dokument

DOKUMENTOWANIE POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Zamawiający, który udziela zamówienia, dokumentuje przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w protokole postępowania. Służy to przejrzystości postępowania i realizuje zasadę jawności procedury. Definicję protokołu Prawo zamówień publicznych zawiera w art. 7 pkt 19. Wszystkie wymagania ustawowe dotyczące dokumentowania toku postępowań reguluje rozporządzenie ministra rozwoju, pracy i technologii z 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Dokumentowanie postępowań obejmuje także obowiązki informacyjne, jakie ciążą na zamawiającym w związku z toczącym się postępowaniem w sprawie zamówienia publicznego tj. przekazanie sprawozdania o udzielonych zamówieniach oraz przekazanie informacji do prezesa UZP o złożonych w postępowaniu ofertach oraz wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Justyna Rek-Pawłowska
23 czerwca 2023 r.
D

Jak w praktyce policzyć termin złożenia dokumentów?

Pytanie:

Wykonawca nie uzupełnił dokumentów na wezwanie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp. Jak policzyć termin złożenia dokumentów z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp? Czy należy w tym przypadku stosować art. 8 ust. 4 ustawy Pzp? Zależy nam na rozstrzygnięciu postępowania i podpisaniu umowy do 31 grudnia 2022 r. Wzywając wykonawcę do złożenia dokumentów z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp w dniu dzisiejszym tj. 21.12, moglibyśmy wskazać termin 23 grudnia 2022 r., aby wyznaczyć podpisanie umowy na 29 lub 30 grudnia (tutaj dyspozycja art. 8 ust. 4 zostanie spełniona).

Jak zweryfikować poprawność dokumentów elektronicznych?

Pytanie:

Otrzymaliśmy ofertę w trybie podstawowym. Deszyfrowanie oferty za pomocą miniPortalu powoduje, iż oferta otwiera się jako odrębne 15 plików PDF. Oferta to skan dokumentów podpisanych podpisem odręcznym i później kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty odrębne stanowiące jedną stronę są podpisane prawidłowo (jedna strona jeden dokument, jeden plik, jeden podpis). Problemem jest druk oferty który składa się z 5 stron. W wyniku deszyfrowania oferta jest podzielona na 5 stron odrębnych, tj. 5 plików PDF. Weryfikując dokumenty pojedynczo podpis pokazuje się na stronie 1 i 5 pozostałe – nie są opatrzone poprawnym plikiem podpisu. Weryfikując wszystkie złożone dokumenty razem (weryfikacja podpisu.pl), podpisy są wszędzie. Na każdym dokumencie raport wskazuje jednak „w dokumencie znaleziono 3 rewizje. Rewizje 2, 3 nie zawierają uwierzytelnień elektronicznych”. Co zrobić? Czy uznać ofertę czy ją odrzucić (ewentualnie na jakiej podstawie prawnej?).

Komunikat programu proCertum SmartSign: class java.lang.IllegalArgumentException: Plik 'G:CYFROWAOferta odszyfrowana nr 1Ofertaimg20220728_10225853.pdf' nie jest poprawnym plikiem podpisu pl.unizeto.swing.table.FileToVerify.loadSignatureInfos(Unknown Source) pl.unizeto.swing.table.FileToVerify.(Unknown Source) pl.unizeto.swing.table.FileToVerify.(Unknown Source) pl.unizeto.swing.table.VerifyTableModel.append(Unknown Source) pl.unizeto.pcja.gui.v$54.doInBackground(Unknown Source) javax.swing.SwingWorker$1.call(Unknown Source) java.util.concurrent.FutureTask.run(Unknown Source) javax.swing.SwingWorker.run(Unknown Source) java.util.concurrent.ThreadPoolExecutor.runWorker(Unknown Source) java.util.concurrent.ThreadPoolExecutor$Worker.run(Unknown Source) java.lang.Thread.run(Unknown Source)

Dokumenty zamówienia w zależności od trybu, definicja, przykłady

Przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający sporządza dokumenty zamówienia. Sprawdź, co to jest i jakie są przykładowe dokumenty. Pod tym pojęciem rozumiemy m.in. specyfikację warunków zamówienia (SWZ) oraz opis potrzeb i wymagań (OPiW). W opracowaniu zwarto tabelę z dokumentami właściwymi dla poszczególnych procedur zamówieniowych.

Sprawdź, co to jest dokument i jakie są przykładowe dokumenty. Dowiedz się, czy zaliczamy do nich ogłoszenie o zamówieniu.

W tym artykule

Dokument sporządza zamawiający bądź odwołuje się do niego. Będzie to m.in. specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań.
Ogłoszenie o zamówieniu nie stanowi DZ.
Przykładowe DZ to m.in. dokumentacja projektowa, która stanowi opis przedmiotu zamówienia, normy, oznakowania, specyfikacje techniczne, które określają cechy materiałów, produktów lub usług, do których zamawiający odsyła w OPZ.

Skorzystaj z wzorów OPiW oraz SWZ:

Katarzyna Bełdowska
29 sierpnia 2022 r.
Top tematy

Forma dokumentów składanych w postępowaniu unijnym

Pytanie:

W jakie formie powinny zostać złożone podmiotowe środki dowodowe w postępowaniu unijnym? Wątpliwości pojawiają się przy analizie następujących przepisów:

§ 6 i § 7 rozporządzenia w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie,
§ 15 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

Czy zamawiający w postępowaniu unijnym może wymagać w JEDZ podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, pełnomocnictwa, zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby oraz innych dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w rozdziale IX, X i XI SWZ w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych? Dokumenty te mają być składane są w oryginale w postaci elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pisma zamawiającego do wykonawcy – w jakiej formie je przekazywać?

Pytanie:

Jak należy interpretować na gruncie przepisów nowej ustawy Pzp zasadę pisemności z punktu widzenia zamawiającego? Czy stosowana do tej pory praktyka udzielania wyjaśnień do specyfikacji, wezwań do uzupełnienia dokumentów bądź wezwań do wyjaśniania treści oferty w formie skanu pisma podpisanego odręcznie przez kierownika zamawiającego będzie nadal prawidłowa? Czy może pisma, jakie zamawiający kieruje do wykonawców, trzeba opatrywać podpisem kwalifikowanym/zaufanym/osobistym kierownika zamawiającego?

Czy dopuszczalne jest załączenie przez pracownika zajmującego się prowadzeniem postępowań przetargowych, na stronie prowadzonego postępowania lub przesłanie mailem (jeśli taką korespondencję dopuścimy) pliku w formacie .doc z wyjaśnieniami treści SWZ bądź z pismem do wykonawcy (w treści dokumentu widniałby wówczas podpis – imię i nazwisko kierownika zamawiającego, ale bez formalnego podpisu – kwalifikowanego, zaufanego ani osobistego)?

Iwona Bujak
13 sierpnia 2021 r.
SWZ

Czy § 11 ust. 4 rozporządzenia o dokumentach dotyczy wszystkich zamówień?

Pytanie:

Czy § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych dotyczy wszystkich zamówień czy tylko tych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa?

Ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r., poz. 671)

30 kwietnia 2021 r.
Ustawy

Jak w praktyce przechowywać elektroniczną dokumentację postępowania oraz dokumenty złożone na papierze?

Pytanie:

Z art. 79 ust. 1 nowej ustawy Pzp wynika, że wszystkie dokumenty, w tym te elektroniczne składane lub wykorzystywane dla celów prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, stanowiące załączniki do protokołu postępowania, są przechowywane w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone lub przekazane. Jak zamawiający ma przechowywać dokumenty elektroniczne np. oferty, wadia wniesione w formie np. gwarancji ubezpieczeniowej? Jak archiwizować dokumenty postępowania złożone w wersji papierowej, np. oświadczenia z art. 56 ust. 2 i 3 Pzp, SWZ, opis przedmiotu zamówienia, protokół postępowania itp., jeżeli ma być nienaruszona ich postać i format? Czy postać papierowa może być przedziurkowana i wpięta do segregatora, czy zamawiający ma przygotować specjalne akta sprawy, które nie naruszą oryginalnej postaci dokumentu papierowego?

Katarzyna Pyrka
16 marca 2021 r.
Protokół

Aktualność dokumentów w postępowaniu – zasady oceny

Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Pzp. Wybór ten poprzedza wiele czynności dokonywanych przez zamawiającego. Od momentu otwarcia ofert zamawiający realizuje swoje obowiązki ustawowe i ocenia skuteczność realizacji obowiązków wykonawców. Musi podjąć wiele decyzji i ocenić prawidłowość dokumentów oraz oświadczeń składanych przez wykonawców, m.in. pod kątem ich aktualności. Prawidłowa ocena zamawiającego ma w tym aspekcie wpływ zarówno na losy postępowania, jak i w konsekwencji na jego wynik.

Aktualność to ważny aspekt w zamówieniach publicznych. Wykonawcy muszą pilnować wyznaczonych terminów, tym bardziej że niedochowania niektórych z nich, np. terminu składania ofert, nie da się naprawić. Procedury ustawowe wymagają od zamawiającego weryfikowania sytuacji podmiotowej wykonawcy, jak również prawidłowości jego oferty. W ramach tej weryfikacji sprawdzana jest aktualność przedkładanych na różnych etapach procedury dokumentów. Wynikiem pracy zamawiającego ma być prawidłowe wyłonienie wykonawcy, który będzie realizował zamówienie publiczne.

Sprawdź, jak ocenić terminowość złożenia oferty oraz aktualność dokumentów składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia takich jak:

oświadczenia własne (w tym JEDZ),
dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia oraz warunki udziału w postępowaniu a także
dokumenty i oświadczenia składane przez wykonawców w wyniku wezwania do uzupełnienia bądź wyjaśnienia.

Przekazywanie dokumentów e-mailem – wskazówki dla zamawiającego

Pytanie:

W przetargu nieograniczonym w procedurze krajowej wysłałem do wykonawców pisma o wyborze oferty przy użyciu korespondencji e-mail. Czy muszę dodatkowo przekazać tę informację tradycyjną pocztą? W siwz wskazano: „W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym i wykonawcą odbywa się za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 2188), osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1219 ze zm.)”.

Przesyłanie korespondencji e-mailem – zasady podpisywania dokumentów i potwierdzenia ich otrzymania

Pytanie:

Czy w postępowaniu poniżej progu unijnego zamawiający może wysyłać korespondencję do wykonawców np. wezwania w trybie art. 26 ustawy Pzp, informację o odrzuceniu oferty, informację o wyborze oferty najkorzystniejszej itp. tylko e-mailem? Często spotykaną praktyką jest wysyłanie tej samej korespondencji do wykonawców mailem a następnie listem. Zamawiający chciałby ograniczyć się wyłącznie do maila. Czy taka korespondencja mailowa powinna zawierać jako załącznik pismo zamawiającego podpisane podpisem elektronicznym czy może być to skan pisma podpisanego przez osobę uprawnioną? W jaki sposób uzyskać pewność, że takie pismo wysłane wyłącznie mailem zostało skutecznie doręczone? Czy wykonawca ma obowiązek potwierdzić fakt otrzymania maila?

Wezwanie do uzupełnienia dotyczy nie tylko brakujących, ale też błędnych dokumentów

Odrzucenie oferty wykonawcy bez uprzedniego wezwania do uzupełnienia lub poprawienia dokumentów jest naruszeniem art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Regulacja ta nie jest uprawnieniem instytucji zamawiającej, lecz obowiązkiem. Zamawiający musi wezwać wykonawcę, który w określonym terminie:

nie złożył wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów bądź
przedstawił błędne dokumenty,

do ich złożenia w wyznaczonym przez siebie czasie.

Radosław Pilarski
8 czerwca 2020 r.
Nowości

Profesjonalna działalność wykonawcy uzasadnia zwiększone oczekiwania prawne wobec niego

Czy wykonawca będący podmiotem profesjonalnym zasadnie kwestionuje treść wezwania do złożenia dokumentów? Czy możliwe jest wysunięcie zarzutu, że zamawiający nie odniósł się w wezwaniu do bazy e-Certis i jaki charakter ma to narzędzie? Czy możliwe jest zastąpienie dokumentu z banku wyjaśnieniem wykonawcy? Czy skuteczne jest złożenie żądanego przez zamawiającego dokumentu wraz z odwołaniem? Sprawdź, jakie stanowisko w tych sprawach zajęła Krajowa Izba Odwoławcza (wyrok KIO z 31 stycznia 2020 r., sygn. akt KIO 91/20).

9 kwietnia 2020 r.
Dokumentacja

Jeszcze o formie dokumentów przesyłanych w elektronicznym przetargu

Pytanie:

W przetargu powyżej progów unijnych otrzymałam zeskanowane i połączone razem w jednym pliku PDF:

ofertę,
formularz cenowy i
JEDZ.

Cały plik jest podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Czy takie przesłanie oferty jest poprawne? Czy może wykonawca powinien każdy dokument osobno zeskanować, podpisać kwalifikowanym podpisem i wysłać w oddzielnych plikach?