Pytanie: Zamawiający w styczniu 2016 roku zawarł umowę na wykonanie usługi utrzymania czystości w szpitalu specjalistycznym (ok. 500 łóżek) na okres 48 miesięcy. W siwz zawarto zapis o możliwości udzielenia zamówień uzupełniających. Mimo, że występuje możliwość zlecenia takiego zamówienia na podstawie przepisów intertemporalnych bez konieczności udzielania zamówienia z wolnej ręki, a na zasadzie aneksu do umowy − nie jest to w tym przypadku możliwe, ponieważ upłynęło już 48 miesięcy od udzielenia zamówienia podstawowego. Umowa kończy się 31 grudnia 2019 r. Odpowiedzialny za organizację przetargu dział zamówień publicznych otrzymał wszystkie niezbędne dane z poszczególnych komórek organizacyjnych z dość dużym opóźnieniem. W związku z tym ogłoszenie zostało przekazane do Dz.Urz. UE 15 listopada 2019 r. a otwarcie ofert wyznaczono na 23 grudnia 2019 r. Oczywiście nie będzie już możliwe zawarcie umowy w wymaganym terminie tj. 1 stycznia 2020 r. W jaki sposób zamawiający może przedłużyć obecnie trwający kontrakt na okres 1 do 2 miesięcy, aby zachować ciągłość wykonania usługi i nie naruszyć przepisów ustawy Pzp?

Pytanie: Wartość realizowanej przez gminę umowy podpisanej w 2018 roku na budowę kanalizacji sanitarnej to 5.750.000 zł. Obowiązuje w niej wynagrodzenie kosztorysowe. W trakcie realizacji robót pojawiła się konieczność wykonania dodatkowych elementów sieci w tym także dodatkowych przyłączy do nowo powstałych w trakcie realizacji inwestycji budynków mieszkalnych. Wartość tych dodatkowych robót to około 400.000 zł. Zamawiający nie przewidział ich w siwz. Czy mogą być one aktualnie zlecone na podstawie aneksu do umowy zawartego na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp jako zmiany o wartości do 15% wartości robót budowlanych? Ich kwota nie przekracza 10% wartości realizowanej umowy.

Pytanie: Na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp chciałem wydłużyć termin obowiązywania umowy na zagospodarowanie odpadów. Wykonawca nie zgadza się na to, z uwagi na wzrost kosztów przyjęcia i zagospodarowania odpadów. Natomiast zgodnie z zapisami siwz: „[OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY] 14.1 Wykonawca, uwzględniając warunki realizacji przedmiotu zamówienia, określone w niniejszej siwz, powinien ująć w cenie koszty odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych, uwzględniając przy tym m.in.: charakterystykę terenu gminy, ilość odbieranych odpadów komunalnych w 2017 roku, możliwość wzrostu ilości odbieranych odpadów komunalnych w okresie realizacji usługi, możliwość wzrostu ilości obsługiwanych nieruchomości w okresie realizacji usługi, częstotliwość i sposób odbierania odpadów komunalnych, konieczność osiągnięcia poziomu recyklingu i poziomu ograniczenia masy odpadów, zgodnych z obowiązującymi przepisami, inne koszty mające wpływ na realizację usługi. 14.2 Wykonawca powinien w cenie ująć wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej i rzetelnej realizacji przedmiotu zamówienia, o którym mowa w rozdziale III SIWZ oraz ewentualne ryzyko ekonomiczne wynikające z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 14.3 Wykonawca jest zobowiązany do wypełnienia formularza oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ, podając w nim cenę (kwotę netto plus podatek VAT) za odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych. Cena podana w formularzu oferty będzie stanowiła wynagrodzenie ryczałtowe wykonawcy”. Czy wykonawca może odmówić przedłużenia umowy w tym przypadku o jeden miesiąc ze względu na wzrost kosztów? Przecież zgodnie z pkt 14.2 siwz powinien wziąć pod uwagę zmiany i uwzględnić wszystkie koszty?

Pytanie: Czy zamawiający może na podstawie aneksu zwiększyć kwotę umowy na usługi społeczne a dokładnie usługi pocztowe? Zamawiający oszacował liczbę przesyłek na podstawie poprzedniego roku, lecz kwota z umowy została wyczerpana a okres jej trwania jest do 31 grudnia 2019 r. Co w takiej sytuacji powinien zrobić zamawiający?

Pytanie: Od kwietnia realizujemy projekt edukacyjno-promocyjny na zlecenie jednego z ministerstw. Jego akceptacja i płatności podzielone są na etapy, które kończą się spisaniem protokołu odbioru i wystawieniem FV na jej podstawie. Ze względu na oszustwo jednego z podwykonawców (zgłoszone do prokuratury) i wynikające z niego przesunięcie w terminach wystąpiliśmy pisemnie do zleceniodawcy o przedłużenie 1. etapu realizacji zamówienia o dwa tygodnie (miał się kończyć 30 września). Nie wpływało to w żaden sposób na realizację kolejnych etapów, które zostały skończone o czasie (kolejno 30 października i 30 listopada) ani całego projektu. Nasza prośba o przedłużenie wynikała z chęci uniknięcia kar wpisanych w umowie. Osoba wskazana w umowie do reprezentowania zleceniodawcy wyraziła mailowo zgodę na wydłużenie etapu, o którym mowa. Został on zakończony w przesuniętym terminie, spisano protokół odbioru bez wad. Podpisały go obie strony i na jego podstawie wystawiliśmy FV, która została przyjęta. Po około 3 tygodniach otrzymaliśmy płatność, pomniejszoną o dwa tygodnie kary umownej wraz z „korektą” protokołu − nowym dokumentem, w którym widniała informacja o dwutygodniowym opóźnieniu w wykonaniu prac (nie było słowa o tym, że wcześniej otrzymaliśmy zgodę na wydłużenie etapu). Na „nowym” protokole widnieje informacja, że poprzedni protokół uznaje się za nieważny. W umowie z ministerstwem nie ma postanowienia o możliwości wystawiania korekt protokołów, czy anulowania tych już raz podpisanych. Jak to wygląda w świetle prawa?

Pytanie: We wzorze umowy w przetargu nieograniczonym na dostawę żywności wpisano dostawę od poniedziałku do niedzieli, bazując na 2019 roku. Nie przewidzieliśmy, że dostawa pieczywa w 2020 roku będzie się odbywać jedynie do soboty ze względu na zakaz wszystkich pracujących niedziel. Czy będzie to istotna zmiana w umowie? Czy trzeba zadbać o jakąś dodatkową dokumentację? Kryterium wyboru ofert była tylko cena.

Pytanie: Zamawiający w przetargu nieograniczonym zawarł umowę na dostawę kilku urządzeń badawczych (sprzęt specjalistyczny) o wartości poniżej progów unijnych. Po podpisaniu umowy w trakcie jej realizacji otrzymał od wykonawcy pismo, że jedno z oferowanych urządzeń nie jest już dostępne w dystrybucji i w zamian za nie oferuje w tej samej cenie, model o wyższych parametrach, który spełnia wszystkie wymagania zamawiającego wskazane w opisie przedmiotu zamówienia. Umowa z wykonawcą nie zawiera zapisów dotyczących zmiany na wypadek takiego stanu faktycznego. Czy w tej sytuacji możliwe jest zaakceptowanie przez zamawiającego tego urządzenia i dokonanie zmiany umowy w tym zakresie jako nieistotnej lub bagatelnej zgodnie z np. art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp?

Pytanie: Zamawiający zawarł umowę na zamiatanie ulic w 2019 roku (wartość poniżej progów unijnych). Usługa polegała na 9-krotnym zamiataniu ulic miasta. Termin realizacji mijał 30 listopada br. Do tego czasu usługa będzie wykonana 7-krotnie. Czy zamawiający może aneksować umowę i zmniejszyć krotność realizowanego zamówienia?

Pytanie: Dnia 31 października br. kończy się umowa na sukcesywną dostawę warzyw i owoców. We wrześniu ogłosiliśmy postępowanie przetargowe na ten przedmiot, ale procedura wyboru oferty wydłuża się. Chcemy skorzystać z art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp i rozszerzyć zamówienie o dostawę niezbędnych warzyw. Czy skorzystanie z art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp pozwala na zmianę terminu realizacji umowy? Zamówienie podstawowe zostanie zrealizowane do 31 października br., natomiast zamówienie dodatkowe byłoby wykonywane do 15 listopada br. Czy realizacja zamówienia dodatkowego zwiększającego zakres umowy może odbywać się w późniejszym terminie, mimo że umowa nie przewiduje takich zmian?

Pytanie: W przetargu na materiały promocyjne zastosowano formularz cenowy, w którym wykonawca miał podać ceny jednostkowe brutto. Po rozstrzygnięciu postępowania i podpisaniu umowy wykonawca wystawił fakturę na łączną kwotę o kilka groszy niższą niż wynika z ceny oferty. Niewielkie różnice wynikają z zaokrągleń (przeliczenie netto/brutto) i występują zarówno w poszczególnych pozycjach jak i sumie. Wykonawca deklaruje brak możliwości korekty faktury skutkującej identycznymi kwotami jak w formularzu (będącym także załącznikiem do umowy), księgowość zamawiającego odmawia zapłaty faktury jako niezgodnej z umową. Różnica kwoty na fakturze to kilka groszy mniej niż wynika z sumy w umowie. Księgowość proponuje aneksowanie umowy i zmiany cen jednostkowych w formularzu stanowiącym załącznik do umowy. Zdaniem działu zamówień publicznych byłaby to zmiana treści oferty i oświadczenia woli wykonawcy, po podpisaniu umowy i zakończeniu realizacji zamówienia. Jak można wybrnąć z tej sytuacji?