szacowanie zamówienia publicznego

Pytanie:

Straż miejska zamierza zorganizować konferencję naukową. Wydarzenie ma trwać 3 dni i odbyć się we wskazanym miejscu tj. sali kongresowej. Rysują się tutaj dwa obszary:

1)      konferencja czyli część dydaktyczna ze wskazanymi prelegentami (naukowcami), którzy od wielu lat zajmują się badaniami, funkcjonowaniem itp. straży miejskich w Polsce. Posiadają oni unikatową wiedzę i wcześniej już wykonywali zadania na naszą rzecz. W ramach tego aspektu zadania mają zostać wykonane m.in. badania opinii publicznej w zakresie oceny straży przez mieszkańców (badanie ankietowe) – usługę zrealizuje firma specjalizująca się w tego typu badaniach; wyniki tych badań będą przedmiotem opracowania i prezentacji w trakcie konferencji – szacunkowy koszt umów to ok. 70.000 zł netto;

2)      konferencja czyli część organizacyjno-logistyczna obejmująca zabezpieczenie miejsca, wyposażenie audio, dostęp do Internetu, łącza, tłumaczenia, wydanie broszur, catering, przerwy kawowe, noclegi, hotel, część artystyczna, wydanie materiałów, przygotowanie upominków, transfery gości z/do hotelu, lotniska, dworca itp. – szacunkowy koszt to ok. 145 tys. netto.

Patrząc oddzielnie na te dwa obszary, brak między nimi tożsamości przedmiotowej. Mamy tutaj inne kody CPV. Z drugiej strony te dwa zadania są ze sobą sprzężone i mają zapewnić udaną konferencję w jednym miejscu i czasie. Realizuje je ten sam zamawiający i finansuje z tego samego źródła.

Istnieją poza tym firmy, które organizują tego typu konferencje od A do Z łącznie z zaangażowaniem wskazanych prelegentów.

Czy możemy uznać (na podstawie orzeczeń, opinii, zaleceń pokontrolnych itp.), że kwestie naukowo-dydaktyczne (prelekcje, badania, raporty z badań itp.) w ramach konferencji są odrębnym zadaniem od kwestii organizacyjno-logistycznych tejże konferencji (wynajem sali, hotele, transport gości, nagłośnienie, oświetlenie, catering, organizacja czasu wolnego dla gości itp.)? Czy należy w tym przypadku uwzględnić bezwzględnie kody CPV i to one powinny decydować o rozdzieleniu zadań? Czy przy takim ewentualnym podziale zamówienia na odrębne części i przy osobnym szacowaniu zajdą przesłanki z art. 29 ust. 1 i 2 ustawy Pzp?

Pytanie:

IHIT jest jednostką badawczą oraz jednocześnie szpitalem. Oprócz planu zamówień publicznych tworzy także plan naukowy na dany rok kalendarzowy. W IHIT mamy w planie naukowym 4 projekty, które trwają 4 lata. Kupujemy w ramach tych projektów np. odczynniki i sprzęt laboratoryjny. Zakupy z 4 projektów są odpowiednio agregowane i  realizowane zgodnie z wartościami w planie. Plan był akceptowany w styczniu, w kwietniu okazuje się, że IHIT podpisał umowę na 5 projekt, w maju na 6 a w lipcu na 7 projekt. Jakie w takiej sytuacji podjąć działania? Czy nowe projekty należy traktować jako nieplanowane w danym roku i agregować zakupy na następne lata? Jeżeli zagregujemy 7 projektów, wartości będą się różniły. Może się okazać, że od lipca – odczynniki, które kupowano bez stosowania ustawy Pzp – teraz będę nabywać w przetargu.

Pytanie:

Czy w zamówieniach poniżej 130.000 zł netto szacowanie wartości zamówienia musi odbywać się zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych? Jak oszacować wartość usługi wykonania dokumentacji projektowej, skoro nie mogę jej porównać z żadnym innym zadaniem? Czy mogę odstąpić od szacowania i sporządzić jedynie notatkę z informacją, ile  zamierzamy przeznaczyć na zamówienie?

Pytanie:

Jednostka samorządu terytorialnego zamierza w bieżącym roku budżetowym kupić 2 urządzenia GPS oraz 2 tachimetry służące do przeprowadzania pomiarów terenowych na potrzeby wykonywanych prac m.in. scaleniowych, których łączna wartość nie przekracza 130.000 zł. Zaplanowano także zakup specjalistycznego skanera 3D, który ma być wykorzystywany do prowadzenia prac związanych z pomiarami i inwentaryzacją budynków, obiektów sakralnych itp. Szacowana wartość skanera to kwota powyżej 130.000 zł. Na rynku znajduje się wąski krąg wykonawców zdolnych zrealizować zarówno zamówienie na przyrządy geodezyjne jak i skaner. Czy w związku z różnym przeznaczeniem powyżej opisanych urządzeń – geodezyjnych służących do pomiarów terenowych i skanera 3D o wysokiej specjalizacji (tylko około 2–3 producentów), który ma zastosowanie w różnych branżach jak np. budownictwo, przemysł, muzealnictwo, zamówienia należy traktować jako tożsame przedmiotowo i je zsumować?

Pytanie:

Zamawiający przewidział w planie zakupów zakup oprogramowania na łączną wartość przekraczającą 130.000 zł. Składają się na nią różne programy komputerowe np. system operacyjny Windows, program biurowy Office, programy dla księgowości, programy dla informatyków dotyczące zarządzania siecią, programy dla prawników typu LEX, platformy szkoleniowe. Łączna ich wartość nie przekroczy progu europejskiego. Obecnie pojawiła się potrzeba zakupu jednego programu – platformy szkoleniowej do prowadzenia zdalnych szkoleń. Szacowana wartość zakupu tej platformy na 2021 rok wynosi ok. 2.000 zł. Czy zakup tego konkretnego programu może być dokonany, z uwagi na art. 30 ust. 4 ustawy Pzp, na podstawie wewnętrznego regulaminu, czy też pomimo tak niskiej wartości zamówienia należy przeprowadzić postępowanie na zamówienie klasyczne według działu III ustawy Pzp z uwagi na łączną wartość tego typu zamówień?

Pytanie:

Zawarliśmy z Pocztą Polską SA umowę o wartości poniżej 130.000 zł netto na 1 rok na świadczenie usług:

1) wysyłania listów i paczek (poleconych, zwykłych, za potwierdzeniem odbioru itp.) – brak tutaj VAT,

2) odbioru korespondencji wraz jej nadaniem w naszej siedzibie (poczta firmowa) opodatkowanych VAT.

Czy w związku z tym, że usługa poczty firmowej jest opodatkowana, powinienem, szacując jej wartość, przyjąć kwotę netto? Przykładowo wysyłka korespondencji kosztuje nas rocznie 72.000 zł, a poczta firmowa 4.800 zł + 23% VAT. Czy wobec tego wartość szacunkowa usług pocztowych to 76.800 zł rocznie? Czy wydatki poniesione na korzystanie z usług innych firm kurierskich (TNT, DPD itp.) do przesyłania paczek i korespondencji powinienem dodawać do planowanej rocznej kwoty zamówień na usługi pocztowe czy traktować jako oddzielne zamówienie? Co zrobić, jeśli Poczta Polska podniesie w ciągu trwania umowy ceny usług albo zwiększymy ilość wysyłanej korespondencji i okaże się, że wartość całego zamówienia przekroczy 130.000 zł? W jakim trybie udzielać zamówienia na usługi pocztowe? Czy mają one charakter usług społecznych?

Pytanie:

Nasze pytanie dotyczy procedury związanej z odbiorem odpadów komunalnych od mieszkańców gminy. W styczniu 2021 roku rozpisaliśmy nowe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na usługę transportu odpadów do wskazanej instalacji, która zajmuje się zagospodarowaniem przekazanych odpadów. Z instalacją mamy zawartą odrębną umowę. Szacowana wartość zamówienia to kwota 576.523,15 zł (poniżej progów unijnych).

Wykonawca, który realizował w poprzednim roku usługę odbioru i zagospodarowania odpadów, złożył wniosek do UZP o wszczęcie kontroli doraźnej z uwagi na nieprawidłowości w szacowaniu zamówienia i jego celowe zaniżenie w celu uniknięcia procedury unijnej. We wniosku motywuje to tym, że powinniśmy wziąć pod uwagę wynagrodzenie wykonawcy za tożsame usługi z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających ustalenie wartości zamówienia. Wnioskujący nie wskazał w piśmie do UZP, że przedmiotowe postępowanie dotyczy tylko transportu odpadów bez usługi ich zagospodarowania.

Czy usługi odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych są tożsame z usługą ich transportu, która jest znacznie tańsza w porównaniu z usługą odbioru i zagospodarowania? Nasze szacowanie polegało na zebraniu informacji od innych zamawiających, którzy realizują tę usługę. Pomnożyliśmy wartość wynagrodzenia wykonawcy za transport 1 tony odpadów przez szacowaną liczbę zebranych ton z terenu gminy w okresie realizacji umowy. Czy nasze postępowanie było prawidłowe i wykonane z należytą starannością? Dodam, że złożone oferty w przedmiotowym postępowaniu potwierdzają oszacowaną wartość zamówienia.

Pytanie:

Postępowanie jest dofinansowane z PROW. W skład zamówienia wchodzą roboty budowlane oraz dostawy (montaż windy zewnętrznej). Wobec tego zamawiający podzielił je na roboty budowlane i dostawy, gdyż ich odbiorcą jest różna grupa wykonawców. Na roboty budowlane wpłynęły trzy oferty z cenami: 112.200 zł netto, 2. 149.593,50 zł netto, 3. 230.000 zł netto. Wartość szacunkowa zamówienia to kwota 123.231,74 zł netto. W związku z tym zamawiający przeprowadził zapytanie ofertowe do 30.000 euro a teraz chce wybrać ofertę. W naszej opinii szacowanie przeprowadzono rzetelnie i z należytą starannością na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Czy jednak w związku z cenami złożonych ofert nie powinniśmy przeprowadzić przetargu nieograniczonego a zapytanie ofertowe unieważnić? Mamy ofertę, która nie przekracza 30.000 euro. Postępowanie jest prowadzone zgodnie ze „starą” ustawą Pzp.

Pytanie:

Jak obecnie prawidłowo oszacować wartość zamówienia na dostawę wody na czas nieoznaczony? Korzystając z art. 35 nowej ustawy Pzp, pomimo że dostawy ciągłe zostały z niego wykreślone?

Pytanie:

Zamawiający zamierza, w ramach przyznanego grantu „Zdalna szkoła+”, zakupić komputery do szkół do pracy zdalnej dla uczniów. Zgodnie z wytycznymi programu zakup sprzętu powinien zostać dokonany zgodnie z Prawem zamówień publicznych oraz własnymi wewnętrznymi regulacjami gminy. Nie ma konieczności publikowania ogłoszeń o zamówieniach dotyczących zakupu w bazie konkurencyjności. Umowa nie odnosi się do wytycznych ministra rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020. Wskazuje natomiast, że grantobiorca realizuje projekt z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie. Byłby to drugi otrzymany grant w związku z ogłoszonym kolejnym naborem – wartość pierwszego to 56.000 zł, drugi zaś oszacowano na 120.000 zł. Ponieważ wartość szacunkowa pierwszego grantu nie przekraczała 30.000 euro, zamawiający zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp nie miał obowiązku stosowania ustawowych regulacji do jego udzielenia. Czy udzielając zamówienia na drugi grant, powinien zsumować wartości obydwu zakupów? Dotyczą one takiego samego sprzętu komputerowego do pracy zdalnej.

Pytanie:

Plan zamówień na 2020 rok przewiduje udzielenie 5 zamówień na zakup sprzętu komputerowego, których łączna wartość przekracza próg unijny. Do dziś przeprowadziliśmy tylko jedno postępowanie (w procedurze unijnej). W najbliższym czasie otrzymamy pieniądze na zakup komputerów dla dzieci w związku ze zdalnym nauczaniem (ok. 30.000 euro). Czy zamawiający powinien przeprowadzić to postępowanie przy zastosowaniu przepisów dla zamówień przekraczających próg unijny, czy też potraktować je jako odrębne zamówienie? Czy zachodzi tu tożsamość czasowa?

Pytanie:

Prowadzimy postępowanie dofinansowane z PROW, w ramach którego zamawiamy roboty budowlane oraz dostawy (montaż windy zewnętrznej). Zamawiający podzielił zamówienie na roboty budowlane i dostawy – i realizuje je w dwóch odrębnych procedurach (prace świadczą różni wykonawcy).

Otworzyliśmy trzy oferty na roboty budowlane w kwotach: 112.200 zł netto, 214.959 zł netto, 323.000 zł netto. Wartość szacunkowa zamówienia to 123.231,74 zł netto, w związku z czym przeprowadzono zapytanie ofertowe do 30.000 euro. Chcemy teraz wybrać ofertę – naszym zdaniem szacunek został wykonany z należytą starannością na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Czy w związku z cenami otrzymanych ofert nie powinniśmy przeprowadzić przetargu nieograniczonego a zapytanie ofertowe unieważnić?

Pytanie:

Nasza jednostka ma zaplanowany zakup mięsa i wędlin na 2020 rok o wartości szacunkowej  niższej od progów unijnych. W sierpniu br. planujemy ogłosić kolejne postępowanie na zakup mięsa i wędlin z realizacją w 2021 roku. Czy zamawiający jest zobowiązany łącznie  szacować zamówienia, skoro w budżecie zabezpieczono środki tylko na rok 2020? Budżet na rok 2021 zostanie uchwalony w grudniu 2020 roku, wobec czego umowa będzie podpisana po uchwaleniu budżetu na 2021 rok i taką adnotację mamy zamiar umieścić w siwz. Według zamawiającego nie występuje tożsamość czasowa. Umowa musi być podpisana w grudniu 2020 roku z datą realizacji od 1 stycznia 2021 r., gdyż zapewniamy wyżywienie mieszkańcom domów pomocy społecznej. W przypadku łącznego szacowania zamówień ich wartość przekroczy progi unijne.