środki dowodowe w zamówieniach publicznych

FAQ – podmiotowe środki dowodowe

Czym są podmiotowe środki dowodowe?

Podmiotowe środki dowodowe (dalej: PŚD) to dokumenty i oświadczenia służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia wykonawcy, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. Nie zalicza się do nich oświadczenia wstępnego składanego na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp.

Jakie są przykładowe dokumenty będące podmiotowymi środkami dowodowymi?

Do podmiotowych środków dowodowych należą m.in. zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego, sprawozdanie finansowe czy wykaz wykonanych dostaw lub usług. Katalog dokumentów wynika przede wszystkim z rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, a niektóre szczególne środki określa bezpośrednio ustawa Pzp.

Czy podmiotowe środki dowodowe trzeba składać razem z ofertą?

Co do zasady nie. Wraz z ofertą wykonawca składa oświadczenie wstępne, a w postępowaniach unijnych – JEDZ, które tymczasowo zastępują podmiotowe środki dowodowe. Wyjątkiem są m.in. ustawowe środki z art. 117 ust. 4 oraz art. 118 ust. 3 ustawy Pzp, które należy złożyć od razu z ofertą.

Kiedy wykonawca składa podmiotowe środki dowodowe?

Zamawiający żąda ich przed wyborem najkorzystniejszej oferty od wykonawcy, którego ofertę ocenił najwyżej. Termin na ich złożenie nie może być krótszy niż odpowiednio 5 albo 10 dni.

Czy zamawiający zawsze musi żądać podmiotowych środków dowodowych?

W postępowaniach unijnych zamawiający ma obowiązek wymagać dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia. W postępowaniach krajowych ich żądanie w tym zakresie jest fakultatywne. Żądanie podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji ma charakter fakultatywny w każdej procedurze.

Czy podmiotowe środki dowodowe można uzupełnić?

Tak. Jeżeli wykonawca nie złożył wymaganego podmiotowego środka dowodowego albo dokument jest niekompletny lub zawiera błędy, zamawiający wzywa do jego złożenia, poprawienia lub uzupełnienia na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp. Uzupełnione dokumenty muszą być aktualne na dzień ich złożenia.

Czy wykonawca musi ponownie składać dokument, który zamawiający już posiada?

Nie zawsze. Jeżeli zamawiający posiada wymagany podmiotowy środek dowodowy, wykonawca może wskazać ten dokument i potwierdzić jego prawidłowość oraz aktualność. Zamawiający nie powinien również żądać dokumentów, które może samodzielnie pozyskać z ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, jeżeli wykonawca podał mu dane umożliwiające dostęp do dokumentów.

Czy certyfikat wykonawcy zastępuje wszystkie podmiotowe środki dowodowe?

Tak, ale tylko w zakresie objętym certyfikacją. Od 12 lipca 2026 r. wykonawca może zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych złożyć certyfikat potwierdzający niepodleganie wykluczeniu lub zdolność do należytego wykonania zamówienia. Jeżeli certyfikat nie obejmuje wszystkich wymaganych okoliczności, wykonawca musi przedstawić podmiotowe środki dowodowe w pozostałym zakresie.

Czy certyfikat wykonawcy zastępuje JEDZ lub oświadczenie wstępne?

Nie. Certyfikat nie zastępuje oświadczenia wstępnego ani JEDZ. Nie zastępuje również oświadczenia wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie z art. 117 ust. 4 ani zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby z art. 118 ust. 3 ustawy Pzp.

Na jaki dzień podmiotowe środki dowodowe muszą być aktualne?

Podmiotowe środki dowodowe powinny być aktualne na dzień ich złożenia. Jednocześnie w przypadku części dokumentów przepisy określają maksymalny okres, jaki może upłynąć od ich wystawienia do dnia złożenia, dlatego zamawiający powinien każdorazowo zweryfikować datę dokumentu.

Co się stanie, jeśli wykonawca nie złoży podmiotowych środków dowodowych?

Jeżeli mimo zastosowania właściwej procedury wezwania do uzupełnienia wykonawca nie złoży wymaganych dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, jego oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.

• W postępowaniach unijnych zamawiający powinien w SWZ wskazać pełen katalog podmiotowych środków dowodowych wymaganych na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia – dla wszystkich potencjalnych wykonawców, a nie odrębnie dla każdej formy prawnej.
• Konkretyzacja, które dokumenty mają zostać złożone przez wykonawcę (z uwagi na jego formę prawną, w tym osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej), powinna nastąpić dopiero w wezwaniu, a nie na etapie sporządzania SWZ.
• Wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych kieruje się wyłącznie do wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, zgodnie z art. 126 ust. 1 ustawy Pzp.
• Wykonawca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej składa dokumenty potwierdzające brak podstaw wykluczenia zawsze – w zakresie obligatoryjnych przesłanek wykluczenia, dodatkowo – w zakresie fakultatywnych przesłanek wykluczenia, jeśli zamawiający je przewidział w SWZ.

FAQ – podmiotowe środki dowodowe od osoby fizycznej w postępowaniu unijnym

Czy zamawiający powinien w SWZ przygotować odrębny katalog dokumentów dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej?
Nie. W SWZ zamawiający powinien wskazać pełny katalog podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia dla wszystkich potencjalnych wykonawców. Konkretyzacja, które dokumenty są adekwatne dla wykonawcy (z uwagi na jego formę prawną), następuje dopiero na etapie wezwania.

Na jakim etapie zamawiający wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych?
Zgodnie z art. 126 ust. 1 ustawy Pzp, przed wyborem najkorzystniejszej oferty zamawiający wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych wyłącznie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona.

Czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej składa dokumenty dotyczące obligatoryjnych przesłanek wykluczenia w każdym postępowaniu unijnym?
Tak. Wykonawca składa dokumenty konieczne do weryfikacji braku podstaw wykluczenia o obligatoryjnym charakterze, zgodnie z katalogiem wskazanym w SWZ i doprecyzowanym w wezwaniu.

 
Czy zamawiający już na etapie ogłoszenia postępowania wie, jakie dokumenty będą „pasować” do formy prawnej wykonawcy?
Nie. Na etapie ogłoszenia postępowania zamawiający nie ma wiedzy, jaki podmiot złoży ofertę najwyżej ocenioną. Z tego powodu doprecyzowanie dokumentów pod kątem formy prawnej wykonawcy powinno nastąpić dopiero w wezwaniu, a nie w SWZ.

Co powinien zrobić zamawiający, gdy wykonawca jest osobą fizyczną i niektórych dokumentów nie może przedłożyć w danym zakresie?
Zamawiający powinien w wezwaniu wskazać dokumenty adekwatne do statusu wykonawcy, a ocena możliwości ich przedłożenia powinna następować w realiach konkretnego postępowania (z uwzględnieniem formy prawnej wykonawcy i zakresu zastosowanych przesłanek wykluczenia).

• Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy przewidziano taką możliwość w SWZ lub ogłoszeniu o zamówieniu.
• Zamawiający może zażądać złożenia brakującego dokumentu lub jego brakującej części – ale nie poprawy merytorycznych błędów.
• Nie można uzupełniać dokumentów, które potwierdzają niezgodność oferty z wymaganiami – takie oferty podlegają odrzuceniu.
• Granica między niekompletnością a błędnością dokumentu może być trudna do oceny – przykładem są brakujące dane techniczne w kartach katalogowych.
• Niedopuszczalne jest uzupełnianie dokumentów w postępowaniu odwoławczym przed KIO – dokumenty należy złożyć w toku postępowania o udzielenie zamówienia.
• Art. 107 ust. 3 ustawy Pzp wyklucza uzupełnienie dokumentów służących potwierdzeniu zgodności z kryteriami oceny ofert.
• Wyjaśnienia treści przedmiotowych środków dowodowych są dozwolone, ale nie mogą prowadzić do zmiany treści oferty.
• Termin na uzupełnienie dokumentów określa zamawiający – z uwzględnieniem co najmniej dwóch dni roboczych (art. 8 ust. 4 ustawy Pzp).
• Uzupełnienie nie może prowadzić do zmiany rodzaju oferowanego świadczenia – musi być zgodne z zasadą niezmienności treści oferty.