zamówienie udzielane w częściach

Nie wszystkie zamówienia można zaplanować z góry na cały okres budżetowy

Pytanie:

W naszej jednostce planuje się zamówienia w danym roku budżetowym (w terminie do 30 września) na kolejny rok. Wszystkie działy wpisują swoje wydatki w podziale na poszczególne grupy wydatków (m.in. żywność, dostawa AGD, dostawa art. biurowych itd. dostawy, usługi i rob bud - zgodnie z planem finansowym na kolejny rok (prognozowanym, bo realne środki przychodzą ok luty marzec w danym roku). Na podstawie tych cząstkowych planów pracownik ds. zamówień publicznych sumuje wydatki tego samego rodzaju i przeznaczenia i ustala tryb w jakim wydatek ma być realizowany (do 15.000 zł brutto-wolny zakup; do 30.000 euro - zapytanie ofertowe, powyżej tej kwoty przetarg). W skali roku zachodzą zmiany w tym planie i nagle okazuje się że z tych samych środków budżetowych planuje się zakupić jakieś art spożywcze np. na jakąś imprezę dla seniorów, których nie ma w specyfikacji np. kawa, soki itp. (zakup w trybie przetargu, kwota 200.000 złotych) i co zrobić w takim wypadku? Potraktować jako zakup nieplanowany i wprowadzić osobno w planie zamówień i oszacować poza tym wcześniejszym wydatkiem, który był zaplanowany i zrealizowany w trybie PN, tj. 100zł oszacowane osobno da wolny zakup poza Pzp i zapytaniem ofertowym u nas. Tylko jak taka sytuacja będzie się powielać w trakcie roku to może okazać się że łącznie poza procedurami zrealizowano większą sumę bo ktoś jej nie zaplanował od początku? Nadmienię że zakup będzie realizowany z tych samych środków budżetowych co pozostałe zakupy (nie z nowych-bo gdyby z nowych to można by było potraktować to jako osobny wydatek nieplanowany i szacować osobno, prawda?) Tylko nikt wcześniej nie pomyślał i nie dał tych zakupów do przetargu do specyfikacji.
Czy potraktować to jako zakup tożsamy i nawet jeśli to kwota wydatku rzędu 100 zł to przeprowadzić kolejne postępowanie w trybie przetargu, bo to wcześniejsze już było w trybie przetargu? Jak wtedy oszacować wartość zamówienia - wartość całkowita suma tego przetargu początkowego + zakupy teraźniejsze tj. 200tys zł + 100zł a wartość zamówienia realizowanego to będzie 100zł? Tylko czy nie wprowadzi to w błąd wykonawców którzy będą się ubiegali o zamówienie że ono jest w trybie przetargu a wartość 100 zł?
Kiedy należy takie zakupy łączyć a kiedy dzielić i traktować osobno-jeżeli w trakcie roku wynikają zmiany w planach?

Kilka zamówień na odbiór odpadów może być udzielone w częściach

Pytanie:

Obecnie jesteśmy przed udzieleniem zamówienia publicznego na odbiór śmieci. Dotyczy on dokładnie:

  1. odbiór odpadów z posesji niezamieszkałych tj. targowiska, szkół itp. Wartość zamówienia szacujemy przykładowo na 87 000,00 zł netto
  2. odbiór odpadów z PSZOK kwota 56 000,00 zł netto
  3. odbiór odpadów od mieszkańców kwota ok. 1 200 000,00 zł netto

Na dzień dzisiejszy ogłosiliśmy już przetarg na odbiór odpadów od mieszkańców (pkt 3). Był to przetarg unijny, niestety został on unieważniony ponieważ kwota oferty przekraczała kwotę w budżecie. Mamy także ogłoszony przetarg unijny na odbiór odpadów z PSZOK-a. Czy mogę udzielić zamówienia z wolnej ręki na odbiór odpadów od mieszkańców (pkt 3), umowa byłaby podpisana na 3 miesiące na kwotę ok 300 000,00 zł netto. Byłby to czas potrzebny na ogłoszenie i rozstrzygnięcie przetargu unijnego na odbiór odpadów od mieszkańców. Nadmieniam, iż na to zadanie mamy podpisaną umowę do końca grudnia 2014 r. Kolejne pytanie to czy mogę skorzystać z art. 6a ustawy Pzp i ogłosić przetarg krajowy na odbiór odpadów z posesji niezamieszkałych (pkt 1) i jak do tego ma się zamówienie z wolnej ręki (dot. pkt 3)? Czy w ogólne mogę udzielić zamówienia z wolnej ręki na tak dużą kwotę? Czy jednak muszę na wszystkie części robić przetarg unijny?

Szacowanie wartości zamówienia powinno obejmować cały zakres planowanych usług

Pytanie:

Podjęto decyzję o przygotowaniu i wszczęciu postępowania pn.: „Budowa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią wraz z dostawą oprogramowania i licencji wchodzącego w skład ZSZU, niezbędnym sprzętem do uruchomienia poszczególnych modułów, a także przeprowadzeniem stosownych szkoleń oraz zapewnieniem poprawnej pracy i rozwoju systemu”. Przedmiot zamówienia obejmuje moduł Administracja, w tym: kadry, płace, księgowość oraz moduł Dydaktyka, w tym wirtualny dziekanat, elektroniczne legitymacje. Wykonanie zakresu zamówienia oszacowano na kwotę poniżej progów unijnych i w tym zakresie uczelnia dysponuje własnymi środkami finansowymi. Przy czym wystąpiliśmy z wnioskiem o dofinansowanie zamówienia z środków unijnych. W przypadku ich otrzymania - w tym lub przyszłym roku, przeznaczylibyśmy je na uruchomienie kolejnego przetargu obejmującego jeszcze inne moduły. Nie mamy jednak żadnej decyzji, promesy lub chociaż gwarancji, że mamy szansę otrzymać fundusze. Czy w przypadku otrzymania dofinansowania, które przeznaczylibyśmy na uruchomienie kolejnego przetargu obejmującego jeszcze inne moduły, kolejne postępowanie możemy ogłosić w procedurze odpowiedniej dla jego wartości? Czy też może musimy już szacować je łącznie? Czy jeśli je dostaniemy, możemy potraktować takie zamówienie jako nieplanowane (bo planujemy przecież tylko takie wydatki, na które mamy zabezpieczenie w budżecie) i ogłosić kolejne postępowanie w procedurze właściwej dla jego indywidualnej wartości?