Warunki połączenia dwóch grantów na zakup komputerów do pracy zdalnej uczniów
Zamawiający zamierza, w ramach przyznanego grantu „Zdalna szkoła+”, zakupić komputery do szkół do pracy zdalnej dla uczniów. Zgodnie z wytycznymi programu zakup sprzętu powinien zostać dokonany zgodnie z Prawem zamówień publicznych oraz własnymi wewnętrznymi regulacjami gminy. Nie ma konieczności publikowania ogłoszeń o zamówieniach dotyczących zakupu w bazie konkurencyjności. Umowa nie odnosi się do wytycznych ministra rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020. Wskazuje natomiast, że grantobiorca realizuje projekt z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie. Byłby to drugi otrzymany grant w związku z ogłoszonym kolejnym naborem – wartość pierwszego to 56.000 zł, drugi zaś oszacowano na 120.000 zł. Ponieważ wartość szacunkowa pierwszego grantu nie przekraczała 30.000 euro, zamawiający zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp nie miał obowiązku stosowania ustawowych regulacji do jego udzielenia. Czy udzielając zamówienia na drugi grant, powinien zsumować wartości obydwu zakupów? Dotyczą one takiego samego sprzętu komputerowego do pracy zdalnej.
Zamawiający nie ma obowiązku łącznego szacowania wartości zamówień realizowanych z kolejnych grantów, nawet jeśli w ich ramach, realizowane są tożsame zamówienia. Warunkiem jest jednak nieprzewidywalność kolejnych zamówień.
Wyjaśnienie
Aby udzielić odpowiedzi na postawione pytanie, tj. dokonać oceny, czy wartość wskazanych zakupów powinna być szacowana łącznie w celu ustalenia właściwej procedury ich nabycia, zamawiający powinien zweryfikować, czy w danym przypadku występuje jedno czy kilka odrębnych zamówień publicznych.
Kryteria tożsamości
Przy ocenie, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zakupami, konieczna jest analiza wszystkich okoliczności danej sprawy, w tym odniesienie się do kryteriów łączenia zakupów takich jak:
- tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu),
- tożsamość czasowa (możliwe udzielenie zamówienia w jednym czasie),
- tożsamość wykonawcy (możliwość wykonania zamówienia przez jeden podmiot).
Jedno zamówienie wystąpi, w sytuacji gdy:
- zamawiający, sporządzając plan zamówień, których zamierza udzielić w określonym czasie (roku kalendarzowym), jest w stanie przewidzieć zakres całego zamówienia (tożsamego rodzajowo i o tym samym przeznaczeniu), a
- zamówienie to może zostać zrealizowane przez jednego wykonawcę (zob. również uchwałę RIO we Wrocławiu z 11 kwietnia 2012 r., sygn. akt 38/12 oraz uchwałę KIO z 12 października 2010 r., sygn. akt KIO/KD 68/10).
Zamówienia już udzielone i kolejne
Ustalając, czy zamówienia są tożsame i tym samym podlegają sumowaniu, fundamentalne znaczenie ma ich przewidywalność. Jeżeli bowiem zamówienie nie zostało zaplanowane, a taki stan rzeczy powstał, mimo że zamawiający, planując zamówienia do realizacji w danym roku budżetowym, działał z należytą starannością, wówczas nie ma podstaw, by wartość nieplanowanego zamówienia szacować łącznie z kwotą zamówień zaplanowanych. Zamówienia nieprzewidywalne to takie, które mimo że są tożsame co do czasu, rodzaju i wykonawcy, stanowią odrębne zamówienia i tym samym są szacowane osobno.
W przedmiotowej sytuacji, przyjmuję, że zamawiający udzielił zamówienia w ramach 1 grantu, a następnie pozyskał wiedzę o potrzebie realizacji zamówienia tożsamego w kolejnym grancie.Tym samym zleca dwa odrębne zamówienia publiczne, których wartość nie musi być szacowana łącznie ani w perspektywie przyszłej, ani przeszłej. Nie ma bowiem jakichkolwiek racjonalnych podstaw, by zamówienie przyszłe, o którym wiedzę zamawiający (obiektywnie) nabył po udzieleniu zamówienia przeszłego, szacować łącznie z zamówieniem już udzielonym, nawet jeżeli zachodzą między nimi wszystkie 3 tożsamości.
Planowanie zamówień
Zamówienia szacuje się jednak z uwzględnieniem pełnej, przyszłej perspektywy potrzeby nabycia tożsamych zakupów.Zwrócić tu należy uwagę na art. 35 ust. 2 ustawy Pzp, z którego wynika, że jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany tej wartości.
W związku z powyższym szacunkowa wartość takich samych zakupów powinna zostać ustalona na bazie zamówień tożsamych, niezależnie od tego, czy zostały ujęte w planie zamówień, czy dopiero w jego kolejnych aktualizacjach, jeśli jeszcze nie zostały udzielone. Nie ma zatem potrzeby brania pod uwagę pełnego zakresu zamówień tożsamych widniejących w danym planie zamówień. Istotna jest wyłącznie szacunkowa wartość zamówień niezrealizowanych, tj. takich, których szacunkowa wartość podlega sumowaniu.
Podstawa prawna
- art. 35 ust. 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.).
Katarzyna Bełdowska
prawnik, ekspert z zakresu zamówień publicznych, autor licznych publikacji z zakresu zamówień publicznych, współpracownik kancelarii prawnej, obecnie pracownik kadry kierowniczej administracji samorządowej
