Pytanie: Zawarliśmy umowę o zamówienia publiczne o wartości poniżej 30.000 euro w trybie regulaminu wewnętrznego zamawiającego bez zastosowania ustawy o zamówieniach publicznych. Zamawiający oszacował wartość zamówienia na 2.000 zł. W postępowaniu przeprowadzonym w trybie przetargowym (ogłoszenie umieszczono na stronie internetowej, więc ofertę mógł złożyć każdy wykonawca spełniający wymogi określone w ogłoszeniu). Wpłynęła jedna oferta na kwotę 20.000 zł. Zamawiający podpisał umowę na wykonanie zamówienia za cenę określoną w ofercie. Następnie wykonawca przedstawił wynik swoich prac do odbioru. W związku z odbiorem przedmiotu zamówienia przeprowadzono konsultację z podmiotem zewnętrznym, który stwierdził, że przedstawiony przez wykonawcę wynik prac jest wart co najwyżej 2.000 zł i, że sam wykonałby przedmiot znacznie lepiej za kwotę 4.000 zł. W umowie jest następujący zapis: „1. W razie powstania istotnej okoliczności powodującej, że realizacja umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 2. W przypadku o którym mowa w ust. 1, wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy”.   Czy w związku z opisanym wyżej stanem faktycznym można odstąpić od przedmiotowej umowy ze względu na okoliczność, iż jej wykonanie nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili jej zawierania? Zakładając, że zamawiający zapłaci wykonawcy wynagrodzenie w wysokości 2.000 zł, i kolejne 4.000 zł nowemu oferentowi, zaoszczędzi 14.000 zł. Leży to więc niewątpliwie w interesie publicznym, a w chwili zawierania umowy, biorąc pod uwagę, że udzielenie zamówienia odbyło się w trybie przetargowym, zamawiający nie mógł przewidzieć, że będzie mógł uzyskać na rynku ofertę znacznie korzystniejszą od otrzymanej. Czy takie rozumowanie jest poprawne i zgodne z przepisami?

Pytanie: W przetargu dopuszczam możliwość składania ofert w obcej walucie. Ustalam średni kurs NBP z dnia ogłoszenia, po którym zostaną one przeliczone celem ułożenia rankingu ofert. Określam rozliczenie w EUR. Wygrywa oferta w USD. W jakiej walucie podpisuję umowę?

Pytanie: Czy zamawiający w przetargu nieograniczonym na robotę budowlaną rozliczaną ryczałtowo może żądać od wykonawców złożenia wraz z ofertą kosztorysu ofertowego? Chcielibyśmy go wykorzystać do obliczenia należytego wynagrodzenia wykonawcy w przypadku odstąpienia od umowy lub wystąpienia robót zaniechanych. Czy żądanie tego dokumentu na etapie składania ofert nie będzie naruszać art. 25 ust. 1 ustawy Pzp? A może lepszym rozwiązaniem byłoby żądanie kosztorysu np. przed podpisaniem umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę?

Pytanie: Zamawiający przygotowuje przetarg na wykonanie dokumentacji projektowej w trybie unijnym. Czy w umowie powinny znaleźć się zapisy dotyczące rozliczenia stron (choćby za część dokumentacji) w sytuacji wypowiedzenia umowy? Zamawiający przewidział wynagrodzenie ryczałtowe za całość wykonanego zamówienia. Z praktyki wynika, że kolejny wykonawca nie chce zazwyczaj kontynuować pracy nad niedokończonym przez kogoś projektem.  Jaką ewentualnie treść powinien mieć omawiany zapis?

Pytanie: Zamawiający chce zawrzeć umowę na realizację robót budowlanych. Termin podpisania kontraktu przewiduje na kwiecień 2018 roku. Przekazanie placu budowy oraz przystąpienie do robót nastąpi pod koniec maja 2018 roku. Czy wykonawca, przedstawiając zabezpieczenie należytego wykonania umowy, może ująć w polisie datę zawarcia umowy, a w treści termin obowiązywania od 1 czerwca 2018 r. tj. dnia rozpoczęcia robót? Czy może jednak należy w niej wskazać dzień zawarcia umowy, mimo, że wykonawca później wejdzie na plac budowy? Termin wykonania robót będzie liczony od dnia przekazania placu budowy do 31 sierpnia 2018 r. Część prac w obiekcie może być wykonana w terminie od 14 kwietnia 2018 r. (zostały one precyzyjnie określone).

Pytanie: Czy można ogłosić przetarg lub zapytanie ofertowe na przełomie wykonania zadania w latach 2017/2018, jeżeli znajduje się ono w wieloletniej prognozie finansowej? Na 2017 rok dysponujemy jedynie kwotą X. Pozostałą część chcemy zrealizować na początku 2018 roku. Czy podpisując umowę na lata 2017/2018, nie naruszymy dyscypliny finansów publicznych? Rozumiem też, że jeżeli zadania podobne, które zlecamy, np. rozbudowa wodociągu, znajduje się w WPF, to wartość szacunkową należy połączyć a w przypadku gdy poruszamy się tylko w ramach jednego danego roku budżetowego, nie wiedząc, czy na następny rok będziemy posiadali środki, możemy szacować tylko w ramach tego danego roku budżetowego?

Pytanie: Ogłosiliśmy przetarg nieograniczony na wykonanie roboty budowlanej z podziałem na dwa zadania. Zamówień udzielono dwóm różnym wykonawcom. Pierwsze z nich zlecono. Drugiego wykonawcę już dwa razy wzywaliśmy do podpisania umowy. Odpowiedział, że nie może zawrzeć kontraktu w wyznaczonym terminie, tłumacząc się realizacją innych priorytetowych zadań. Zadeklarował przy tym chęć oraz wolę realizacji zamówienia i wyznaczył swój termin zawarcia kontraktu, na który przystaliśmy. Teraz twierdzi jednak, że nie jest w stanie w tym roku zrealizować zadania z uwagi na wydłużone terminy realizacji zamówień, które aktualnie wykonuje. W międzyczasie upłynął termin związania ofertą. Kolejne złożone na to zadanie dwie najkorzystniejsze oferty otrzymały taką samą liczbę punktów. Jak teraz należy postąpić? Czy ze względu na fakt, że upłynął termin związania ofertą, powinniśmy unieważnić postępowanie w zakresie tego zadania? A może wezwać dwóch kolejnych wykonawców, którzy złożyli takie same oferty do zaoferowania nowej ceny? Czy wykonawcy, który ponownie odmówił podpisania umowy, należy zwrócić wadium?

Pytanie: Wybrany w postępowaniu wykonawca został już dwa razy wezwany do zawarcia umowy. Odpowiedział, że nie może podpisać kontraktu w wyznaczonym terminie, bo wykonuje  inne priorytetowe zadania. Zadeklarował jednak chęć oraz wolę realizacji zamówienia i wyznaczył swój termin podpisania umowy. Kolejna w rankingu oferta jest dużo droższa i zamawiający nie dysponuje środkami, aby móc zawrzeć umowę z drugim wykonawcą. Upłynął przy tym pierwotny termin związania ofertą. Jak w takiej sytuacji powinien postąpić zamawiający? Czy należy unieważnić postępowanie w zakresie tego zadania, ogłosić ponownie przetarg i zatrzymać wykonawcy wadium? A może należy pozytywnie ustosunkować się do prośby wykonawcy?

Pytanie: Prowadzimy przetarg na prace projektowe wraz z pełnieniem nadzoru autorskiego. Zobowiązanie finansowe, które powstaje w wyniku takiego postępowania, staje się na ogół zobowiązaniem wieloletnim (często bez możliwości określenia końcowej daty jego realizacji), o czym przesądza przede wszystkim zakres robót związanych z nadzorem autorskim. Taka sytuacja implikuje wiele problemów – natury budżetowej i finansowej, jak choćby potrzebę sporządzenia/aktualizacji wieloletniego planu finansowego i innych dokumentów z nim związanych. Czy w takiej sytuacji uprawnione będzie zamieszczenie przez zamawiającego w siwz następującej regulacji: „Do oceny oferty Zamawiający przyjmie łączną cenę ofertową tj. za sporządzenie projektu oraz za nadzór autorski. Umowa na nadzór autorski zostanie podpisana dopiero przed przystąpieniem Zamawiającego do realizacji przedmiotu zamówienia określonego m.in. uzyskanym w drodze niniejszego postępowania projektem, na warunkach określonych w siwz i w złożonej przez Wykonawcę ofercie”?

Pytanie: Zwracam się z prośbą o opinię prawną w sprawie wstępu cudzoziemców na teren jednostki wojskowej podczas realizacji zamówienia publicznego. Czy zamawiający prowadząc postępowanie na zamówienie, które nie kwalifikuje się jako to z dziedziny obronności i bezpieczeństwa, a którego realizacja będzie wiązać się ze wstępem wykonawcy oraz jego pracowników na teren chronionej jednostki, może zastosować w dokumentacji zapis: „Osoby biorące udział w realizacji zamówienia (wykonawca główny i podwykonawcy) powinni posiadać obywatelstwo polskie. W przypadku braku polskiego obywatelstwa powinny posiadać jednorazowe pozwolenie uprawniające do wstępu obcokrajowców na teren chronionej jednostki i instytucji wojskowej, zgodnie z Decyzją Nr 19/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 stycznia 2017 r. w sprawie organizowania przedsięwzięć współpracy międzynarodowej w resorcie obrony narodowej (Dz.U. MON z 2017 r. poz. 18). W przypadku realizacji usługi/zamówienia przedsięwzięcia z wykorzystaniem osób nieposiadających obywatelstwa polskiego zgłoszenie osób i pojazdów do wykonania czynności zleconej powinno zostać zrealizowane w terminie 21 dni roboczych przed wejściem na obiekty wojskowe. Brak zgody w formie pozwolenia jednorazowego będzie skutkował niewpuszczeniem na teren obiektów wojskowych, przy czym nie może to być traktowane jako utrudnienie realizacji zamówienia przez zamawiającego”. Czy przywołana podstawa prawna tj. Decyzja Nr 19/MON Ministra Obrony Narodowej z 24 stycznia 2017 r. w sprawie organizowania przedsięwzięć współpracy międzynarodowej w resorcie obrony narodowej (Dz.U. MON z 2017 r. poz. 18) jest właściwa w przedmiotowym zakresie? Czy zgodnie z zapisami ww. Decyzji dotyczy ona instytucji realizującej oraz przedsięwzięcia, których to definicje zostały określone w § 2 pkt 10 i 27 instrukcji w sprawie organizowania współpracy międzynarodowej w resorcie obrony narodowej? Czy przepisy ww. Decyzji mają zastosowanie w przypadku wstępu wykonawcy oraz jego pracowników na teren chronionej jednostki w celu realizacji zamówienia na podstawie ustawy Pzp, które to nie jest zamówieniem w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa?   Czy istnieje akt prawny regulujący wstęp wykonawcy oraz jego pracowników na teren chronionej jednostki w celu realizacji zamówienia udzielonego na podstawie przepisów ustawy Pzp? Czy zastosowanie przez zamawiającego w dokumentacji postępowania wcześniej cytowanego zapisu nie narusza art. 7 ust. 1 ustawy Pzp dotyczącego równego traktowania wykonawców?