wezwanie do uzupełnienia dokumentów

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów zgodnie z PZP 2025

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów w ofercie z art. 128 ust. 1 Pzp w świetle wyroków KIO

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów w ofercie stanowi istotny instrument umożliwiający zamawiającemu eliminowanie błędów formalnych lub niekompletności w złożonych ofertach. Artykuł 128 ust. 1 ustawy Pzp daje wykonawcom „drugą szansę” na skorygowanie dokumentów, które nie spełniają wymagań postępowania. W artykule omówimy, w jakich sytuacjach zamawiający ma obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów, jak precyzyjnie wskazać braki oraz kiedy wezwanie może zostać pominięte. Wyjaśnimy również, jakie konsekwencje niesie za sobą niewłaściwe stosowanie tej procedury oraz jakich błędów unikać przy formułowaniu wezwania do uzupełnienia. To wszystko w świetle praktycznych przykładów i najnowszych orzeczeń KIO, które kształtują interpretację tego przepisu. Dzięki temu artykułowi poznasz kluczowe zasady związane z tym obowiązkiem zamawiającego oraz poznasz najnowsze stanowiska orzecznicze w tej sprawie. Na początku opracowania znajdziesz tabelę, w której przygotowaliśmy zestawienie wyroków KIO w temacie uzupełnienia oferty wraz z tezami, sygnaturami i linkami do oryginalnej treści.

W tym artykule
  • Dokument (oświadczenie) jest uznawany za niezłożony, gdy nie został dostarczony w formie fizycznej. Z kolei dokument (oświadczenie) uważa się za niekompletny, jeśli choć dostarczony, to nie odpowiada określonym kryteriom formalnym stawianym przez zamawiającego, takim jak brak podpisu, nieczytelność lub brak potwierdzonej zgodności kopii z oryginałem. Osobną kategorię stanowią dokumenty (oświadczenia) z błędami, które mimo że złożone fizycznie i formalnie poprawne, nie potwierdzają spełnienia wymaganych kryteriów. Co do zasady, każdy z takich dokumentów można uzupełnić zgodnie z art. 128 ustawy Pzp.
  • Użycie sformułowania „wzywa” zamiast „może wezwać” jednoznacznie wskazuje na obowiązek zamawiającego, by umożliwić wykonawcy poprawienie przedłożonych dokumentów.
  • Zamawiający odrzuca ofertę, gdy jest ona złożona przez wykonawcę, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu. Jednakże, przed odrzuceniem oferty, zamawiający musi przeprowadzić procedurę wyjaśniania lub uzupełniania dokumentów i/lub oświadczeń (zgodnie z art. 128 ust. 1 Pzp), jeśli zaistnieją odpowiednie okoliczności.
  • Wezwanie do uzupełnienia dokumentów staje się niepotrzebne, jeśli wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub oferta wykonawcy muszą być odrzucone niezależnie od tego, czy zostaną złożone poprawne dokumenty. Podobnie, wezwanie nie jest wymagane, gdy występują okoliczności uzasadniające unieważnienie postępowania.
  • Druga sytuacja, w której zamawiający nie może zastosować przepisu art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, występuje, gdy wykonawca przedłoży dokumenty z nieprawdziwymi informacjami. W takim przypadku nie jest możliwe, aby zamawiający pozwolił wykonawcy na skorzystanie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do zamiany fałszywej informacji na prawdziwą.
  • Artykuł 128 ust. 3 ustawy Pzp również nakłada ograniczenia na stosowanie art. 128 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z tym przepisem, złożenie, uzupełnienie lub poprawienie oświadczenia, wspomnianego w art. 125 ust. 1, lub środków dowodowych dotyczących podmiotu, nie może być wykorzystane do potwierdzenia spełnienia kryteriów selekcji.
  • Jeśli wykonawca, w odpowiedzi na wezwanie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, dostarcza zamawiającemu nowe pełnomocnictwo, to często może ono być wystawione (podpisane) po złożeniu oferty. Jest to działanie prawidłowe, o ile z treści pełnomocnictwa jasno wynika, że pełnomocnik miał upoważnienie do działania już w dniu realizacji czynności, która jest przedmiotem pełnomocnictwa.
Wezwanie do uzupełnienia dokumentów nie może być wielokrotne

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów nie może być wielokrotne

W przypadku braków w dokumentach lub oświadczeniach o charakterze podmiotowym w ofercie zamawiający zobowiązany jest wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów. Jest to obowiązek, a nie prawo. Ile razy zamawiający może wezwać wykonawcę do naprawienia braków podmiotowych w ofercie, aby nie naruszyć zasad udzielania zamówień publicznych i nie narazić się na zarzuty. Sprawdź, jakie są stanowiska organów orzeczniczych i unikaj błędów. 

Czy wolno wezwać do uzupełnienia wcześniej złożonych dokumentów przed końcem terminu ich złożenia?

Pytanie:

Czy prawidłowe jest następujące działanie zamawiającego:

  • wzywam wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych w terminie 5 dni,
  • trzeciego dnia wpływają dokumenty, które po sprawdzeniu wydają się niekompletne,
  • od razu wzywam do uzupełnienia i wyznaczam nowy termin, nie czekając na upływ 5 dni?

Czy może jednak należy odczekać do upływu terminu z pierwotnego wezwania (mimo że dokumenty są niewłaściwe/niekompletne) i dopiero wówczas wezwać do ich uzupełnienia? Czy wykonawca może składać dokumenty na raty, tj. dosyłać w trakcie terminu z wezwania?  

Dwukrotne wezwanie do uzupełnienia dokumentu pełnomocnictwa czasem jest możliwe

Pytanie:

W trybie podstawowym z art. 275 pkt 2 ustawy Pzp jeden z wykonawców złożył ofertę podpisaną przez osobę (prezesa), która nie figurowała w KRS w zarządzie spółki. Zgodnie z art. 128 ustawy Pzp wezwałam wykonawcę do złożenia pełnomocnictwa dla osoby, która podpisała ofertę albo do przesłania dokumentu potwierdzającego powołanie nowego członka zarządu (który podpisał ofertę). W wezwaniu pouczyłam też wykonawcę, że szczegółowe wymagania dotyczące formy złożenia brakujących dokumentów zostały określone w SWZ i podałam konkretny rozdział.

Wykonawca przesłał skan uchwały wspólników spółki, z którego wynikało, że osoba, która podpisała ofertę, jest nowym prezesem spółki, ale zmiana ta nie została jeszcze uwzględniona w KRS. Niestety skan uchwały nie został opatrzony żadnym podpisem jakiejkolwiek osoby. Czy drugi raz wezwać wykonawcę do uzupełnienia (choć jest to niezgodne z ustaloną praktyką), czy odrzucić ofertę? Dodam tylko, że byłaby to najkorzystniejsza oferta.

W jaki sposób prawidłowo zastosować wezwanie do uzupełnienia lub wyjaśnienia przedmiotowych środków dowodowych

W jaki sposób prawidłowo zastosować wezwanie do uzupełnienia lub wyjaśnienia przedmiotowych środków dowodowych

Dopuszczone przez zamawiającego wezwanie do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych może być zastosowane jednokrotnie. Nadto regulacja ta nie może być zastosowana, gdy przedłożone przedmiotowe środki dowodowe wprost potwierdzają, że oferta jest niezgodna z treścią dokumentów zamówienia lub sama treść przedmiotowego środka dowodowego wprost nie potwierdza zgodności przedmiotu oferty z treścią dokumentów zamówienia. Zasada przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zakazuje także prowadzenia negocjacji treści złożonej oferty, które w nieuprawniony sposób prowadzą do jej zmiany. Jednej z takich spraw przyglądała się Krajowa Izba Odwoławcza, rozpatrując zastrzeżenia zamawiającego zgłoszone do wyniku kontroli doraźnej prowadzonej przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z 26 sierpnia 2022 r., sygn. akt KIO/KD 24/22

Oczywiste sytuacje mogą być podstawą odstąpienia od wezwania do wyjaśnień ceny

Oczywiste sytuacje mogą być podstawą odstąpienia od wezwania do wyjaśnień ceny

Nie ma konkretnego katalogu okoliczności, którymi powinien kierować się zamawiający,  podejmując decyzję o wezwaniu wykonawców do wyjaśnień wyliczenia ceny na podstawie art. 224 ust. 1 ustawy Pzp. Zamawiający może brać pod uwagę także posiadaną z urzędu wiedzę w zakresie możliwości realizacji zamówienia przez poszczególnych wykonawców czy też stawek oferowanych za analogiczne usługi w ujęciu historycznym z uwzględnieniem czynników rynku lokalnego (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 12 września 2023 r., sygn. akt KIO 2521/23).

Wezwanie do uzupełnienia zobowiązania podmiotu trzeciego

Wezwanie do uzupełnienia zobowiązania podmiotu trzeciego

Wykonawca może wykazać spełnianie warunków uczestnictwa w postępowaniu przy udziale podmiotu udostępniającego zasoby. W sytuacji gdy wykonawca powołuje się na zdolności innych podmiotów, zamawiający zobowiązany jest do badania sposobu udostępniania oraz zakresu realizacji usług lub robót budowlanych przez podmiot trzeci. Jeżeli weryfikacja przebiegnie negatywnie to zamawiający wzywa wykonawcę do zastąpienia podmiotów trzecich innymi podmiotami lub wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu samodzielnie przez wykonawcę. Sprawdź, w jaki sposób podejść do oceny realności udostępnienia zasobów i kiedy powinieneś wezwać wykonawcę, aby działania nie okazały się przedwczesne i nie zostały zakwestionowane w drodze środków ochrony prawnej.

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów w przetargach

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów oferty według Pzp

Oferta w przetargu to niejednokrotnie kilkadziesiąt stron dokumentów i nie trudno w nich o przeoczenie czy braki. Prawo zamówień publicznych przewiduje tego rodzaju sytuacje i wprowadza instytucję wezwania do uzupełnienia dokumentów (art. 128 Pzp). Między innymi o tym, jakie dokumenty wolno uzupełnić, co oznacza zasada jednokrotności uzupełnienia, z jaką datą uzupełnić pełnomocnictwo oraz jak dokonać uzupełnienia w przypadku powołania się na zasoby podmiotu trzeciego, piszemy w poniższym artykule.

W tym artykule
  • Ustawa Pzp nie wskazuje terminu, w jakim wykonawca powinien uzupełnić brakujące dokumenty. Termin wyznacza sam zamawiający, ale powinien pamiętać przy tym, że należy go uzależnić od uzupełnianego dokumentu bądź stwierdzonych braków.
  • Wykonawca może uzupełnić dokumenty i wyjaśniać jej treść w granicach mieszczących się złożonej ofercie. Nie mogą zaś oferować świadczeń o innych parametrach czy właściwościach, niż wynikające ze złożonej oferty. Nie wolno za pomocą uzupełnienia z art. 128 ustawy Pzp zmienić jej treści.
  • Uzupełnieniu może podlegać część dokumentu. Wykonawca nie musi składać nowego, pełnego  dokumentu, w którym stwierdzono braki.
  • Wykonawca może powołać się na potencjał innego podmiotu trzeciego, w przypadku gdy ten, pierwotnie wskazany, nie potwierdzi spełnienia warunków lub podlega wykluczeniu. Może też samodzielnie potwierdzić warunki.  

Skorzystaj też z przydatnych wzorów dokumentów:

Czy wcześniejsze złożenie dokumentów na wezwanie pozwala zamawiającemu dalej procedować?

Pytanie:

Czy jeśli zamawiający wezwał wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, to w momencie gdy te środki dowodowe wpłyną w terminie krótszym np. po jednym dniu, można przejść do dalszego etapu postępowania? Czy jednak należy czekać obligatoryjnie do końca wyznaczonego terminu?

Domyślanie się przez wykonawcę, czego dotyczy wezwanie, jest niedopuszczalne

Procedura udzielenia zamówienia publicznego podlega ścisłym regułom określonym w ustawie. Jedna z nich stanowi, iż treść złożonej przez wykonawcę oferty nie może ulec zmianie na żadnym etapie postępowania. Od powyższego istnieje jednak wiele wyjątków, dzięki którym drobne błędy, pomyłki, braki czy niejasności w treści oferty mogą zostać naprawione lub wyjaśnione przez wykonawcę. Zasadą jest jednak, że owe poprawki lub wyjaśnienia nie mogą skutkować zmianą samej oferty. Wezwanie wykonawcy do jej uzupełnienia służy wyłącznie ustalaniu treści zobowiązania będącej zgodną z rzeczywistym zamiarem wykonawcy (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 1 lutego 2022 r., sygn. akt KIO 122/22).

Rozbieżne adresy e-mail w ofercie i na platformie zakupowej – problemy z dostarczeniem wezwań

Pytanie:

Wezwałam wykonawcę do złożenia przedmiotowych środków dowodowych (przewidziałam możliwość uzupełnienia w dokumentach zamówienia) oraz osobnym pismem do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny. Wezwania wysłałem na adres e-mail zarejestrowany przez wykonawcę na platformie komercyjnej. Minął termin odpowiedzi, a na platformie mam komunikat, że wezwania były dostarczone, ale nie odczytane przez wykonawcę. W ofercie wykonawca podał inny adres, ale wysyłając wezwania przez platformę nie mam możliwości wpisania ręcznego adresu, mogę wysłać tylko na adres e-mail, który zarejestrował wykonawca. Z postanowień SWZ wynika, że „(...) w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się WYŁĄCZNIE przy użyciu platformy zakupowej e-Zamawiający https://ippt-pan.ezamawiajacy.pl/”. Potwierdza to także inne postanowienie SWZ, gdzie wskazano, że „(...) za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę”. Co w tej sytuacji zrobić? Odrzucić ofertę z uwagi na rażąco niską cenę (art. 224 ust. 6 ustawy Pzp)? Czy mogę wezwać drugi raz do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych? Czy sytuację można w jakiś sposób uratować, skoro adresy e-mail wykonawcy były różne w ofercie i na platformie?

Wezwanie skierowane do wadliwie określonego adresata należy uznać za nieskuteczne

Wezwanie skierowane do wadliwie określonego adresata należy uznać za nieskuteczne

Izba nie podzieliła stanowiska zamawiającego, zgodnie z którym omyłka pisarska w oznaczeniu nazwy jednego z konsorcjantów w treści wezwania do złożenia dokumentów, nie ma znaczenia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 28 marca 2022 r. sygn. akt KIO 646/22).

Co zrobić z ofertą, gdy wykonawca nie złożył oświadczenia z art. 117 Pzp, mimo wezwania do uzupełnienia?

Pytanie:

Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia nie dołączył do oferty oświadczenia na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp. Został więc wezwany do jego uzupełnienia zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp i niestety nie dokonał tej czynności. Czy należy go wykluczyć z postępowania na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp, czy ponownie wezwać do złożenia oświadczenia?

Czy zamawiający powinien wezwać wykonawcę do uzupełnienia bądź wyjaśnienia brakujących czy niekompletnych dokumentów?

Pytanie:

Proszę o informację, co się dzieje w sytuacji, kiedy na wezwanie zamawiającego wykonawca nie przedłoży podmiotowych środków dowodowych, ewentualnie innych oświadczeń. Czy oferta, według nowego Prawa zamówień publicznych, podlega odrzuceniu? Jakie są konsekwencje dla wykonawcy?

Co zrobić, gdy wykonawca złożył dokumenty z ofertą, nie czekając na wezwanie?

Pytanie:

Prowadzimy postępowanie w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp. Wykonawca załączył do oferty podmiotowe środki dowodowe. Tymczasem do ich złożenia był zobowiązany dopiero po wezwaniu zamawiającego (w postępowaniu tylko on złożył ofertę.) Co zamawiający powinien zrobić? Czy należy wezwać wykonawcę do złożenia oświadczenia o aktualności podmiotowych środków dowodowych czy do ponownego złożenia dokumentów? A może nie wzywać i dokonać oceny oferty?

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.