Pytanie: Przeprowadzamy postępowanie na remont bloku operacyjnego o wartości ok. 3.000.000 zł. Termin składania ofert upłynął 19 stycznia 2018 r. Wpłynęły dwie oferty a wykonawcy byli nimi związani do 19 lutego 2018 r. Żądaliśmy wniesienia wadium w wysokości 70.000 zł. Dnia 13 lutego 2018 r. wybraliśmy najkorzystniejszą ofertę wykonawcy A. W tym samym dniu wysłano mu informację o konieczności należytego zabezpieczenia umowy w wysokości wymaganych 5%. Termin na zawarcie umowy to 5 dni, czyli przypada na 20 lutego 2018 r. Po dokonaniu wyboru, przesłaniu informacji wykonawcom i zamieszczeniu ich na stronie internetowej, kontakt z wybranym oferentem urwał się. W dniu 15 lutego 2018 r. wykonawca potwierdził gotowość osobistego podpisania umowy w najbliższym możliwym terminie, tj. 20 lutego 2018 r. w siedzibie zamawiającego. Tego samego dnia ponownie wezwaliśmy go do podpisania umowy, na co ten odpisał, że nie przedłużyliśmy terminu związania ofertą, co – w jego ocenie – powoduje nieważność złożonej oferty i w związku z tym nie ma możliwości podpisania umowy. Ubezpieczyciel nie chce wypłacić wadium. Nie mogę wybrać kolejnego wykonawcy, bo jego oferta jest droższa o 300.000 zł. Wykonawca A naraził nas na szkodę, bo nie mamy możliwości uzyskania wadium a musimy wybrać ofertę droższą o 300.000 zł. Czy termin związania ofertą to czas na podjęcie decyzji o wyborze oferty czy termin na podpisanie umowy?

Pytanie: Czy jednostka finansów publicznych może dokonywać przedpłaty na podstawie faktury pro-forma? W tym przypadku zamówienie dotyczy dostawy mebli (gotowych) i nie przekracza 2.000 zł. Czy generalnie zabronione są takie praktyki, czy też można w pewnych wypadkach dokonywać przedpłaty?

Pytanie: Zamawiający dokonuje opłaty za występy artystyczne (kod WA1), podczas których są wykonywane utwory słowne, muzyczne, słowno-muzyczne i choreograficzne. Zgodnie z umową ZAiKS jako licencjodawca udziela zamawiającemu niewyłącznej licencji na jednorazowe publiczne wykonanie tych utworów w ramach imprezy (koncertu, spektaklu). Opłaty za poszczególne wydarzenia są uzależnione od liczby uczestników. W treści umowy nie ma wskazanej jej wartości, ale jest odniesienie do cennika. Faktury są wystawiane po każdej imprezie. Zamawiający dokonuje podobnych opłat na rzecz STOART i ZPAV. Czy takie umowy za eksploatację artystycznych wykonań powinny być realizowane w ramach procedury zamówień publicznych zgodnie z wartością zamówienia?

Pytanie: Zawarliśmy umowę o zamówienia publiczne o wartości poniżej 30.000 euro w trybie regulaminu wewnętrznego zamawiającego bez zastosowania ustawy o zamówieniach publicznych. Zamawiający oszacował wartość zamówienia na 2.000 zł. W postępowaniu przeprowadzonym w trybie przetargowym (ogłoszenie umieszczono na stronie internetowej, więc ofertę mógł złożyć każdy wykonawca spełniający wymogi określone w ogłoszeniu). Wpłynęła jedna oferta na kwotę 20.000 zł. Zamawiający podpisał umowę na wykonanie zamówienia za cenę określoną w ofercie. Następnie wykonawca przedstawił wynik swoich prac do odbioru. W związku z odbiorem przedmiotu zamówienia przeprowadzono konsultację z podmiotem zewnętrznym, który stwierdził, że przedstawiony przez wykonawcę wynik prac jest wart co najwyżej 2.000 zł i, że sam wykonałby przedmiot znacznie lepiej za kwotę 4.000 zł. W umowie jest następujący zapis: „1. W razie powstania istotnej okoliczności powodującej, że realizacja umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 2. W przypadku o którym mowa w ust. 1, wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy”.   Czy w związku z opisanym wyżej stanem faktycznym można odstąpić od przedmiotowej umowy ze względu na okoliczność, iż jej wykonanie nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili jej zawierania? Zakładając, że zamawiający zapłaci wykonawcy wynagrodzenie w wysokości 2.000 zł, i kolejne 4.000 zł nowemu oferentowi, zaoszczędzi 14.000 zł. Leży to więc niewątpliwie w interesie publicznym, a w chwili zawierania umowy, biorąc pod uwagę, że udzielenie zamówienia odbyło się w trybie przetargowym, zamawiający nie mógł przewidzieć, że będzie mógł uzyskać na rynku ofertę znacznie korzystniejszą od otrzymanej. Czy takie rozumowanie jest poprawne i zgodne z przepisami?

Pytanie: W przetargu dopuszczam możliwość składania ofert w obcej walucie. Ustalam średni kurs NBP z dnia ogłoszenia, po którym zostaną one przeliczone celem ułożenia rankingu ofert. Określam rozliczenie w EUR. Wygrywa oferta w USD. W jakiej walucie podpisuję umowę?

Pytanie: Czy zamawiający w przetargu nieograniczonym na robotę budowlaną rozliczaną ryczałtowo może żądać od wykonawców złożenia wraz z ofertą kosztorysu ofertowego? Chcielibyśmy go wykorzystać do obliczenia należytego wynagrodzenia wykonawcy w przypadku odstąpienia od umowy lub wystąpienia robót zaniechanych. Czy żądanie tego dokumentu na etapie składania ofert nie będzie naruszać art. 25 ust. 1 ustawy Pzp? A może lepszym rozwiązaniem byłoby żądanie kosztorysu np. przed podpisaniem umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę?

Pytanie: Zamawiający przygotowuje przetarg na wykonanie dokumentacji projektowej w trybie unijnym. Czy w umowie powinny znaleźć się zapisy dotyczące rozliczenia stron (choćby za część dokumentacji) w sytuacji wypowiedzenia umowy? Zamawiający przewidział wynagrodzenie ryczałtowe za całość wykonanego zamówienia. Z praktyki wynika, że kolejny wykonawca nie chce zazwyczaj kontynuować pracy nad niedokończonym przez kogoś projektem.  Jaką ewentualnie treść powinien mieć omawiany zapis?

Pytanie: Zamawiający chce zawrzeć umowę na realizację robót budowlanych. Termin podpisania kontraktu przewiduje na kwiecień 2018 roku. Przekazanie placu budowy oraz przystąpienie do robót nastąpi pod koniec maja 2018 roku. Czy wykonawca, przedstawiając zabezpieczenie należytego wykonania umowy, może ująć w polisie datę zawarcia umowy, a w treści termin obowiązywania od 1 czerwca 2018 r. tj. dnia rozpoczęcia robót? Czy może jednak należy w niej wskazać dzień zawarcia umowy, mimo, że wykonawca później wejdzie na plac budowy? Termin wykonania robót będzie liczony od dnia przekazania placu budowy do 31 sierpnia 2018 r. Część prac w obiekcie może być wykonana w terminie od 14 kwietnia 2018 r. (zostały one precyzyjnie określone).

Pytanie: Czy można ogłosić przetarg lub zapytanie ofertowe na przełomie wykonania zadania w latach 2017/2018, jeżeli znajduje się ono w wieloletniej prognozie finansowej? Na 2017 rok dysponujemy jedynie kwotą X. Pozostałą część chcemy zrealizować na początku 2018 roku. Czy podpisując umowę na lata 2017/2018, nie naruszymy dyscypliny finansów publicznych? Rozumiem też, że jeżeli zadania podobne, które zlecamy, np. rozbudowa wodociągu, znajduje się w WPF, to wartość szacunkową należy połączyć a w przypadku gdy poruszamy się tylko w ramach jednego danego roku budżetowego, nie wiedząc, czy na następny rok będziemy posiadali środki, możemy szacować tylko w ramach tego danego roku budżetowego?

Pytanie: Ogłosiliśmy przetarg nieograniczony na wykonanie roboty budowlanej z podziałem na dwa zadania. Zamówień udzielono dwóm różnym wykonawcom. Pierwsze z nich zlecono. Drugiego wykonawcę już dwa razy wzywaliśmy do podpisania umowy. Odpowiedział, że nie może zawrzeć kontraktu w wyznaczonym terminie, tłumacząc się realizacją innych priorytetowych zadań. Zadeklarował przy tym chęć oraz wolę realizacji zamówienia i wyznaczył swój termin zawarcia kontraktu, na który przystaliśmy. Teraz twierdzi jednak, że nie jest w stanie w tym roku zrealizować zadania z uwagi na wydłużone terminy realizacji zamówień, które aktualnie wykonuje. W międzyczasie upłynął termin związania ofertą. Kolejne złożone na to zadanie dwie najkorzystniejsze oferty otrzymały taką samą liczbę punktów. Jak teraz należy postąpić? Czy ze względu na fakt, że upłynął termin związania ofertą, powinniśmy unieważnić postępowanie w zakresie tego zadania? A może wezwać dwóch kolejnych wykonawców, którzy złożyli takie same oferty do zaoferowania nowej ceny? Czy wykonawcy, który ponownie odmówił podpisania umowy, należy zwrócić wadium?