uzupełnienie dokumentów

Uzupełnienie dokumentów ofertowych – obowiązki wykonawcy, decyzje zamawiającego, ryzyka proceduralne

Wrzesień 2025 r.

W trakcie szkolenia pokażemy, jak prawidłowo zidentyfikować i złożyć wymagane dokumenty, jak weryfikować ich ważność i kompletność, a także kiedy i w jaki sposób skutecznie wezwać do ich uzupełnienia lub wyjaśnienia – zgodnie z przepisami ustawy Pzp i najnowszym orzecznictwem.

Korzyści dla Ciebie:

Dowiesz się, co wykonawca musi złożyć razem z ofertą, a co dopiero na wezwanie: jak odróżnićdokumenty obligatoryjne od tych, które należy złożyć „na żądanie”?
Zyskasz pewność, kiedy zamawiający musi wezwać do uzupełnienia, a kiedy nie ma takiego obowiązku: na czym w praktyce polega zasada jednokrotnego wezwania; kiedy należy odstąpić od wezwania i odrzucić ofertę (przykłady z orzecznictwa KIO: oczywiste i nieusuwalne braki).
Posłuchasz o roli art. 107 i 128 Pzp wraz z praktycznymi przykładami ich zastosowania: jakie sąróżnice w trybie uzupełniania dokumentów podmiotowych (art. 128) i przedmiotowych (art. 107)?
Poznasz najczęstsze błędy wykonawców związane z dokumentami w tym: błędne lub niepodpisane JEDZ, brak aktualności dokumentów rejestrowych, niepoprawne referencje wystawione przez podmioty nieuprawnione, błędne pełnomocnictwa – forma, zakres, podpisy, daty.

Dzięki praktycznym przykładom, analizie typowych błędów oraz interpretacjom KIO, zyskasz pewność, jak unikać najczęstszych pułapek związanych z uzupełnianiem i poprawą ofert. Szkolenie przeznaczone jest zarówno dla wykonawców jak i zamawiających.

Obowiązkiem wykonawcy jest uzupełnienie brakujących dokumentów

Jeżeli wykonawca nie złożył wymaganych oświadczeń lub dokumentów to zamawiający miał obowiązek wezwać go do uzupełnienia. Obowiązkiem wykonawcy, jako profesjonalisty, jest uzupełnić brakujące dokumenty w prawidłowej formie.

Agata Hryc-Ląd
23 stycznia 2025 r.
Nowości

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów nie może być wielokrotne

W przypadku braków w dokumentach lub oświadczeniach o charakterze podmiotowym w ofercie zamawiający zobowiązany jest wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów. Jest to obowiązek, a nie prawo. Ile razy zamawiający może wezwać wykonawcę do naprawienia braków podmiotowych w ofercie, aby nie naruszyć zasad udzielania zamówień publicznych i nie narazić się na zarzuty. Sprawdź, jakie są stanowiska organów orzeczniczych i unikaj błędów.

Agata Hryc-Ląd
2 stycznia 2025 r.
Top tematy

Kiedy wezwanie wykonawcy do uzupełnienia dokumentu będzie zbędne

Pytanie:

Wykonawca S został odrzucony z postępowania na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a w zw. z art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp (zakłócenie konkurencji – zmowa przetargowa z innym wykonawcą). Wykonawca S złożył odwołanie na czynność zamawiającego. KIO wyrokiem oddaliła odwołanie, ale wyrok jest nieprawomocny. Wykonawca S złożył do innego postępowania ofertę wraz z JEDZ, w którym zaprzeczył, że zawarł z innymi wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji (odpowiedział „nie”) oraz nie złożył samooczyszczenia.

Czy należy odrzucić ofertę wykonawcy S na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a w zw. z art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp? Bez wzywania z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia poprawionego JEDZ? Wykonawca potwierdził nieprawdę w JEDZ.

Nie trzeba wzywać wykonawcy do uzupełnienia dokumentów o dane o charakterze jedynie informacyjnym

Pytanie:

Wykonawca – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, nie wypełnił w JEDZ kilku informacji:

w cz. II A – e-mail,
w cz. II B – data i miejsce urodzenia wykonawcy, e-mail,
cz. VI – data wypełnienia JEDZ.

Czy powinniśmy wezwać go do uzupełnienia dokumentu?

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów w przetargach

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów oferty według Pzp

Oferta w przetargu to niejednokrotnie kilkadziesiąt stron dokumentów i nie trudno w nich o przeoczenie czy braki. Prawo zamówień publicznych przewiduje tego rodzaju sytuacje i wprowadza instytucję wezwania do uzupełnienia dokumentów (art. 128 Pzp). Między innymi o tym, jakie dokumenty wolno uzupełnić, co oznacza zasada jednokrotności uzupełnienia, z jaką datą uzupełnić pełnomocnictwo oraz jak dokonać uzupełnienia w przypadku powołania się na zasoby podmiotu trzeciego, piszemy w poniższym artykule.

W tym artykule

Ustawa Pzp nie wskazuje terminu, w jakim wykonawca powinien uzupełnić brakujące dokumenty. Termin wyznacza sam zamawiający, ale powinien pamiętać przy tym, że należy go uzależnić od uzupełnianego dokumentu bądź stwierdzonych braków.
Wykonawca może uzupełnić dokumenty i wyjaśniać jej treść w granicach mieszczących się złożonej ofercie. Nie mogą zaś oferować świadczeń o innych parametrach czy właściwościach, niż wynikające ze złożonej oferty. Nie wolno za pomocą uzupełnienia z art. 128 ustawy Pzp zmienić jej treści.
Uzupełnieniu może podlegać część dokumentu. Wykonawca nie musi składać nowego, pełnego dokumentu, w którym stwierdzono braki.
Wykonawca może powołać się na potencjał innego podmiotu trzeciego, w przypadku gdy ten, pierwotnie wskazany, nie potwierdzi spełnienia warunków lub podlega wykluczeniu. Może też samodzielnie potwierdzić warunki.

Skorzystaj też z przydatnych wzorów dokumentów:

Czy wcześniejsze złożenie dokumentów na wezwanie pozwala zamawiającemu dalej procedować?

Pytanie:

Czy jeśli zamawiający wezwał wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, to w momencie gdy te środki dowodowe wpłyną w terminie krótszym np. po jednym dniu, można przejść do dalszego etapu postępowania? Czy jednak należy czekać obligatoryjnie do końca wyznaczonego terminu?

Czy należy wezwać do uzupełnienia dokumentu, jeśli oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia?

Pytanie:

Jako ośrodek pomocy społecznej ogłosiliśmy tryb podstawowy na świadczenie usług asystenta osobistego osoby niepełnosprawnej. Było to zamówienie podzielone na części. W jednej z nich odrzuciliśmy ofertę wykonawcy zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp i unieważnialiśmy postępowanie na podstawie art. 255 pkt 2 ustawy Pzp. Czy wolno było nam to zrobić, nie wzywając uprzednio wykonawcy do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych z art. 128 ustawy Pzp? Jednym z wymaganych dokumentów (co wynikało z SWZ i programu asystent osobisty osoby niepełnosprawnej) było potwierdzenie konkretnego wykształcenia lub co najmniej półrocznego doświadczenia w bezpośredniej opiece nad osobą niepełnosprawną. Wykonawca nie złożył żadnego z tych dokumentów. Czy powinniśmy wezwać go do uzupełnienia?

Uzupełnienie JEDZ na wezwanie zamawiającego tylko raz w postępowaniu

Jeżeli wykonawca nie uzupełnia w sposób kompletny JEDZ, to pozbawia się możliwości wykazania, że spełnia określone w SWZ warunki udziału w dniu, w którym składa ofertę. Skład orzekający Izby podzielił stanowisko wyrażone w piśmiennictwie i doktrynie dotyczące jednokrotnego wezwania do uzupełnienia dokumentów, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 29 listopada 2021 r., sygn. akt KIO 3353/21).

Agata Hryc-Ląd
7 kwietnia 2022 r.
Nowości

Wykonawca z przyczyn technicznych nie dotrzymał terminu uzupełnienia dokumentów – co zrobi zamawiający?

Pytanie:

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń (innych niż oferta), wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie innych informacji odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W tym celu należy użyć dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez miniPortal („Formularz do komunikacji”); https://miniportal.uzp.gov.pl/, https://epuap.gov.pl/wps/portal.

Wykonawcę wezwano do złożenia podmiotowych środków dowodowych. Miał je przedstawić do 27 maja 2021 r. do godz. 12:00. W dniu 27 maja o godz. 11:52 przesłał dokumenty na adres mailowy urzędu wraz z informacją, iż z przyczyn technicznych nie jest w stanie odpowiedzieć przez portal ePUAP (załączył screen z platformy ePUAP „Nieudane nadanie na skrytkę – skrytka gminy). Komunikat PK: „Dokument nie jest popranym dokumentem XML”. O godz. 12:32 wykonawca przesłał przez ePUAP wymagane dokumenty. Jak powinien postąpić zamawiający?

Korekta ofert i wezwanie do uzupełnienia dokumentów w trybie podstawowym

Pytanie:

Czy w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp poprawiamy omyłki i wzywamy do ewentualnego uzupełnienia oferty wszystkich wykonawców czy tylko tego, który złożył najkorzystniejszą ofertę?

Krzysztof Hodt
7 lutego 2022 r.
Procedura z wolnej ręki i inne tryby udzielania zamówień

Czy wezwanie do uzupełnienia dokumentów jest obowiązkiem zamawiającego?

Pytanie:

Czy w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę, który złożył oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zawierające błędy, do jego ponownego złożenia? Nadmieniam, iż oferta tego wykonawcy nie jest najkorzystniejsza. Jeżeli zamawiający będzie miał taki obowiązek, czy w tym samym czasie może wezwać wykonawcę, którego oferta jest najkorzystniejsza, do złożenia dokumentów podmiotowych?

Czy wykonawca nie może przekroczyć terminu na uzupełnienie dokumentów?

Pytanie:

Zamawiający wezwał wykonawcę, na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, do złożenia w terminie do 15 lutego 2021 r. Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ) oraz Oświadczenia o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej. Wykonawca przesłał te oświadczenia 16 lutego 2021 r. na platformę zakupową. Czy zamawiający może przyjąć te oświadczenia, czy musi wykonawcę wykluczyć z postępowania? Zamawiający jest szpitalem działającym w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z 90-proc. udziałem samorządu powiatowego i 10-proc. udziałem samorządu gminnego.

Wezwanie do złożenia i uzupełnienia środków podmiotowych – jakim kanałem komunikacji je przekazać?

Pytanie:

Jesteśmy gminą, która po raz pierwszy przeprowadziła przetarg krajowy zgodnie z nową ustawą Pzp, używając środków komunikacji elektronicznej. Postępowanie na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp dotyczyło przebudowy drogi gminnej. Zgodnie z rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie – oferty, oświadczenia, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, zobowiązanie podmiotu do udostępniania zasobów, pełnomocnictwo itp. sporządza się w postaci elektronicznej w ePUAP i opatruje podpisem elektronicznym. Chcemy wezwać pierwszego w rankingu wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych. Zamierzamy także przekazać wezwanie do uzupełnienia oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, którego wykonawca nie dołączył do oferty. Czy takie pisma wysyłamy jedynie na ePUAP czy dodatkowo e-mailem?

Krzysztof Hodt
15 września 2021 r.
SWZ

Samouzupełnienie dokumentów przez wykonawców – jakie ma skutki?

Pytanie:

Pierwszym pismem zamawiający wezwał wykonawcę w przetargu nieograniczonym do złożenia wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów – odpowiednio na podstawie art. 26 ust. 4 i 1 starej ustawy Pzp. Drugim pismem wykonawca został wezwany do złożenia uzupełnień oraz udzielenia kolejnych wyjaśnień na podstawie ww. ust. 4 (w obu przypadkach związanych ze złożonymi dokumentami, o których mowa w art. 25 ust. 1 w zw. z art. 26 ust. 1). Czy istnieją przeciwskazania, aby w odpowiedzi na drugie pismo wykonawca w ramach wyjaśnień:

przedłożył nowe dokumenty (np. brakującą informację z KRK – zamawiający wzywa do wyjaśnienia jej braku) oraz
zmienił osoby wymienione w złożonym na podstawie pierwszego pisma załączniku – poprzez jego aktualizację, z powodu omyłkowego wskazania w nim osoby nieposiadającej wymaganych uprawnień (personel z załącznika pokrywa się warunkami wskazanymi w siwz w tym zakresie)?

Poznaj naszych ekspertów

Eksperci portalu oferują kompleksową wiedzę i wsparcie w zakresie zamówień publicznych.

Zobacz wszystkich ekspertów

Wyszukaj na stronie:

Wyszukaj na stronie:

Wyszukaj na stronie:

uzupełnienie dokumentów