KOMISJA PRZETARGOWA

Obowiązek powołania komisji przetargowej występuje w procedurach tzw. unijnych, w których wartość zamówienia jest równa progom unijnym lub od nich wyższa. W postępowaniach na zamówienia o mniejszej wartości zamawiający ma prawo powołać komisję, ale nie musi tego robić.

Jednocześnie regulacje ustawy Pzp stanowią, że komisja przetargowa może mieć stały charakter lub być powoływana do konkretnego postępowania czy konkretnych procedur (np. do zamówień o określonych wartościach, na określone przedmioty itd.).

W przypadku niektórych procedur nie trzeba powoływać komisji przetargowej. Chodzi o postępowania:

• prowadzone w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b, pkt 2, 4, 9 i 10; pkt 5 – w celu ograniczenia skutków zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody o znacznych rozmiarach, pkt 1 lit. a, których przedmiotem są dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzanie ścieków do sieci kanalizacyjnej, gazu z sieci gazowej, ciepła z sieci ciepłowniczej oraz usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej, ciepła lub paliw gazowych;
• w trybie konkursu (art. 328 ust. 1 ustawy Pzp),
• o udzielenie zamówienia sektorowego (art. 393 ust. 5 ustawy Pzp).

Komisja przetargowa powoływana jest w głównej mierze do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oceny ofert. Jednocześnie jednak kierownik zamawiającego może powierzyć jej inne zadania, przy czym katalog tych zadań pozostaje otwarty.

Artykuł 54 ust. 2 ustawy Pzp stanowi, że komisja przetargowa w szczególności:

• przedstawia zamawiającemu wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz
• proponuje wybór najkorzystniejszej oferty albo unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia.

Warto przy tym pamiętać, że czym innym jest powierzenie przez kierownika czynności w postępowaniu oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania konkretnej osobie – pracownikowi zamawiającego a czym innym są obowiązki członków komisji przetargowej, jakie zamawiający na nich nakłada.

Stosownie do art. 55 ust. 1 ustawy Pzp członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego. Komisja składa się z co najmniej trzech członków. Na członków komisji należy powołać osoby, które zapewnią jej sprawne funkcjonowanie (np. pracowników, którzy dobrze orientują się w zamawianym przedmiocie zamówienia czy osoby z wiedzą proceduralną z zakresu Prawa zamówień publicznych).

Dodatkowo art. 55 ust. 3 ustawy Pzp stanowi, że jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, kierownik zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych.

Członkami komisji mogą być zarówno pracownicy jednostki zamawiającej jak i osoby spoza instytucji. Członkowie komisji zazwyczaj powoływani się poprzez wskazanie imienia i nazwiska. 

Kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac. W tym celu w wielu jednostkach zamawiających funkcjonują regulaminy działania komisji przetargowych.

Regulamin powinien normować m.in.:

• zasady podejmowania decyzji i głosowania na posiedzeniach komisji,
• sposoby protokołowania prac komisji,
• zasady zwoływania posiedzeń komisji, itp.

Należy pamiętać, że osoby, które wchodzą w skład komisji przetargowej podlegają wyłączeniu od czynności postępowania, jeśli po ich stronie występuje konflikt interesów oraz jeśli były karane za przestępstwa wymienione w Prawie zamówień publicznych. Aby potwierdzić niewystępowanie tych okoliczności, osoby te składają w postępowaniu stosowne oświadczenia (art. 56 ustawy Pzp).

Zobacz także: BIEGŁY, KIEROWNIK ZAMAWIAJĄCEGO