Pytanie: Prowadzimy postępowanie w progach krajowych w procedurze odwróconej. Zamawiający wyłonił najkorzystniejszą ofertę w pierwotnym terminie związania ofertą. Niestety wybrany podmiot odstąpił od podpisania umowy. Wykonawcy biorący udział w postępowaniu wyrazili zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą o kolejne 60 dni. Jakie kroki w takiej sytuacji powinien podjąć zamawiający? Czy można dokonać ponownego wyboru spośród pozostałych ofert? Czy formalnie zamawiający informuje o drugim wyborze wszystkich wykonawców? Zamieszcza informację na stronie internetowej? Czy w związku z uchyleniem się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę, od podpisania umowy ranking ofert ulega zmianie? Czy podstawą do działania będzie tutaj art. 94 ust. 3 ustawy Pzp? Jeśli tak, to czy czynności takiej można dokonać wielokrotnie (np. wykonawca z ponownego wyboru również uchyli się od zawarcia umowy – czy wówczas zamawiający może wybrać trzeciego z kolei oferenta)?

Pytanie: W budynku są prowadzone prace remontowe, których głównym celem jest dostosowanie go do potrzeb dotychczasowego użytkownika. W czasie remontu zaszła konieczność wykonania dodatkowych robót, które nie były uwzględnione w projekcie. W związku z powyższym, należy wykonać nową dokumentację techniczną. Budynek ten oprócz walorów estetycznych musi też spełniać wymogi określone przepisami o ochronie informacji niejawnych. Także układ pomieszczeń i infrastruktura techniczna muszą być dostosowane do innych potrzeb zwłaszcza w kontekście należytego zabezpieczenia informacji niejawnych będących w dyspozycji nowych użytkowników. Omawiane zmiany są na tyle istotne, że nie można ich przeprowadzić w ramach realizacji obecnej umowy i zachodzi konieczność jej rozwiązania. Czy wystarczającą podstawą do tego jest fakt wystąpienia nowych potrzeb zamawiającego? Czy taka czynność ma konsekwencje związane z odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (zamawiający będzie musiał ponieść dodatkowe koszty związane np. z  przygotowaniem nowej dokumentacji i rozwiązaniem kontraktów towarzyszących tej umowie)?

Pytanie: Wykonawca przesłał zamawiającemu wzór gwarancji ubezpieczeniowej należytego wykonania umowy. Zawiera ona następujące zapisy: „Gwarant działając na zlecenie Zobowiązanego, zapłaci NIEODWOŁALNIE I BEZWARUNKOWO na rzecz Beneficjenta kwotę ………….. W przypadku zgłoszenia roszczenia z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przez Zobowiązującego robót objętych umową, wezwanie do zapłaty musi zawierać oświadczenie Beneficjenta, że zapłacenie żądanej kwoty stało się wymagalne, tj. Zobowiązany nie wykonał lub nienależycie wykonał roboty objęte umową oraz POMIMO SKIEROWANIA DO NIEGO PRZEZ BENEFICJENTA PISEMNEGO WEZWANIA ZAWIERAJĄCEGO RODZAJ UCHYBIEŃ ORAZ TERMIN ICH USUNIĘCIA NIE WYWIĄZAŁ SIĘ Z TEGO ZOBOWIĄZANIA. Do wezwania zapłaty winny być dołączone następujące dokumenty: 1) KOPIA WEZWANIA SKIEROWANEGO DO ZOBOWIĄZANEGO WRAZ Z DOWODEM NADANIA oraz szczegółową specyfikacją niewykonania lub nienależytego wykonania robót objętych Umową ….”. Wątpliwości zamawiającego budzą zapisy dotyczące dokumentów, które należy załączyć do wezwania do zapłaty a w szczególności załączenia kopii pisemnego wezwania beneficjenta do usunięcia uchybień skierowane do zobowiązanego. Zapisy gwarancji jednoznacznie wskazują zobowiązanie gwaranta do zapłaty nieodwołalnie i bezwarunkowo. Uważamy, że w przypadku usunięcia wad i usterek stwierdzonych w okresie rękojmi pisemne zawiadomienie zobowiązanego do ich usunięcia może być zasadne. Jednak w przypadku np. niedotrzymania umownego terminu wykonania zamówienia takim dokumentem powinien być protokół odbioru końcowego robót i naliczone z tego tytułu kary zgodne z zapisami umowy.

Pytanie: Czy mogę rozliczać się fakturą VAT z trenerem wykonującym usługę szkoleniową w ramach realizacji umowy zawartej w trybie tzw. zapytania ofertowego? Istotne przy tym, że zapytanie ofertowe zastrzegało brak możliwości wykonywania umowy przez podwykonawcę. Czy jeżeli trener będzie chciał wystawić FV w ramach wykonywanej działalności gospodarczej za przeprowadzone szkolenie (a nie rachunek za umowę o dzieło czy zlecenie), to czy wystąpi w tym przypadku podwykonawstwo czy nie?

Pytanie: Zgodnie z art. 2 pkt 12 ustawy Pzp zamawiającym może być jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Takimi jednostkami są nasze jednostki organizacyjne powiatu. Czy mogą one organizować przetargi w ramach własnej bieżącej działalności na realizację ich zadań wynikających z ich reprezentacji jako zamawiający? Jeśli tak, to kto będzie widniał w umowie będącej wynikiem tego postępowania jako zamawiający – strona umowy? Pytanie jest zasadne z punktu widzenia obowiązków związanych z tzw. centralizacją VAT. W większości umów stroną będzie powiat.

Pytanie: W postępowaniu powyżej progów unijnych żądano zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% całkowitej ceny podanej w ofercie. W postępowaniu została złożona jedna oferta przez wykonawcę zagranicznego, który poinformował, iż obowiązek podatkowy względem całości przedmiotu zamówienia leży po stronie zamawiającego. Od jakiej kwoty należy wyliczyć zabezpieczenie – od ceny podanej w ofercie przez wykonawcę (netto=brutto), czy od całkowitej ceny oferty tj. po doliczeniu do niej należnego VAT?

Pytanie: W przetargu nieograniczonym brał udział tylko jeden wykonawca. Czy możemy zawrzeć z nim umowę na podstawie art. 94 ust. 2 pkt 1a w terminie krótszym niż 5 dni, czy jednak w związku z art. 94 ust. 2 pkt 3 powinniśmy odczekać, aż upłynie 5-dniowy termin do wniesienia odwołania? Wartość zamówienia nie przekracza unijnych progów.

Pytanie: Czy zmiana terminu w umowie powinna zostać ogłoszona? Według nas obowiązek ten dotyczy tylko modyfikacji w zakresie wynagrodzenia.

Pytanie: Wykonawca zgłosił prace do odbioru 15 listopada 2016 r. Inspektor nadzoru wskazał, że 16 listopada 2016 r. trwały jeszcze roboty, po czym zaznaczył w dzienniku budowy, że zakończono je 21 listopada 2016 r. Zamawiający nie uznał odbioru, bo wykonawca z jednoczesnym zgłoszeniem do dokonania tej czynności miał przedłożyć kompletny operat kolaudacyjny (taki zapis był w umowie). Wykonawca złożył kompletny operat 25 listopada 2016 r. ale bez map geodezyjnych. Zamawiający rozpoczął czynności odbioru dopiero 30 listopada 2016 r. Wyznaczył przy tym termin na usunięcie wad. Do kiedy powinny być naliczone kary umowne? Umowa określa osobne kary za: a)      zwłokę w usunięciu wad w umowie (termin usunięcia wad wskazano do 15 grudnia 2016 r.), b)     nieterminowe wykonanie przedmiotu umowy z winy wykonawcy (0,1% wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki), c)      zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie rękojmi za wady w wysokości 0,1% wynagrodzenia umownego, za każdy dzień zwłoki liczonej od dnia wyznaczonego na usunięcie wad. Planujemy naliczyć kary za 9 dni tj. od 16 listopada do 24 listopada 2016 r. za nieterminowe wykonanie zamówienia, przyjmując, że wykonawca usunie w terminie stwierdzone wady. Czy słusznie?

Pytanie: Czy umowę zawartą na czas określony tj.: do 30 września 2017 r. mogę wypowiedzieć 31 stycznia 2017 r., jeżeli znajduje się w niej zapis, że można ją rozwiązać w każdej chwili za porozumieniem stron? Kontrakt ten został zawarty w wyniku wyboru wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą Pzp. Wątpliwości moje budzi zapis „umowa może zostać rozwiązana w każdej chwili za porozumieniem stron”. Czy zgodnie z ustawą Pzp taki zapis mógł być do niej wprowadzony i czy bazując na nim mogę rozwiązać kontrakt?