siwz

Komercyjna platforma do komunikacji i jej funkcjonalności – sprawdź, jak formułować zapisy siwz

Pytanie:

Pierwszy raz konfiguruję postępowanie powyżej progów unijnych za pośrednictwem komercyjnej platformy zakupowej. Skuszona ciekawymi funkcjonalnościami, skorzystałam z opcji formularza systemowego, która pozwala szybko skonfigurować postępowanie poprzez stworzenie m.in. ogłoszenia o zamówieniu, JEDZ i wygenerowanie protokołu postępowania. Niestety pojawia się problem, bo w takim przypadku wykonawca musi wypełnić formularz ofertowy w systemie i podpisać go podpisem kwalifikowanym. Ja jednak chciałabym mieć „klasyczny” formularz w formie skanu opatrzonego kwalifikowanym podpisem, ponieważ nie mogę skonfigurować formularza elektronicznego tak, aby zawierał wszystkie wymagane informacje. Oczywiście możliwe jest dodanie podpisanego załącznika, ale w takiej sytuacji uzyskam dwa formularze ofertowe – jeden systemowy, a drugi w pdf. Czy nie będą to 2 oferty złożone w postępowaniu? Co w sytuacji, gdy cena z pdf będzie różnić się od tej podanej w systemie? Przychodzą mi do głowy dwa rozwiązania:

1)     zawrzeć zapis w siwz, która cena będzie wiążąca w przypadku rozbieżności (np. ta z formularza pdf); lub

2)     cenę pozostawić wyłącznie w formularzu systemowym, a „klasyczny” formularz nazwać jako „ciąg dalszy formularza oferty” (już bez konieczności wpisywania cen) i umieścić w nim wszystkie potrzebne zapisy.

Jak najlepiej poradzić sobie w tej sytuacji?

Wybór „techniki” przygotowania zapisów w siwz, w tym odnośnie do wzoru formularza ofertowego, należy do zamawiającego i może wiązać się m.in. z wynikającymi z charakteru przedmiotu zamówienia wymaganiami dotyczącymi opisu sposobu obliczenia ceny.

Różne okresy gwarancji w ofercie – co powinien zrobić zamawiający?

Wykonawca składający ofertę niezgodną z wymogami zamawiającego, musi brać pod uwagę konsekwencje

Ustawa Pzp zobowiązuje zamawiających zgodnie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, z zastrzeżeniem jej art. 87 ust. 2 pkt 3, do odrzucenia oferty, o ile jej treść nie odpowiada treści siwz. Odrzucenie oferty, biorąc pod uwagę dodatkowo zastrzeżenie, jakie uczynił ustawodawca, nie może nastąpić z powodów formalnych, błahych i niewpływających na treść złożonej oferty oraz wówczas gdy zamawiający ma możliwość poprawienia błędów, jakie zawiera oferta (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 1 czerwca 2020 r., sygn. akt  KIO 520/20).

Zamawiający może wymagać, aby zapytania do siwz były przesyłane tylko przez platformę do komunikacji

Pytanie:

Czy zamawiający w przypadku prowadzenia postępowania w trybie elektronicznym, za pośrednictwem platformy zakupowej może wymagać od wykonawców przesyłania korespondencji (zapytań) wyłącznie za pośrednictwem portalu zakupowego pod rygorem nierozpatrzenia zapytania? W przypadku dużego szpitala bywa to kłopotliwe, jeżeli zapytań jest około 200 i wpływają one zarówno na konta poczty elektronicznej jak i na platformę. Istnieje wówczas konieczność sprawdzania, czy pytania z platformy od tego samego wykonawcy są jednakowe z tymi z poczty elektronicznej (tym bardziej, że kont poczty elektronicznej mamy kilka). Jeżeli nie ma takiej możliwości, to czy ewentualnie można sformułować jakieś zalecenie w siwz, aby uniknąć tego typu trudności w kompletowaniu zapytań?

Ustawodawca przyznał zamawiającemu wyłączne prawo do ustalania sposobu komunikowania się z wykonawcami. Może on zatem określić wymagany sposób przesyłania wniosków o wyjaśnienie treści siwz, który będzie wiążący w danym postępowaniu, nie dopuszczając jednocześnie innej metody (np. za pośrednictwem poczty e-mail).

Zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp siwz zawiera co najmniej informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, jeżeli zamawiający, w sytuacjach określonych w art. 10c–10e ustawy Pzp, przewiduje inny sposób porozumiewania się niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami.

Oferta z marżą podaną w inny sposób niż wymagany w siwz podlega odrzuceniu

Oferta z marżą podaną w inny sposób niż wymagany w siwz podlega odrzuceniu

Zaoferowanie marży w wysokości 0,0000001% nie stanowi omyłki w rozumieniu art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. W analizowanej sprawie nie ulegało wątpliwości, że wykonawca zaoferował w formularzu ofertowym marżę na części w wysokości 0,0000001% – w każdej części w tej samej wysokości. Trudno zgodzić się z twierdzeniem, że owa wartość została w sposób niezamierzony przekręcona (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 13 marca 2020 r., sygn. akt  KIO 414/20).

Niedoprecyzowane w siwz kryteria oceny ofert mogą powodować konieczność unieważnienia procedury

Pytanie:

Zamawiający prowadzi postępowanie na dostawę produktów do laboratorium mikrobiologicznego. W kryterium oceny ofert posiada termin dostaw cząstkowych nie dłuższy niż 5 dni oraz termin rozpatrzenia reklamacji nie dłuższy niż 14 dni. W formularzu ofertowym zamawiający wymagał tych terminów w dniach (w domniemaniu – kalendarzowych). Jeden z wykonawców sam wstawił i zaoferował dni robocze. Czy oferta podlega odrzuceniu?

Poznaj kolejność publikacji informacji o zmianach treści siwz w różnych miejscach

Pytanie:

Moje pytanie dotyczy terminu zamieszczenia zmiany treści siwz w przetargu nieograniczonym w procedurze unijnej. Zgodnie z aktualnie obowiązującą ustawą Pzp wyraźnie określony jest termin zamieszczenia na stronie WWW zamawiającego ogłoszenia o zmianie ogłoszenia, natomiast brak wskazówek, kiedy należy opublikować zmianę treści siwz. Zamawiający interpretują dziś obowiązujące przepisy ustawy Pzp w takiej kolejności, że w chwili zmiany treści siwz zamieszczają tę zmianę na stronie w tym samym dniu co dokonana zmiana treści siwz, a ogłoszenie o zmianie ogłoszenia – w dniu publikacji w Dz.Urz. UE ogłoszenia o zmianie.

W nowej ustawie Pzp, która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2021 r., doprecyzowano czas i kolejność zamieszczenia wskazanych dokumentów. Z art. 137 ust. 5 nowej ustawy Pzp wynika m.in., że udostępnienie zmiany treści SWZ na stronie internetowej nie może nastąpić przed publikacją ogłoszenia, o którym mowa w art. 90 ust. 1 ustawy Pzp. Wyjątkiem będzie przypadek, w którym zamawiający nie został powiadomiony o publikacji w terminie 48 godzin od potwierdzenia przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej otrzymania tego ogłoszenia.

Jak zatem należy postępować w przypadku zmian treści siwz i ogłoszenia w procedurze unijnej (z dofinansowaniem unijnym) w świetle obowiązującej ustawy Pzp i dyrektywy unijnej?

Zamawiający publikuje na stronie internetowej informacje o zmianie siwz od razu po przekazaniu ogłoszenia o zmianie ogłoszenia do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, nie czekając na jego publikację. Samo ogłoszenie o zmianie ogłoszenia będzie natomiast zamieszczone, zgodnie z art. 11c ustawy Pzp na stronie WWW zamawiającego po jego publikacji.

Zamawiający powinien trzymać się zapisów swojej siwz

Pytanie:

Zamawiający zawiadomił wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej. W kolejnym dniu –działając na podstawie art. 85 ust. 2 ustawy Pzp – chce zwrócić się z wnioskiem o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. W siwz wskazał, że „Wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni”. Czy w związku z omyłkowym zapisem w siwz zamawiający może przedłużyć termin związania ofertą tylko o 30 dni czy zgodnie z art. 85 ust. 2 ustawy Pzp o 60 dni?

Zmiana siwz – tak, ale tylko do pewnego momentu

Zmiana siwz – tak, ale tylko do pewnego momentu

W odróżnieniu od zwykłej wykładni oświadczeń woli na gruncie Kodeksu cywilnego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego nie pozwala interpretatorowi (w przypadku rozpatrywania odwołania – Krajowej Izbie Odwoławczej) na prowadzenie procesu wykładni siwz tak długo, aż przyniesie to efekt. Proces ten jest ograniczony w czasie i zakresie poprzez fakt, że zmiana siwz po otwarciu ofert nie jest już możliwa. Wolno jedynie dokonywać wykładni istniejącej treści dokumentacji postępowania. Nie jest natomiast możliwe uzupełnianie siwz nową treścią w postaci twórczej „interpretacji” treści dokumentacji postępowania. Jeżeli wykonawca chce obostrzenia warunków zamówienia, powinien wnioskować o zmianę siwz w drodze zapytań lub środków ochrony prawnej (wyrok KIO z 11 lutego 2020 r., sygn. akt KIO 148/20).

Konsekwencje udostępnienia siwz przed publikacją ogłoszenia

Konsekwencje udostępnienia siwz przed publikacją ogłoszenia o zamówieniu

Co do zasady siwz nie powinna zostać ujawniona przed datą upublicznienia ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Zabieg ten ma na celu wyrównanie szans wykonawców zagranicznych i krajowych. Analizą tej kwestii zajęła się Krajowa Izba Odwoławcza, rozpatrując zastrzeżenia zgłoszone od wyniku kontroli uprzedniej prowadzonej przez prezesa UZP. Sprawdź, jakie skutki może mieć tego rodzaju naruszenie (uchwała KIO z 3 grudnia 2019 r., sygn. akt KIO/KU 72/19).

Czy o mechanizmie podzielonej płatności trzeba pisać w siwz i projekcie umowy?

Pytanie:

Czy gmina musi w umowie wpisywać rachunek bankowy wykonawcy oraz numer wydzielonego rachunku VAT w związku z mechanizmem podzielonej płatności? Do tej pory w umowie wskazywaliśmy jedynie, że płatność zostanie dokonana na rachunek bankowy podany przez wykonawcę w fakturze. Czy w związku pojawieniem się nowych zasad dotyczących płatności, mamy jakieś inne obowiązki?

Jak ocenić ofertę, w której zaproponowano innej wielkości opakowania niż wymagane w siwz?

Pytanie:

Zamawiający otrzymał 2 oferty w jednym z pakietów. W pewnym asortymencie w jednej pozycji zamawiający wymagał w siwz 2 opakowań po 200 sztuk. Dwie firmy zaoferowały dla tej pozycji ten sam numer katalogowy, z tym że jedna zawarła w adnotacji dołączonej do oferty informację, iż cena w formularzu dotyczy ceny opakowania o wielkości 100 sztuk, ponieważ produkt ten pakowany jest w opakowania po 100 a nie 200 sztuk i jednocześnie dokonała zmian w treści oferty. Druga firma zaoferowała ten sam numer katalogowy bez żadnej adnotacji. Jednak z przedłożonej karty katalogowej wynika, że faktycznie produkt ten jest w opakowaniach po 100 sztuk. Czy uznać ofertę, czy odrzucić ją jako niezgodną z wymaganiami siwz w zakresie jednostki i ilości miary?

Siwz powinna wskazywać zespół cech niezbędnych do wykazania równoważności oferty

Pytanie:

Prowadzę przetarg nieograniczony poniżej progów unijnych na modernizację oświetlenia ulicznego tj. wymianę lamp na LED. Dokumentacja projektowa przygotowana została przez jednego z oferentów, który opracował również wzorcowe badania fotometryczne do przetargu (określone jako minimalne wymagania stanowiące punkt odniesienia). Zamawiający dopuścił składanie ofert równoważnych tj. takich, które posiadają co najmniej takie same bądź lepsze parametry techniczno-użytkowe oraz funkcjonalne jak materiały i urządzenia wskazane w dokumentacji. Złożono 8 ofert, z czego na ostatniej pozycji cenowej znalazła się oferta naszego projektanta. Jedna oferta została odrzucona, wybrano drugą w kolejności z rozwiązaniem równoważnym. Nasz „projektant” wnosi zastrzeżenie, że wybrana oferta nie spełnia wymagań i sztywnych danych określonych w badaniach fotometrycznych załączonych do przetargu jako wzorcowe. Według naszego rozeznania kolejne 3 oferty również nie spełniają wymagań. Żadna nie wpisuje się w sztywne zapisy badań fotometrycznych, poza ofertą najdroższą projektanta. Wybrany przez nas produkt daje nam większe oszczędności świetlne, mimo odmiennych badań fotometrycznych. Czy w ramach rozwiązań równoważnych możemy wybrać produkt tańszy, który spełnia nasze oczekiwania techniczne, choć nie wpisuje się w sztywne ramy badań, które według nas zostały opracowane pod konkretny produkt?

trzeba odnieść się do konkretnych fragmentów siwz i oferty

Aby wykazać niezgodność oferty z siwz, trzeba odnieść się do konkretnych fragmentów siwz i oferty

Aby wypełniła się przesłanka z art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp powodująca konieczność odrzucenia oferty nieodpowiadającej treści siwz, musi dojść do niezgodności w sferze merytorycznego zobowiązania określonego w siwz z tym, co w swojej ofercie zaoferował wykonawca. Zamawiający ma obowiązek precyzyjnie wykazać tę niezgodność (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 3 września 2019 r., sygn. akt 1604/19).

Czy o mechanizmie podzielonej płatności trzeba napisać w siwz lub wzorze umowy?

Pytanie:

Czy w związku ze zmianą ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw dotyczącą tzw. mechanizmu podzielonej płatności (split payment) zamawiający powinien wprowadzić określone zapisy do siwz bądź wzoru umowy regulujące niniejsze kwestie? Czy zamawiający może wywodzić, że wszystkie obowiązki i regulacje dotyczące tej kwestii wynikają z powszechnie obowiązującego prawa i nie trzeba ich szeroko opisywać w siwz?

Jak formalnie zaoferować produkt równoważny opisanemu w siwz?

Pytanie:

Zamawiający w siwz w przetargu nieograniczonym zamieścił następującą uwagę: „Zamawiający starał się opisać przedmiot zamówienia w sposób najbardziej zrozumiały dla wykonawcy. Ewentualnie użyte nazwy własne obrazują jedynie rozwiązania, wyznaczając cechy elementów wchodzących w skład przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne tym opisywanym przez zamawiającego, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, spełniają wymagania zamawiającego”.

Zamawiający w formularzu asortymentowo-cenowym przedstawił następujące pozycje:

a)      przyprawa do zup w płynie typu Knorr, Winiary,

b)      śnieżka śmietana dr Oetker.

Jeden z wykonawców przedstawił w formularzu asortymentowo-cenowym, który stanowi załącznik do oferty, artykuły żywnościowe, które posiadają następujące informacje do ww. pozycji:

Ad. a) przyprawa do zup w płynie − producent mr cook,

Ad. b) śnieżka śmietana − producent emix.

Do powyższej sytuacji (rozbieżności w zakresie producentów) odniósł się jeden ze współoferentów. Mając na uwadze zapis siwz, zamawiający jest zdania, że wykonawcy mogą zawrzeć w swoich ofertach wszystkie produkty równoważne lub dokładnie takie, jakie wskazał zamawiający, opisując asortyment, bez względu na to, czy użyto wyrazu „typu”. Czy zamawiający ma rację? Czy zamawiający musi odpisywać współoferentowi, który ma ww. uwagi do jednej z ofert, mimo że zamawiający nie zgadza się z uwagą?

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.