kryteria oceny ofert

Kryterium oceny ofert w Prawie zamówień publicznych

Kryteria oceny ofert – opis kryteriów, ocena ofert w praktyce

Do obowiązków zamawiającego na etapie przygotowania postępowania należy dobór właściwych kryteriów oceny ofert, określenie ich znaczenia oraz opisanie sposobu oceny ofert z zastosowaniem każdego z nich. Dobór odpowiednich kryteriów to wyzwanie dla zamawiających. Te wybrane bowiem, nie dość że muszą być związane z przedmiotem zamówienia, to dodatkowo sposób ich zastosowania musi zostać precyzyjnie opisany. Innymi słowy kryteria oceny ofert muszą zostać opisane w sposób jednoznaczny, tak by dawać wykonawcom już w terminie składania ofert wiedzę, jaką ocenę uzyskają w kryterium ceny i punktowanych elementów pozacenowych. W artykule piszemy o tym, jak formułować kryteria w praktyce. Znajdziesz w nim konkretne przykłady opisów oraz oceny ofert.

W tym artykule
  • Kryteria oceny ofert powinny być ściśle powiązane z przedmiotem zamówienia i jego różnymi aspektami oraz etapami cyklu życia, ale nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, takich jak jego wiarygodność finansowa czy techniczna. Decyzje dotyczące oceny ofert muszą bazować wyłącznie na cechach związanych z samym zamówieniem, a nie z jego dostawcą.
  • Kryteria oceny ofert dzielimy na cenowe i pozacenowe. Te drugie można dalej klasyfikować na jakościowe, społeczne, środowiskowe, innowacyjne oraz kontraktowe i osobowe, odnoszące się bezpośrednio do sposobu realizacji zamówienia i kwalifikacji personelu.
  • Warunki udziału w postępowaniu mają na celu weryfikację zdolności wykonawców do realizacji zamówienia, natomiast kryteria oceny ofert służą do wyboru najkorzystniejszej oferty pod względem stosunku ceny do jakości oraz innych cech przedmiotu zamówienia. Nie dotyczą one właściwości wykonawcy, a cech oferowanego produktu lub usługi.
  • Kryteria oceny ofert muszą być sformułowane precyzyjnie, aby uniknąć subiektywizmu i zapewnić równą ocenę wszystkich ofert. Istotne jest dokładne określenie, jak będą przydzielane punkty za spełnienie poszczególnych kryteriów, zarówno tych mierzalnych, jak i niemierzalnych.
  • Dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów kryterialnych powinny być przedstawione przez wykonawców razem z ofertą i nie podlegają uzupełnieniu. Oferty, które nie prezentują dodatkowych parametrów, nie powinny być automatycznie odrzucane. Wykonawca, który nie złoży przedmiotowych dokumentów potwierdzających kryterium jakości, nie uzyska dodatkowych punktów. Jego oferta jednak wciąż będzie poczytywana jako skutecznie złożona. Inne reguły mogą natomiast wynikać z dokumentacji przetargowej.
  • Cena może być oceniana nie tylko jako całkowity koszt zamówienia, ale także poprzez analizę cen jednostkowych czy marż, w zależności od specyfiki i potrzeb zamawiającego. Ważne jest, aby zamawiający zdecydował, czy ocena będzie dotyczyła wyłącznie ceny podstawowej, czy maksymalnej ceny uwzględniającej opcjonalny zakres zamówienia.
  • Ustawodawca wymienia przykłady pozacenowych kryteriów oceny ofert, takie jak jakość, aspekty społeczne i środowiskowe, innowacyjność, czy warunki realizacji zamówienia. Stosowanie tych kryteriów jest obligatoryjne w określonych sytuacjach, takich jak np. dialog konkurencyjny czy partnerstwo innowacyjne, a także w przypadku zamówień twórczych/artystycznych o niejednoznacznie określonym rezultacie.
  • W artykule znajdziesz przykłady właściwie skonstruowanych opisów kryteriów oceny ofert takich jak: kryterium jakości technicznej i dodatkowej funkcjonalności, kryterium skróconego terminu wykonania zamówienia, kryterium gwarancji i jakości, kryterium doświadczenia personelu wykonawcy.
  Pozacenowe kryteria oceny ofert o mierzalnym charakterze – metody oceny ofert

Pozacenowe kryteria oceny ofert o mierzalnym charakterze – metody oceny ofert

Przepisy ustawy Pzp wymuszają na wielu zamawiających odejście od dyktatu kryterium ceny. Nie wystarczy jednak samo wykorzystanie pozacenowych kryteriów oceny ofert, niezbędne jest także ustalenie ich wagi (znaczenia) na odpowiednim poziomie. To niejednokrotnie wymaga od zamawiającego poprzedzenia czynności opisu pozacenowych kryteriów oceny ofert właściwą analizą i symulacją, aby sprawdzić, czy pozwalają one na wybór rzeczywiście najkorzystniejszej oferty, a nie tylko najlepszej na „pierwszy rzut oka”. Poniżej przedstawiamy sposoby oceny ofert w ramach pozacenowych kryteriów mierzalnych takich jak np. okres gwarancji czy termin dostawy.

W tym artykule
  • Ustawa Pzp zobowiązuje zamawiających do wykraczania poza cenę na etapie oceny ofert, wymagając od nich stosowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego również kryteriów pozacenowych. Kluczowe przy udzielaniu zamówienia jest ustalenie wagi kryteriów oceny ofert i ich opis. Tylko wówczas zamawiający będzie mógł wybrać ofertę faktycznie najkorzystniejszą a nie jedynie pozornie korzystną. 
  • Możliwość zastosowania ceny jako kryterium o wadze powyżej 60% jest dla niektórych zamawiających obwarowana ustawowymi warunkami. 
  • Zamawiający posiadają szeroką swobodę w wyborze kryteriów pozacenowych, takich jak kryteria jakościowe, właściwości estetyczne, aspekty społeczne, czy doświadczenie personelu. Ustawa nie narzuca ich zamkniętego katalogu, umożliwiając dobór kryteriów najlepiej oddających potrzeby zamawiającego. Jednak nie mogą one odnosić się bezpośrednio do właściwości wykonawcy.
  • W kontekście doboru kryteriów, zamawiający mogą stosować formuły arytmetyczne dla kryteriów mierzalnych, takie jak „mniej – lepiej” czy „więcej – lepiej”, zależnie od preferowanych przez nich wartości. Alternatywnie, mogą określić sposób przyznawania punktów opisowo, co wymaga szczególnej precyzji, aby zachować obiektywizm oceny w zakresie kryteriów.
  • Aby uniknąć niejednoznaczności, zamawiający powinni jasno określić już w specyfikacji warunków zamówienia, co zrobią, w przypadku braku podania wymaganej wartości w ofercie lub wskazania wartości poza zakresem punktowanym. Może to być przykładowo przyjęcie wartości domyślnej, przyznanie minimalnej liczby punktów, lub odrzucenie oferty.

Wykonawca nie wypełnił wykazu dotyczącego kryteriów oceny, ale potwierdził je w innych dokumentach – co robić?

Pytanie:

Zamawiający – jednostka budżetowa gminy – wszczął postępowanie w trybie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp na usługę realizacji warsztatów dla osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, w związku z realizacją projektu pn. „Razem możemy więcej!”. Zamówienia podzielono na 3 części:

  • Część I zamówienia – warsztaty rozwoju umiejętności życiowych;
  • Część II zamówienia – warsztaty rozwoju umiejętności życiowych dla otoczenia;
  • Część III zamówienia – doradztwo do spraw godzenia życia zawodowego i rodzinnego.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną lub wszystkie części zamówienia. Zgodnie z zapisami SWZ wykonawca wraz z ofertą składał:

a)      oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenie należy sporządzić na wzorze lub wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ – w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez wykonawców, oświadczenie składa każdy z wykonawców;

b)      wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. W przypadku gdy Wykonawca składa ofertę na kilka części zamówienia do każdej z nich załącza oddzielny wykaz.

W wykazie osób wykonawca wpisywał imię i nazwisko prowadzącego warsztaty, doświadczenie zawodowe (zamawiający wymagał, aby trenerzy skierowani do realizacji zamówienia posiadali minimum 120 godz. doświadczenia w prowadzeniu podobnych warsztatów) oraz wskazywał liczbę dodatkowych kursów podnoszących ich kwalifikacje zawodowe – stanowiło to kryterium oceny ofert. Zgodnie z SWZ kryteriami oceny były:

a)      cena – 60 % pkt,

b)      doświadczenie zawodowe osób skierowanych do realizacji zamówienia – 40% pkt.

Zapis z SWZ dotyczący oceny ofert w kryterium doświadczenie brzmiał:

„W kryterium nr 2 – kwalifikacje zawodowe osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, zamawiający oceniając ofertę wykonawcy, będzie brał pod uwagę informacje podane przez wykonawcę w treści wykazu osób, stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ. Wykonawca zobowiązany jest do podania informacji dotyczących odbytych i ukończonych przez te osoby dodatkowych form kształcenia (ponad wykształcenie obowiązkowe umożliwiającej danej osobie wykonywanie danego zawodu/funkcji przy realizacji zamówienia) w postaci odbytych kursów, studiów podyplomowych itp., mających na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych wskazanych w wykazie osób.

Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w sposób precyzyjny i jednoznaczny rodzaj i przedmiot odbytych przez wskazane w wykazie osoby form podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Wskazane formy kwalifikacji zawodowych muszą być tematycznie (rodzajowo) związane z tematyką danej formy wsparcia, jaka będzie świadczona przez daną osobę w ramach niniejszego zamówienia.

Tematyka form podnoszenia kwalifikacji niezwiązana z przedmiotem usługi, jaką świadczyć będzie dana osoba, nie będzie uznawana przez zamawiającego do oceny oferty w ramach tego kryterium.

W przypadku braku wskazania wymaganych danych (brak całkowity wskazania form kształcenia, niepodanie w sposób precyzyjny form kształcenia, niepodanie przedmiotu/tematu danej/danych formy podnoszenia kwalifikacji), zamawiający przyzna danej osobie 0 pkt w kryterium nr 2, z uwagi na brak wskazania form podnoszenia kwalifikacji lub z uwagi na brak określenia formy, która nie pozwoli na uznanie danej formy za odpowiadającą danemu kryterium lub z uwagi na brak potwierdzenia posiadanych kwalifikacji”.

Wczoraj otworzyliśmy złożone oferty. Wpłynęło w sumie 7 ofert. Jeden z wykonawców (dał jedną z najkorzystniejszych ofert cenowych) załączył wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia – wpisał odręcznie imię i nazwisko trenera, informację o jego wykształceniu i minimalnym doświadczeniu zawodowym. Napisał: kilkaset godzin mediacji dla osób zagrożonych ubóstwem, trening umiejętności społecznych – dołączone referencje i oświadczenia. Wykonawca nie wypełnił jednak tej rubryki w wykazie, która dotyczyła dodatkowych kursów szkoleń i warsztatów (punktowanych w ramach kryteriów oceny ofert). Do oferty dołączył opatrzone podpisem elektronicznym skany dyplomów ukończonych przez niego szkoleń, warsztatów i kursów.

Czy w tej sytuacji uwzględnić ww. szkolenia i kursy (uwzględniając informację z załączonych do oferty skanów zaświadczeń i dyplomów) i policzyć je w ramach oceny ofert? Czy jednak z uwagi na to, że tabela – wykaz osób nie była uzupełniona, tak jak wymagał tego zamawiający w treści SWZ, za doświadczenie zawodowe przyznać wykonawcy 0 punktów? Z uwagi na to, że są to punktowane części oferty, zamawiający nie może wzywać wykonawcy o ich uzupełnienie.