Umowa Pzp z kwalifikowanym podpisem – jaka jest data jej zawarcia, gdy podpisano ją w różnych dniach?

W praktyce zamówień publicznych coraz częściej stosuje się kwalifikowany podpis elektroniczny. Strony podpisują dokument w różnych dniach, co rodzi pytanie: którą datę uznać za moment zawarcia umowy oraz od kiedy liczyć termin jej realizacji.

W analizowanej sytuacji zastosowanie mają przede wszystkim przepisy Prawa zamówień publicznych oraz Kodeksu cywilnego.

Kluczowe znaczenie mają następujące regulacje:

1. Art. 8 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych

Do czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców oraz uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy Pzp nie stanowią inaczej.

2. Art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza również wymiana dokumentów zawierających oświadczenia woli stron, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron.

3. Art. 78¹ Kodeksu cywilnego

Do zachowania formy elektronicznej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Oświadczenie złożone w tej formie jest równoważne z formą pisemną.

4. Art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego

Oświadczenie woli w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie w chwili, gdy zostało wprowadzone do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby ta osoba mogła zapoznać się z jego treścią.

Mając na uwadze powyższe przepisy, za datę zawarcia umowy należy przyjąć datę złożenia oświadczenia woli przez stronę, która jako druga złożyła swój podpis pod umową zawieraną w formie elektronicznej.

Datą tą będzie data wysłania umowy drugiej stronie w taki sposób, aby mogła zapoznać się z jej treścią, a więc w praktyce data wysłania dwustronnie podpisanego dokumentu umowy.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy sama umowa zawiera postanowienie określające moment jej zawarcia, np.: „Umowa zostaje zawarta z dniem podpisania przez obie Strony”.

W takim przypadku za datę zawarcia umowy należy przyjąć dzień złożenia ostatniego podpisu elektronicznego, ponieważ to treść umowy – a nie ogólne reguły wynikające z przepisów – określa moment jej zawarcia.

Podstawę takiej interpretacji stanowi również art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym:

„W razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane – w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy”.

W doktrynie prawa cywilnego wskazuje się, że strony mogą samodzielnie określić moment zawarcia umowy, wprowadzając postanowienie odmienne od ogólnej reguły wynikającej z art. 61 kc

Jak podkreślono w komentarzu do Kodeksu cywilnego:

„Strony mogą wyznaczyć inny moment dokonania czynności prawnej niż chwila dojścia do oferenta oświadczenia oblata o przyjęciu oferty.

Takie rozwiązanie jest szczególnie uzasadnione w sytuacjach, gdy strony nie są jednocześnie obecne w tym samym miejscu, a zawarcie umowy następuje z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej – jak w przypadku podpisywania umów kwalifikowanym podpisem elektronicznym” (Balwicka-Szczyrba M., Sylwestrzak A. (red.), Kodeks cywilny. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2025).

Datę zawarcia umowy podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym należy ustalić na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego.

Co do zasady będzie to moment przesłania drugiej stronie dwustronnie podpisanego dokumentu, w taki sposób, aby mogła zapoznać się z jego treścią.

Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy sama umowa określa moment jej zawarcia, np. wskazując, że następuje on w dniu złożenia ostatniego podpisu elektronicznego przez jedną ze stron.