platforma zakupowa

Platforma e-Zamówienia – wskazówki dotyczące rejestracji

Platforma e-Zamówienia – wskazówki dotyczące rejestracji

Platforma e-Zamówienia jest bezpłatnym narzędziem komunikacji elektronicznej. Jej funkcjonalności umożliwiają pełne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. Za pomocą platformy zamawiający nie tylko publikują plany postępowań, ogłoszenia w Biuletynie ZP, przekazują informacje do prezesa UZP oraz składają roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień. Umożliwia ona również pełną komunikację z wykonawcami, pozyskiwanie ofert, a następnie ich otwarcie. Dzięki wdrożonej usłudze eSendera z poziomu Platformy można też przekazywać do publikacji w TED ogłoszenia unijne. Aby skorzystać z dostępnych funkcjonalności, trzeba oczywiście zarejestrować się na platformie e-Zamówienia. W artykule piszemy o tym, jak krok po kroku przejść przez proces rejestracji, jakie trudności dość często się pojawiają i jak je rozwiązać.

W kolejnej części opracowania przeczytasz, jak dokonywać na platformie poszczególnych działań w toku postępowania. Polecamy także drugą część opracowania: „Platforma e-Zamówienia – instrukcja użytkowania funkcjonalności dla zamawiających i wykonawców” (LINK).

W tym artykule

1.       Czym jest platforma e-Zamówienia?
Platforma e-Zamówienia to bezpłatne narzędzie udostępnione przez Urząd Zamówień Publicznych (UZP), które umożliwia prowadzenie całego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w formie elektronicznej – od publikacji planów postępowań i ogłoszeń, po komunikację z wykonawcami, odbiór ofert i sprawozdawczość roczną.

2.       Kto może korzystać z platformy e-Zamówienia?
Z platformy mogą korzystać:

  • zamawiający i wykonawcy w rozumieniu ustawy Pzp,
  • użytkownicy z kontami uproszczonymi,
  • portale e-usług,
  • subskrybenci Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP).

Dla kont uproszczonych dostępne są funkcje takie jak przeglądanie ogłoszeń i planów postępowań oraz zarządzanie subskrypcjami.
3.       Czy korzystanie z platformy e-Zamówienia jest obowiązkowe?
Tak, dla zamawiających, którzy publikują ogłoszenia w BZP, prowadzą postępowania na platformie lub składają sprawozdania roczne do UZP, rejestracja konta jest obowiązkowa.
4.       Jak się zarejestrować na platformie?
Rejestracji dokonuje się na stronie www.ezamowienia.gov.pl – należy kliknąć „Zarejestruj się”, wybrać rolę (zamawiający, wykonawca, itp.), wypełnić formularz i wskazać Supervisora, który pełni rolę administratora konta podmiotu.
5.       Czym jest rola Supervisora?
Supervisor to administrator konta podmiotu – ma pełny dostęp do zarządzania użytkownikami, danymi i rolami w postępowaniach. Każdy podmiot musi mieć przynajmniej jednego Supervisora, maksymalnie sześciu.
6.       Jakie problemy mogą wystąpić przy rejestracji?
Najczęstsze trudności to:

  • brak dostarczenia maila z linkiem aktywacyjnym (często blokowany przez serwer pocztowy),
  • wygaśnięcie linku aktywacyjnego,
  • błędy w danych rejestracyjnych.

W takich przypadkach należy użyć funkcji „Wyślij ponownie” lub skontaktować się z działem IT, aby upewnić się, że serwer akceptuje wiadomości z domeny ezamowienia.gov.pl.
7.       Jak podpisać wniosek rejestracyjny?
Wniosek w formacie XML należy podpisać:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym (format XAdES, podpis otoczony),
  • pieczęcią elektroniczną,
  • podpisem zaufanym lub osobistym.

Podpisany plik należy przesłać z poziomu konta Supervisora.
8.       Czy można zmienić dane podmiotu po rejestracji?
Tak, dane można aktualizować przez funkcję „Zmień dane”, ale tylko Supervisor ma do

niej dostęp. Nie można zmieniać numerów NIP i REGON – w takim przypadku trzeba założyć nowe konto.
9.       Co zrobić, jeśli zapomnę loginu lub hasła?
Na stronie logowania dostępne są opcje „Zapomniany login” i „Zapomniane hasło”.
Platforma umożliwia wygenerowanie nowego hasła maksymalnie 3 razy w ciągu doby; po przekroczeniu limitu system blokuje możliwość ponownego resetu przez 24 godziny.
10.  Czy mogę dodać nowych użytkowników lub role?
Tak. Supervisor może przypisywać użytkowników do podmiotu, nadawać im role (np. publikatora planów, rejestratora postępowań, raportującego) i zarządzać ich uprawnieniami do konkretnych postępowań.
11.  Czy platforma e-Zamówienia jest jedynym narzędziem do elektronicznych zamówień publicznych?
Nie. Zamawiający mogą korzystać również z innych komercyjnych platform zakupowych. Platforma e-Zamówienia jest jednak bezpłatnym rozwiązaniem rekomendowanym przez UZP i w pełni zgodnym z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
12.  Gdzie znaleźć pomoc techniczną lub instrukcje?
Szczegółowe instrukcje, m.in. dotyczące podpisywania plików XML i zarządzania kontem, dostępne są w Centrum Pomocy na stronie platformy e-Zamówienia.

Wykonawca składa ofertę e-mailem i przez platformę – jak ją ocenić?

Wykonawca składa ofertę e-mailem i przez platformę – jak ją ocenić?

Pewien wykonawca przesłał swoją ofertę zarówno zwykłym e-mailem (bez szyfrowania hasłem) jak i za pośrednictwem portalu ezamowienia.gov.pl zgodnie z wytycznymi SWZ, które pozostawały w zgodzie z wszelkimi przepisami. Oferty są identyczne, jednak z jedną z nich zamawiający zapoznał się przed terminem składania ofert. Jakie czynności należy teraz podjąć? Czy obydwie oferty podlegają odrzuceniu?

Czy postępowanie musi być dostępne i widoczne na platformie zakupowej po wyborze wykonawcy?

Czy postępowanie musi być dostępne i widoczne na platformie zakupowej po wyborze wykonawcy?

Czy po zakończeniu postępowania i podjęciu decyzji o wyborze oferty od razu można „ukryć” przetarg w systemie? Postępowanie powinno być „widoczne” na platformie zakupowej nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia (podpisania umowy), albo, w przypadku gdy postępowanie zostało unieważnione, do upływu terminu na wniesienie odwołania.

Nowości na Portalu ZP w tygodniu 8 – 12 stycznia 2024 r.

Nowości na Portalu ZP w tygodniu 8 – 12 stycznia 2024 r.

W tym tygodniu przypominamy o funkcjonalnościach platformy e-Zamówienia – ogólnodostępnego serwisu, za pomocą którego można kompleksowo przeprowadzić elektroniczne postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Pokażemy Ci, jak krok po kroku przebrnąć przez system, m.in. jak opublikować ogłoszenie o zamówieniu, jak sporządzić plan zamówień publicznych, jak przygotować dokumenty dla wykonawców na platformie i jak uzupełnić formularz oferty.

Trudności techniczne z platformą do składania ofert a unieważnienie przetargu

Pytanie:

Zamawiający wyznaczył dzień i godzinę otwarcia ofert w przetargu nieograniczonym przykładowo na 15 czerwca 2023 r. godz. 10:30. Po godz. 10 jeden z wykonawców informował o problemach technicznych ze złożeniem podpisu na platformie. Czy otwarcie ofert o innej godzinie (później niż wskazano w SWZ), ale nadal tego samego dnia (np. o 12:30) może stanowić naruszenie ustawy Pzp, które skutkuje koniecznością unieważnienia postępowania tylko z uwagi na ten fakt? Zarzuty o problemach technicznych nie mają póki co wiarygodnego potwierdzenia.

Czy po zawarciu umowy wykonawca ma obowiązek sprawdzać korespondencję od zamawiającego na platformie zakupowej?

Pytanie:

Czy zamawiający po podpisaniu umowy na realizację zamówienia, w dalszym ciągu do komunikacji z wykonawcą może korzystać z platformy zakupowej, która służyła do komunikacji w trakcie postępowania? W SWZ zamawiający wskazał, że wszelka korespondencja w postępowaniu odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej – czy po zawarciu umowy postanowienie to jest nadal wiążące? Po podpisaniu umowy w trakcie jej realizacji wykonawca został wezwany do złożenia oświadczenia dotyczącego zatrudnienia pracowników na podstawie umowy o pracę przez platformę zakupową. Wykonawca nie złożył stosownego oświadczenia w terminie, argumentując, że po podpisaniu umowy nie ma obowiązku śledzenia pism zamieszczanych na platformie. Twierdzi, że po zawarciu kontraktu, korespondencja pomiędzy zamawiającym a wykonawcą dotycząca realizacji zadania publicznego odbywa się na zasadach ogólnych tj. listownie, mailowo bądź przez ePUAP. Czy w związku z tym zamawiający może naliczyć karę umowną z uwagi na niezłożenie w terminie oświadczenia potwierdzającego zatrudnienie pracowników na podstawie umowy o pracę?

Niepodpisane wyjaśnienie rażąco niskiej ceny – co dalej?

Pytanie:

Prowadzę postępowanie powyżej progów na usługi według starej ustawy za pośrednictwem platformy zakupowej. Wykonawca na wezwanie do złożenia wyjaśnień w ramach rażąco niskiej ceny złożył wyjaśnienia wraz z dowodami – kalkulacje ceny, ale nie podpisał ani wyjaśnień ani dowodów – tzn. nie opatrzył dokumentów papierowych własnoręcznym podpisem, ani podpisem elektronicznym. Po prostu na końcu wyjaśnień napisał „z poważaniem W... J... Prezes Zarządu spółki xyz (zgodnie z reprezentacją z KRS)” – tak jakby sporządził pismo i zapomniał je podpisać elektronicznie. Takie pdfy złożył zamawiającemu na platformie zakupowej. Czy możemy uznać wyjaśnienia za złożone prawidłowo?

Czy wykonawca mógł żądać przesłania wiadomości na e-mail zamiast przez platformę zakupową?

Pytanie:

Czy można unieważnić postępowanie, jeżeli wykonawca wniósł zażalenie na czynność zamawiającego po terminie i zgodnie z zasadami określonymi w dziale IX ustawy Pzp? Wykonawca twierdzi, że nie odczytał wiadomości przesłanej przez formularz do komunikacji na miniPortalu i oczekiwał dodatkowej wiadomości pocztą e-mail. Zamawiający wskazał w SWZ komunikację przez formularz do komunikacji, ale dopuścił również komunikację e-mail. Czy zamawiający popełnił błąd i jest to podstawa, aby uznać zażalenie wykonawcy?

Co jest stroną internetową prowadzonego postępowania, kiedy nie korzysta się z komercyjnych platform?

Pytanie:

Nie mamy komercyjnej platformy do prowadzenia zamówień publicznych. Korzystamy z MiniPortalu. Wszystkie dokumenty do tej pory publikowaliśmy na naszej stronie internetowej będącą stroną BIP. Jednak odkąd na MiniPortalu pojawiła się możliwość zamieszczania SWZ i załączników, zastanawiam się czy zamieszczanie tam dokumentów jest obligatoryjne? Czy teraz MiniPortal jest dla wszystkich zamawiających korzystających z rządowych rozwiązań stroną internetową prowadzonego postępowania? Czy jest bez zmian, tj nie ma obowiązku zamieszczania na MiniPortalu SWZ, a co za tym idzie, również zmian do SWZ, informacji o wysokości środków na sfinansowanie zamówienia, odpowiedzi na wnioski o wyjaśnienie treści SWZ, informacje z otwarcia ofert, zawiadomienie o unieważnieniu postępowania, wyborze oferty itd.? Bo w takim razie po co jest dodana nowa funkcja zamieszczania plików na MiniPortalu? A jeśli zamieszczam SWZ, to po co zamieszczać te same SWZ na stronie internetowej zamawiającego? Czy mogę ograniczyć się do zamieszczenia SWZ tylko i wyłącznie na stronie Bip zamawiającego i później tam dodawać pozostałe dokumenty w prowadzonym postępowaniu?

Zamawiający nie może w przetargu krajowym zmuszać wykonawców do założenia konta na platformie zakupowej

Pytanie:

W związku z pandemią przetarg krajowy jest prowadzony w formie elektronicznej na komercyjnej platformie zakupowej i tam też odbywa się komunikacja między zamawiającym a wykonawcami.

Oto niektóre zapisy siwz dotyczące komunikacji:

„1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest prowadzone za pośrednictwem Platformy pod adresem: https://akademia-mil.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet.

2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy lub osobiście, listownie w formie papierowej.

3. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy (chyba, że Zamawiający wskaże inaczej w wezwaniu do złożenia lub uzupełnienia dokumentów).

4. Szczegółowe informacje dotyczące korzystania z Platformy, proces zakładania konta i logowania się zostały zawarte w instrukcji udostępnionej przez Zamawiającego na Platformie w zakładce „Regulacje i procedury procesu zakupowego”.

8. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na Platformie Zakupowej.

11. W przypadku, gdy Wykonawca nie posiada konta użytkownika, wypełnia formularz rejestracyjny dostępny po kliknięciu funkcjonalności „Załóż konto za darmo”. Następnie Wykonawca postępuje zgodnie ze wskazówkami Marketplanet OnePlace, które otrzyma na wskazany w formularzu rejestracyjnym adres e-mail.

12. Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej. Wykonawca wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku rejestracyjnego otrzyma informację o możliwości przyspieszenia procedury założenia konta, wówczas należy skontaktować się pod numerem telefonu podanym w ww. potwierdzeniu.

13. Po upływie terminu składania ofert, wszelkie informacje i zawiadomienia przekazywane są między Zamawiającym a Wykonawcą w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy, po zalogowaniu się przez Wykonawcę na konto użytkownika, w zakładce „Korespondencja”.

14. Wszyscy Wykonawcy w celu bezproblemowej komunikacji z Zamawiającym na Platformie powinni przed upływem terminu składania ofert przystąpić do postępowania na Platformie poprzez funkcję „Przystąp do postępowania” oraz posiadać założone konto w aplikacji Marketplanet OnePlace.

Zamawiający w postępowaniu dopuścił składanie ofert w postaci elektronicznej i pisemnej (papierowej) – zgodnie z art. 18a ust. 4 ustawy z 20 lipca 2018 r. zmieniającej ustawę – Prawo zamówień publicznych oraz ustawę o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw. W postępowaniu zostało złożonych 7 ofert w postaci elektronicznej i 3 w formie papierowej. Jeden z wykonawców, który złożył ofertę papierową, nie posiada konta na platformie i w związku z tym zamawiający nie może korespondować z nim przy pomocy tej platformy (m.in. nie może przesłać wezwania do złożenia dokumentów). Czy zamawiający może lub powinien przekazać wykonawcy wezwanie do złożenia dokumentów w inny sposób, np. na podany przez niego adres poczty elektronicznej? Czy należy odrzucić ofertę jako niezgodną z treścią siwz?

Zamawiający nie może odrzucić oferty złożonej przez wykonawcę, który nie ma konta na platformie zakupowej. W zakresie sposobu komunikacji zamawiający może zwrócić się do wykonawcy z prośbą o założenie konta na platformie lub przesłać mu wezwanie do złożenia dokumentów na adres poczty elektronicznej.

Artykuł 18a pkt 1 ustawy o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw dopuszcza, aby komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami odbywała się m.in. przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Przez środki komunikacji elektronicznej należy rozumieć rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, które umożliwiają indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

Zamawiający musi zapewnić właściwe działanie platformy internetowej

Zamawiający musi zapewnić właściwe działanie platformy internetowej, na której udziela zamówienia

Okoliczność, iż inni wykonawcy złożyli ofertę w postępowaniu, przy czym uczynili to dzień przed upływem terminu składania ofert, nie oznacza, że udostępnione przez zamawiającego narzędzie umożliwiało złożenie oferty wszystkim zainteresowanym wykonawcom, zapewniając równy dostęp do zamówienia.

UZP podpisał umowę na budowę platformy e-Zamówienia

UZP podpisał umowę na budowę platformy e-Zamówienia

Dnia 31 marca br., UZP – przy użyciu podpisów elektronicznych – zawarł umowę z firmą Pentacomp Systemy Informatyczne S.A. na budowę platformy e-Zamówienia.

Czy będą opóźnienia w budowie platformy e-Zamówienia?

Czy będą opóźnienia w budowie platformy e-Zamówienia?

Prezes Urzędu Zamówień Publicznych Hubert Nowak poinformował na stronie WWW UZP, iż unieważniono postępowanie na wybór wykonawcy, który zbuduje platformę e-Zamówienia. Prezes zapewnia jednocześnie, że „aktualnie nie ma obaw co do przyszłego funkcjonowania elektronicznych narzędzi komunikacji udostępnianych przez Urząd Zamówień Publicznych”.

zakupy na platformach zakupowych

Specyficzne rozwiązania na platformach zakupowych – zanim złożysz ofertę, sprawdź instrukcję i siwz

Fizyczne złożenie oferty jest ostatnią i wydawałoby się najprostszą czynnością wykonawcy. Świadczy natomiast o „być albo nie być” w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W dobie elektronizacji zdarzają się poważne utrudnienia techniczne, które uniemożliwiają skuteczne dostarczenie oferty. Sprawdź, jakie stanowisko w stosunku do tego zagadnienia prezentuje KIO.

  • Przy korzystaniu z miniPortalu najwięcej spraw spornych, w tym odwoławczych przed KIO dotyczy problemów z niewłaściwym zaszyfrowaniem oferty i zazwyczaj konsekwencjami w postaci braku możliwości ich odszyfrowania.
  • W przypadku składania ofert przy użyciu portali komercyjnych główne problemy powodujące konieczność rozstrzygania spraw przez KIO dotyczą braku odnotowania przez wykonawców różnic w ich funkcjonowaniu u poszczególnych zamawiających.
  • Składanie ofert na niektórych komercyjnych platformach zakupowych może charakteryzować się pewnego rodzaju specyfiką, każda platforma zakupowa jest modyfikowana do potrzeb konkretnego zamawiającego, a to powoduje sytuację, że procedura składania ofert na platformie zmodyfikowanej może być całkowicie odmienna od wersji podstawowej lub zmodyfikowanej dla innego podmiotu.
błędy na platformach zakupowych

Błędy na komercyjnych platformach zakupowych – wskazówki dla zamawiających i wykonawców

Okazuje się, że nie tylko miniPortal (ePUAP), ale także komercyjne systemy informatyczne dedykowane do składania ofert, mogą okazać się zawodne. Wykonawca często nie ma możliwości udowodnienia, że przyczyny zaistniałych trudności leżały po stronie platformy. Niekiedy jednak robi to skutecznie, przy czym warto pamiętać, że znaczenie mogą mieć wszelkie środki dowodowe, nawet pozyskane od innych wykonawców. Potwierdzenie tego znajdziemy w wyroku z 4 marca 2019 r. (sygn. akt KIO 268/19).

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.