W razie stwierdzenia, że zaoferowane wynagrodzenie jest zbyt niskie, zamawiający musi zażądać od wykonawcy odpowiednich wyjaśnień dotyczących wyliczenia ceny lub kosztu zamówienia. Przeprowadzenie procedury wyjaśniania rażąco niskiej ceny jest trudne zarówno dla organizatora przetargu, jak i wykonawcy. Zamawiający musi ustalić, które elementy związane z wyceną oferty chce wyjaśnić a następnie precyzyjnie sformułować pytania skierowane do wykonawcy. Po otrzymaniu pisma ocenia je, zwracając uwagę przede wszystkim na obiektywne kwestie poparte dowodami. Wykonawca udzielając wyjaśnień w zakresie ceny powinien z kolei mieć świadomość, że nie jest to tylko formalność, którą należy „załatwić” przed wyborem najkorzystniejszej oferty. Im bardziej szczegółowe i konkretne będą tłumaczenia, tym większa szansa, że przekonają one zamawiającego o realności oferty. Ważne jest również, aby tam, gdzie jest to możliwe, przedstawić dowody potwierdzające rynkowy charakter wynagrodzenia. W artykule – bazując głównie na wyrokach KIO − omawiamy najważniejsze zagadnienia dotyczące ceny z punktu widzenia wykonawcy.

Partnerstwo innowacyjne to procedura – jak sama nazwa wskazuje – służąca zakupowi innowacyjnej usługi, dostawy czy roboty budowlanej. Zamawiający kupuje w tym trybie zamówienie, którego w momencie jego wszczynania nie ma jeszcze na rynku. Produkt, usługa lub robota budowlana zarówno powstaje w trakcie procedury jak też jest w niej nabywana. Zanim zamawiający zdecyduje się skorzystać z partnerstwa innowacyjnego, musi się upewnić, że na rynku nie jest dostępne zamówienie, którego potrzebuje. Tryb partnerstwa innowacyjnego składa się z dwóch etapów - oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w procedurze i oceny ofert. O tym, jak intepretować przesłanki zastosowania partnerstwa innowacyjnego a także jak przeprowadzić postępowanie krok po kroku, piszemy w poniższym artykule. Znajdziesz w nim także wiele linków do przydatnych treści związanych z procedowaniem w tym trybie.

Negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, gdzie w reakcji na ogłoszenie o zamówieniu, wszyscy zainteresowani wykonawcy mogą zgłaszać wnioski o dopuszczenie do udziału w procedurze. Następnie, zamawiający wybiera wykonawców do etapu składania wstępnych ofert i prowadzi z nimi negocjacje w celu uzyskania jeszcze lepszych warunków realizacji zamówienia. Po zakończeniu negocjacji wykonawcy są zapraszani do złożenia ofert ostatecznych. Zamawiający może również zdecydować o udzieleniu zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzania negocjacji, jeżeli zaznaczy taką opcję w ogłoszeniu o zamówieniu. Warto pamiętać, że tryb ten można zastosować tylko po spełnieniu określonych warunków ustawowych określonych w art. 153 ustawy Pzp. Procedurę można ponadto stosować wyłącznie przy zamówieniach przekraczających unijne progi wartościowe. Sprawdź, jak krok po kroku zlecić zamówienie w negocjacjach z ogłoszeniem.

Opisywanie przedmiotu zamówienia w sposób, który utrudnia uczciwą konkurencję jest zakazane. Nie oznacza to jednak konieczności nabywania przez zamawiającego dostaw, usług czy robót budowlanych nieodpowiadających jego potrzebom, zarówno co do jakości, funkcjonalności czy wymaganych parametrów technicznych. Zamawiający może określić wysokie, ale możliwe do spełnienia wymagania przedmiotu zamówienia, które pozostają w związku z samym zamówieniem i celem, jaki poprzez dane zamówienie zamierza osiągnąć Zamawiający Instytucja zamawiająca uprawniona jest do takiego sformułowania opisu przedmiotu zamówienia, który umożliwia jej otrzymanie produktu odpowiadającego jej potrzebom.

Do obowiązków zamawiającego na etapie przygotowania postępowania należy dobór właściwych kryteriów oceny ofert, określenie ich znaczenia oraz opisanie sposobu oceny ofert z zastosowaniem każdego z nich. Dobór odpowiednich kryteriów to wyzwanie dla zamawiających. Te wybrane bowiem, nie dość że muszą być związane z przedmiotem zamówienia, to dodatkowo sposób ich zastosowania musi zostać precyzyjnie opisany. Innymi słowy kryteria oceny ofert muszą zostać opisane w sposób jednoznaczny, tak by dawać wykonawcom już w terminie składania ofert wiedzę, jaką ocenę uzyskają w kryterium ceny i punktowanych elementów pozacenowych. W artykule piszemy o tym, jak formułować kryteria w praktyce. Znajdziesz w nim konkretne przykłady opisów oraz oceny ofert.

Czym jest zmowa przetargowa czy inaczej zmowa cenowa w przetargu? Wystąpi ona np. wtedy, gdy przedsiębiorcy, którzy biorą udział w przetargu, uzgadniają między sobą bądź z samym zamawiającym warunki współpracy proponowanej w ofertach np. w odniesieniu do cen czy innych elementów dotyczących realizacji zamówienia publicznego. Mimo, że ustawa Pzp przewiduje mechanizmy, które mają przeciwdziałać zmowom przetargowym, to jednak wciąż nie jest możliwe całkowite wyeliminowanie tego typu praktyk. W artykule piszemy o tym, kiedy występuje zmowa przetargowa, jak i gdzie ją zgłaszać oraz jakie konsekwencje ponoszą podmioty, które są w nią zaangażowane.

Zamawiający, wybierając ofertę w prowadzonym postępowaniu, zobowiązany jest zawsze porównać zaoferowane przez wykonawców ceny. Te z kolei muszą przedstawiać całkowite koszty, jakie zamawiający będzie musiał ponieść, nabywając usługę, dostawę czy robotę budowlaną. W cenie uwzględnia się zatem m.in. podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru lub usługi podlega obciążeniu tymi podatkami. Warto przy tym pamiętać, że finalna ocena zastosowanego VAT należy do zamawiającego. To po jego stronie pozostaje stwierdzenie, czy podatek w danym przypadku został właściwie ustalony a następnie obliczony. Błędy w tym zakresie mogą dyskwalifikować ofertę z postępowania. Jak właściwie ocenić oferty, w których wskazano różne stawki podatku? Co zrobić, gdy VAT zmienia się w trakcie prowadzenia przetargu bądź po zawarciu umowy? Kiedy wolno skorygować VAT w ofercie, a kiedy należy ją odrzucić? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w artykule.

Kwestia łącznego lub rozdzielnego traktowania dostaw różnego typu produktów spożywczych to nadal problem wielu zamawiających. Nie rozwiązuje go niestety w pełni opinia Urzędu Zamówień Publicznych wydana w tym temacie w 2021 roku. Jej autor nie wypowiedział się bowiem kategorycznie, wskazując, że dane dostawy na pewno należy połączyć albo potraktować jako osobne zakupy. Ocenę tej kwestii pozostawia zamawiającemu, który zna rynek swojej okolicy i tylko na podstawie tej wiedzy może stwierdzić, które podmioty będą zainteresowane daną dostawą. W artykule piszemy  o tym, jak w praktyce interpretować stanowisko Urzędu Zamówień Publicznych w sprawie określania wartości zamówień na dostawy produktów spożywczych. W tym celu przytaczamy case study jednej z jednostek zamawiających.

Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, w szczególności wyrażając je jako minimalne poziomy zdolności. Rolą warunków udziału w postępowaniu jest ograniczenie grupy podmiotów do tych, które są zdolne do wykonania danego przedmiotu zamówienia. Nie mogą być sformułowane w sposób nadmierny, ograniczający konkurencję. Minimalny poziom wymagań nie powinien prowadzić do eliminacji z postępowania wykonawców zdolnych do realizacji zamówienia. O zasadach kształtowania warunków udziału w postępowaniu wielokrotnie wypowiadała się Krajowa Izba Odwoławcza. Sprawdź, na co należy zwrócić szczególna uwagę formułując wymogi dla Wykonawców. Dokonujemy przeglądu najnowszych stanowisk.

Prawo zamówień publicznych umożliwia zamawiającemu, aby ten wymagał bądź dawał możliwość przeprowadzenia przez wykonawców wizji lokalnej przed złożeniem ofert. Wizja lokalna jest uzasadniona w przypadku zamówień tzw. specyficznych, jak np. roboty budowlane, do realizacji których niezbędna jest właściwa ocena terenu budowy, podłoża, infrastruktury towarzyszącej itp. Konieczność odbycia wizji lokalnej nie powinna natomiast zastępować obowiązku rzetelnego opisu przedmiotu zamówienia przez zamawiającego i jest to podkreślane przez ekspertów. W opracowaniu omawiamy problemy, jakie może napotkać zarówno zamawiający jak i wykonawcy w związku z obowiązkiem i możliwością odbycia wizji lokalnej. Podpowiadamy też, kiedy w związku z wizją trzeba określić terminy składania ofert dłuższe niż minimalne.