Forma dokumentów zamawiającego w e-Zamówieniach – podpis elektroniczny czy skan?

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie nakładają obowiązku, aby dokumenty zamawiającego publikowane w e-Zamówieniach (np. SWZ, wezwania, zawiadomienia) były opatrzone podpisem elektronicznym kierownika zamawiającego.

Wolno:

• zamieścić skany dokumentów podpisanych własnoręcznie,
• publikować pliki PDF zawierające oznaczenie osoby podpisującej (bez podpisu elektronicznego i bez odwzorowania podpisu),

o ile dokumenty te są:

• czytelne,
• integralne oraz
• dostępne dla wykonawców.

Dokumenty zamawiającego może również podpisywać osoba upoważniona przez kierownika zamawiającego, w tym członek komisji przetargowej, jeżeli wynika to z zakresu udzielonego upoważnienia.

Nie. Dokumenty zamawiającego publikowane w e-Zamówieniach nie muszą być opatrzone podpisem elektronicznym, w tym kwalifikowanym podpisem kierownika zamawiającego.

Ani ustawa Pzp ani akty wykonawcze regulujące sposób komunikacji elektronicznej w postępowaniu nie nakładają takiego obowiązku.

Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy Pzp komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, chyba że ustawa stanowi inaczej.

Oznacza to obowiązek stosowania formy elektronicznej jako sposobu przekazywania informacji.

Nie oznacza to jednak obowiązku opatrywania wszystkich dokumentów podpisem elektronicznym.

Pojęcie komunikacji elektronicznej odnosi się do sposobu przekazywania dokumentów, a nie do wymogu stosowania określonej formy podpisu przy ich sporządzaniu.

Podpis elektroniczny jest obowiązkowy w odniesieniu do dokumentów składanych przez wykonawców.

Dotyczy to w szczególności:

• ofert,
• wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
• oświadczeń składanych przez wykonawców.

Dokumenty te muszą być sporządzone w formie elektronicznej i opatrzone:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
• podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy Pzp postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. Zamawiający ma obowiązek zapewnić dostęp do dokumentów zamówienia wszystkim zainteresowanym wykonawcom.

W praktyce jawność jest realizowana poprzez publikację dokumentów w postaci elektronicznej – na stronie prowadzonego postępowania lub na platformie zakupowej.

Celem tych przepisów jest zapewnienie powszechnego dostępu do dokumentów, a nie wprowadzenie formalnych wymogów dotyczących sposobu ich podpisywania.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych podmioty publiczne mają obowiązek zapewnić dostępność cyfrową stron internetowych i aplikacji mobilnych. Dostępnością tą jest spełnianie wymagań określonych w załączniku do ustawy, odpowiadających standardowi WCAG 2.1 („Web Content Accessibility Guidelines 2.1”).

Dostępność ta oznacza spełnianie wymagań standardu WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines 2.1).

W szczególności dotyczy to zapewnienia:

• postrzegalności,
• funkcjonalności,
• zrozumiałości,
• kompatybilności

treści cyfrowych.

W praktyce oznacza to, że dokumenty publikowane w e-Zamówieniach powinny być przygotowane tak, aby mogły być:

• odczytywane przez różne urządzenia,
• obsługiwane przez oprogramowanie wspomagające (np. czytniki ekranu).

Dopuszczalne jest zamieszczanie w postępowaniu dokumentów w różnych formach, w tym skanów uprzednio podpisanych dokumentów papierowych.

Warunkiem jest, aby dokument był:

• czytelny,
• kompletny,
• dostępny dla wszystkich uczestników postępowania.

Dopuszczalny jest również dokument w postaci pliku PDF zawierający oznaczenie osoby podpisującej, nawet bez odwzorowania podpisu własnoręcznego lub podpisu elektronicznego, pod warunkiem, że dokument:

• został sporządzony zgodnie z zasadami reprezentacji zamawiającego,
• odpowiada dokumentowi istniejącemu w dokumentacji postępowania w postaci podpisanej tradycyjnie.

Dokumenty zamawiającego publikowane w e-Zamówieniach nie muszą być opatrzone podpisem elektronicznym, w tym kwalifikowanym podpisem kierownika zamawiającego.

Dopuszczalne jest:

• udostępnianie skanów dokumentów podpisanych własnoręcznie,
• publikowanie plików elektronicznych zawierających oznaczenie osoby podpisującej.

Warunkiem jest, aby dokumenty były sporządzone zgodnie z zasadami reprezentacji oraz były czytelne, integralne i dostępne dla wszystkich wykonawców.

Dokumenty mogą być również podpisywane przez osobę upoważnioną, w tym członka komisji przetargowej, jeżeli wynika to z zakresu udzielonego upoważnienia.

Czy skan dokumentu zawsze jest dopuszczalny w e-Zamówieniach?

Tak, pod warunkiem, że dokument jest czytelny, kompletny oraz dostępny dla wykonawców. Dodatkowo powinien umożliwiać odczyt, kopiowanie i przeszukiwanie treści (zgodnie z wymogami dostępności cyfrowej).

Czy brak podpisu elektronicznego dokumentu zamawiającego stanowi naruszenie przepisów?

Nie. Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie nakładają obowiązku opatrywania dokumentów zamawiającego podpisem elektronicznym, dlatego jego brak nie stanowi naruszenia przepisów.

Czy zamawiający może wprowadzić podpis elektroniczny dla swoich dokumentów?

Tak, wolno to zrobić w wewnętrznych regulacjach, przyjmując taką praktykę. Nie jest to jednak obowiązek wynikający z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.