Kiedy zadbać o zaliczki w umowie, nawet gdy jej wartość nie przekracza 30.000 euro?

Zamawiający chce promować poza granicami kraju wyprodukowany przez swojego pracownika film, aby ten został zakwalifikowany do nominacji w prestiżowym festiwalu w USA. Umowa zostanie zawarta z polską firmą pośredniczącą w realizacji kampanii promocyjnej, która będzie wykonywała zamówienie przy udziale amerykańskiej agencji. Zasadniczą sprawą jest to, że aby zrealizować kampanię, zamawiający musi wykonawcy zapłacić (podobnie jak przy czasopismach zagranicznych). Kampania promocyjna powinna bowiem rozpocząć się już teraz. Z całości działań promocyjnych wykonawca jest zobowiązany przedstawić sprawozdanie (załączyć linki, zdjęcia, informacje z czasopism itp.). Istotne jest także, że agencja ta będzie działać adekwatnie do zainteresowania odbiorców, czasem zorganizuje więcej a czasem mniej pokazów spotkań, wystąpień czy wywiadów itp. Problematyczna jest kwestia płatności środków przed pełną realizacją promocji tzn. na zasadzie przedpłaty. Zamówienie nie przekracza 30.000 euro. Jakie zapisy dotyczące płatności powinny obowiązywać w umowie? Środki na realizację zadania będą pochodzić z dotacji.