omyłki w ofertach

Oferta złożona omyłkowo do innego postępowania – procedura krok po kroku

W prowadzonym przetargu nieograniczonego, do jednej z części przedmiotu zamówienia, wpłynęły dwie oferty. Po otwarciu ofert okazało się, że jedna z nich, w zamierzeniu wykonawcy składającego niniejszą ofertę, miała być złożona do innego podobnego postępowania, prowadzonego przez zamawiającego, o czym świadczy sam formularz i ujęta w dokumentacji ofertowej nazwa postępowania oraz jego numeracja.

W związku z tym ofertę złożono na przedmiot zamówienia, który nie został objęty prowadzonym postępowaniem prowadzonym przez zamawiającego. Czy w tej sytuacji ofertę należy odrzucić na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, z uwagi na to, iż jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia? Czy po opublikowanej informacji o wyniku, konieczne jest uwzględnienie art. 264 ustawy Pzp i zawarcie umowy w terminie nie krótszym niż 10 dni od przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, czy jednak umowę, w zaistniałym przypadku, można zawrzeć, z uwagi na istotę omyłki, przed upływem ww. terminu?

Skutki błędu w opisie przedmiotu zamówienia w zakresie wysokości stawek VAT

W przypadku, gdy zamawiający w dokumentacji postępowania poda stawkę VAT, według jakiej należy obliczyć cenę ofertową, a wykonawca do tej wytycznej zamawiającego się nie dostosuje, oferta takiego wykonawcy podlega odrzuceniu. Jeżeli zamawiający popełnił błąd, przygotowując postępowanie, który polega na błędnym określeniu wysokości stawek podatku VAT dla zamawianych produktów, to ma prawo zrezygnować z wykonania tej czynności (odrzucenia oferty), podejmując decyzję najdalej idącą, tj. unieważniając postępowanie. Nie jest bowiem możliwe dokonanie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej w sytuacji, gdy złożone oferty nie dają się obiektywnie porównać. Naruszałoby to zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 7 marca 2023 r., sygn. akt KIO 497/23

Aneta Mościcka
16 listopada 2023 r.
Omyłki

Prawo zamówień publicznych o omyłkach w ofertach wykonawców

Jak poprawiać omyłki w ofertach – przykłady omyłek, wzory dokumentów, podpowiedzi ekspertów

Zamawiający, który ocenia oferty pod kątem przesłanek odrzucenia z art. 226 ustawy Pzp, zawsze musi ustalić, czy oferta nie będzie kwalifikować się do korekty w trybie poprawienia oczywistych omyłek. W ofercie należy skorygować oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe oraz tzw. inne omyłki, które polegają na niezgodność oferty z treścią dokumentów zamówienia. Sedno problemu zazwyczaj tkwi w tym, aby właściwie ocenić przeoczenie czy nieścisłość w ofercie jak omyłkę bądź błąd. W przypadku błędu oferta podlega odrzuceniu. O interpretacji treści ofert oraz regułach, jakich należy pilnować przy korygowaniu tej treści, piszemy w naszym opracowaniu.

W tym artykule

Zamawiający powinien uznać za ważną cenę ryczałtową brutto bez poprawienia jej na podstawie załączonego do oferty kosztorysu. Więcej
Jeżeli ze złożonej oferty wynika, że cena brutto nie odpowiada cenie netto, należy przeanalizować całość złożonych z ofertą dokumentów, aby zweryfikować, czy można ustalić, która z podanych cen jest prawidłowa. Jeżeli jest to niemożliwe, wówczas występuje błąd w obliczeniu ceny i oferta podlega odrzuceniu. Więcej
Odrzucenie oferty może nastąpić tylko wtedy, jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w niej ceny lub kosztu. Mając dane, na postawie których widoczna jest oczywista omyłka rachunkowa, zamawiający powinien ją poprawić. Więcej
W przypadku tzw. innych omyłek, zamawiający wyznacza wykonawcy odpowiedni termin na wyrażenie zgody na poprawienie w ofercie omyłki lub zakwestionowanie sposobu jej poprawienia. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawienie omyłki.
Zgodnie z art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy Pzp, zamawiający zatrzymuje wadium, jeżeli wykonawca nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, i uniemożliwiło to wybór oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

Pomyłki w VAT czasem wolno poprawić jako oczywistą omyłkę

Pytanie:

Zamawiający w SWZ w rozdziale „Sposób obliczenia ceny” napisał:

„Wykonawca zobowiązany jest do określenia w złożonej ofercie stawki VAT zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dla towarów wymienionych w załączniku nr 8 do tej ustawy cena złożonej oferty musi zawierać preferencyjną stawkę VAT 0%. Zamawiający przewiduje/potwierdza, że w odniesieniu do udzielanego zamówienia zostaną dochowane warunki wynikające z tej ustawy, uprawniające do zastosowania preferencyjnej stawki VAT 0% dla towarów wymienionych w jej załączniku nr 8. Zamawiający (organ nadzorujący placówki oświatowe) po udzieleniu zamówienia (podpisaniu umowy) wyda właściwe potwierdzenie na potrzeby rozliczenia VAT (zamówienie potwierdzone przez organ nadzorujący placówki oświatowe zgodnie z art. 83 ust. 14 pkt 1 o podatku od towarów i usług). Wykonawca zobowiązany jest skalkulować cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia w oparciu o wymagania zamawiającego zawarte w SWZ wraz z załącznikami”.

Zamawiający zamieścił we wzorze ofertowym następujące rubryki do wypełnienia: zakres zamówienia, cena jednostkowa netto, stawka VAT (%), cena jednostkowa brutto (PLN), ilość, łączna cena brutto. Wykonawca w złożonej ofercie podał następujące dane:

Zakres zamówienia: komputer przenośny typu laptop, cena jednostkowa netto: 2500,00 zł
Stawka VAT (%): 0%
Cena jednostkowa brutto: 3075,00 zł
Ilość: 2szt.
Łączna cena brutto: 6150,00 zł.

Wykonawca wpisał stawkę VAT 0% a powinien 23%. Natomiast jednostkowa cena brutto oraz łączna cena brutto wpisana kwotowo uwzględnia stawkę VAT 23%. Zgodnie z ustawą o VAT stawka na ten produkt wynosi 23%.

Czy zamawiający może w formularzu ofertowym złożonym przez wykonawcę poprawić stawkę VAT z 0% na 23%, gdyż cena jednostkowa brutto i łączna cena brutto została wyliczona z uwzględnieniem stawki VAT 23% a nie 0% (na jakiej podstawie prawnej z ustawy Pzp)? Czy zamawiający ma obowiązek odrzucić ofertę wykonawcy?

Katarzyna Bełdowska
24 listopada 2022 r.
Omyłki

Brak formalny oferty – skorygować jako inną omyłkę czy pozostawić bez rozpoznania?

Pytanie:

Postępowanie jest współfinansowane ze środków unijnych. Wykonawca w formularzu ofertowym w ostatnim punkcie miał wskazać: „Wraz z ofertą składamy następujące oświadczenia i dokumenty: ............”, ale pozostawił to pole puste. Oczywiście złożył zamawiającemu wymagane załączniki i w mojej ocenie jest to raczej błąd formalny. Czy wobec tego nic nie muszę robić z tym brakiem?

Z jaką datą powinna być oferta?

Pytanie:

Prowadzę postępowanie krajowe na roboty budowlane. Pierwszą procedurę unieważniłem z uwagi na zbyt wysokie ceny. W drugim postępowaniu wykonawca złożył tę samą ofertę – ten sam plik opatrzony podpisem zaufanym z datą w podpisie sprzed wszczęcia drugiego postępowania (ofertę podpisano 12 czerwca 2022 r., kolejne postępowanie wszczęto 23 czerwca 2022 r.). Taka sama sytuacja dotyczy oświadczenia składanego na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp. Kosztorys ofertowy opatrzono natomiast datą bieżącą. Czy w takiej sytuacji należy przyjąć, że oferta i oświadczenie są prawidłowe? Jak powinien postąpić zamawiający?

Niepodpisana oferta podlega odrzuceniu

Pytanie:

Wykonawca za pośrednictwem miniPortalu przesłał zaszyfrowany plik zawierający formularz ofertowy wraz z innymi dokumentami. Postępowanie jest prowadzone w trybie podstawowym zgodnie z art. 275 ust. 1 ustawy Pzp. Formularz ofertowy sporządzono w wersji papierowej, podpisano a następnie przekształcono w wersję elektroniczną (skan w formacie PDF). Nie opatrzono go jednak podpisem kwalifikowanym elektronicznym, zaufanym bądź osobistym. Czy taka oferta kwalifikuje się do odrzucenia?

Justyna Rek-Pawłowska
13 stycznia 2022 r.
SWZ

Oceniając podstawy korekty omyłek w ofercie, trzeba wziąć pod uwagę całokształt dokumentów

Z istoty przepisu pozwalającego zamawiającemu poprawić omyłki w treści oferty (art. 87 ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy Pzp) wynika, że w przypadku gdy zamawiający stwierdzi, iż w złożonej ofercie zachodzi prawdopodobieństwo omyłki, wówczas ma możliwość jej korekty. Oczywiście zamawiający może swoją czynność poprawienia stwierdzonej omyłki poprzedzić wezwaniem wykonawcy do wyjaśnień w trybie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp. Jednak nie jest to czynność obligatoryjna, co wynika wprost z brzmienia tego przepisu, który posługuje się sformułowaniem „może” (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 maja 2021 r. sygn. akt KIO 955/21).

Redakcja Portalu
30 czerwca 2021 r.
Nowości

Niezgodności między przedmiarem a kosztorysem – jak ocenić ofertę?

Pytanie:

Czy kosztorys ofertowy musi być „słowo w słowo” wypełniony zgodnie z przedmiarem robót? W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym bez negocjacji zamawiający przewidział kosztorysowe rozliczenie robót. Wykonawcy byli zobowiązani dołączyć do oferty uproszczone kosztorysy ofertowe. W części kosztorysów stwierdzono, że ich opisy nie są identyczne z przedmiarem – np. w przedmiarze jest: KNR 4-04 0504-03 Rozebranie posadzek z wykładziny PCV (opis zmieniony przez projektanta), natomiast w kosztorysie ofertowym: KNR 4-04 0504-03 Rozebranie posadzek z płytek ceramicznych (opis zgodny z katalogiem nakładów rzeczowych). Jak zamawiający powinien potraktować takie oferty?

Kiedy wolno poprawić w ofercie niewłaściwie zaokrąglone kwoty?

Pytanie:

Zamawiający wymagał podania w formularzu oferty ceny jednostkowej netto, stawki VAT, sumy netto oraz brutto. W siwz jest mowa o zaokrąglaniu kwot do dwóch miejsc po przecinku, nie doprecyzowano zaś, w jaki sposób zaokrąglać proponowane kwoty. Przykładowo wykonawca oferuje sumę brutto 130,45 zł, podczas gdy z wyliczeń zamawiającego wychodzi 130,458, czyli powinno być 130,46 zł lub też w ofercie podana jest kwota 14,26 zł, a z przemnożenia zamawiającego wychodzi 14,266, czyli 14,27 zł. Czy zamawiający może potraktować te niewłaściwe zaokrąglenia jako oczywistą omyłkę rachunkową? Przetarg prowadzony jest zgodnie ze starą ustawą Pzp.

Marta Mikulska-Nawacka
14 kwietnia 2021 r.
Omyłki

Jak korygować ofertę z brakami w pozycjach cenowych – brutto, netto i VAT?

Pytanie:

Prowadzimy postępowanie na dostawę odzieży roboczej zgodnie z przepisami ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych. W siwz opisaliśmy sposób obliczenia ceny, tj. dla każdej pozycji w kalkulacji cenowej wykonawca najpierw wskazuje cenę netto w zł, następnie stawkę VAT w %, potem podaje wartość netto w zł, wartość VAT w zł i wartość brutto w zł. Wykonawca w jednej pozycji nie podał ceny jednostkowej netto w zł, ale wskazał stawkę VAT i obliczył dla tej pozycji wartość netto w zł, VAT i brutto w zł. Czy zamawiający może poprawić omyłkę w treści tej oferty, wpisując cenę jednostkową netto, wyliczając ją od „końca”, tzn. po podzieleniu wartości netto na ilość wskazaną w kalkulacji cenowej? Czy jednak takie działanie jest niedozwolone, biorąc pod uwagę sposób obliczenia ceny wskazany przez zamawiającego w siwz?

Kiedy mamy do czynienia z błędem w obliczeniu ceny, a kiedy z omyłką?

Pytanie:

Zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty i zawarł umowę w postępowaniu na dostawę artykułów z włókniny jednorazowego użytku. W trakcie realizacji umowy okazało się, że wykonawca omyłkowo zamienił dwie pozycje z pakietu zawierającego kilka pozycji danych artykułów. Cena z pozycji 14 znalazła się w pozycji 15 i odwrotnie. Wykonawca nie może zachować tych cen, ponieważ różnica pomiędzy nimi jest znaczna. Czy zamawiający może zawrzeć aneks do umowy z wykonawcą na podstawie art. 144 ust. 6 ustawy Pzp, zamieszczając ceny na właściwych pozycjach, jeżeli różnica pomiędzy wartością umowy a wartością umowy po zamianie wspomnianych wyżej pozycji nie przekroczy 10% wartości zamówienia?

Katarzyna Pyrka
18 stycznia 2021 r.
Omyłki

Czy wolno wyjaśniać z wykonawcą treść oferty w zakresie kryteriów?

Pytanie:

Czy zamawiający jest zobowiązany wyjaśniać treść oferty złożonej w przetargu nieograniczonym, jeżeli nie wynika z niej jednoznacznie, czy zaproponowane rozwiązanie techniczne spełnia kryterium oceny technicznej o wadze 10% (zamawiający przyznaje za nie 10%, a za inne 0%)?

Przetarg nieograniczony w nowej ustawie Pzp: SWZ, środki dowodowe, procedura odwrócona, omyłki

Nowa ustawa Prawo zamówień publicznych w miejsce specyfikacji istotnych warunków zamówienia wprowadza nowy dokument: specyfikację warunków zamówienia. Obejrzyj filmy szkoleniowe i wysłuchaj praktycznych porad Andrzeja Łukaszewicza.

Andrzej Łukaszewicz
24 czerwca 2020 r.
Multimedia

Korekta kosztorysu ofertowego w odniesieniu do liczby oferowanych towarów i ich cen

Pytanie:

Przedmiotem zamówienia są prace projektowe. Wykonawca wraz z wypełnionym formularzem oferty złożył kosztorys ofertowy. W kosztorysie tym był zobowiązany podać, oprócz cen za poszczególne opracowania, cenę za wznowienia punktów granicznych, podziały nieruchomości oraz nadzory autorskie. Intencją zamawiającego było, aby cenę za te pozycje kosztorysu wykonawca obliczył poprzez pomnożenie wskazanej w nim (ustalonej przez zamawiającego) ilości odpowiednio wznowień, podziałów i nadzorów przez zaproponowaną przez siebie cenę za 1 wznowienie, podział i nadzór. Intencja ta została wyrażona we wzorze umowy w postaci m.in. następującego zapisu (dotyczy podziału nieruchomości):

„W skład wynagrodzenia wchodzi m.in. wynagrodzenie za dokumentację wskazaną w danej pozycji kosztorysu ofertowego w wysokości ….. zł brutto, przy czym jest to maksymalne wynagrodzenie ryczałtowo-ilościowe, przy założeniu wykonania 15 projektów podziału, co oznacza, że wykonawca otrzyma wynagrodzenie po …….. zł brutto za sporządzenie 1 projektu”.

Wykonawca wskazał ceny za ww. pozycje, jednak wartość tych pozycji nie stanowi iloczynu ceny i ww. ilości. Przykład (wyciąg z kosztorysu ofertowego):

„Opis pozycji: Dokumentacja dotycząca podziałów (do wyceny należy przyjąć 10 podziałów);

Cena w złotych za 1 podział: 1.000 zł,
Cena w złotych za 10 podziałów: 8.000 zł”.

Czy ww. niezgodność stanowi oczywistą omyłkę rachunkową? Czy zamawiający powinien poprawić ją w trybie art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp? Jeżeli tak, to w jaki sposób? Czy poprzez podzielenie wartości pozycji przez ceny jednostkowe? Cena pozostanie w takim przypadku bez zmian. Czy może należy przemnożyć ceny jednostkowe przez liczbę jednostek i obliczyć w ten sposób wartość pozycji (cena w tym przypadku wzrośnie)? A może należy zwrócić się do wykonawcy o wyjaśnienie kalkulacji ceny za wykonanie tej pozycji kosztorysu ofertowego? W postępowaniu wpłynęły 4 oferty. Pozostali trzej wykonawcy postąpili zgodnie z intencją zamawiającego.