Problem Prowadzimy postępowanie objęte pełną elektronizacją. Czy po wyborze najkorzystniejszej oferty dokumenty składane do podpisania umowy powinny mieć również formę elektroniczną (np. zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej, umowa konsorcjum, polisa OC, wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia)?

Problem   W postępowaniu unijnym jeden z wykonawców złożył ok. godz. 11.54 ofertę niezaszyfrowaną oraz w zakładce pytania, a nie oferty. Do pracownika zamawiającego w tym czasie wpłynęła wiadomość e-mail tylko z informacją, że wpłynęło jakieś pytanie, ale z uwagi na chwilowe problemy z dostępem do Internetu nie mógł tego sprawdzić. Termin składania ofert upływał o godz. 12. Z rozmowy telefonicznej z nim wynikało ok. 12.05, że platforma podczas próby składania oferty wyświetlała jakiś komunikat o problemie z podpisem, ale zamawiający nie dysponował zrzutami ekranu na potwierdzenie tego zdarzenia. Inni wykonawcy w tym postępowaniu złożyli prawidłowo oferty. Wykonawca nie poinformował jednak zamawiającego, że złożył ofertę niezaszyfrowaną jako pytanie. O 12.30 miało nastąpić otwarcie ofert. Był na nim obecny jeden z wykonawców, inny niż ten, który miał problem z ofertą. Pracownik zamawiającego uzyskał dostęp do Internetu ok. godz. 12.35 i od razu, z uwagi na obecność wykonawcy przystąpił do otwarcia ofert. Platforma jest tak zbudowana, że przed terminem otwarcia ofert zamawiający nawet nie może ściągnąć oferty, ściąganie, zapisywanie pliku i otwieranie odbywa się tylko na platformie. Podczas otwarcia ofert zostały otworzone oferty prawidłowo złożone i nie została otwarta formalnie oferta, która wpłynęła jako pytanie. Dopiero po otwarciu ofert, kiedy przedstawiciel wykonawcy wyszedł, pracownik zamawiającego wszedł w zakładkę „Pytania” i zauważył, że jest tam niezaszyfrowana oferta, ta, która wpłynęła o 11.54. Z ustaleń wynika, że platforma działała prawidłowo i wykonawca mógł złożyć zaszyfrowaną ofertę przed godz. 12. Powyższe wskazuje, że to wykonawca podczas próby składania popełnił jakiś błąd. Problem z dostępem do Internetu i do platformy pojawił się tylko u zamawiającego i nie miał wpływu na działanie platformy i możliwość składania ofert. Oprogramowanie w tym zakresie znajduje się u dostawcy platformy, poza siedzibą zamawiającego. Czy w powyższej sytuacji zamawiający może, bez naruszania przepisów ustawy Pzp, odrzucić ofertę? Czy w tej sytuacji doszło może do jakiegoś naruszenia przepisów ustawy Pzp przez zamawiającego, a jeśli tak, to, jak należy postąpić, w szczególności, jeżeli przyczyna niemożności złożenia oferty leżałaby po stronie platformy do składania ofert?

Problem Prowadzimy postępowanie w trybie licytacji elektronicznej. Zadano nam pytanie, czy wykonawca może przekazać gwarancję wadialną na skrzynkę e-mail w formie pliku z podpisem elektronicznym. W instrukcji dla wykonawców zawarłam informacje, że wykonawca zobowiązuje się dostarczyć wadium w formie określonej w art. 45 ustawy Pzp. Jednak biorę pod uwagę treść § 5 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320 ze zm.). Zgodnie z tą regulacją, jeżeli oryginał dokumentu lub oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub inne dokumenty lub oświadczenia składane w postępowaniu nie zostały sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, wykonawca może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię posiadanego dokumentu lub oświadczenia. Czy taki zapis oznacza, że wykonawca po pierwsze ma podpisać sam podpisem kwalifikowanym taką gwarancję i przesłać mailowo lub podpisaną przez wystawcę gwarancji, ale również mailowo. Ja osobiście nie chciałabym dopuścić składania mailowego, ponieważ na razie mamy problem z przechowywaniem dokumentów, tj. z archiwizowaniem dokumentów elektronicznych. Mam więc pytanie: czy mogę odmówić i zażądać jedynie w tradycyjnej formie?

Problem Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy Pzp, jeżeli zamawiający ma oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego wykonawcy lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 700 ze zm.). W takim razie, jak sprawdzić ZUS i US?

Problem Zamawiający klasyczny w przetargu nieograniczonym po badaniu dokonał oceny punktowej ofert. Wykonawcę, który uzyskał najwyższą liczbę punktów, wezwał do przedłożenia dokumentów z art. 26 ust. 1 ustawy Pzp. Wykonawca przesłał te dokumenty i zostały pozytywnie ocenione przez komisję przetargową. Niestety okazało się, że w 4 z 5 ofert (w tym w ofercie najkorzystniejszej) występuje omyłka, którą należałoby skorygować zgodnie z art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. Czy w związku z tym zamawiający powinien unieważnić czynność wezwania do przedłożenia dokumentów z art. 26 ust. 1 ustawy Pzp i powtórzyć czynność badania ofert? Poprawa tej omyłki w żaden sposób nie wpływa na klasyfikację ofert i ich ocenę punktową. Czy jeśli zamawiający wycofa się z swoich czynności, to powinien jeszcze raz wzywać wykonawcę do przedłożenia dokumentów z art 26 ust. 1 ustawy Pzp? Czy też może odstąpić od wzywania, ponieważ przesłane dokumenty (oświadczenia i KRK) są w posiadaniu zamawiającego i są nadal w pełni aktualne? A może, w przypadku gdy poprawa omyłki nie wpływa na ocenę punktową ofert, takie podejście jest zbytnim formalizmem z punktu widzenia ekonomiki postępowania i należałoby poprawić omyłkę bez powtarzania czynności?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie unijnym w podziale na 3 części. Zgodnie z treścią siwz wykonawcy wypełniając JEDZ, byli zobowiązani do uzupełnienia w części IV JEDZ jedynie sekcji alfa. Zamawiający jednocześnie określił w siwz dla każdej z części zamówienia inne warunki udziału w postępowaniu. Jeden z wykonawców, którego oferta została wstępnie oceniona jako najkorzystniejsza w dwóch częściach, złożył jeden JEDZ, wskazując w części II A ostatni wiersz „Części”, że składa ofertę na część 1, 2 i 3 zamówienia. Czy zamawiający powinien w takiej sytuacji wezwać wykonawcę do złożenia JEDZ odrębnie dla wszystkich części zamówienia?

Pytanie: Zamawiający przewidział w siwz fakultatywną przesłankę wykluczenia z art. 25 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp. Wykonawca oświadczył w JEDZ, że zalega z opłacaniem składek, zawarł w 2019 roku porozumienie z ZUS o rozłożeniu zaległości na raty, ale 19 lutego 2020 r., na dzień przed upływem terminu ich spłaty (20 lutego 2020 r.) wystąpił do zakładu o przedłużenie tego okresu i w chwili składania oświadczenia tj. 17 kwietnia 2020 r. jest na etapie procedowania przesunięcia tej daty. Zamawiający wystąpił o wyjaśnienie treści JEDZ i odpowiedź, czy zawarte porozumienie jest nadal wiążące. Wykonawca oświadczył, że porozumienie jest wiążące i ZUS wstrzymał egzekucję. Nie przedstawił jednak aneksu do porozumienia, ponieważ ZUS jeszcze nie udzielił mu odpowiedzi. Zamawiający zwrócił się wobec tego bezpośrednio do ZUS, przedstawiając stan faktyczny i zadał pytanie czy porozumienie, którym wykonawca posługuje się w postępowaniu, jest wiążące. Niestety ZUS niezasadnie potraktował to zapytanie jako wniosek o informację o stanie konta, mimo że zamawiający posiadał wszelkie informacje na ten temat i nie udzielił właściwej odpowiedzi. Wobec powyższego w trybie art. 26 ust. 2f ustawy Pzp zamawiający wezwał wykonawcę do złożenia zaświadczenia z ZUS. Zaświadczenie potwierdza brak zalegania na dzień 5 czerwca 2020 roku i zawiera następującą treść: „Zaświadcza się, że wnioskodawca nie posiada zaległości według stanu na dzień 5 czerwca 2020 r., gdyż korzysta z ulgi w postaci – odroczenia terminu płatności należności, które nie są wymagalne na dzień wydania zaświadczenia – układu ratalnego na spłatę należności, które nie są wymagalne na dzień wydania zaświadczenia”. Czy zamawiający przy badaniu wstępnego oświadczenia JEDZ złożonego 17 kwietnia 2020 r. ma prawo uznać, że wykazano brak podstaw do wykluczenia na podstawie zaświadczenia ZUS potwierdzającego stan prawny na 5 czerwca 2020 r.? Zamawiający znajduje się na etapie wstępnego badania JEDZ a dokument został złożony zgodnie z art. 26 ust. 2f ustawy Pzp czyli w zamiarze ostatecznego sprawdzenia wykazania braku podstaw do wykluczenia. Czy wystąpiła przesłanka wykluczenia z art 25 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp na etapie wstępnego oświadczenia JEDZ?

Pytanie: Wykonawca został wezwany na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp do wyjaśnienia i uzupełnienia dokumentów. Jednak składając nowy (poprawiony) wykaz dostaw lub stosowne dokumenty wymagane w wezwaniu nie potwierdził warunków, o których mowa w art. 25 ustawy Pzp. Czy będzie się to wiązało z zatrzymaniem mu wadium na podstawie art. 46 ust. 4a ustawy Pzp? Czy ta sytuacja zmieni się po wejściu w życie nowej ustawy Pzp tj. od 1 stycznia 2021 r.?

Pytanie: W przetargu nieograniczonym na robotę budowlaną wpłynęło 5 ofert. Zgodnie z zapisami siwz ofertę należało sporządzić w formie pisemnej. Oferta i wszystkie załączone dokumenty i oświadczenia miały być podpisane czytelnie lub opatrzone dodatkowo pieczątkami imiennymi przez osoby zdolne do czynności prawnych w imieniu wykonawcy. Kosztorysy ofertowe były integralną częścią oferty, ponieważ w postępowaniu obowiązywało wynagrodzenie kosztorysowe. Jeden z wykonawców (najtańszy cenowo) złożył ofertę i dołączył 3 niepodpisane kosztorysy do różnych branż. Nie wynika z nich, kto je sporządził. Co powinniśmy zrobić z tak złożoną ofertą?

Pytanie: Zamawiający przeprowadził postępowanie z podziałem na części. W jednej z części w formularzu ofertowym pojawił się błąd (wykryty dopiero po otwarciu ofert). W siwz zamawiający określił zakres podstawowego zamówienia: 5 pozycji do wycenienia, oraz zakres prawa opcji: 5 pozycji do wycenienia. W formularzu ofertowym, w części dotyczącej prawa opcji do formularza zostały przeniesione tylko 4 pozycje z siwz. W tej części wpłynęły 2 oferty. Obie złożono na błędnym formularzu (nie uwzględniają one pozycji 5 w prawie opcji). Czy uznając, że oferty są porównywalne, zamawiający może zinterpretować rozbieżności na korzyść wykonawców i zawrzeć umowę bez pozycji 5, w ramach prawa opcji – mimo rozbieżności między siwz a formularzem ofertowym? Oferta bez prawa opcji w tym zakresie spełnia minimalne potrzeby zamawiającego, jest on w stanie się bez nich obejść. A może jest możliwość poprawy ofert w ramach art. 87 ust. 2 ustawy Pzp? Z innych dokumentów nie wynika cena pominiętej pozycji, ale pozycja została wyceniona w zamówieniu podstawowym w takiej samej ilości, jaka była zakładana dla prawa opcji. Zamawiający nie zastrzegł, aby cena opcji była tożsama z zamówieniem podstawowym, jednak obaj wykonawcy pozostałe pozycje wycenili tak samo dla zamówienia podstawowego i opcjonalnego. Czy oferty podlegają odrzuceniu, a jeżeli tak, to na jakiej podstawie? Czy należy unieważnić tę część postępowania zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp?