badanie i ocena ofert

Kryteria oceny ofert

Opis kryteriów oceny ofert. Metodyka i strategia

Swoboda zamawiającego w ustalaniu kryteriów nie jest nieograniczona. Jak właściwie skonstruować ocenę ofert, aby zmniejszyć ryzyko wyboru oferty niewiarygodnego wykonawcy? W jaki sposób weryfikować wykonawców na podstawie kryteriów? Kiedy trzeba pamiętać o aspektach społecznych i środowiskowych. Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w webinarze.

Brak części III sekcji D w JEDZ z winy zamawiającego – jak ocenić oferty w przetargu?

Pytanie:

Zamawiający przeprowadził postępowanie w trybie unijnym. Jako załącznik do SWZ  przygotował JEDZ/ESPD w formie elektronicznej przy wykorzystaniu elektronicznego narzędzia do wypełniania JEDZ/ESPD. Tworząc formularz, zamawiający nie oznaczył, czy stosuje krajowe podstawy wykluczenia. Brak zaznaczenia pola „Podstawy wykluczenia o charakterze wyłącznie krajowym” w serwisie eESPD spowodował, że po wygenerowaniu formularza JEDZ/ESPD, formularz nie zawierał części III sekcji D. Wybrany wykonawca złożył JEDZ na formularzu zamawiającego, w związku z czym nie przedstawił oświadczenia w zakresie krajowych podstaw wykluczenia.

W trakcie oceny oferty zamawiający nie dostrzegł swojego błędu i braku w JEDZ wykonawcy. Wykonawca nie został także wezwany do uzupełnienia. Złożył natomiast na wezwanie oświadczenie o aktualności informacji zawartych w JEDZ m.in. w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp w związku z brakiem orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego. Ofertę wykonawcy wybrano jako najkorzystniejszą.

Czy doszło do naruszenia ustawy Pzp mającej wpływ na wynik postępowania? Czy w sytuacji barku w JEDZ/ESPD części III sekcji D późniejsze złożenie przez wykonawcę oświadczenia o aktualności informacji zawartych w JEDZ, można uznać za potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia w pełnym zakresie?

Rozbieżności między etykietą a dokumentacją medyczną złożonych próbek – jak ocenić ofertę?

Pytanie:

Złożyliśmy próbkę sterylną (jako próbkę edukacyjno-demonstracyjną) w postępowaniu na wyroby medyczne (zestawy operacyjne). Okazało się, że numer LOT na etykiecie różni się od numeru LOT na naklejce do dokumentacji medycznej ostatnią cyfrą kontrolną. Czyli na etykiecie jest 122308821 a na kodzie kreskowym 122308822. Czy jest to podstawa do odrzucenia naszej oferty?

Upływ TZO w sobotę – czy wolno go przedłużyć w poniedziałek?

Pytanie:

Postępowanie jest prowadzone w trybie podstawowym bez negocjacji. Wpłynęły trzy oferty, jeden wykonawca wniósł wadium w formie gwarancji, dwóch pozostałych w gotówce. Termin związania ofertą upływał 9 września 2023 r. (w sobotę). W dniu 6 września 2023 r. zamawiający skierował do wykonawców wniosek o wyrażenie zgody na przedłużenie TZO. Do 9 września tylko jeden wykonawca przesłał oświadczenie o wyrażeniu zgody. Dnia 11 września  zamawiający skierował pismo do księgowości w sprawie zwrotu wadium dla wykonawcy, w zw. z upływem TZO. Następnie, zamawiający 11 września otrzymał pismo od tego wykonawcy, iż zgadza się przedłużyć TZO. Wadium zostało już jednak zwrócone. Co w tej sytuacji powinien zrobić zamawiający? Czy w związku z tym, że TZO przypadał w sobotę, wykonawca mógł złożyć oświadczenie w poniedziałek?

Ponowna ocena ofert po wyroku KIO – praktyka i wskazówki

Pytanie:

Czy po ponownym badaniu ofert (nakazanym wyrokiem KIO), w wyniku którego najkorzystniejszą ofertą okazała się oferta wybrana przed postępowaniem odwoławczym, trzeba wezwać tego wykonawcę jeszcze raz o przedstawienie dokumentów podmiotowych (w tym m.in. KRK, polisa, oświadczenia o niepodleganiu wykluczenia wynikające z przepisów o przeciwdziałaniu agresji na Ukrainę), skoro już wcześniej je złożył? Czy w tej sytuacji należy wziąć pod uwagę fakt, że niektóre z tych dokumentów mogły stać się nieaktualne w stosunku do terminów wskazanych w odpowiednim rozporządzeniu? Czy w przypadku ponownego wezwania do złożenia dokumentów podmiotowych należy powołać się na art. 126 ust. 2 i 3 ustawy Pzp?

Cena netto równa się cenie brutto – jak ocenić ofertę?

Pytanie:

Wykonawca w formularzu ofertowym na dostawę sprzętu komputerowego wpisał, że cena netto równa się cenie brutto. Czy w tej sytuacji mogę wezwać wykonawcę do wyjaśnienia treści oferty czy oferta podlega odrzuceniu bez wzywania do wyjaśnień?

Brak elementów – załączników do kosztorysu ofertowego – ocena oferty

Pytanie:

Prowadzę postępowanie krajowe na roboty budowlane z wynagrodzeniem kosztorysowym. Wraz z ofertą wymagałem kosztorysu ofertowego. Kosztorys należało sporządzić metodą kalkulacji uproszczonej. Miał on zawierać stronę tytułową przedstawiającą cenę, narzuty oraz w formie tabelarycznej liczbę porządkową, podstawę wyceny, opis pozycji, jednostkę miary, liczbę, cenę jednostkową, wartość na podstawie przedmiaru robót stanowiącego załącznik do SWZ. Do kosztorysu uproszczonego należało załączyć tabelę elementów scalonych, zestawienie robocizny, materiałów i sprzętów. Zamawiający podkreślił dodatkowo w SWZ, że niezłożenie kosztorysu ofertowego lub złożenie niekompletnego kosztorysu będzie stanowiło podstawę na odrzucenia oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia.

Co zatem w przypadku złożenia kosztorysu bez wymaganych zestawień robocizny, materiałów i sprzętów? Jak postąpić w przypadku złożenia kosztorysu, w którym wykonawca pominął kolumnę dotyczącą podstawy wyceny wszystkich pozycji kosztorysu (brak KNR)? Czy zamawiający może próbować poprawić brak podstawy wyceny jako inną omyłkę, czy oferta podlega odrzuceniu?

W postępowaniu prowadzonym w progach krajowych ceny ofert przekraczają ten próg – co z postępowaniem?

Pytanie:

Czy w sytuacji gdy postępowanie na usługi zostało ogłoszone w procedurze krajowej a oferty przekraczają wartość progu unijnego i zamawiający może zwiększyć kwotę przeznaczoną na realizację zamówienia, to postępowanie podlega unieważnieniu czy można takie oferty przyjąć?

Pliki xades oferty bez plików źródłowych – jak ocenić ofertę?

Pytanie:

Prowadzę przetarg nieograniczony. Wykonawca za pośrednictwem platformy zakupowej złożył plik o nazwie oferta, który zawiera 6 plików xades bez plików źródłowych. Czy należy odrzucić taką ofertę? Jeśli tak, to proszę o wskazanie podstawy prawnej odrzucenia. Czy potraktować może tę sytuację za brak oferty?

Jeżeli nie uwzględniłeś w formularzu ofertowym rubryki kryterium oceny ofert, możliwe, że musisz unieważnić postępowanie

Pytanie:

Prowadzę postępowanie w trybie podstawowym o wartości poniżej progów unijnych na dostawy kart podarunkowych w formie kart elektronicznych. Jako kryteria oceny ofert przyjęłam:

  •        cenę – 80%,
  •        liczbę placówek handlowych udzielających rabatu – 15% i
  •        zbiorczą aktywację kart – 5%.

Przystępując do oceny ofert, zorientowałam się, że we wzorze formularza ofertowego nie ujęłam kryterium – zbiorczej aktywacji kart. W konsekwencji żaden z wykonawców nie podał mi informacji, czy takową aktywację posiada. W jaki sposób ocenić oferty? Czy przyjąć, że każdy z wykonawców posiada możliwość zbiorczej aktywacji i przyznać najwyższą liczbę punktów w tym kryterium? Czy raczej powinnam unieważnić przetarg?

Zamawiający ma obowiązek należytej staranności w badaniu i ocenie oferty, aby ustalić jej rzeczywisty charakter

Zamawiający ma obowiązek należytej staranności w badaniu i ocenie oferty, aby ustalić jej rzeczywisty charakter

Artykuł 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp stanowi, że zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. Aby móc zastosować wskazany przepis ustawy, musi być w stanie jednoznacznie i definitywnie ustalić, że cała oferta lub jej istotnie merytoryczna treść, której zamawiający nie może poprawić (np. oczywista omyłka, błąd rachunkowy), jest niezgodna z warunkami zamówienia. Przepis powyższy jako czysto sankcyjny, musi być wykładany ściśle. Jego zastosowanie niesie za sobą negatywne skutki dla wykonawcy w postaci odrzucenia oferty (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 11 października 2022 r., sygn. akt KIO 2539/22).

Brak tłumaczenia przedmiotowego środka dowodowego – jak ocenić ofertę?

Pytanie:

Prowadzę postępowanie na dostawę komputerów. Jako przedmiotowego środka dowodowego wymagałem certyfikatu ISO 50001:2018. Wykonawca wraz z ofertą złożył wymagany certyfikat składający się z 25 stron. Tłumaczenie na język polski wskazuje, że przedstawiony certyfikat jest nieważny, natomiast na pozostałych 25 stronach w innych językach widnieją różne daty. Jest to jedyna oferta w postępowaniu. Czy mogę wezwać do wyjaśnienia treści oferty w związku z rozbieżnymi datami na certyfikatach w tłumaczeniu i w języku obcym? Czy mogę uzupełnić ten środek przedmiotowy? Nie potwierdza on kryteriów oceny ofert a w ogłoszeniu przewidziano możliwość uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.

Oferty z taką samą ceną – oferty dodatkowe, ocena i badanie, kolejność czynności

Pytanie:

W postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji (art. 275 pkt 1 ustawy Pzp) złożono 3 oferty z taką samą ceną, tj. 80.000 zł. Kryterium oceny ofert była wyłącznie cena. Zgodnie z art. 249 ustawy Pzp zamawiający wzywa wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. Jednocześnie musimy zażądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny (ceny ofert są niższe o ok. 45% od wartości zamówienia powiększonej o VAT). Czy najpierw należy wezwać do złożenia ofert dodatkowych a dopiero potem badać rażąco niską cenę?

Wykonawca powinien wykazać okoliczności, które pozwalają mu na zaoferowanie cen niższych niż konkurencja

Wykonawca powinien wykazać okoliczności, które pozwalają mu na zaoferowanie cen niższych niż konkurencja

Powołując dysponowanie personelem w odpowiednim wieku, jako jeden z głównych czynników wpływających na obniżenie ceny oferty, wykonawca powinien to udowodnić. Mogło to nastąpić np. poprzez przedstawienie jako dowodów kopii umów o pracę, z których wynikałoby, że osoby, na których właściwości powołuje się wykonawca, faktycznie są w wieku, który pozwala na zaoszczędzenie kosztów. Mogłoby to nastąpić choćby przez odtajnienie pierwszych dwóch cyfr numeru PESEL. Przesądziłoby to o zasadności założeń wykonawcy i realności obniżenia przez niego kosztu oraz spełniłoby obowiązek wykazania realności zaoferowanej ceny. Z pewnych względów wykonawca tego zaniechał, a zamawiający nie mógł bezrefleksyjnie przyjąć oświadczeń przez niego składanych, skoro możliwe było przedłożenie innych dowodów (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 30 maja 2022 r., sygn. akt KIO 1277/22).

Wykonawca zastępuje osobę skierowaną do realizacji zamówienia inną osobą – jak ocenić ofertę?

Pytanie:

Prowadzę postępowanie w trybie podstawowym o wartości mniejszej niż progi unijne w przedmiocie robót budowlanych. Zamawiający wezwał wykonawcę najwyżej ocenionego do złożenia podmiotowych środków dowodowych z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp (m.in. wykazu osób oraz wykaz robót). Przedłożone dokumenty nie potwierdziły spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp wezwał do złożenia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, opisując analizę złożonych dowodów. Wykonawca w odpowiedzi wskazał inną robotę budowlaną (wykonaną na rzecz zamawiającego) oraz inną osobę. Zamawiający wezwał go do wyjaśnienia formy dysponowania daną osobą. W odpowiedzi wykonawca złożył wykaz osób, w którym wskazuje nową osobę do wykonania zamówienia oraz w piśmie odpowiada, że wcześniej wykazana osoba (której dotyczyło wezwanie do wyjaśnień) „w przypadku konieczności zastępstwa pana Piotra ........ będzie związana z wykonawcą w sposób bezpośredni, tj. na mocy umowy o dzieło”. Czy taki ciąg zdarzeń w postępowaniu daje zamawiającemu możliwość rozstrzygnięcia postępowania i wyboru danej oferty? Czy można w ramach wyjaśnień przyjąć wskazanie kolejnej osoby? Czy można założyć, że w zakresie osoby, której dotyczyło wezwanie do wyjaśnień, wykonawca potwierdził, że nią dysponuje i tym samym można uznać, że spełnia warunki udziału w postępowaniu? Czy zamawiający może (powinien) wezwać do wyjaśnień i doprecyzować, która osoba ostatecznie jest wskazana do realizacji zamówienia ? Czy ofertę należałoby odrzucić i na jakiej podstawie?

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.