Pytanie: Szpital jako wykonawca brał udział w przetargu na usługi pralnicze. Po komisyjnym otwarciu ofert okazało się, że w ofercie jednego z wykonawców formularz ofertowy jest niewypełniony. Wykonawca ten otrzymał zgodę komisji na wypełnienie formularza w obecności komisji oraz innych wykonawców. Formularze z cenami jednostkowymi były uzupełnione, ale trzeba było je zsumować i wpisać ich sumę jako cenę oferty do formularza. To wszystko odbyło się już po odczytaniu cen pozostałych wykonawców. Okazało się, że jest to oferta najtańsza. Czy takie postępowanie komisji i wykonawcy nie jest obarczone błędem formalnym i czy może podlegać odwołaniu?

Pytanie: Wykonawca przesłał elektronicznie ofertę, która nie została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wszystkie osoby do tego uprawnione, tj. oferta została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym wyłącznie przez jednego wspólnika spółki cywilnej. Zamawiający w dniu 14.06.2020 r. wezwał (art. 26 ust. 3a) ww. wykonawcę do złożenia pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do podpisania oferty tylko przez jednego ze wspólników spółki cywilnej – wyznaczając termin na złożenie dokumentów do 17.06.2020 r. W dniu 15.06.2020 r. wykonawca przesłał pełnomocnictwo w formie skanu, bez podpisu elektronicznego osoby udzielającej pełnomocnictwa, tj. bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Mając na uwadze powyższe, zamawiający odrzucił ofertę wykonawcy tego samego dnia, o czym poinformował wszystkich innych oferentów. Wykonawca, po otrzymaniu zawiadomienia o odrzuceniu, 16.06.2020 r. samowolnie przesłał do zamawiającego kolejne pełnomocnictwo, tym razem prawidłowo podpisane przez pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podkreślił przy tym, iż pierwotnie omyłkowo załączył błędne pełnomocnictwo, a wyznaczony przez zamawiającego termin (17.06.2020 r.) do przełożenia pełnomocnictwa jeszcze nie upłynął. Co powinien zrobić zamawiający? Uznać samowolnie przesłane, kolejne pełnomocnictwo? Niestety to mogłoby doprowadzić do sytuacji, kiedy w wyznaczonym terminie wykonawca przesyła niezliczoną ilość dokumentów, po tym jak dowiaduje się, iż jego oferta jest odrzucona (powołując się na fakt, że wyznaczony termin na złożenie dokumentu nie upłynął).

Pytanie: Na jakim etapie badania ofert – przy zastosowaniu procedury odwróconej – zamawiający powinien analizować kwestię dotyczącą zobowiązań podmiotów trzecich? Czy należy analizować zobowiązania złożone w każdej ofercie i przed oceną ofert? Czy też po dokonaniu oceny ofert i tylko w stosunku do wykonawcy, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza?

Problem Zwracam się z prośbą o opinię w zakresie mechanizmu podzielonej płatności. Mianowicie wykonawcy w ofertach wskazali cenę jednostkową netto, stawkę lub wartość podatku, cenę jednostkową brutto oraz wartość brutto. W punkcie 2 było oświadczenie następującej treści: „Oświadczamy, zgodnie z art. 91 ust. 3a ustawy, że wybór naszej oferty: 1) nie będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, 2) będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, w zakresie następujących towarów i usług: nazwa: ……………… łączna wartość netto: ………………… (tu były przypisy o wskazanie nazwy towaru)”. W ofertach: jeden z wykonawców nic nie zaznaczył, dwóch wykonawców zaznaczyło opcję "2", trzech wykonawców zaznaczyło opcję "1". W związku z art. 15 ustawy zmieniającej ustawę o podatku od towarów i usług z sierpnia 2019 r., która weszła w życie w listopadzie 2019 r. - co powinien teraz zrobić zamawiający? Czy wyjaśniać na podstawie 87 ust. 1 Pzp w związku z art. 15 ustawy zmieniającej ustawę o podatku te oferty, w których wskazano opcję 2, oraz tę ofertę, w której nic nie zaznaczono? Czy nie wyjaśniać, uznając, że skoro każdy z wykonawców wskazał wartość lub stawkę podatku - będzie podlegał obowiązkowi podatkowemu?

Problem Jako zamawiający w przetargu na roboty budowlane otrzymaliśmy gwarancję bankową wadialną wystawioną przez Bank Spółdzielczy. Gwarancja jest w formie dokumentu elektronicznego podpisanego przez prezesa zarządu i zastępcę prezesa zarządu podpisami elektronicznymi kwalifikowanymi. Tęlektroniczną gwarancję bankową wykonawca przekazał nam wraz z ofertą. W treści gwarancji, która prawidłowo wskazała kwoty gwarantowane, beneficjenta i warunki zapłaty, znajdują się następujące zapisy: "Dla celów identyfikacyjnych prosimy, aby Państwa pisemne żądanie zapłaty zostało przekazane listem poleconym lub pocztą kurierską za pośrednictwem banku prowadzącego Państwa rachunek. Bank ten potwierdzi, że podpisy złożone na żądaniu zapłaty należą do osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań finansowych w Państwa imieniu. Gwarancja jest ważna tylko w stosunku do oferty Zleceniodawcy wskazanej w gwarancji. Gwarancja jest ważna do dnia 28.10.2020 r. i wygasa automatycznie i całkowicie, jeżeli żądanie z tytułu niniejszej gwarancji nie dotrze do nas do tego dnia. Oryginał gwarancji powinien zostać zwrócony do nas po upływie terminu ważności lub zaspokojeniu wszystkich Państwa roszczeń z gwarancji. Gwarancja staje się bezprzedmiotowa i nieważna wraz z upływem terminu jej ważności, nawet jeżeli nie zostanie nam zwrócona. Ponadto gwarancja wygasa automatycznie i całkowicie, gdy wysokość świadczeń z gwarancji zrealizowanych przez nas osiągnie kwotę gwarancji, lub gdy oryginał dokumentu gwarancji zostanie nam zwrócony przed upływem terminu ważności gwarancji. Gwarancja niniejsza jest nieprzenośna". Zamawiający w SIWZ kwestię wadium niepieniężnego określił tak: "Wadium wnoszone w formie innej niż pieniądz należy złożyć wraz z Ofertą w oryginale w postaci elektronicznej, tj. opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznymi osób upoważnionych do jego wystawienia. Wadium musi zabezpieczać ofertę na daną część zamówienia przez cały okres związania ofertą. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie wadium w sposób nieprawidłowy, zostanie odrzucona z postępowania na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 7b PZP" Czy taka gwarancja prawidłowo zabezpiecza ofertę? Jak rozumieć oryginał gwarancji w postaci elektronicznej?  Zarówno zamawiający, jak i wykonawca dysponują plikami gwarancji "oryginalnymi". Czy w związku z tym oferta powinna zostać odrzucona? Czy bank może jeszcze tę gwarancję poprawić, zmienić? Jak prawidłowo ocenić to wadium? 

Problem Prowadzimy postępowanie objęte pełną elektronizacją. Czy po wyborze najkorzystniejszej oferty dokumenty składane do podpisania umowy powinny mieć również formę elektroniczną (np. zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej, umowa konsorcjum, polisa OC, wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia)?

Problem   W postępowaniu unijnym jeden z wykonawców złożył ok. godz. 11.54 ofertę niezaszyfrowaną oraz w zakładce pytania, a nie oferty. Do pracownika zamawiającego w tym czasie wpłynęła wiadomość e-mail tylko z informacją, że wpłynęło jakieś pytanie, ale z uwagi na chwilowe problemy z dostępem do Internetu nie mógł tego sprawdzić. Termin składania ofert upływał o godz. 12. Z rozmowy telefonicznej z nim wynikało ok. 12.05, że platforma podczas próby składania oferty wyświetlała jakiś komunikat o problemie z podpisem, ale zamawiający nie dysponował zrzutami ekranu na potwierdzenie tego zdarzenia. Inni wykonawcy w tym postępowaniu złożyli prawidłowo oferty. Wykonawca nie poinformował jednak zamawiającego, że złożył ofertę niezaszyfrowaną jako pytanie. O 12.30 miało nastąpić otwarcie ofert. Był na nim obecny jeden z wykonawców, inny niż ten, który miał problem z ofertą. Pracownik zamawiającego uzyskał dostęp do Internetu ok. godz. 12.35 i od razu, z uwagi na obecność wykonawcy przystąpił do otwarcia ofert. Platforma jest tak zbudowana, że przed terminem otwarcia ofert zamawiający nawet nie może ściągnąć oferty, ściąganie, zapisywanie pliku i otwieranie odbywa się tylko na platformie. Podczas otwarcia ofert zostały otworzone oferty prawidłowo złożone i nie została otwarta formalnie oferta, która wpłynęła jako pytanie. Dopiero po otwarciu ofert, kiedy przedstawiciel wykonawcy wyszedł, pracownik zamawiającego wszedł w zakładkę „Pytania” i zauważył, że jest tam niezaszyfrowana oferta, ta, która wpłynęła o 11.54. Z ustaleń wynika, że platforma działała prawidłowo i wykonawca mógł złożyć zaszyfrowaną ofertę przed godz. 12. Powyższe wskazuje, że to wykonawca podczas próby składania popełnił jakiś błąd. Problem z dostępem do Internetu i do platformy pojawił się tylko u zamawiającego i nie miał wpływu na działanie platformy i możliwość składania ofert. Oprogramowanie w tym zakresie znajduje się u dostawcy platformy, poza siedzibą zamawiającego. Czy w powyższej sytuacji zamawiający może, bez naruszania przepisów ustawy Pzp, odrzucić ofertę? Czy w tej sytuacji doszło może do jakiegoś naruszenia przepisów ustawy Pzp przez zamawiającego, a jeśli tak, to, jak należy postąpić, w szczególności, jeżeli przyczyna niemożności złożenia oferty leżałaby po stronie platformy do składania ofert?

Problem Prowadzimy postępowanie w trybie licytacji elektronicznej. Zadano nam pytanie, czy wykonawca może przekazać gwarancję wadialną na skrzynkę e-mail w formie pliku z podpisem elektronicznym. W instrukcji dla wykonawców zawarłam informacje, że wykonawca zobowiązuje się dostarczyć wadium w formie określonej w art. 45 ustawy Pzp. Jednak biorę pod uwagę treść § 5 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320 ze zm.). Zgodnie z tą regulacją, jeżeli oryginał dokumentu lub oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub inne dokumenty lub oświadczenia składane w postępowaniu nie zostały sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, wykonawca może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię posiadanego dokumentu lub oświadczenia. Czy taki zapis oznacza, że wykonawca po pierwsze ma podpisać sam podpisem kwalifikowanym taką gwarancję i przesłać mailowo lub podpisaną przez wystawcę gwarancji, ale również mailowo. Ja osobiście nie chciałabym dopuścić składania mailowego, ponieważ na razie mamy problem z przechowywaniem dokumentów, tj. z archiwizowaniem dokumentów elektronicznych. Mam więc pytanie: czy mogę odmówić i zażądać jedynie w tradycyjnej formie?

Problem Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy Pzp, jeżeli zamawiający ma oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego wykonawcy lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 700 ze zm.). W takim razie, jak sprawdzić ZUS i US?

Problem Zamawiający klasyczny w przetargu nieograniczonym po badaniu dokonał oceny punktowej ofert. Wykonawcę, który uzyskał najwyższą liczbę punktów, wezwał do przedłożenia dokumentów z art. 26 ust. 1 ustawy Pzp. Wykonawca przesłał te dokumenty i zostały pozytywnie ocenione przez komisję przetargową. Niestety okazało się, że w 4 z 5 ofert (w tym w ofercie najkorzystniejszej) występuje omyłka, którą należałoby skorygować zgodnie z art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. Czy w związku z tym zamawiający powinien unieważnić czynność wezwania do przedłożenia dokumentów z art. 26 ust. 1 ustawy Pzp i powtórzyć czynność badania ofert? Poprawa tej omyłki w żaden sposób nie wpływa na klasyfikację ofert i ich ocenę punktową. Czy jeśli zamawiający wycofa się z swoich czynności, to powinien jeszcze raz wzywać wykonawcę do przedłożenia dokumentów z art 26 ust. 1 ustawy Pzp? Czy też może odstąpić od wzywania, ponieważ przesłane dokumenty (oświadczenia i KRK) są w posiadaniu zamawiającego i są nadal w pełni aktualne? A może, w przypadku gdy poprawa omyłki nie wpływa na ocenę punktową ofert, takie podejście jest zbytnim formalizmem z punktu widzenia ekonomiki postępowania i należałoby poprawić omyłkę bez powtarzania czynności?