oferta

Oferta elektroniczna w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Nowa ustawa Prawo zamówień publicznych wprowadziła pełną elektronizację postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Dotychczas wymogiem tym były objęte tylko procedury o wyższej wartości – przekraczające próg unijny. W obecnym stanie prawnym dotyczy to również procedur o wartości mniejszej niż wskazane progi, do których zastosowanie znajdują regulacje o zamówieniach publicznych. Jakie są najważniejsze elementy związane z komunikacją elektroniczną? W jakiej formie powinna zostać złożona oferta elektroniczna w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, aby była ważna – omawiamy poniżej.

Agata Hryc-Ląd
28 kwietnia 2021 r.
Top tematy

Kiedy można uznać, że postępowanie jest nieuzasadnione i unieważnić je przed terminem składania ofert?

Pytanie:

Zamawiający prowadzi przetarg nieograniczony na usługi informatyczne w procedurze unijnej. Termin składania ofert jeszcze nie upłynął. Zamawiający zweryfikował swoje potrzeby i doszedł do wniosku, że bardziej opłacalne jest zatrudnienie na umowę o pracę informatyka niż zlecenie na zewnątrz usług informatycznych. Czy unieważnienie postępowania na podstawie art. 256 ustawy Pzp wymaga jakiegoś szczególnego uzasadnienia? Czy zamawiający unieważniając postępowanie na podstawie ww. przepisu, może wskazać, że zweryfikował swoje potrzeby i zdecydował, że korzystniej będzie zatrudnić informatyka na umowę o pracę? Decyzja ta jest także podyktowana nowymi decyzjami organu zarządzającego.

Co zrobić, gdy wykonawca nie podał wymaganych parametrów o ofercie?

Pytanie:

Jesteśmy po otwarciu ofert w postępowaniu poniżej progu unijnego na dostawę atlasów, map geograficznych ściennych, globusów, planszy edukacyjnych, przewodników oraz słuchowisk, e-booków i audioboków. Formularz ofertowy zawierał m.in kolumnę, w której wykonawca powinien wskazać "EAN/ISBN/kod kreskowy**". Uwaga znajdująca się przy gwiazdkach jest następującej treści: "wskazane dane winny jednoznacznie identyfikować dany przedmiot zamówienia". Problem stanowi ocena złożonych ofert. Jeden z wykonawców nie podał danych i w większości pozycji wpisał "nie dotyczy" - być może zaproponowany przez niego asortyment nie posiada danych, których żądał zamawiający (EAN/ISBN/kod kreskowy). Pozostali wykonawcy w większości pozycji podali wymagane przez zamawiającego dane. Jednakże w niektórych pozycjach posłużyli się innymi danymi niż wymagane przez zamawiającego. Podali np. nazwę producenta, numer katalogowy, numery modelu czy indeks. Nadmieniam, że podane przez wykonawców dane pozwalają na identyfikację danej pozycji przedmiotu zamówienia. Czy w świetle powyższego, bazując na tak różnych danych, niekoniecznie zgodnych z zapisami w kolumnie formularza ofertowego, można dokonać prawidłowej oceny ofert? Czy może zasadne byłoby unieważnienie postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp, uznając, że jest obarczone wadą? Wówczas zamawiający mógłby przedmiotową kolumnę opisać w sposób, który pozwalałyby wykonawcom na wpisanie różnych danych (bez zawężania informacji), które pozwoliłyby na identyfikację przedmiotu zamówienia.

Badanie i ocena ofert według nowych zasad Prawa zamówień publicznych w 2021 roku

Nowa ustawa Pzp z 11 września 2019 r. (Dz.U. poz. 2019 ze zm.) zmodyfikowała wiele kwestii związanych z wyborem wykonawcy w postępowaniu – od obowiązków informacyjnych w trakcie postępowania po praktyczne prowadzenie czynności choćby otwarcia ofert ale także oceny i badania ofert. Warto przy tym pamiętać, że od 1 stycznia 2021 r. wszystkie procedury są prowadzone w formie elektronicznej. Nasza ekspertka podczas szkolenia omawia krok po kroku proces badania i oceny ofert, kładąc nacisk na zmiany jakie zaszły w procedurach wraz z wejściem w życie nowej ustawy Pzp.

Agata Smerd
3 kwietnia 2021 r.
Multimedia

Czy oferta spakowana z innymi dokumentami opatrzonymi jednym podpisem jest ważna?

Pytanie:

Oferta zaszyfrowana na miniPortalu bez uprzedniego jej podpisu została przesłana jako załącznik dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem zaufanym przez platformę e-PUAP (wewnątrz dokumentu przekazano ofertę). W SWZ znajdował się zapis, że ofertę należy złożyć, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym lub osobistym oraz że sposób złożenia oferty, w tym jej zaszyfrowania, opisano w Instrukcji użytkownika dostępnej na stronie: miniportal.uzp.gov.pl. Czy tak złożona oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp?

Kiedy w trybie podstawowym poinformować o złożonych ofertach?

Pytanie:

Kiedy w procedurze podstawowej zamawiający ma obowiązek udostępnić informacje o wykonawcach, którzy złożyli oferty oraz cenach bądź kosztach zawartych w ofertach?

Konsekwencje przekroczenia 3-dniowego terminu na udostępnienie ofert

Pytanie:

Dnia 22 stycznia 2021 r. zamawiający dokonał otwarcia ofert przetargu. W dniu 25 stycznia 2021 r. oraz 26 stycznia 2021 r. wykonawcy wystąpili z wnioskami o udostępnienie ofert innych wykonawców biorących udział w postępowaniu oraz protokołu z postępowania. Zamawiający dopiero 4 stycznia 2021 r. dokonał analizy złożonych ofert, po której stwierdził, że nie zastrzeżono żadnych dokumentów jako tajemnicy przedsiębiorstwa i 5 stycznia 2021 r. będzie mógł udostępnić żądane dokumenty. Zostanie zatem przekroczony termin 3 dni na udostępnienie ofert, licząc od dnia ich otwarcia. Jakie są konsekwencje dla zamawiającego w przypadku przekroczenia tego terminu?

Plik oferty nie zawiera treści – co zrobi zamawiający?

Pytanie:

Zamawiający prowadzi postępowanie w procedurze krajowej według starej ustawy Pzp. Wykonawca złożył ofertę, ale brak w niej treści tzn. zamieścił plik do odszyfrowania oferty, ale nie załączył oferty – czyli de facto oferty nie ma. Co należy zrobić w takiej sytuacji?

Czy niespójność w zmianie terminu składania ofert w ogłoszeniu może być przyczyną nałożenia korekty?

Pytanie:

Moje pytanie dotyczy ustawy Pzp obowiązującej do końca 2020 roku. W postępowaniu poniżej progu unijnego, w następstwie odpowiedzi na zapytania wykonawcy przesunęłam termin składania ofert. Zmieniałam treść siwz oraz opublikowałam ogłoszenie o zmianie ogłoszenia o zamówieniu. Informację o zmianie siwz i ogłoszenia zamieściłam na stronie BIP. W ogłoszeniu o zamówieniu o terminie składania ofert jest mowa w sekcji IV.6.2. Również w sekcji IV.6.5 (informacje dodatkowe) wpisuję dokładny termin składania ofert i termin ich otwarcia. Zamieszczając ogłoszenie o zmianie ogłoszenia, pomyłkowo nie odznaczyłam, że zmieniam termin składania ofert w sekcji IV.6.2. Zmieniałam natomiast prawidłowo termin w sekcji IV.6.5. Czy w związku z powyższym kontrola może mi zarzucić, że nie zmodyfikowałam terminu składania ofert w ogłoszeniu? Czy kontrolujący nakładają korekty tylko w przypadku niezamieszczenia w ogóle ogłoszenia o zmianie ogłoszenia? Dodam, że umowa z wykonawcą jest już podpisana.

Zaproszenie do składania ofert ostatecznych (TP wariant III)

Działając na podstawie art. 293 ustawy Pzp, zamawiający zawiadamia o zakończeniu negocjacji oraz zaprasza do złożenia oferty ostatecznej.

Katarzyna Bełdowska
8 lutego 2021 r.
Tryb podstawowy z obowiązkiem negocjacji

Formularz badania oferty ostatecznej (TP wariant III)

Formularz badania oferty ułatwia przeprowadzenie sprawnej oceny złożonych dokumentów. Sprawdź, czy oferta jest kompletna i poprawna merytorycznie.

Katarzyna Bełdowska
6 lutego 2021 r.
Tryb podstawowy z obowiązkiem negocjacji

Zaproszenie do składania ofert dodatkowych (TP wariant II)

Zamawiający zgodnie z art. 293 ustawy Pzp ma obowiązek zawiadomić wykonawców, o zakończeniu negocjacji oraz przekazać zaproszenie do złożenia oferty dodatkowej.

Katarzyna Bełdowska
4 lutego 2021 r.
Tryb podstawowy z możliwością negocjacji

Kto powinien podpisać ofertę złożoną przez spółkę komandytową?

Pytanie:

W grudniu 2020 roku ogłosiłam przetarg na budowę sali gimnastycznej. W styczniu odbyło się otwarcie 6 otrzymanych ofert. W postępowaniu stosowana jest procedura odwrócona. Problem dotyczy najtańszej oferty. Złożyła ją firma XYZ spółka komandytowa. Komisja przetargowa, chcąc ustalić, czy oferta jest podpisana przez uprawnioną osobę, stwierdziła niezgodność między nazwą wykonawcy XYZ podaną w ofercie oraz w Krajowym Rejestrze Sądowym, gdzie widnieje jako PBMH AXYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa. Wezwaliśmy wykonawcę do wyjaśnienia treści oferty zgodnie z art. 87 ust. 1 ustawy Pzp. Czy może on dołączyć do wyjaśnień dokumenty potwierdzające przekształcenie spółki (akt notarialny z datą 31 grudnia 2020 r.)? W KRS nie dokonano jeszcze zmiany.

Z aktu notarialnego wynika, że spółka składa się z 3 wspólników (Marcin, Michał, Edward). Komplementariuszem jest Marcin, a ofertę podpisał Michał komandytariusz jako prokurent oddzielny. Z aktu notarialnego nie wynika dodatkowe prawo do reprezentacji oprócz komplementariusza ani nie jest ustanowiona prokura. W KRS starej spółki komandytowej nie byli ustanowieni prokurenci. Michał, który podpisał ofertę, był prokurentem w spółce PBMH AXYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z aktem notarialnym Marcin przez pełnomocnika zbył ogół praw i obowiązków spółki PBMH AXYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością na rzecz wspólnika spółki komandytowej Marcina. Co powinnam zrobić z taką ofertą? Czy mogę przyjąć te wyjaśnienia z załącznikami, nie narażając się na odwołanie drugiej firmy?