Specyfikacja istotnych warunków zamówienia, od momentu jej udostępnienia, jest wiążąca dla zamawiającego. Jest on zobowiązany do przestrzegania warunków w niej umieszczonych. Podobnie wskazała  Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 28 maja 2010 r. (sygn. akt KIO 868/10) − uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z 18 marca 2019 r., sygn. akt KIO/KD 17/19.

Zamawiający zobowiązany jest do stosowania właściwych danemu postępowaniu przepisów ustawy Pzp od początku postępowania, tj. przygotowując dokumentację postępowania (uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z 13 marca 2019 r., sygn. akt KIO/KU 15/19).

Wstępne oświadczenie wykonawcy nie może zostać uznane za zastępujące ewentualne potwierdzenie przez wykonawcę aktualności dokumentów, na skutek prawidłowego wezwania przez zamawiającego na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy Pzp (uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z 27 lutego 2019 r., sygn. akt KIO/KD 13/19).

Zamawiający nie może ignorować sposobu funkcjonowania narzędzia informatycznego, za pomocą którego prowadzone jest postępowanie, nie może też ignorować skutków tego działania i ich wpływu na przygotowanie i prowadzenie postępowania (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 14 stycznia 2019 r., sygn. akt  KIO 2671/18).

To na wykonawcę nałożono obowiązek wykazania zamawiającemu przesłanek zastrzeżenia informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa. Rolą zamawiającego w toku badania ofert jest ustalenie, czy wykonawca sprostał temu obowiązkowi (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt  KIO 2519/18).

Zadaniem wykonawcy jest podanie konkretnych i niezbędnych informacji wskazujących, w jaki sposób spełnia on wymagania zamawiającego. Informacje niezbędne to takie, które umożliwiają realne wykazanie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Nie chodzi o to, by odtwarzały one dosłowne brzmienie siwz, gdyż te mają charakter blankietowy w tym znaczeniu, że określają jedynie pewien poziom wymagań zamawiającego (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 28 stycznia 2019 r., sygn. akt  KIO 50/19).

Ofertę pierwotnie sporządzoną w formie papierowej następnie przekształconą do postaci elektronicznej np. poprzez jej zeskanowanie i opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym należy uznać za złożoną we właściwej formie. Jest to główny wniosek  płynący z długo wyczekiwanej opinii UZP pt. „Dopuszczalność »skanu oferty« w postępowaniu o zamówienie publiczne”. Wydana przez UZP opinia uwzględnia stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji i Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji uzyskane przez prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Zastosowanie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp wymaga jednoznacznego stwierdzenia niezgodności treści oferty z treścią siwz. Żeby zaś takie ustalenie było możliwe, treść siwz w odpowiednim zakresie musi być jednoznaczna. Nie wolno dokonywać negatywnej weryfikacji oferty w zakresie nieostrych, niedookreślonych zapisów specyfikacji, brak jest bowiem wówczas wzorca dla przeprowadzenia takiej oceny i jednoznacznego ustalenia braku zgodności oferty z siwz (por. np. wyroki KIO z 27 września 2016 r., sygn. akt KIO 1717/16, z 7 października 2016 r., KIO 1771/16, z 2 stycznia 2018 r., KIO 2651/17, z 14 lipca 2015 r., KIO 1399/15) − wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 31 października 2018 r., sygn. akt KIO 2111/18.

Zamawiający może w drodze art. 87 ust. 1 ustawy Pzp wyjaśnić nieścisłości w ofercie, nawet jeżeli dotyczą kryteriów oceny ofert (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 31 października 2018 r., sygn. akt KIO 2143/18).

W zawiadomieniu o unieważnieniu jednej z części postępowania zamawiający wskazał, że dokonuje unieważnienia na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp. W uzasadnieniu faktycznym tej czynności zaznaczył jedynie, że wada postępowania polega na rozbieżnościach pomiędzy podanymi ilościami sprzętu w opisie przedmiotu zamówienia, a ilościami w załączniku do formularza ofertowego. Izba uznała, że zamawiający nie wykazał, że niezgodność między opisem przedmiotu zamówienia a wzorem załącznika nr 1a do siwz miała lub mogła mieć wpływ na wynik postępowania (wyrok KIO z 5 październik 2018 r., sygn. akt KIO 1894/18).