komisja przetargowa

Kierownik zamawiającego i komisja – odpowiedzialność

Odpowiedzialność kierownika zamawiającego i członków komisji przetargowej

Kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania, nawet jeśli część czynności powierzy pracownikom albo komisji przetargowej . Kluczowe znaczenie ma jednak sposób przekazania obowiązków, ich precyzyjne opisanie oraz właściwy dobór osób uczestniczących w procedurze. Sprawdź, które czynności można powierzyć, kiedy odpowiedzialność ponosi pracownik lub członek komisji oraz jak zorganizować jej pracę, aby zapewnić sprawność, przejrzystość i możliwość ustalenia, kto odpowiadał za poszczególne decyzje.

Rada

Czy kierownik zamawiającego może przekazać wszystkie swoje obowiązki pracownikowi?

Może powierzyć wykonywanie określonych czynności, jednak takie przekazanie powinno być wyraźne, pisemne i odpowiednio zindywidualizowane. Nie oznacza to również całkowitego uwolnienia kierownika od odpowiedzialności.

Czy osoba przejmująca obowiązki musi należeć do kadry kierowniczej?

Nie. Ustawa Pzp nie wprowadza takiego wymogu. W praktyce czynności decyzyjne najczęściej powierza się jednak osobom posiadającym odpowiednią pozycję, wiedzę i doświadczenie.

Czy powierzenie obowiązków może wynikać z regulaminu organizacyjnego?

Tak, ale regulamin powinien pozwalać jednoznacznie ustalić, jakie czynności powierzono konkretnej osobie. Ogólne zapisy mogą okazać się niewystarczające do przypisania odpowiedzialności.

Czy kierownik zamawiającego odpowiada za dokumenty przygotowane przez pracowników?

Samo przekonanie, że dokumentacja została sporządzona prawidłowo, nie zwalnia kierownika z obowiązku jej weryfikacji.

Kiedy powołanie komisji przetargowej jest obowiązkowe?

Obowiązek jej powołania zależy od wartości zamówienia. W postępowaniach poniżej progów unijnych komisja może być powołana fakultatywnie, ale wówczas należy stosować ustawowe zasady dotyczące jej składu i działania.

Czy kierownik zamawiającego powinien być członkiem komisji przetargowej?

Co do zasady nie jest to rozwiązanie właściwe. Komisja ma charakter pomocniczy i przedstawia kierownikowi propozycje, które ten następnie zatwierdza albo odrzuca.

Ilu członków musi liczyć komisja przetargowa?

Komisja powinna składać się co najmniej z trzech osób. Przepisy nie wymagają, aby wszyscy jej członkowie byli pracownikami zamawiającego.

Czy każdy członek komisji odpowiada za całe postępowanie?

Zakres odpowiedzialności powinien odpowiadać powierzonym zadaniom. Dlatego tak ważne jest precyzyjne rozdzielenie obowiązków między członków komisji i udokumentowanie tego podziału.

Czy komisja przetargowa samodzielnie wybiera najkorzystniejszą ofertę?

Nie. Komisja przedstawia kierownikowi zamawiającego ocenę ofert i propozycję rozstrzygnięcia. Ostateczna decyzja należy do kierownika zamawiającego.

Czy kierownik musi zaakceptować stanowisko komisji?

Nie. Może zakwestionować jej propozycję, powinien jednak działać na podstawie dokumentacji postępowania i ponosi odpowiedzialność za podjętą decyzję.

Pobierz także gotowy regulamin prac komisji przetargowej: Regulamin komisji przetargowej – wzór

Czy w protokole Pzp wskazać wszystkich członków komisji przetargowej? Sprawdź, kto podpisze pkt 24

Pytanie:

W jednostce jest powołana stała komisja przetargowa (liczy 5 osób). W aktualnie prowadzonym postępowaniu jednak nie każdy członek komisji podejmował czynności. Czy w protokole postępowania (pkt 24) należy wskazać wszystkich członków stałej komisji przetargowej powołanej w instytucji zarządzeniem kierownika zamawiającego i uzyskać ich podpisy? Czy wystarczy ująć wyłącznie te osoby, które faktycznie wykonywały czynności w danym postępowaniu, zgodnie z dopuszczonym minimalnym składem komisji (3 osoby)?

Kto powołuje komisję przetargową przy powierzeniu postępowania osobie trzeciej?

Pytanie:

Kto powołuje komisję przetargową w sytuacji, gdy zamawiający powierza przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia osobie trzeciej, działającej w jego imieniu i na jego rzecz?

Zgodnie z art. 53 ust. 1 Pzp komisję powołuje kierownik zamawiającego, a czynność ta zastrzeżona jest właśnie dla niego. Art. 52 ust. 2 Pzp pozwala, aby kierownik powierzył swoje zadania pracownikom zamawiającego. Powstaje pytanie, czy w przypadku powierzenia postępowania podmiotowi trzeciemu nadal obowiązuje ta zasada, czy też komisję może powołać kierownik tego podmiotu. Jeżeli tak – czy warunek ten musi być jednoznacznie określony w pełnomocnictwie, czy wynika on automatycznie z faktu powierzenia postępowania? A może w takim przypadku powołanie komisji przetargowej w ogóle nie jest konieczne?

Kto powoła komisję przetargową, gdy przetarg prowadzi podmiot upoważniony?

Pytanie:

Kto powinien powołać komisję przetargową w postępowaniu prowadzonym przez podmiot, któremu powierzono jego prowadzenie? Ogłoszenie o zamówieniu opublikował zamawiający, pozostałe czynności w postępowaniu będzie prowadzić podmiot zewnętrzny. Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy Pzp komisję powołuje kierownik zamawiającego. Czy zgodnie z tym przepisem komisję powinien powołać bezpośrednio sam zamawiający? Podmiot, któremu powierzono przeprowadzenie postępowania, stoi na stanowisku, że powołanie komisji jest po ich stronie. Udzielone upoważnienie nie wskazuje wprost, iż ta czynność leży w gestii upoważnionego (obejmuje ono m.in. przygotowanie dokumentacji przetargowej).

KOMISJA PRZETARGOWA

Komisja przetargowa to zespół, który kierownik zamawiającego powołuje do oceny w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Komisja przetargowa realizuje też w postępowaniu inne czynności powierzone jej przez kierownika oraz podejmuje działania przygotowawcze do procedury.

Regulamin pracy komisji przetargowej – wzór dokumentu, wskazówki dotyczące jego tworzenia

Regulamin pracy komisji przetargowej – wzór dokumentu, wskazówki dotyczące jego tworzenia

Komisja przetargowa to zespół pomocniczy kierownika zamawiającego, który ma go wesprzeć w szczególności w ocenie i badaniu ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Prawo zamówień publicznych nie określa szczegółowo, jak ma działać komisja, zatem formalne zasady współpracy jej członków, zadań, jakie im się przypisuje oraz odpowiedzialności warto uregulować w osobnym dokumencie, takim jak regulamin prac komisji przetargowej. W opracowaniu znajdziesz kilka wskazówek związanych z przygotowaniem regulaminu oraz jego wzór – także w wersji edytowalnej do wykorzystania we własnej jednostce.

W tym artykule
  • Komisja powinna być tak zorganizowana, aby działała sprawnie i w przejrzysty sposób. Jednocześnie istotne jest, aby można było ustalić indywidualną odpowiedzialność jej członków za wykonywane czynności. Dokumentem, z którego mogą wynikać te kwestie, jest regulamin pracy komisji przetargowej.
  • Regulamin powinien precyzować zasady funkcjonowania zespołu. Należy w nim określić czynności, które wykonują poszczególni jego członkowie, a przede wszystkim przewodniczący komisji i jej sekretarz.
  • Regulamin może także ustalać zasady współpracy pomiędzy komisją a kierownikiem zamawiającego, czy też innymi osobami zaangażowanymi w przygotowanie postępowania.
  • Dokument regulaminu powinien wskazywać m.in. zasady głosowania w komisji, podział zadań między poszczególnych członków, reguły ustalania zebrań komisji.
  • Ustawa Pzp zobowiązuje zamawiającego do tego, aby powołał komisję przetargową, jeśli wartość udzielanego przez niego zamówienia jest równa co najmniej progom unijnym (art. 54 ustawy Pzp).

Czy nieobecny w postępowaniu członek komisji przetargowej składa stosowne oświadczenia?

Pytanie:

Czy członek komisji przetargowej, który był nieobecny od wszczęcia postępowania zakupowego do momentu zawarcia umowy, również jest zobligowany do złożenia oświadczeń wskazanych w art. 56 ustawy Pzp tj. o niekaralności oraz konflikcie interesów?

Czy w komisji przetargowej może uczestniczyć osoba spoza jednostki zamawiającej?

Pytanie:

W przetargu na usługi chcielibyśmy, aby przewodniczącym komisji przetargowej była osoba z jednostki podległej zamawiającemu, która posiada samodzielność finansową. Czy włączenie osoby spoza naszej jednostki będzie równoznaczne z pomocniczymi działaniami zakupowymi i będzie wymagało pełnomocnictwa?

Radca prawny zatrudniony na umowę o pracę nie powinien być członkiem komisji przetargowej

Radca prawny zatrudniony na umowę o pracę nie powinien być członkiem komisji przetargowej

Czy w świetle opinii Ośrodka Badań, Studiów i Legislacji Krajowej Rady Radców Prawnych „Opinia OBSiL KRRP w przedmiocie udziału radców prawnych w komisjach przetargowych” radca prawny, zatrudniony na umowę o pracę przez podmiot zamawiający, może być członkiem komisji przetargowej w prowadzonym przez niego postępowaniu? W świetle analizy przepisów ustawy Pzp oraz regulacji odrębnych dotyczących statusu radcy prawnego należy opowiedzieć się za niepowoływaniem radcy prawnego w skład komisji przetargowej.

Czy powołanie komisji przetargowej, szacowanie wartości zamówienia i opis jego przedmiotu mogą mieć tę samą datę?

Pytanie:

Udzielam zamówienia sektorowego. Czy błędem będzie, jeżeli powołanie komisji przetargowej, szacowanie wartości i opublikowanie zamówienia będzie z tą samą datą?

Jakich podpisów użyją członkowie komisji przetargowej w postępowaniach krajowych?

Pytanie:

Czy członkowie komisji przetargowej, w postępowaniu poniżej progu unijnego, mogą np. oświadczenia o bezstronności podpisać podpisem EPUAP, czy jednak bezwzględnie podpisem kwalifikowanym bądź odręcznym?

6

Protokół prac komisji przetargowej w trybie negocjacji z ogłoszeniem

Komisja przetargowa – w każdej procedurze niezależnie od trybu – powinna działać w sposób jawny i bezstronny. Podejmowane przez nią decyzje należy udokumentować w protokole.

Czy członkowie komisji przetargowej mogą używać podpisów elektronicznych?

Czy członkowie komisji przetargowej mogą używać podpisów elektronicznych?

Czy podpisy, jakie członkowie komisji przetargowej składają na protokole końcowym z postępowania, muszą być własnoręczne (tradycyjne) czy elektroniczne (kwalifikowane)? Sprawdź w artykule.

Wykonawca umieścił na platformie dwa pliki oferty – jakie czynności podejmie zamawiający?

Pytanie:

Zamawiający prowadzi przetarg powyżej progów unijnych na podstawie przepisów ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) na odbiór odpadów. Składanie ofert odbywa się elektronicznie za pomocą platformy zakupowej. Pewien wykonawca złożył jedną ofertę, ale podczas otwarcia ofert okazało się, że wśród załączonych plików znajdują się dwa oznaczone jako „oferta” i są prawidłowo podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeden z nich opatrzono podpisem 28 stycznia 2021 r. zaś drugi 29 stycznia 2021 r. Zakres informacji w obu plikach nie jest identyczny. Wykonawca przedstawił tę samą cenę oferty, jednak w drugim kryterium oceny ofert dotyczącym normy emisji spalin pojazdów przeznaczonych do świadczenia usługi wskazał rozbieżne dane. Czy w tej sytuacji należy uznać, że wykonawca złożył dwie oferty i odrzucić je na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp?

Komisja przetargowa w nowym Pzp – jak zorganizować jej pracę?

Komisja przetargowa w nowym Pzp – jak zorganizować jej pracę?

Komisja przetargowa w nowym Pzp jest uregulowana w sposób dość skąpy. Ustawodawca nie rozpisuje się na temat zasad jej funkcjonowania i powołania jej członków. Nie ma w tym obszarze jednak także znaczących zmian w stosunku do poprzednio obowiązującej ustawy Pzp. W artykule przypominamy o funkcjach i działaniu komisji przetargowej. Sprawdź, czy kierownik, który powołał zespół pomocniczy, nie ponosi w związku z tym odpowiedzialności za przebieg postępowania. Zadbaj również o złożenie przez członków komisji właściwych oświadczeń z art. 56 nowego Pzp dotyczących bezstronności oraz niekaralności.

W tym artykule
  • Komisja przetargowa prócz oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert przedkłada kierownikowi zamawiającego także propozycje wyboru najkorzystniejszej oferty oraz unieważnienia postępowania, o ile zachodzą ustawowe przesłanki do takiej czynności.
  • Kierownik zamawiającego może jednak powierzyć komisji przetargowej inne czynności w postępowaniu lub związane z jego przygotowaniem.
  • Powołanie komisji przetargowej nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności za zgodne z prawem przeprowadzenie postępowania.
  • Obowiązkiem członków komisji przetargowej jest złożenie oświadczeń określonych w art. 56 ust. 4 ustawy Pzp.

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.