formularz ofertowy

Co zrobić, gdy wykonawca złożył niekompletny formularz ofertowy?

Pytanie:

Wykonawca wniósł niepełny formularz ofertowy, to znaczy tylko jego pierwszą stronę, mimo że załącznik do siwz składał się z trzech stron. Jednocześnie nie zawarł w formularzu informacji o swoim doświadczeniu, a stanowi ono jedno z kryteriów oceny ofert. Złożył jednak wykaz wykonanych projektów, mimo iż w siwz jest zapis, że wykonawca powinien złożyć taki wykaz na wezwanie zamawiającego. Czy zamawiający jest zobowiązany do odrzucenia oferty na mocy art. 89 ust. 1 pkt 2 i 8 ustawy Pzp, z uwagi na fakt, że nie zachowano tu formy pisemnej?

Sprawdź, jak ocenić ofertę z niepodpisanym kosztorysem ofertowym

Pytanie:

W przetargu nieograniczonym na robotę budowlaną wpłynęło 5 ofert. Zgodnie z zapisami siwz ofertę należało sporządzić w formie pisemnej. Oferta i wszystkie załączone dokumenty i oświadczenia miały być podpisane czytelnie lub opatrzone dodatkowo pieczątkami imiennymi przez osoby zdolne do czynności prawnych w imieniu wykonawcy. Kosztorysy ofertowe były integralną częścią oferty, ponieważ w postępowaniu obowiązywało wynagrodzenie kosztorysowe. Jeden z wykonawców (najtańszy cenowo) złożył ofertę i dołączył 3 niepodpisane kosztorysy do różnych branż. Nie wynika z nich, kto je sporządził. Co powinniśmy zrobić z tak złożoną ofertą?

Co robić w razie rozbieżności między formularzem ofertowym a opisem przedmiotu zamówienia?

Pytanie:

W trakcie badania ofert zamawiający stwierdził rozbieżność między dwoma pozycjami formularza ofertowego, a opisem przedmiotu zamówienia. Zgodnie z zapisami siwz „Szczegółowy wykaz oraz minimalne wymagania dotyczące artykułów zostały zawarte w załączniku nr 2.2 do umowy – opis przedmiotu zamówienia”. Formularz ofertowy przygotowany przez zamawiającego w dwóch pozycjach zawierał inne parametry (woreczki do próbek żywności – inny wymiar i pojemność) niż te określone w opisie przedmiotu zamówienia, które faktycznie są zamawiającemu niezbędne. Wykonawcy złożyli oferty na przygotowanym przez zamawiającego formularzu ofertowym. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Czy poprawić oferty wykonawców na podstawie art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp czy wyjaśnić w trybie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp, który woreczek wykonawcy wycenili?

W opisanej sytuacji należy unieważnić postępowanie. Zaistniała rozbieżność dotyczy istotnego elementu, jakim jest oferta wykonawcy – czyli jego zobowiązania względem zamawiającego. Co więcej, rozbieżność ta nie wynika z błędu wykonawcy, lecz jest omyłką zamawiającego. Nie można w tym przypadku ani poprawić oferty, ani też jej wyjaśnić, gdyż w samej siwz (na którą składał się zarówno opis jak i formularz oferty) dla dwóch pozycji asortymentu wskazano rozbieżne wymagania. Próba wyjaśnienia tej sytuacji doprowadziłaby do nieuprawnionych negocjacji treści oferty w zakresie parametrów oferowanego przedmiotu zamówienia. Z kolei przeprowadzenie postępowania może doprowadzić do sytuacji, że zostanie wybrana oferta, która jest sprzeczna z siwz w zakresie opisu przedmiotu zamówienia.

Czy niepodpisanie szczegółowego formularza ofertowego można uzupełnić?

Czy niepodpisanie szczegółowego formularza ofertowego można uzupełnić?

Jeżeli szczegółowy formularz ofertowy stanowi treść oferty, to jego niepodpisanie skutkuje odrzuceniem oferty. Jeżeli natomiast szczegółowy formularz ofertowy stanowi dokument, o którym mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, to może on zostać uzupełniony w wyniku wezwania skierowanego do odwołującego na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp (wyrok KIO z 24 lutego 2020 r., sygn. akt KIO 270/20).

Modyfikacja formularza ofertowego – jak ocenić ofertę złożoną na starym formularzu?

Pytanie:

Zmodyfikowaliśmy specyfikację m.in. w zakresie załącznika – formularz oferty. Co należy zrobić, jeśli wykonawca nie zauważy zmiany i sporządzi ofertę na starym formularzu? Czy trzeba ją odrzucić czy poprawić błąd? Zmiana dotyczy błędnie wpisanej daty wykonania zamówienia.

Czy nierozbicie ceny w formularzu oferty na różne elementy zamówienia to wada postępowania?

Pytanie:

Jak powinien postąpić zamawiający, gdy w formularzu ofertowym nie uwzględniono ceny za instalację oprogramowania, a występuje ona w umowie, którą zamawiający będzie zawierać z wybranym wykonawcą? Zamawiający w jednym punkcie formularza oferty ujął instalację i monitorowanie systemu. Czy jest to wada uniemożliwiająca zawarcie umowy i podstawa do unieważnienia postępowania? Ze złożonej oferty nie wynika omawiana kwota. W siwz przewidzieliśmy wynagrodzenie ryczałtowe.

Nieprecyzyjna konstrukcja formularza ofertowego nie powinna być przyczyną odrzucenia oferty

Pytanie:

Prowadzę przetarg nieograniczony na dostawę sprzętu informatycznego w reżimie unijnym z podziałem na 16 części. W jednej z części przedmiotem zamówienia było urządzenie zobrazowania wielkoformatowego z nagłośnieniem i systemem centralnego sterowania wszystkimi urządzeniami. Szczegółowy opis tego urządzenia został zawarty w załączniku do siwz, gdzie określono m.in. z jakich elementów ma się składać urządzenie (m.in. monitory, stelaże, nagłośnienie, oprogramowanie).

Zamawiający określił, że ofertę cenową należy sporządzić wg wzoru z załącznika do siwz – formularz ofertowy. Wskazał w nim w kolumnie przedmiot zamówienia:

„Urządzenie zobrazowania wielkoformatowego (ściana graficzna LCD z procesorem obrazu) z nagłośnieniem i systemem centralnego sterowania wszystkimi urządzeniami

Nazwa producenta ..............

Model …………………..

Oznaczenie ................”, wskazując jednostkę miary – 1 kpl.

Zamawiający nie wprowadził do wzoru podrubryk dotyczących elementów składowych tego urządzenia, ani nie postawił wymogu podania nazw producentów elementów.

Czy zamawiający może odrzucić ofertę wykonawcy z uwagi na niepodanie nazw producentów wszystkich podzespołów, mając na uwadze konstrukcję formularza ofertowego? Czy zamawiający wobec nieprecyzyjnej konstrukcji formularza, zgodnie z zasadą, iż wszelkie niejasności treści siwz powinny być interpretowane na korzyść siwz, powinien uznać ofertę wykonawcy za zgodną z treścią siwz (z danych podanych przez wykonawcę nie można stwierdzić niezgodności z OPZ)?

Zmiana cen w formularzu ofertowym istotnie zmienia treść oświadczenia wykonawcy – jeszcze o zasadach korekty ofert

Pytanie:

Wykonawca w postępowaniu na usługę sprzątania mylnie wpisał wartość zamówienia za 2 zadania częściowe w formularzu oferty, o czym samodzielnie poinformował zamawiającego (w wyniku wezwania do uzasadnienia rażąco niskiej ceny). Zamawiający może domniemać, że popełniono omyłkę tylko na podstawie wysokości ceny ofertowej w danym zadaniu częściowym. Czy w tej sytuacji można przyjąć wyjaśnienie wykonawcy i poprawić błąd (zamienić ceny oferty w zadaniach) jako omyłkę pisarską? Poprawienie tej omyłki wpłynie na wynik postępowania – w jednym zadaniu wykonawca będzie wygrywał.

Różny VAT w formularzu oferty i harmonogramie rzeczowo-finansowym – jak ocenić ofertę?

Pytanie:

Wykonawca złożył ofertę na wykonanie robót budowlanych, które będą realizowane w formie „zaprojektuj i wybuduj”. Zamawiający żądał załączenia do oferty formularza ofertowego i harmonogramu rzeczowo-finansowego. W formularzu ofertowym wykonawca podał cenę brutto wyższą niż w harmonogramie. W czasie otwarcia ofert zamawiający podał cenę ofertową z formularza. Zgodnie z siwz (sposób obliczenia ceny ofertowej): „Cenę należy podać w formie ryczałtu, którego definicję określa art. 632 Kodeksu cywilnego wynikającej z dokumentacji postępowania oraz programu funkcjonalno-użytkowego. Cenę ofertową stanowi suma wartości wszystkich jej elementów łącznie z VAT”.

Jak powinien w takim przypadku postąpić zamawiający? Jaką cenę należy przyjąć do oceny oferty w kryterium cena? Czy tą z formularza ofertowego czy z harmonogramu? A może należy ofertę odrzucić?

Jeśli wykonawca poprawił błąd zamawiającego w formularzu ofertowym, nie warto odrzucać jego oferty

Pytanie:

Zamawiający określił w siwz – w odniesieniu do wszystkich pozycji asortymentowych – stawkę VAT 23%. W postępowaniu wpłynęła 1 oferta, w której wykonawca w odniesieniu do kilku pozycji zastosował VAT odwrócony, a w jednej – stawkę VAT 8%. Zapisy wykonawcy są prawidłowe, to zamawiający popełnił błąd. Co powinien zrobić zamawiający? Czy można po uzyskaniu wyjaśnień od wykonawcy wybrać jego ofertę? 

Zamawiający nie ma obowiązku przygotowywać gotowego formularza oferty do wypełnienia

Pytanie:

W prowadzonym przetargu nieograniczonym przewidzieliśmy 3 kryteria oceny ofert:

  • cenę (z wagą 94%),
  • termin płatności (z wagą 3%) i
  • czas usunięcia nieprawidłowości w realizacji zamówienia (znaczenie 3%).

Zamawiający w przygotowanym formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do siwz uwzględnił dwa pierwsze kryteria, trzecie zaś przez przeoczenie nie zostało do niego wpisane. Oferty złożyło sześciu wykonawców z czego pięciu z nich wskazało trzecie kryterium w różny sposób tj.: w formie oświadczenia, w formularzu ofertowym jako dodatkowy punkt oraz we wzorze umowy w przeznaczonym do tego miejscu. Jeden wykonawca nie odniósł się do trzeciego kryterium. Inny z kolei podał termin płatności 14 dni jako drugie kryterium. W siwz umieściliśmy zapis: „termin płatności – 3%:

  1. 21 dni od dnia otrzymania przez zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT – 0 pkt,
  2. 30 dni od dnia otrzymania przez zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT – 3 pkt”.

Czy należy odrzucić wskazane oferty jako niezgodne z siwz?

Wykonawca nie może dokonywać samodzielnie zmiany formularza ofertowego

Dokonanie zmiany treści formularza ofertowego w istotnej części dotyczącej sposobu obliczenia ceny jest niedopuszczalne. Nawet jeśli zmiana odbywa się za zgodą zamawiającego. Działanie takie narusza postanowienia siwz, w tym formularza oferty i prowadzi do tego, że dochodzi do oceny z przyjętym sposobem ustalania ceny niezawartym w siwz. Takie działanie może powodować ocenę, iż inny uczestnik postępowania o zamówienie publiczne jest nierówno traktowany (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 3 lutego 2016 r.; sygn. akt KIO 76/16).

Wykonawca nie może dokonywać samodzielnie zmiany formularza ofertowego

Wykonawca nie może dokonywać samodzielnie zmiany formularza ofertowego

Dokonanie zmiany treści formularza ofertowego w istotnej części dotyczącej sposobu obliczenia ceny jest niedopuszczalne. Nawet jeśli zmiana odbywa się za zgodą zamawiającego. Działanie takie narusza postanowienia siwz, w tym formularza oferty i prowadzi do tego, że dochodzi do oceny z przyjętym sposobem ustalania ceny niezawartym w siwz. Takie działanie może powodować ocenę, iż inny uczestnik postępowania o zamówienie publiczne jest nierówno traktowany (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 3 lutego 2016 r.; sygn. akt KIO 76/16).

Badanie i ocena oferty

Zamawiający, dokonując badania oraz oceny ofert, powinien zweryfikować, czy wykonawca nie ingerował w treść formularza ofertowego

Formularze ofertowo-cenowe mają służyć ułatwieniu prezentacji przez wykonawcę zaoferowanego przedmiotu, ceny i być pomocne w wykonaniu wymagań postawionych przez zamawiającego w zakresie zaprezentowania oferowanego przedmiotu i jego wyceny. Wykonawca nie posiada uprawnień, aby czynić jakiekolwiek zmiany w przygotowanym przez zamawiającego wzorze formularza cenowo-ofertowego. W przypadku gdy wykonawca uzna, iż opracowany formularz zawiera błędy, nieścisłości lub z innych względów uniemożliwia prawidłowe skalkulowanie oferty, powinien zaskarżyć specyfikację poprzez wniesienie odwołania do KO lub poprzez instytucję zadawania pytań do siwz.

Przepisy ustawy Pzp nie przewidują możliwości poprawienia braku podpisu w ofercie

Formularz ofertowy nie należy do katalogu oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, a zatem nie może być w tym trybie uzupełniony czy poprawiony. W przypadku braku podpisania formularza oferty nie zachodzi również omyłka o jakiej mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, bowiem oferta niepodpisana jest z mocy prawa nieważna i nie wywołuje skutków prawnych (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 28 kwietnia 2015 r.; sygn. akt KIO 748/15).

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.