy zmiany oprogramowania. Utrzymanie przedmiotowego oprogramowania jest wymagane zarówno ze względu na wprowadzane przez producenta nowe funkcjonalności oraz usprawnienia, jak również bezpieczeństwo sieciowe i dostęp zdalny. Dostęp zdalny/sieciowy jest istotny w kontekście wielu lokalizacji biur Agencji w jakich oprogramowanie jest wykorzystywane (Gdańsk, Warszawa, Poznań). Producent oprogramowania Analytical Graphics Incorporated, 220 Valley Creek Blvd, Exton, PA 19341, USA ma w Polsce swojego przedstawiciela firmę ANSYS Poland, która prowadzi politykę wyłącznej dystrybucji lokalnej, co oznacza, iż w regionie zawierają umowę dystrybucyjną z jednym podmiotem. W tym przypadku jest to firma SYMKOM sp. z o.o., która na etapie szacowania kosztów usługi przedstawiła stosowne poświadczenie autoryzacji w zakresie sprzedaży i wsparcia produktów ANSYS. Czy można wobec tego  udzielić firmie SYMKOM jako wyłącznemu dystrybutorowi zamówienia z wolnej ręki zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp?

Zamawiający przewidział udzielenie zamówienia na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp na usługę w trybie podstawowym bez negocjacji o wartości 50 tys. zł netto. Zbliża się koniec umowy i chce skorzystać z uprawnienia wynikającego z ww. artykułu. Czy można takie zamówienie wprowadzić aneksem do umowy czy należy przeprowadzić nowe postępowanie z wolnej ręki i zawrzeć nową umowę na nowej podstawie? Czy ewentualnie ze względu na wartość zamówienia tj. 50 tys. zł takie zamówienie można przeprowadzić zgodnie z  własnym regulaminem?

Przeprowadziliśmy postępowanie w trybie podstawowym bez negocjacji i nie wpłynęła żadna oferta. Czy w związku z powyższym możemy udzielić zamówienia z wolnej ręki, czy jeszcze raz musimy powtórzyć cały proces?

W trybie podstawowym bez ogłoszenia na instalację znaków informacyjnych (robota budowlana) nie wpłynęła żadna oferta. W postępowaniu tym zamawiający postawił warunki udziału w postępowaniu dotyczące doświadczenia i uprawnień wykonawcy i zażądał złożenia wykazu robót i wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia. Zażądał również złożenia próbki – modelu fizycznego, znaku informacyjnego przeznaczonego do wbudowania go w ziemię. Próbka ta miała być oceniana w kryterium „jakość”. Zamawiający chce przeprowadzić kolejne postępowanie na ten sam przedmiot zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 305 pkt 2 ustawy Pzp. Nie zmieni się opis przedmiotu zamówienia ani treść umowy, zatem warunki wykonania zamówienia nie ulegną zmianie. Czy w takiej sytuacji, biorąc pod uwagę art. 306 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający może zrezygnować z żądania od wykonawcy zaproszonego do negocjacji złożenia wyżej wskazanych dokumentów podmiotowych? Czy może również zrezygnować z wymogu złożenia próbki, bo nie będzie konieczności i możliwości oceny ofert w kryteriach (w trybie z wolnej ręki nie ma ofert)? Jak zinterpretować zastrzeżenie z art. 305 pkt 2 ustawy Pzp „pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione” w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ustawy Pzp i w odniesieniu do warunków zamówienia zdefiniowanych w art. 7 pkt 29 ustawy Pzp?

Czy obowiązek prowadzenia postępowania elektronicznie obejmuje również tryb z wolnej ręki w nowej ustawie Pzp? Czy negocjacje z wykonawcą można przeprowadzić podczas konferencji online lub przez telefon w obecności członków komisji przetargowej? Jak w trybie z wolnej ręki w nowej ustawie Pzp przedstawia się sprawa podmiotowych środków dowodowych? Czy po przeprowadzeniu zdalnych negocjacji wykonawca może na papierze podpisać protokół, w którym zostaną odnotowane wszystkie warunki realizacji zamówienia, i przesłać go wraz z umową tradycyjną pocztą? W jakiej formie należy podpisać i dostarczyć zamawiającemu oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia?