omyłki w ofertach

zmiany w ofercie po zawarciu umowy

Zmiany w ofercie po zawarciu umowy? Sprawdź, czy to możliwe

Zamawiający powinien racjonalnie i oszczędnie gospodarować środkami publicznymi, mając na uwadze regulacje odnoszące się do zamówień publicznych. W praktyce występują jednak sytuacje, w których błędy w ofertach zostają zidentyfikowane na etapie realizacji zamówienia. Jakiego rodzaju działania mogą zostać podjęte przez podmiot zamawiający, aby doprowadzić do wyeliminowania nieprawidłowości i zminimalizować ryzyka zarzutów kontrolnych? Sprawdź, jak z tego typu impasu wybrnęła instytucja zamawiająca.

W artykule m.in.:

  1. Zamawiający wybrał ofertę, a po upływie stosownego terminu standstill zawarł umowę o zamówienie publiczne. Na etapie przedkładania przez wykonawcę harmonogramu rzeczowo-finansowego inwestycji, stanowiącego odzwierciedlenie formularza cenowego przedkładanego wraz z ofertą, zamawiający odnalazł nieścisłości, które powinny zostać wyeliminowane w toku przetargu.
  2. Harmonogram został opracowany przez wykonawcę w arkuszu kalkulacyjnym Excel, natomiast formularz cenowy uzupełniono ręcznie. W toku ustaleń okazało się, że jedną z pozycji szczegółowych zsumowano dwukrotnie, co sztucznie zawyżyło cenę oferty o około 30.000 zł netto. Kwota ta nie była co prawda znacząca w stosunku do wartości umownej, ukształtowanej na poziomie 13.000.000 zł netto, niemniej jednak wymagała korekty, z uwagi przede wszystkim na dbałość o racjonalne wydatkowanie środków publicznych.
  3. W przypadku wynagrodzenia ryczałtowego znaczenie kosztorysu ofertowego w postępowaniu należy rozpatrywać z dwóch niezależnych perspektyw, biorąc pod uwagę cele, jakim ma służyć kosztorys, tj. etapu badania oferty oraz etapu realizacji umowy. Z punktu widzenia etapu umowy kosztorys ofertowy nabiera odmiennego znaczenia, nawet w sytuacji gdy przewidywane wynagrodzenie jest ryczałtowe, a więc w założeniu swoim niezmienne.

Jak zapobiec problemom w ocenie ofert pod kątem VAT i kiedy wolno korygować omyłki w tym zakresie?

Pytanie:

Zamawiający prowadzi przetarg nieograniczony na wykonanie prac przyrodniczych w projekcie z zakresu bioróżnorodności, w którym dopuścił składanie ofert częściowych na 3 zadania:

  • część 1 − rekultywacja terenu, usuwanie roślin inwazyjnych i oczyszczanie stawu,
  • część 2 − prace arborystyczne,
  • część 3 − zakup i instalacja budek dla ptaków i ssaków.

W siwz jest zapis: „Stawka VAT powinna być określona zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jeżeli wykonawca skalkuluje inną stawkę VAT niż 23%, jest zobowiązany podać w ofercie podstawę prawną takiego działania.

Według zamawiającego właściwe stawki VAT to:

  • dla części 1 − 8%,
  • dla części 2 − 23% dla dokumentacji i 8% dla usunięcia posuszu,
  • dla części 3 − 23% na dostawę i montaż budek lęgowych”.

W przypadku ofert złożonych na część 1 − jeden wykonawca zastosował preferencyjną stawkę VAT 8% i wskazał podstawę prawną swojego działania, przywołując art. 41 ust. 2 w zw. z art. 146a pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług (działalność usługowa związana z zagospodarowaniem terenów zieleni sklasyfikowana do PKWiU 81.30.10.0).
Wykonawca składający drugą ofertę przyjął w zakresie części 1 stawkę 23% VAT.

W zakresie części 2 tj. wykonania prac arborystycznych złożono trzy oferty. Zamawiający w kosztorysie wyceny tej części usług (część 2) prosił wykonawców o odrębne potraktowanie kosztów sporządzenia dokumentacji opisującej stan drzew i usługi usunięcia posuszu z drzew. Każdy z trzech wykonawców składających oferty wskazał tu różne stawki podatku:

  • oferta nr 1 zawiera stawkę 23% na każdą z pozycji zamówienia,
  • oferta nr 2 zawiera stawkę 8% na każdą z pozycji zamówienia a
  • oferta nr 3 zawiera stawkę 8% na usuwanie posuszu i 23% na opracowanie dokumentacji opisującej stan drzewostanu.

W zakresie części 3 dotyczącej dostawy i montażu budek lęgowych dla ptaków i ssaków jest podobnie. W jednej ofercie wykonawca oświadczył, że nie jest płatnikiem VAT, w dwóch ofertach zastosowano stawkę 23%, a w jednej 8%. Z wyjątkiem wykonawcy, który złożył ofertę na realizację części 1 z preferencyjną stawką podatku – pozostali nie określili podstawy prawnej stawek preferencyjnych. Zamawiający wystąpi zatem do nich o złożenie wyjaśnień w tym zakresie w trybie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp.

Jakie działania powinien podjąć zamawiający? Czy należy zwrócić się do wykonawców, którzy złożyli oferty z 23% VAT (a właściwa jest stawka 8%) z pytaniem o podstawy prawne ich działania? Czy oferty z niewłaściwą stawką VAT powinny być odrzucone jako zawierające błędy w obliczeniu ceny? Czy zamawiający powinien je przyjąć, niejako przerzucając na wykonawcę ryzyko, że po zastosowaniu podstawowej stawki podatku, jego oferta jest droższa i plasuje się na niższym miejscu w rankingu? Czy może należy poprawić te stawki na właściwe? Jedynym kryterium oceny ofert jest cena brutto.

Czym się kierować, poprawiając ofertę – wskazówki eksperta

Pytanie:

Przeprowadziłem przetarg nieograniczony na dostawę materiałów biurowych, papieru i materiałów eksploatacyjnych o wartości mniejszej niż progi unijne. W siwz na podstawie art. 24 aa ust. 1 ustawy Pzp została przewidziana możliwość dokonania w pierwszej kolejności oceny ofert, a następnie zbadania, czy wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki. Zamawiający w „procedurze odwróconej” w pierwszej kolejności sprawdził, czy oferty nie podlegają odrzuceniu. Podczas oceny ofert stwierdził, że w dwóch ofertach nastąpiła omyłka rachunkowa, która zostanie poprawiona, a o tym fakcie będą na bieżąco poinformowani wykonawcy, którzy złożyli ofertę z „błędem”. Zamawiający wymagał od nich m.in. złożenia wypełnionego formularza ofertowego (zał. nr 1) oraz tabeli asortymentowo-cenowej przedmiotu zamówienia (zał. nr 2). Jeden wykonawca złożył formularz, ale nie wypełnił (nic nie wpisał) w nim pozycji dotyczącej zaoferowanej ceny netto, podatku i wartości brutto. Dołączył wypełnioną tabelę (zał. nr 2), w której w podsumowaniu podana została cena netto, podatek i wartość brutto.

W związku z powyższym mam pytanie – czy można przepisać dane z tabeli asortymentowo-cenowej (z zał. nr 2 do zał. nr 1) i potraktować to przeoczenie jako korektę innej omyłki z art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp?

wiper-pixel