Czy członkowie komisji przetargowej mogą używać podpisów elektronicznych?

Członkowie komisji mogą opatrzyć protokół postępowania własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Możliwość opatrzenia protokołu innym rodzajem podpisu elektronicznego nie jest natomiast jednoznacznie przesądzona.

Zgodnie z art. 78¹ Kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Wydaje się jednak, że mogą wystąpić techniczne problemy z prawidłowym sporządzeniem protokołu w formie elektronicznej. Z wzoru protokołu wynika, że każdą jego stronę musi podpisać osoba, która go sporządziła. Oprócz tego w protokole muszą także znaleźć się podpisy członków komisji oraz podpis kierownika zamawiającego zatwierdzającego protokół.

Przy podpisywaniu protokołu za pomocą kwalifikowanych podpisów elektronicznych zaistnieje potrzeba „podziału” protokołu na dwa pliki:

1. Pierwszy będzie opisywał przebieg postępowania od momentu wszczęcia do momentu zatwierdzenia prac komisji przetargowej. Plik ten będzie musiała opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoba, która go sporządziła, członkowie komisji oraz kierownik zamawiającego.
2. Drugi plik będzie zawierał czynności przeprowadzone po zatwierdzeniu prac komisji przetargowej do momentu zakończenia postępowania. Ten plik będzie musiał być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby go sporządzającej oraz kierownika zamawiającego.

Możliwość opatrzenia protokołu innym rodzajem podpisu elektronicznego nie jest jednoznacznie przesądzona. Z jednej strony wzór protokołu posługuje się pojęciem podpisu, przez co należy rozumieć podpis odręczny. Dopuszczalny jest także kwalifikowany podpis elektroniczny, który stanowi prawny odpowiednik podpisu odręcznego.

Z drugiej strony na etapie legislacyjnym projektodawca – odnosząc się do uwag zgłoszonych do projektu rozporządzenia – wyjaśnił, że:

„Projektodawca celowo nie określa formy ani postaci, w jakiej protokół postępowania ma być sporządzany. Protokół postępowania może być sporządzony w formie pisemnej, ale może też być sporządzony w postaci elektronicznej i opatrzony podpisem elektronicznym, przy czym nie musi być to kwalifikowany podpis elektroniczny”.

Projektodawca nie sprecyzował jednak, czy pisząc o podpisie elektronicznym miał na myśli podpis zaufany lub osobisty, czy też jakiś inny podpis elektroniczny (np. funkcja „akceptuj” w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentami).