e-zamówienia

1.       Czym jest platforma e-Zamówienia?
Platforma e-Zamówienia to bezpłatne narzędzie udostępnione przez Urząd Zamówień Publicznych (UZP), które umożliwia prowadzenie całego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w formie elektronicznej – od publikacji planów postępowań i ogłoszeń, po komunikację z wykonawcami, odbiór ofert i sprawozdawczość roczną.

2.       Kto może korzystać z platformy e-Zamówienia?
Z platformy mogą korzystać:

• zamawiający i wykonawcy w rozumieniu ustawy Pzp,
• użytkownicy z kontami uproszczonymi,
• portale e-usług,
• subskrybenci Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP).

Dla kont uproszczonych dostępne są funkcje takie jak przeglądanie ogłoszeń i planów postępowań oraz zarządzanie subskrypcjami.
3.       Czy korzystanie z platformy e-Zamówienia jest obowiązkowe?
Tak, dla zamawiających, którzy publikują ogłoszenia w BZP, prowadzą postępowania na platformie lub składają sprawozdania roczne do UZP, rejestracja konta jest obowiązkowa.
4.       Jak się zarejestrować na platformie?
Rejestracji dokonuje się na stronie www.ezamowienia.gov.pl – należy kliknąć „Zarejestruj się”, wybrać rolę (zamawiający, wykonawca, itp.), wypełnić formularz i wskazać Supervisora, który pełni rolę administratora konta podmiotu.
5.       Czym jest rola Supervisora?
Supervisor to administrator konta podmiotu – ma pełny dostęp do zarządzania użytkownikami, danymi i rolami w postępowaniach. Każdy podmiot musi mieć przynajmniej jednego Supervisora, maksymalnie sześciu.
6.       Jakie problemy mogą wystąpić przy rejestracji?
Najczęstsze trudności to:

• brak dostarczenia maila z linkiem aktywacyjnym (często blokowany przez serwer pocztowy),
• wygaśnięcie linku aktywacyjnego,
• błędy w danych rejestracyjnych.

W takich przypadkach należy użyć funkcji „Wyślij ponownie” lub skontaktować się z działem IT, aby upewnić się, że serwer akceptuje wiadomości z domeny ezamowienia.gov.pl.
7.       Jak podpisać wniosek rejestracyjny?
Wniosek w formacie XML należy podpisać:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym (format XAdES, podpis otoczony),
• pieczęcią elektroniczną,
• podpisem zaufanym lub osobistym.

Podpisany plik należy przesłać z poziomu konta Supervisora.
8.       Czy można zmienić dane podmiotu po rejestracji?
Tak, dane można aktualizować przez funkcję „Zmień dane”, ale tylko Supervisor ma do

niej dostęp. Nie można zmieniać numerów NIP i REGON – w takim przypadku trzeba założyć nowe konto.
9.       Co zrobić, jeśli zapomnę loginu lub hasła?
Na stronie logowania dostępne są opcje „Zapomniany login” i „Zapomniane hasło”.
Platforma umożliwia wygenerowanie nowego hasła maksymalnie 3 razy w ciągu doby; po przekroczeniu limitu system blokuje możliwość ponownego resetu przez 24 godziny.
10.  Czy mogę dodać nowych użytkowników lub role?
Tak. Supervisor może przypisywać użytkowników do podmiotu, nadawać im role (np. publikatora planów, rejestratora postępowań, raportującego) i zarządzać ich uprawnieniami do konkretnych postępowań.
11.  Czy platforma e-Zamówienia jest jedynym narzędziem do elektronicznych zamówień publicznych?
Nie. Zamawiający mogą korzystać również z innych komercyjnych platform zakupowych. Platforma e-Zamówienia jest jednak bezpłatnym rozwiązaniem rekomendowanym przez UZP i w pełni zgodnym z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
12.  Gdzie znaleźć pomoc techniczną lub instrukcje?
Szczegółowe instrukcje, m.in. dotyczące podpisywania plików XML i zarządzania kontem, dostępne są w Centrum Pomocy na stronie platformy e-Zamówienia.

• Platforma e-Zamówienia Urzędu Zamówień Publicznych to ogólnodostępne bezpłatne narzędzie dla zamawiających jak i wykonawców, które umożliwia pełne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, począwszy od składania ofert i wniosków, poprzez ich ocenę i wybór wykonawcy.
• Nawet jeśli zamawiający nie zdecyduje się korzystać z tego rozwiązania systemowego (bo np. wykupił dostęp do platformy komercyjnej), zawsze ma obowiązek zarejestrować postępowanie, które prowadzi w zgodzie z Pzp. Umożliwi mu to to przesłanie ogłoszeń do BZP (a w przyszłości także do Dz.Urz. UE) oraz poinformowanie prezesa UZP o otrzymanych w procedurze ofertach i wnioskach.
• Celem korzystania z platformy e-Zamówienia należy zarejestrować konto podmiotu zamawiającego bądź wykonawcy. Proces rejestracji opisaliśmy szczegółowo w artykule: Platforma e-Zamówienia – wskazówki dotyczące rejestracji. Dodatkowo należy pamiętać, że użytkownikom przypisane są różne uprawnienia. Jest to szczególnie widoczne w przypadku publikacji ogłoszeń, gdzie istnieją aż 3 role, które można przydzielić podmiotom np. uprawnienia do zatwierdzania ogłoszeń, do publikacji ogłoszeń oraz ich zmiany i aktualizacji. 
• Platforma e-Zamówienia umożliwia publikację obowiązkowego dla części zamawiających planu postepowań z art. 23 ustawy Pzp oraz jego aktualizację.
• Ogłoszenia unijne publikowane w Dz.Urz. UE należy obecnie publikować poprzez ENotices 2. Wynika to z faktu, że platforma e-Zamówienia nie została dostosowana do nowych formularzy ogłoszeń, które obowiązują od 25 października 2023 r. 
• Jeżeli zamawiający udostępnił na platformie interaktywny formularz oferty, wykonawca może go wypełnić na platformie. Po zatwierdzeniu wypełnionych plików system automatycznie szyfruje, pakuje i składa je na platformie. Można wtedy pobrać tzw. Elektroniczne Potwierdzenie Przyjęcia (EPP) i Elektroniczne Potwierdzenie Otrzymania (EPO).
• Rekomendowanym podpisem wypełnionego formularza oferty jest podpis wewnętrzny. Załączniki do oferty można podpisać podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym.